Wird es Ihnen zu kompliziert, Projekte zu verwalten und Prioritäten zu setzen? Wie großartig wäre es, wenn es eine Möglichkeit gäbe, Sie dabei zu unterstützen, zu verstehen, welche Aufgaben welche Art von Aufmerksamkeit und Energie erfordern.
Hier kommt die Impact Effort Matrix oder 2×2-Matrix ins Spiel. Es ist ein Tool, das die Priorisierung vereinfacht und Teams und Einzelpersonen hilft, sich wieder mit ihren Zielen zu verbinden und umsetzbare Schritte zu identifizieren, um mit der Arbeit zu beginnen.
Wenn Sie nach einer einfachen Vorlage für eine Impact-Effort-Matrix suchen, ist dieser Artikel ein hervorragender Einstieg. Aber zuerst wollen wir Sie mit den Grundlagen der Impact-Effort-Matrix vertraut machen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Impact-Effort-Matrix?
Eine Impact-Effort-Matrix oder eine 2×2-Matrix ist nichts anderes als ein Werkzeug, das Unternehmen und Einzelpersonen verwenden, um Aufgaben effektiv zu priorisieren. Die Priorisierung erfolgt, indem der Aufwand, der für eine Aufgabe betrieben werden muss, analysiert und mit der Auswirkung verglichen wird, die er haben wird.
Größtenteils wird eine Impact-Effort-Matrix durch Brainstorming mit Ihrem Team erstellt. Auf diese Weise können Sie die Gesamtzahl der Aufgaben und Projekte für alle Teammitglieder ermitteln. Sie können dann die Wichtigkeit und Dringlichkeit dieser Aufgaben ermitteln.
Mit dieser Übung können Sie die Reihenfolge der Aufgaben identifizieren, die erledigt werden müssen, um mit dem geringsten Aufwand die beste Wirkung zu erzielen.
Normalerweise sind die Aufgaben mit dem geringsten Aufwand und der größten Wirkung diejenigen, auf die Sie sich konzentrieren müssen. Das heißt jedoch nicht, dass die Aufgaben mit geringem Aufwand und geringen Auswirkungen nutzlos sind. Manchmal können sogar diese auf die eine oder andere Weise helfen.
Die 4 Quadranten der Impact Effort Matrix
Die 4 Quadranten der Impact-Effort-Matrix sind wie folgt dargestellt:
Diese vier Blöcke werden getrennt, indem Impact auf der X-Achse und Effort auf der Y-Achse angezeigt wird. Jeder der Blöcke ist wie folgt:
#1. Schnelle Erfolge – Geringer Aufwand und hohe Wirkung
Dieser Block umfasst alle Aufgaben, die einfach oder schnell erledigt werden können, aber das Unternehmen oder Ihre Arbeit erheblich beeinflussen. Die Aufgaben in diesem Block haben die höchste Priorität.
#2. Großprojekte – Hoher Aufwand & hohe Wirkung
Dieser Block umfasst alle Aufgaben, die einen erheblichen Aufwand erfordern und eine enorme Wirkung haben. Diese gelten als langfristige Ziele des Unternehmens und haben einen angemessen hohen Stellenwert.
#3. Fill-Ins – Geringer Aufwand und geringe Auswirkungen
Dieser Block enthält alle Aufgaben, die einfach erledigt werden können, aber keine ausreichend große Wirkung haben. Die Aufgaben unter diesem Block haben also nicht die größte Priorität.
Sie können diese Aufgaben jedoch immer noch in Ihrer zusätzlichen Zeit erledigen oder wenn Sie sich nicht produktiv fühlen, nur um diese Aufgaben aus dem Weg zu räumen.
#4. Undankbare Aufgaben – Hoher Aufwand & geringe Auswirkung
Dieser Block umfasst alle Aufgaben, die viel Zeit und Mühe kosten, aber nicht genügend Wirkung erzielen. Diese Aufgaben sind höchst unnötig und sollten nicht ausgeführt werden, wenn alle anderen Aufgaben erledigt werden müssen.
Wann ist eine Impact Effort Matrix zu verwenden?
Die Impact-Effort-Matrix ist ein Muss, wenn Sie oder Ihr Team mehrere Projekte oder Aufgaben mit einer Vielzahl potenzieller Vorteile haben.
Sie brauchen es auch, wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie am besten vorgehen oder wo Sie anfangen sollen.
Manchmal kann Ihnen die 2×2-Matrix sogar dabei helfen, Ihren Arbeitsablauf zu organisieren und übersichtlich zu gestalten.
