Eines ist in Ihren Geschäftsabläufen beständig – die Anforderung an die Dokumentenerstellung.
In der technologiegetriebenen Ära sind Unternehmen von papierbasierten Dokumenten zu cloudbasierten elektronischen Dateien übergegangen, die nicht nur den Papierverbrauch reduzieren, sondern auch den Dokumentenerstellungsprozess rationalisieren.
Ihre täglichen Arbeitsprozesse werden noch mehr von der Dokumentenerstellung abhängen, wenn Sie in der Anwalts-, Versicherungs- oder Bankenbranche tätig sind.
Rechnungen, Angebote, Verträge, Kundenpräsentationen, Budgets und interne Grundsatzerklärungen sind wichtige Dokumente, auf die sich Ihr Unternehmen immer verlassen wird, um seine Geschäfte zu führen und mit Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten zu kommunizieren.
Sie müssen schnell arbeiten, um Richtliniendokumente, Kontooffenlegungen, Gerichtsakten und andere wichtige Mitteilungen vorzubereiten und bereitzustellen.
In diesem Artikel erklären wir, warum die Dokumentenerstellung unerlässlich ist und wie sie Ihnen helfen kann, die Effizienz in Ihrem Unternehmen zu steigern. Also fangen wir jetzt ohne Umschweife direkt an!
Inhaltsverzeichnis
Warum Sie Software zur Dokumentenerstellung benötigen
Die Verwendung von Dokumentenerstellungssoftware ist aus den folgenden Gründen für Unternehmen unverzichtbar geworden.
Ihr Team profitiert von der Zeitersparnis
Das Entwerfen, Bearbeiten, Erstellen und Importieren von Dokumenten sind nur einige Aufgaben, die durch ein hervorragendes automatisiertes Dokumentenerstellungssystem beschleunigt werden. Dies entlastet wichtige Personalressourcen und verringert die Notwendigkeit, das Entwicklungsteam dazu zu zwingen, den Prozess zu erstellen und Fehler zu beheben.
Eliminiert Fehler und Auslassungen
Die Automatisierung aller Verfahren, die zahlreiche manuelle Dateneingabeschritte umfassen, verringert automatisch die Wahrscheinlichkeit eines menschlichen Fehlers. Gleiches gilt für die Dokumentenerstellung.
Mitarbeiter lernen schneller und können regelmäßig hochkarätige Papiere erstellen, wenn innerhalb der Verkaufsplattform eine benutzerfreundliche Lösung zur Erstellung hochwertiger Dokumente angeboten wird.
Ihr Branding wird konsistent
Ein einheitliches Erscheinungsbild in der gesamten Unternehmenskommunikation ist das A und O für ein wirkungsvolles Corporate Branding. Dies gilt für die gedruckte und elektronische Dokumentation Ihres Unternehmens, nicht nur für Marketingmaterialien.
Mitarbeiter können hochgradig anpassbare Ausgaben für einen bestimmten Kunden erstellen und gleichzeitig ein konsistentes Unternehmensimage mit einem soliden Dokumentenerstellungssystem beibehalten.
Funktionen der Dokumentenerstellungssoftware
Eine gute Dokumentenerstellungssoftware umfasst die folgenden Funktionen:
Automatische Formatierung und Mehrfachformatierung
Sie können jedes Dokument schnell ändern, um Schriftart, Größe oder Dokumenttyp (PDF, Docx, CSV) zu ändern, ohne die Integrität des Dokuments zu beeinträchtigen.
Da viele Kunden bestimmte Vorlieben hinsichtlich der Art des von ihnen verwendeten Dokumentenformats haben, ist dies eine entscheidende Funktion. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Lösung eine große Auswahl an Formatierungsoptionen bietet.
Einfache Integration
Sie können Dokumente aus vielen verschiedenen Apps, einschließlich JSON und XML, schnell zusammenführen und in andere Programme integrieren, die Sie häufig verwenden.
