Software zur Aufgabenautomatisierung reduziert die manuelle Arbeit und erhöht die Produktivität in den meisten Unternehmen, die Technologie in digitaler oder physischer Form einsetzen!
Automatisierung ist die niedrig hängende Frucht für Geschäftsinhaber und Manager, wenn es darum geht, Gemeinkosten zu senken, ohne die Produktivität und Leistung zu beeinträchtigen.
Von der Herstellung von Konsumgütern, Waren und Fahrzeugen bis hin zur Softwarecodierung profitieren alle Branchen von der Automatisierung von Aufgaben und Prozessen.
Wenn Sie neu in der Aufgabenautomatisierung sind oder Automatisierung bereits verwenden, aber bestehende Automatisierungsszenarien effizienter gestalten möchten, sind Sie hier genau richtig!
In diesem Artikel werden einige herausragende Tools zur Aufgabenautomatisierung beschrieben, die von führenden KMUs, Start-ups und Unternehmen verwendet werden. Darüber hinaus erfahren Sie mehr über die Schritte und Vorteile der Aufgabenautomatisierung. Also, fang an zu lesen!
Inhaltsverzeichnis
Was ist Aufgabenautomatisierung? 👩💻
Aufgabenautomatisierung ist die Verwendung von Software oder Programmieralgorithmen, um sich wiederholende und vorausschauende manuelle Aufgaben mit Computern, Smartphones, Tablets oder Einplatinencomputern (SBCs) wie Raspberry Pi auszuführen.
Es verbessert die Konsistenz und Genauigkeit von Arbeitsabläufen. Ganz zu schweigen davon, dass die Aufgabenautomatisierung den komplexesten Aufgaben außergewöhnliche Effizienz verleiht. Am offensichtlichsten minimiert es die manuelle Arbeit, die erforderlich ist, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen, und rationalisiert gleichzeitig das gesamte Geschäft oder kommerzielle Projekt.
Die Aufgabenautomatisierung beseitigt die Beteiligung des Menschen nicht vollständig. Es reduziert lediglich die Notwendigkeit manueller Eingriffe durch Ihre Mitarbeiter, während sie Zeit in die Steigerung des Umsatzes, die Verbesserung der Marketingkennzahlen und letztendlich die Erzielung von mehr Umsatz investieren können.
Die Schritte zur Automatisierung einer Geschäftsaufgabe 🏦
Die Automatisierung von Geschäftsaufgaben stützt sich stark auf Bedingungen, ein Segment der Computerprogrammierung, das die IF Then Else-Probleme (auch bekannt als If This Then That) löst.
Sie müssen sich jedoch nicht mit dem Codieren befassen, da es Drag-and-Drop-Tools für die Aufgabenautomatisierung gibt. Sie können hochkomplexe Automatisierungsrezepte erstellen, ohne eine einzige Codezeile zu schreiben.
Hier sind die Schritte, die Sie für die meisten Tools befolgen müssen, die in diesem Artikel erwähnt oder an anderer Stelle im Internet gefunden werden:
#1. Erstellen Sie einen Workflow für sich wiederholende Aufgaben
Zunächst müssen Sie feststellen, ob sich der Geschäftsprozess wiederholt. Sehen Sie sich den folgenden Arbeitsablauf für das Projektmanagement in Asana an. Es ist ein großartiges Beispiel für ein Automatisierungsrezept:
- Der Projektmanager hat eine Aufgabe in Asana hinzugefügt.
- Sie fügten auch einen Beauftragten für Asana hinzu.
- Die Google Kalender-App des Beauftragten zeigt diese Aufgabe automatisch als Aufgabenplan an.
Sie können Ihrer Vorstellungskraft und Kreativität freien Lauf lassen, um solche Workflows zu erstellen.
#2. Wählen Sie eine Trigger-App und fügen Sie Trigger-Ereignisse hinzu
Die meisten Softwareprogramme zur Aufgabenautomatisierung werden Sie auffordern, eine Trigger-App und ein Trigger-Ereignis auszuwählen, die den automatisierten Workflow starten. Im obigen Beispiel:
- Auslöseereignis: Neue Aufgabe hinzugefügt und einem Teammitglied zugewiesen
#3. Wählen Sie eine Aktions-App und Aktionsereignis(se)
Jetzt wählen Sie einfach den Google-Kalender als Aktions-App und Kalenderereignis hinzufügen als Aktionsereignis aus.
