Kundenbetreuer müssen jeden Tag Hunderte von Anfragen beantworten. Vorgefertigte Antwort-Apps können ihre Arbeit schnell und einfach machen.
Viele der Anfragen, die das Support-Team täglich erhält, sind ähnlich. Das manuelle Eintippen der Antworten auf diese Fragen ist eine kontraproduktive Aufgabe. Benutzer können jedoch vordefinierte Antworten auf häufig gestellte Fragen generieren und diese in vorgefertigten Antworttools zur sofortigen Verwendung speichern.
Lassen Sie uns mehr über die vorgefertigte Antwort erfahren, einschließlich ihrer Vorteile und Top-Tools, die diesen Service anbieten.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine vorgefertigte Antwort?
Viele Leute verwechseln vorgefertigte Antworten mit automatischen Antworten. Während automatische Antworten roboterhaft und unpersönlich sind, sind vorgefertigte Antworten beschreibend und personalisiert.
Dies sind vorgegebene Antworten auf häufig gestellte Fragen. Vorgefertigte Antworten sind immer hilfreich und individuell, sodass es sich für die Kunden nicht wie maschinell generiert anhört.
Wie funktionieren vorgefertigte Antworten mit Ihrem Firmen-FAQ/Wiki?
Vorgefertigte Antworten und Firmen-Wiki, FAQs und Wissensdatenbank zur Fehlerbehebung sollten synchron sein. Es sollte ein automatisiertes System geben, um spezifische Fehlerbehebungsschritte oder allgemeine Informationen in einen Platzhalter innerhalb der vorgefertigten Antwort einzufügen.
Wenn Sie keine Textplatzhalter verwenden, stapeln sich die vorgefertigten Antworten. Es wird für Kundendienstmitarbeiter schwierig sein, eine so lange Liste von vorgefertigten Antworten zu handhaben. Um dieses Problem zu beheben, bieten einige skriptgesteuerte Sprachdienste oder -tools Syntaxen.
Wenn ein Support-Mitarbeiter bestimmte Shortcodes oder Syntaxen in eine E-Mail- oder Chat-Konsole eingibt, erstellt das Tool automatisch das Skript. Das Tool ruft auch Support-Informationen aus einer Wissensdatenbank, FAQ oder einem Wiki des Unternehmens ab.
Die Verknüpfung des Tools für vorgefertigte Antworten mit der Wissensdatenbank des Unternehmens hilft Ihnen auch dabei, aktualisierte Walkthroughs oder Schritte zur Fehlerbehebung einzugeben. Andernfalls müssen Sie alle Support-Skripts manuell aktualisieren.
Vorteile der Verwendung vorgefertigter Antworten
#1. Spart Zeit
Eine vorgefertigte Antwort stellt sicher, dass Sie Antworten auf die häufig gestellten Fragen nicht eintippen müssen. Da Kundenbetreuer mit diesen Antworten häufig gestellte Fragen schnell beantworten können, können sie sich in der eingesparten Zeit auf produktivere Aufgaben konzentrieren.
#2. Nahtlose Verwaltung
Kundendienstanbieter können mit Hilfe vorgefertigter Antwort-Apps problemlos eine große Anzahl von Kunden verwalten. Wenn Sie für einen Internetdienstanbieter arbeiten, werden Sie möglicherweise häufig nach dem Preis verfügbarer Pakete gefragt.
Anstatt jedem mit der gleichen Antwort durch Eintippen zu antworten, können Sie diese Aufgabe einfach erledigen, indem Sie die vorgefertigte Antwort in das Chatfenster einfügen.
#3. Kunden zufrieden stellen
Kunden wollen eine sofortige Lösung für ihre Probleme. Wenn die Antwort verzögert erfolgt, können Sie sie an Ihre Konkurrenten verlieren. Mithilfe von vorgefertigten Antworten können Sie ihre Fragen beantworten und sicherstellen, dass sie Ihrem Unternehmen treu bleiben.