Dadurch wird das Datenrouting oberflächlicher und schneller, und es ist einfacher, ein fertiges Produkt herzustellen, wenn man weiß, dass alles richtig gemacht wurde.
Dynamische Inhalte
Eines der entscheidenden Elemente eines Dokumenterstellungstools ist die Fähigkeit, dynamische Bereiche zu kombinieren, um Ihr Dokument zu erstellen. Um die Nachricht nach Bedarf anzupassen und das richtige Publikum zu erreichen, sollten Sie sich für ein Tool entscheiden, das die richtigen Daten sammelt und in Ihr Dokument einfügt.
Compliance und Sicherheit
Die besten Lösungen bieten die Auswahl an Sicherheits- und Compliance-Protokollen je nach Bedarf oder pro Dokument. Stellen Sie sicher, dass Ihre gewählte Lösung sichere SSL-Verbindungen und zuverlässige, vertrauenswürdige Firewalls verwendet.
Nachdem Sie nun wissen, wie eine ausgeklügelte Dokumentenerstellungssoftware aussieht, finden Sie unten eine Liste einiger der von Unternehmen weit verbreiteten Dokumentenerstellungsplattformen.
SmartDocuments
Beginnen wir mit SmartDocuments, einer automatisierten Dokumentenerstellungsplattform, die die Implementierung intelligenter Vorlagen ermöglicht, die den Dokumenten-Workflow erneuern und dadurch die Produktivität steigern können.
Es lässt sich einfach in Microsoft Teams und Sharepoint integrieren und speichert das Dokument automatisch.
SmartDocuments ist in der Lage, die Kunden- und Produktdaten aus SAP automatisch in die Dokumente einzufügen, was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet.
Mit dem praktischen SmartWizard-Tool erstellen und verwalten Sie einfach die Standard-Dokumentvorlagen, fügen die Daten aus externen Systemen ein und stärken Ihre Corporate Identity.
Dank der Dokumentenerstellungs- und Vorlagenverwaltungsfunktionen findet die Plattform ihre Verwendung in verschiedenen Branchen wie Behörden, Recht und Personalbeschaffung, um den Zeitaufwand und die Risiken bei der Erstellung von Dokumenten zu reduzieren.
Dokmose
Docmosis bietet einen schnellen, zuverlässigen und skalierbaren Dokumentenerstellungsprozess mit dem intelligenten vorlagenbasierten Ansatz. Sie können die Plattformfunktionen nutzen, um personalisierte Briefe, Rechnungen, Angebote, Verträge, Kontoauszüge und Berichte im PDF- und Word-Format zu erstellen.
Es ist mit einer selbst gehosteten Dokumentengenerierungs-Engine ausgestattet, die sich erfolgreich in kundenspezifische Softwareanwendungen und Apps von Drittanbietern integrieren lässt. Docmosis bietet eine Reihe von Funktionen zur Rationalisierung des Prozesses zur Erstellung komplexer Dokumentstrukturen.
- Verwenden Sie Microsoft Word oder LibreOffice Writer für Dokumentvorlagen.
- Geben Sie Klartext-Platzhalter für alle dynamischen Inhalte ein oder fügen Sie sie hinzu.
- Fügen Sie Text, Bilder und Tabellen, Barcodes, QR-Codes und mehr hinzu.
- Fügen Sie den Vorlagen anpassbare Berichte hinzu.
Schnelldok
Fastdok ist eine vielseitige Dokumentenerstellungssoftware, die in verschiedenen Bereichen, einschließlich IT, Wirtschaft, Bildung, Personalwesen und mehr, zum Erstellen der erforderlichen Dokumente Verwendung findet.
Diese Cloud-basierte Dokumentenerstellungssoftware ist schnell und einfach und erweist sich als effektiv bei der Erstellung von Dokumenten für verschiedene Zwecke.