#4. Veröffentlichen Sie die Automatisierung
Das Automatisierungstool führt während des gesamten Prozesses verschiedene Tests und Kontoauthentifizierungen durch. Wenn Sie sehen, dass die Testautomatisierung wie beabsichtigt funktioniert, veröffentlichen Sie das Rezept.
Von nun an bucht die Aufgabenautomatisierungs-App automatisch den Kalenderplatz Ihrer Teammitglieder, wenn Sie eine neue Aufgabe zuweisen. Sie müssen sie nicht verfolgen oder Erinnerungs-E-Mails senden!
Vorteile der Aufgabenautomatisierung 👍
Die Vorteile, die Ihr Unternehmen durch die Aufgabenautomatisierung genießt, sind von Branche zu Branche unterschiedlich. Aber die folgenden sind die allgemeinen Vorteile in jeder Branche:
- Es beschleunigt sich wiederholende Aufgaben. Wenn Sie die genauen Schritte einer Aufgabe vorhersagen können, kann die Software diese Schritte reproduzieren, und Sie können sich entspannen, während das Programm die Aufgaben nacheinander ausführt.
- Sie können Ihre Mitarbeiter vor Burnout und Ermüdung bewahren, indem Sie einen algorithmischen Code verwenden, um sich wiederholende Aufgaben auszuführen.
- Menschen neigen dazu, kleinere Fehler wie Tippfehler zu machen, wenn sie wiederholt an denselben Schritten einer Aufgabe arbeiten. Aber solche Fehler können für Ihre Kunden fatal werden. Sie können Aufgabenautomatisierungssoftware einsetzen, um sich wiederholende Aufgaben auszuführen und Ihr Unternehmen vor Reputationsverlusten zu bewahren.
- Solche Tools befreien Ihre Mitarbeiter von manueller Arbeit, sodass Sie sie weiterbilden und in andere umsatzgenerierende Abteilungen wie Vertrieb, Marketing, Upselling und Kundenservice berufen können.
- Die meisten Konsumgüter-, Haushaltsgeräte- und Automobilhersteller verwenden eine Kombination aus Algorithmen und Roboterarmen, um die gesamte Produktionslinie zu automatisieren. Es reduziert vor allem die Produktionskosten.
- Die Aufgabenautomatisierung stellt sicher, dass Ihre digitalen Geschäftsprozesse mit Ihren Unternehmensrichtlinien übereinstimmen, wie z. B. die Dokumenten-Workflow-Automatisierung zum Erstellen und Genehmigen von Geschäftsdokumenten.
- Sie erhalten mehr Kontrolle über den Geschäftsbetrieb und die Produktionslinien. In Notfällen können Sie problemlos Notfallwiederherstellungslösungen aufrufen, z. B. die Übertragung der Cloud-App an einen anderen Cloud-Anbieter oder die Fertigungsanforderungen einer nicht betroffenen Fabrik.
- Schließlich ist der begehrteste Vorteil ein besserer ROI in manuellen Geschäftsprozessen wie digitales Marketing, E-Mail-Marketing, Online-Kunden-Onboarding, digitale KYC-Verifizierung und mehr.
Jetzt kennen Sie die Definition von Aufgabenautomatisierungssoftware, ihre Schritte und ihre Vorteile. Es ist an der Zeit, einige beliebte Tools für die mühelose und erschwingliche Aufgabenautomatisierung für jeden geschäftlichen oder privaten Gebrauch zu erkunden:
Pipefy
Wenn es um die Automatisierung Ihrer Aufgaben oder Arbeitsabläufe geht, ist Pipefy für Sie da. Neben der Automatisierung können Sie auf dieser Plattform jede Art von Workflow erstellen und ändern, mit dem Spielraum für endlose und mühelose Skalierung. Mit seiner intuitiven visuellen Benutzeroberfläche wird der Automatisierungsprozess nahtlos.
Dadurch steigt die Effizienz des Teams und es kann das Beste aus seinen Apps herausholen. Es hilft Ihnen auch, schnelle Änderungen am Workflow aufgrund von Kundenfeedback oder neuen internen Anforderungen zu verwalten.
Jetzt müssen Sie sich weniger auf E-Mail-Trails und Tabellenkalkulationen verlassen, da Sie mit dieser Automatisierungssoftware Fehler vermeiden können, indem doppelte Dateneingaben eliminiert werden.