Normalerweise haben Start-ups oder kleinere Organisationen eine Menge verschiedener Aufgaben, die von einer sehr kleinen Gruppe von Menschen erledigt werden müssen. In solch einer chaotischen Struktur könnten viele Ideen und Projekte behindert werden. Eine Matrix kann also dieses Durcheinander sortieren und die Organisation zum Laufen bringen.
Hier ist eine Liste der erstaunlichen Vorteile, die die Impact-Effort-Matrix für Sie und Ihr Team hat:
Vorteile der Impact Effort Matrix
#1. Halten Sie alle auf dem Laufenden und synchronisieren Sie
Der größte Vorteil der Impact-Effort-Matrix ist tatsächlich die Art und Weise, wie sie alle auf die gleiche Seite bringt, wenn es darum geht, auf ein Ziel hinzuarbeiten. Ihr Team kann auch Impact-Effort-Matrix-Vorlagen verwenden, um eine weitere Ebene der Arbeitsorganisation hinzuzufügen.
#2. Optimieren Sie Ressourcen und deren Allokation
Wenn Sie wissen, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen, können Sie Ihre Ressourcen verwalten und richtig zuweisen. So bleiben die kritischen Ressourcen für die vorrangigen Aufgaben erhalten.
#3. Erstellt eine Abfolge von Arbeitsaufgaben und priorisiert Aufgaben
Die Impact-Effort-Matrix hilft bei der Erstellung einer Abfolge von Aktionen/Aufgaben, die nach Priorität organisiert sind. Dies schafft einen linearen Pfad, den das Team befolgen kann.
#4. Richtet das Team auf die Unternehmensziele aus
Neben der Ermittlung der Prioritätsaufgaben erklärt die Matrix auch, warum die Aufgaben priorisiert werden müssen. Das Team versteht also die Ziele dahinter und versteht wiederum die Unternehmensziele.
#5. Zeit sparen und Effizienz im Workflow maximieren
Mit der Matrix können Sie vermeiden, Zeit mit Dingen zu verbringen, die viel zu viel Zeit für viel weniger Wirkung erfordern. So wird Ihr Workflow zeitkritischer und Ihre Arbeitseffizienz steigt.
So einfach die Impact-Effort-Matrix aussieht, es gibt noch ein paar Dinge, die Sie tun können, um den Nutzen und Nutzen dieser Praxis zu maximieren.
Tipps zur Erleichterung der Impact Effort Matrix
#1. Definieren Sie klare Ziele für die Matrix
Ausgerechnet das Warum ist überall wichtig. Stellen Sie sicher, dass Sie das auch für die Matrix finden. Wenn Sie klare Ziele und Gründe für die Erstellung der Matrix haben, erhalten Sie eine genaue Anleitung zur korrekten Durchführung dieser Übung.
#2. Brainstormen Sie alle Aktivitäten und Aufgaben mit Ihren Teamkollegen
Brainstorming ermöglicht immer eine ganzheitliche Diskussion über Dinge. Wenn Sie dies mit Ihren Teamkollegen tun, wird die Matrix aus einer anderen Perspektive betrachtet, und die Aufgaben können unter Berücksichtigung aller priorisiert werden.
#3. Erstellen Sie nach dem Erstellen der Matrix einen soliden Aktionsplan für den Prozess
Nur die Impact-Effort-Matrix zu erstellen, wird die Dinge nicht erledigen. Eigentlich ist es das einzige, was hilft, einen soliden Aktionsplan zu haben und ihn auszuführen. Stellen Sie also sicher, dass Sie einen Plan für alle Aufgaben und deren Reihenfolge für einen reibungslosen Arbeitsablauf haben.
#4. Haben Sie eine starke Kommunikation innerhalb des Teams und erstellen Sie Berichte für die Aufgaben
Sobald die Arbeit begonnen hat, müssen Sie proaktiv mit dem Team kommunizieren, ob die Reihenfolge oder die Prioritäten genau genug waren.
Wenn es verbesserungswürdige Bereiche gab, stellen Sie sicher, dass Sie einen Bericht darüber erstellen, wie es gelaufen ist, um Anpassungen vorzunehmen, wenn Sie das nächste Mal eine andere Impact-Effort-Matrix erstellen.
Das war alles, was Sie über Impact Effort Matrix wissen mussten. Sehen wir uns nun einige Impact Effort Matrix-Vorlagen an, die Ihnen das Leben erleichtern werden!
Miro
Miro ist ein fantastisches Tool, das für Teams und Einzelpersonen entwickelt wurde, um Diagramme, Tabellen, Karten und mehr für die Planung und Organisation von Dingen zu erstellen.