Das Einzigartige an Fastdok ist sein Automatisierungsprozess, der Ihnen gebrauchsfertige Dokumente basierend auf der Liste der von Ihnen beantworteten Fragen präsentiert.
Fastdok leitet den digitalen Dokumentationsprozess, indem es eine Reihe fokussierter Fragebögen, eine klare Reihe von Beispielen und Erklärungen bereitstellt, um Ihnen dabei zu helfen, die Dokumente so einfach wie möglich zu erstellen.
Edocgen
Edocgen bietet einen flexiblen Dokumentenerstellungsprozess, indem es die datengesteuerte Dokumentenautomatisierung unterstützt und eine Reihe einfacher bis komplexer Vorlagen zur Verbesserung der Teamproduktivität anbietet.
Diese Software zur Dokumentenerstellung ist benutzerfreundlich und bürgt dafür, den Dokumentenerstellungsprozess zu transformieren und den Kunden eine bessere Kommunikation und Erfahrung zu bieten.
Die Hauptmerkmale von Edocgen sind wie folgt:
- Es generiert Tausende von Dokumenten in großen Mengen, indem es die Daten aus verschiedenen Quellen wie JSON/XML/Excel, Datenbanken und mehr füllt.
- Generiert automatisch Webformulare aus Vorlagen, um Dokumente zu erstellen.
- Unterstützt die On-Demand-Generierung mithilfe der REST-API und lädt Anweisungen in Echtzeit herunter.
- Es kann einfach lokal oder in der Cloud bereitgestellt werden, um auf Azure, GCP oder AWS ausgeführt zu werden.
- Stellt Dokumentvorlagen im PPTX-, Microsoft Word-, ausfüllbaren PDF- und Excel-Format bereit.
Kontrollkästchen
Namen wie Deloitte, KPMG und BMW vertrauen auf Checkbox, eine leistungsstarke All-in-one-Dokumenterstellungs- und -verwaltungssoftware, die den langwierigen Dokumentenerstellungsprozess vereinfacht, indem sie den Zeitaufwand für die manuelle Erstellung und Verwaltung der Dokumente effektiv reduziert und es dem Management ermöglicht sich auf wichtigere strategiebezogene Arbeiten konzentrieren.
Checkbox untersucht und beseitigt eventuelle Fehler im Dokument, indem es gegen die standardisierten Vorlagen validiert wird. Checkbox ermöglicht es Ihnen auch, sofortige Einblicke zu erhalten, den Genehmigungsstatus anzuzeigen, elektronische Signaturen zu erhalten und automatisierte Ergebnisse zu dem gerade erstellten Dokument zu erhalten.
Das Tool erleichtert auch den Verhandlungs- und Anmeldeprozess, verbessert die Bearbeitungszeit des Dokuments und hilft, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.
Docshifter
Docshifter ist eine zentralisierte Dokumentenautomatisierungssoftware, die bei der Verwaltung aller vorlagenbasierten Dokumente hilft und sie in das PDF-Format konvertiert.
Das Tool ist schnell, skalierbar und konform, und der automatisierte Prozess macht das Kopieren und Einfügen der Daten in die Dokumentvorlagen überflüssig und schont Ihre wertvollen Daten.
Docshifter ist nicht nur eine Plattform zur Dokumentenerstellung; Es ist auch eine PDF-Konvertierungssoftware, die mehrere Dateiformate aus dem Unternehmen als Eingabe verwendet, die Dateien anreichert und sie in PDF konvertiert. Einige der gefeierten Funktionen von Docshifter sind wie folgt:
- 10-mal schnellere PDF-Konvertierung mit reduzierten Lizenz- und Infrastrukturkosten
- Kann mithilfe nativer Konnektoren oder der Rest-API in vorhandene Tools integriert werden
- Entwerfen Sie die Vorlagen in Microsoft Word, um die Kosten zu senken.