Mit Pipefy können Sie mit dem visuellen Editor einen Workflow von Grund auf neu erstellen oder eine der Vorlagen auswählen, um sie an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Darüber hinaus sind anpassbare Dashboards und Berichte dieses Tools nützlich für die KPI-Verfolgung, Statusüberwachung und die Identifizierung neuer Möglichkeiten.
Mit dieser Anwendung können Sie eingehende Anfragen, Anfragen und Tickets unabhängig von ihrer Quelle zusammenführen, sortieren und weiterleiten. Es unterstützt die Zusammenarbeit, indem es alle Teammitglieder auf dieselbe Seite stellt und die Benutzerberechtigung für Sichtbarkeit und Zusammenarbeit festlegt.
ZohoFlow
Sind Sie es leid, mehrere Apps einzeln für Ihre Teams zu verwalten? Mit Zoho Flow können Sie Geschäftsabläufe und Aufgaben automatisieren, indem Sie die von Ihnen verwendeten Apps verbinden. Beseitigen Sie jetzt alle Informationssilos mit der intelligenten Integrationsfunktion dieser Software.
Die App verbindet alle Apps, sodass sich alle E-Mails, Aufzeichnungen und Berichte in einem ununterbrochenen Fluss bewegen. Sie können Flows entwerfen, indem Sie vorgefertigte Flow-Sammlungen für maximale Produktivität und Routineaufgaben anpassen.
Darüber hinaus besteht keine Notwendigkeit, sich um komplexe Integrationscodierung zu bemühen, da Sie mit dem dynamischen Builder durch nahtlose Integration einen Auslöser und Aktionen festlegen können. Teams können sogar Workflows erstellen, die abteilungsübergreifend für eine bessere Geschäftsorchestrierung verbunden sind.
Darüber hinaus können Organisationen mit diesem Tool benutzerdefinierte Integrationen für verschiedene Geschäftsfunktionen erstellen. Einige der am besten unterstützten Apps sind Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Google Calendar, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox und Salesforce.
Schreiben
Wenn Ihr Team es satt hat, langwierige Prozesse durchzuführen, die die Produktivität beeinträchtigen, ist es an der Zeit, sich für Wrike zu entscheiden. Seine leistungsstarke und effiziente Automation Engine kann alltägliche Arbeitsabläufe automatisieren, sodass Sie die Aktivitäten erledigen können, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind.
Unternehmen können Regeln für sich wiederholende Aufgaben mithilfe von Auslösern und Aktionen für schnellere und intelligentere Arbeitsprozesse erstellen. Außerdem warnt Sie das Tool und aktualisiert Sie automatisch für eine schnellere Skalierung, Prozessoptimierung und Fehlerreduzierung.
Wenn Sie Wrike verwenden, verschiebt es die Aufgabe automatisch in die nächste Workflow-Phase, abhängig von Priorität, Status und Risiko der Aufgabe. Da alle Teammitglieder volle Sichtbarkeit der Arbeitsabläufe haben, wird es Transparenz geben.
Die Anwendung verfügt außerdem über Funktionen wie @Erwähnungen, Benachrichtigungen und Erinnerungen für eine bessere Zusammenarbeit.
ClickUp
Mit der ClickUp-Automatisierungsfunktion können Sie Ihre Routineaufgaben problemlos automatisieren und Ihrem Team dabei helfen, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Mit dieser Plattform können Sie Aufgaben auf mehr als 100 Arten erstellen. Neben der Erstellung benutzerdefinierter Automatisierung können Sie Aufgaben in Bezug auf Beauftragte, Status, Prioritäten, Daten, Erstellung und Verschiebung automatisieren.
Darüber hinaus können Sie Aufgaben zuweisen, den Status ändern, Kommentare posten und zahlreiche andere Aktivitäten ausführen. Benutzer können die Aktion auswählen, die während eines Automatisierungsauslösers ausgeführt wird, und so ihre kostbare Zeit sparen.
ClickUp Automations unterstützt mehrere externe Apps, darunter Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform und Airtable, um einen einzigen, aber gemeinsamen Workflow zu erstellen. Vor allem gewährleistet es die Sicherheit der Benutzerdaten mit einer sicheren Plattform und bietet ein hohes Maß an Betriebszeit.
Jira-Automatisierung
Suchen Sie nach einer Aufgabenautomatisierungslösung, die Ihnen hilft, sich auf Ihre wichtigen Aufgaben zu konzentrieren? Wählen Sie Jira Automation, um jede Aufgabe oder jeden Workflow Ihres Unternehmens mit wenigen Klicks zu automatisieren.