Bei der Verwendung dieser Vorlage haben wir einige Dinge herausgefunden:
- Der Designaspekt ist sehr benutzerfreundlich, und jeder mit Grundkenntnissen im Ändern dieser Designvorlagen kann dieses Tool verwenden
- Es gibt nicht viel Unterstützung, um zu erklären, wie die Vorlage für die Impact Effort Matrix funktioniert, daher muss ein Anfänger möglicherweise recherchieren, was es ist und wie es gemacht wird.
- Wenn Sie mit Ihrem ersten Design beginnen, fragt das Tool nach Ihrer Erfahrung in der Verwendung von Design-Tools wie Miro, was es in Bezug auf das Design anfängerfreundlich macht.
Miro ist ein Freemium-Tool, mit dem Sie kostenlos Vorlagen erstellen können. Sie können es jedoch auch upgraden, um auf Premium-Funktionen wie unbegrenzte Projekte, Zusammenarbeit mit mehreren Teammitgliedern usw. zuzugreifen.
Klarfunk
Klarfunk ist ein weiteres Designtool, das speziell für Produktivitäts- und arbeitsbezogene Aufgaben entwickelt wurde. Es verfügt über eine einfache Benutzeroberfläche und eine einfache Erstellung und Bearbeitung von Vorlagen.
Hier sind die Funktionen der Lucidspark-Impact-Effort-Matrix-Vorlage:
- Die Benutzeroberfläche ist unkompliziert und schnell; Sie können die Matrix schnell erstellen, indem Sie die Projekte in die Felder einfügen
- Die Vorlage verfügt über ein einfaches Design, aber Sie können Bilder hinzufügen und die Farben und Schriftarten ändern, um sie zu Ihren eigenen zu machen
- Das Grundlayout der vier Quadranten ist so gestaltet, dass Aufgaben mit unterschiedlichem Aufwand und unterschiedlicher Wirkung enthalten sind. Sie werden nicht nur unter einem Block definiert, sondern Sie können sie entsprechend verschieben.
Sie können kostenlos mit Lucidspark beginnen, aber Sie können es auch upgraden, um auf andere Premium-Funktionen zuzugreifen.
Leinwand
Leinwand ist ein Designtool, das für alle Arten von Designanforderungen verwendet werden kann. Sie können es verwenden, um Produktivitätsdiagramme wie die Impact Effort Matrix zu erstellen, Logos, Infografiken und vieles mehr zu entwerfen.
Hier sind einige Dinge über die Canva-Vorlage für die Impact Effort Matrix:
- Bietet eine Vielzahl von Designfunktionen wie das Hinzufügen von Elementen, Farb- und Schriftartänderungen, das Hinzufügen von Bildern und Videos, das Erstellen von Animationen usw., was etwas übertrieben ist
- Ein großartiges Tool für Benutzer, die es häufig für andere Designanforderungen und die Erstellung von Inhalten verwenden
- Die Impact-Effort-Matrix-Vorlage weist ein traditionelles Design auf, das nur Aufgaben unter den Blöcken auflisten kann und keine benutzerdefinierten Ebenen dafür hat.
Nur für die Produktivitätsnutzung kann Canva für viele Anfänger etwas zu fortgeschritten erscheinen.
Es kann jedoch ein hervorragendes Werkzeug für fortgeschrittene oder fortgeschrittene Benutzer sein, um einzigartige Designs und Vorlagen zu erstellen.
Die Nutzung ist kostenlos, aber mit der Premium-Version können Sie auf verschiedene Vorlagen und andere Elemente zugreifen.
Kreativ
Kreativ ist ein Produktivitätsdesign-Tool, das speziell für Unternehmen und Organisationen entwickelt wurde, um organisatorische Aufgaben wie das Erstellen einer Impact-Effort-Matrix-Vorlage zu erledigen.
Hier sind die Funktionen der Creately-Impact-Effort-Matrix-Vorlage:
- Die Vorlage ist einfach und farbenfroh, mit sehr einfachen Möglichkeiten, die Aufgaben unter jedem Quadranten aufzuschreiben
- Das Layout der Matrix erleichtert das Verständnis, bietet jedoch kein höheres Maß an Anpassung
- Anfängerfreundlich, hindert die Benutzer jedoch daran, die Vorlage für bessere Designs und Layouts für die Matrix anzupassen
Obwohl Creately nicht das Beste für die Anpassung ist, macht es seine Arbeit sehr gut und ist eine großartige Lösung für Teamleiter und Manager, die die Aufgabe einfach und schnell erledigen möchten.