Vorlage
Templafy ist das Tool, das Sie einsetzen müssen, um die gesamten dokumentenbezogenen Aktivitäten Ihres Unternehmens zu verwalten. Die Plattform bietet eine Reihe von Modulen und Vorlagen, die auch zum Entwerfen einer Lösung verwendet werden können, die die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt.
Templafy bietet ein robustes Admin Center für Unternehmen, um alle Aspekte des Erstellungsprozesses von Geschäftsdokumenten zu verwalten. Es erleichtert die einfache Verwaltung und Verteilung von vorgefertigten Vorlagen, Dokument-Assets, Schriftarten und E-Mail-Signaturen.
Stärken Sie IT-Infrastrukturen und schaffen Sie mehr Wert mit sicheren Integrationen in bestehende Dokumenteninhaltsanwendungen. Templafy bietet den Unternehmen die folgenden Funktionen, um die individuellen Anforderungen der Unternehmen zu erfüllen:
- Eine umfangreiche Bibliothek mit Unternehmensvorlagen und Assets in Dokumenten-Apps.
- Intelligente Automatisierungstechnik zur Unterstützung der dynamischen und genauen Erstellung von Dokumenten.
- Scannen Sie die Dokumente und Präsentationen automatisch, um veraltete Inhalte zu finden und die Einhaltung von Regeln zu überprüfen.
- Teilen Sie, arbeiten Sie zusammen und greifen Sie auf umsetzbare Erkenntnisse zu, um die Dokumentleistung zu optimieren.
Nintex
Wechseln Sie zu Nintex, um automatisch alle unternehmensbezogenen Dokumente wie Verträge, Arbeitsaufträge und Rechnungen direkt aus Salesforce oder Office 365 zu erstellen und zu teilen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, die Daten zu kopieren und einzufügen, und es werden Fehler minimiert, wodurch präzise und konforme Dokumente bereitgestellt werden die beabsichtigten Empfänger.
Nintex hilft Ihnen bei der Automatisierung des Dokumentenerstellungsprozesses, indem es die folgenden Funktionen anbietet:
- Automatisieren Sie die Dokumentenerstellung, ohne Code schreiben zu müssen, um die Effizienz zu verbessern.
- Verwenden Sie vorgefertigte Vorlagen in verschiedenen Sprachen, um Dokumente in den Dateiformaten Word, Excel, PowerPoint und PDF zu erstellen.
- Optimieren Sie die interne Überprüfungserstellung und den Dokumentensignierungsprozess, indem Sie die Dokumentenweiterleitung automatisieren.
- Ordnen Sie Daten aus beliebigen Quellen mithilfe von Dokumentvorlagen und Cloud-Speicherlösungen wie Salesforce, SharePoint und Box dynamisch zu.
Pandadoc
Pandadoc ist die Software, auf die Sie sich verlassen sollten, um HIPAA-, FERPA- und DSGVO-konforme Dokumente ohne großen Zeitaufwand zu erstellen, zu versenden und zu verwalten. Dieses Do-It-Yourself-Tool bietet unzählige Markenvorlagen und benutzerdefinierte Themen, um den Prozess der Erstellung wichtiger Dokumente zu beschleunigen.
Pandadoc ist bestrebt, den Dokumentenerstellungsprozess zu vereinfachen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Stimme und der Stil der Marke erhalten bleiben.
Es legt besonderen Wert auf Kreativität und Details und bietet daher Markenvorlagen und benutzerdefinierte Themen sowie die Canva-Integration, mit der Sie atemberaubende Designelemente einfach per Drag-and-Drop verschieben können.
Mit Pandadoc können Sie umwerfende Videos, animierte GIFs und eine intelligente Preistabelle einbetten, die dem Kunden die Möglichkeit gibt, die Dienste auszuwählen, für die er sich anmelden möchte.
Dokumente leicht gemacht
Docs Made Easy wird von Salesforce unterstützt und ermöglicht es Ihnen, robuste, anspruchsvolle und dynamische Dokumente zu erstellen, die den Dokumentenerstellungsprozess in Ihrem Unternehmen beschleunigen.