Mit dieser Plattform sind die Möglichkeiten endlos – Sie können sie zur Automatisierung von Aufgabenzuweisungen verwenden, um Aufgaben abteilungsübergreifend zu synchronisieren.
Es ist auch nicht erforderlich, dass Sie Codes schreiben. Wählen Sie eine der über 100 Vorlagen (DevOps, Slack, Business, Global usw.) aus und beginnen Sie innerhalb von Minuten mit der Erstellung von Automatisierungsregeln. Sie können auch die Anleitungen und Videos verwenden, um den Vorgang zu starten.
Unternehmen können diese Software mit anderen beliebten Business-Tools wie MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket usw. verwenden.
Zapier
Mit 5.000 Apps und unendlicher Automatisierung ist Zapier die ideale Lösung für die Aufgabenautomatisierung für renommierte Marken wie Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable und mehr. Es ist eine No-Code-Aufgabenautomatisierungssoftware mit den folgenden bemerkenswerten Funktionen:
- Mehrstufige Automatisierung, die bis zu 100 Apps umfassen kann
- Einfache Wenn/Dann-Logik für die bedingte Programmierung in einem visuellen Arbeitsbereich
- Vollständige Erstellung von Automatisierungsrezepten per Drag-and-Drop
- Mehrere Filter, damit Sie komplexe Automatisierungsrezepte erstellen können
- Formatieren Sie Ihre Daten innerhalb der Automatisierungsformel mit der Formatter-Funktion
Zum Zeitpunkt des Schreibens ist die App-Integrationsplattform für Geschäftsrollen wie Vertrieb, Informationstechnologie (IT), Kleinunternehmer und Online-Vermarkter geeignet.
Wenn Sie von Geschäftsabläufen sprechen, können Sie die App-Integrationen oder Zaps von Zapier für Kundenkommunikation, Datenverwaltung, Lead-Management und Geschäftsprozesse verwenden.
Tallyfy
Tallyfy eignet sich hervorragend für Unternehmen mit einem größeren Volumen an Dokumenten, Dateien und Daten als andere. Der Entwickler der Automatisierungsplattform selbst hat die Aufgabenautomatisierung für Online-Formulare, Geschäftsabläufe, Prozesse, Aufgaben, Dokumentgenehmigungen und mehr betont.
Es verfügt über Integrationen und Webhooks für verschiedene geschäftliche und professionelle Apps wie Google E-Mail (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau und mehr.
Außerdem unterstützt die Aufgabenautomatisierungssoftware Automatisierungstools von Drittanbietern wie Zapier Connector und Power Automate. Wenn Sie also keine Integration für Ihre Business-App auf Tallyfy finden, können Sie die App mit Power Automate oder Zapier integrieren und dann auf Tallyfly betreiben.
Nintex
Wenn es um die Nutzung einer vollständigen Automatisierungsplattform geht, ist Nintex die ideale Wahl für Unternehmen. Mit diesem Tool können Benutzer manuelle und tägliche Aufgaben automatisieren und den Geschäftsablauf durch robotergesteuerte Prozessautomatisierung verwalten.
Alles, was Sie tun müssen, ist, die Prozesse herauszufinden, die automatisiert werden müssen, und mit der Automatisierung mit ein paar Klicks zu beginnen – und das ganz ohne Codes. Es besteht keine Notwendigkeit, Papierformulare zu verwenden, da Unternehmen Informationen digital von Formularen und Smartphones sammeln können.
Darüber hinaus ermöglicht Nintex die elektronische Signatur in Ihren Dokumenten und ermöglicht es Ihnen, Dokumente bei Bedarf automatisch zu generieren. Sie können auch Teil des globalen Partnernetzwerks für eine schnelle und erfolgreiche Automatisierung werden.
Letzte Worte
Aufgabenautomatisierung ist das Geheimnis der Produktivität, Effizienz und Rentabilität von Unternehmen. Es hilft Ihnen, Strafen für Fehler zu vermeiden und physische oder digitale Aufgaben schneller zu erledigen. Der Erfolg bei der Automatisierung liegt jedoch in der Software, die Sie verwenden, um automatisierte Prozesse oder Aufgabenrezepte zu schreiben.
Probieren Sie die obige Aufgabenautomatisierungssoftware aus und wählen Sie eine aus, die Ihrem Geschäftsgebiet und Ihrem Automatisierungsstil entspricht.
Als Nächstes können Sie sich die Automatisierungstools für die Kreditorenbuchhaltung ansehen.