Gruppenkarte
Gruppenkarte ist eines der besten Tools auf dieser Liste für eine Impact-Effort-Matrix-Vorlage. Es kombiniert das Beste aus beiden Welten, dh Design und Effektivität.
Hier sind die Funktionen der Groupmap-Impact-Effort-Matrix-Vorlage:
- Die Vorlage ist extrem gut gemacht, wo Sie einfach irgendwo klicken und mit dem Schreiben der Aufgaben beginnen können, und es wird immer noch fantastisch aussehen
- Das Layout ist sehr flüssig, und Sie können die für diese Aufgabe erforderlichen Auswirkungen und den Aufwand feinjustieren
- In Bezug auf das Design gibt es nicht viel zu tun, aber die Vorlage verfügt über ein attraktives Design, das den Job macht
In Bezug auf das Design gibt es eine Grenze für Ihre Anpassung, bei der Sie den Hintergrund und das Achsenlayout an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Sie können jedoch mit minimalem Aufwand eine hervorragende und effektive Matrix erstellen.
Ayo
Ayo ist ein Tool zum Entwerfen von Produktivitätskarten, in dem Sie Vorlagen für Projektflussdiagramme, Grafiken, Matrizen usw. finden.
Hier sind die Funktionen der Ayoa Impact Effort Matrix-Vorlage:
- Die Vorlage ist einfach zu handhaben und bietet genügend Designoptionen, um ein wenig Anpassung hinzuzufügen
- Das Impact-Effort-Matrix-Layout verfügt über ein fließendes Design mit einzelnen Projektfeldern, um jedes von ihnen richtig zu identifizieren
- Die Benutzeroberfläche ist anfängerfreundlich, aber etwas langsamer als die anderen Tools auf dieser Liste
Die kostenlose Testversion von Ayoa dauert nur 7 Tage, danach benötigen Sie die Premium-Version, um neue Vorlagen zu erstellen.
Figma
Figma ist ein Designtool, das verschiedene Vorlagen für verschiedene Arten von Karten und Diagrammen bietet, die Unternehmen für Produktivität und Teammanagement benötigen.
Hier sind die Merkmale der Figma-Impact-Effort-Matrix-Vorlage:
- Wenn Sie ein Diagramm oder eine Vorlage auf Figma starten, werden Sie mit einem Tutorial zur Verwendung des Tools begrüßt, was eine großartige Funktion für Anfänger ist
- Es gibt auch eine Schachtel mit Anweisungen zur Verwendung der Vorlage für die Impact Effort Matrix und wie Sie sie für eine bessere Effektivität anpassen können.
Das Tool ist minimalistisch und bietet genug Anleitung für einen absoluten Anfänger, um ohne fremde Hilfe eine respektable Impact Effort Matrix zu erstellen. Es ist erstaunlich für Erstbenutzer und sogar Veteranen, die es schnell erledigen und entstauben wollen.
Rache
Rache ist ein Freemium-Designtool, mit dem verschiedene Designvorlagen und Grafiken erstellt werden können. Die Impact Effort Matrix ist Teil der Business-Version von Venngage, einer kostenpflichtigen Version des Tools.
Hier sind die Funktionen der Venngage-Impact-Effort-Matrix-Vorlage:
- Die Impact-Effort-Matrix-Vorlage bietet ein großartiges, fließendes Layout, in dem Sie den Aufwand und die Auswirkungen des Projekts anpassen können
- In Bezug auf das Design bietet das Tool großartige Anpassungsmöglichkeiten und eine anständige Startervorlage, um ein attraktives Design zu erstellen und Ihre Projekte effektiv anzuzeigen.
Die Impact-Effort-Matrix-Vorlage von Venngage ist ein großartiges Tool, aber der Grad der Anpassung, den sie bietet, ist nicht gut genug, um den Kauf zu rechtfertigen. Unabhängig davon, wenn Sie nach einer guten Designsoftware für mehrere Designprojekte suchen, ist dies ein gutes Werkzeug, das Sie haben sollten!
Einpacken
Die Impact Effort Matrix ist eine wesentliche Methode, um den Zeitplan und die Prioritäten für Ihre Arbeit einzuschätzen. Dazu brauchen Sie auch eine ideale Vorlage, die genau so funktioniert, wie Sie es brauchen.
Nachdem wir all diese Tools verwendet haben, haben wir festgestellt, dass Sie kein hohes Maß an Anpassung benötigen, um eine anständige Matrixvorlage zu erhalten.
Wenn Sie sich jedoch für die Tools entscheiden, die dies bieten, können Sie die Attraktivität und Effektivität der Matrix maximieren.
Sie können sich auch einige Vorlagen für Entscheidungsbäume ansehen.