Mit der Plattform können Sie Präsentationen, Berichte, Angebote, Rechnungen, Kontakte und vieles mehr erstellen, indem Sie Daten aus einem Standardobjekt in vorformatierte Vorlagen übertragen.
Docs Made Easy steigert die Produktivität von Fachleuten, indem es ihnen die Möglichkeit gibt, mithilfe der folgenden Funktionen effiziente Dokumente zu erstellen.
- Synchronisiert elegant die Salesforce-Daten, um die Dokumentenerstellung zu automatisieren.
- Extrahiert Daten aus CRM und benutzerdefinierten Objekten und führt sie mit vorformatierten Vorlagen zusammen.
- Transportiert und liefert professionell aussehende Dokumente schnell und einfach mit nur wenigen Klicks.
- Lassen Sie sich sofort benachrichtigen, wenn ein Kunde mit Ihrem Dokument interagiert.
Formularstapel
Formstack ist eine weitere Option, die Sie ausprobieren können, um den Dokumentenerstellungsprozess für Ihr Unternehmen zu automatisieren. Das Tool minimiert den Papieraufwand für die Erstellung professioneller und ästhetisch ansprechender Dokumente, die praktisch überall hin versendet werden können.
Dank des einfachen Dokumentenerstellers und -editors mit Drag-and-Drop-Geste können Sie innerhalb weniger Minuten unzählige Dokumente wie Angebote, Bewerbungen, Vereinbarungen und Kontakte erstellen. Formstack ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die folgenden Funktionen:
- Fügen Sie bedingte Abschnitte hinzu, um den Inhalt für den Betrachter anzuzeigen oder auszublenden.
- Generieren Sie mehrere Dokumente aus einer einzigen Datenquelle.
- Teilen Sie die Dokumente überall oder laden Sie sie direkt über die Formstack-Oberfläche in eine andere App hoch.
- Verwenden Sie vorgefertigte Vorlagen aus der Bibliothek, um schnell Geschäftsdokumente zu entwerfen.
SDocs
Zu guter Letzt haben wir SDocs auf der Liste, eine unglaublich schnelle und einfache Software zur Dokumentenerstellung, die auf Salesforce basiert und Unternehmen zuverlässige Sicherheit bietet. Mehrere Unternehmen verlassen sich auf das Tool, um die Effizienz zu verbessern, Fehler zu reduzieren und langwierige dokumentbezogene Arbeit zu eliminieren.
Da SDocs eine native Lösung zur Dokumentenerstellung für Salesforce ist, verlassen die Daten nie das Ökosystem, was mehr Sicherheit und eine schnellere Bereitstellung von Diensten gewährleistet. Es ist auch möglich, die Dokumentsichtbarkeitseinstellungen der Benutzerprofile zu optimieren und die Dokumente zu filtern, die sie erstellen dürfen.
Die Plattform ist vollgepackt mit allen Funktionen, die Sie jemals benötigen werden, um den Dokumentenautomatisierungsprozess zu rationalisieren. Der integrierte Dokumenteditor ist benutzerfreundlich und einfach zu bedienen und einfach zu bedienen, ohne dass zusätzliche Schulungen erforderlich sind, um die Aufgaben zu erledigen.
Fazit
Der Artikel beleuchtet einige der robusten Tools zur Dokumenterstellung, die auf dem Markt erhältlich sind. Wenn Sie sich für eines für Ihr Unternehmen entscheiden, ist es am besten, die Anforderungen Ihres Unternehmens zu analysieren und dann die Tools und Funktionen zu vergleichen, die diese Tools zur Dokumentenautomatisierung bieten.
Interessanterweise bieten die meisten der hier aufgeführten Optionen eine kostenlose Testversion, die Sie nutzen können, um zu verstehen, ob sie das Versprochene liefern oder nicht.