#4. Erhöhen Sie die Konversationsrate
Vorgefertigte Antworten helfen Ihnen auch dabei, einen Lead in einen Kunden umzuwandeln, indem Sie seine Fragen schnell und erfolgreich beantworten. Manchmal stellt ein potenzieller Kunde eine einzigartige Frage, und die Support-Mitarbeiter haben viel zu tun.
In dieser Situation können sie die einfachen Fragen mit den vorgefertigten Antworten beantworten und die Zeit nutzen, um die eindeutige Frage zu beantworten. So können Sie diesen Lead in einen Kunden umwandeln und Ihre Konversionsrate verbessern.
Hier sind einige der besten vorgefertigten Antwort-Apps.
Schreibpult
Sich wiederholendes Tippen kann frustrierend und mühsam für die Mitarbeiter des Kundendienstes sein. Schreibpult ist eine einfache Plattform, die ihnen hilft, dies zu beseitigen, indem sie konsistente vorgefertigte Antworten erstellen und verwalten lässt.
Darüber hinaus kann dieses mehrsprachige Tool in alle Websites und Apps Ihres Unternehmens integriert werden, einschließlich Chrome, Gmail, Facebook, Slack, Zendesk und Linkedin.
Wenn Sie sich für Typedesk entscheiden, erhält Ihr Team die Möglichkeit, Kundenanfragen konsequent zu beantworten. Infolgedessen erhalten die Kunden und Leads eine verbesserte Erfahrung bei der Kontaktaufnahme mit Ihrem Support Desk.
Dieses Tool enthält auch die Teamordner-Funktion, mit der Sie alle vorgefertigten Antworten sofort mit jedem Teammitglied teilen und synchronisieren können. Darüber hinaus können Support-Mitarbeiter jede vorgefertigte Antwort mithilfe von Variablen eindeutig machen.
Freshdesk
Der Zweck des Kundendienstes besteht darin, Kundenanfragen zu beantworten, und Freshdesk ermöglicht es Ihnen, dies nahtlos zu tun. Mit dieser vorgefertigten Antwort-App können Sie über verschiedene Kanäle hinweg mit den Kunden in ein sinnvolles Gespräch treten.
Diese Omnichannel-Suite bietet eine komplette Support-Lösung, die sich darauf konzentriert, schnell einen hervorragenden Kundenservice zu bieten. Es versteht proaktiv die Anforderungen der Kunden und antwortet darauf mit der intuitivsten Unterstützung.
Da Sie weniger sich wiederholende Aufgaben ausführen müssen, sparen Sie Zeit und investieren sie in etwas Fruchtbareres. Diese einheitliche Plattform bietet die Wissensdatenbank und Workflow-Automatisierung, um Kundenanfragen schnell zu bearbeiten.
Mit Freshdesk können Sie sich auch über den bevorzugten Kommunikationskanal mit den Kunden verbinden und den Modus jederzeit nahtlos ändern.
Soziale Absichten
Sind Sie es leid, zwischen mehreren Messaging- und Chat-Tools zu wechseln? Dann ist es an der Zeit, Social Intents zu verwenden, eine der besten vorgefertigten Antwort-Apps. Mit dieser Lösung können Sie direkt aus der Collaboration-App, die Sie bereits als Team verwenden, mit Ihren Website-Besuchern chatten.
Die Live-Chat-Software ist eine beliebte App, die auf Microsoft Teams, Slack und Webex funktioniert. Da Sie die bestehende App nicht verlassen müssen, können Sie sofort auf Anfragen reagieren und die Kunden zufrieden stellen.
Mit Social Intent können Sie vorgefertigte Antworten verwenden, um den Kunden mit schnellen Reaktionszeiten zu helfen und Kundenbeziehungen aufzubauen. Seine proaktiven Live-Chat-Auslöser sind auch hilfreich, um Website-Besucher anzusprechen. Darüber hinaus unterstützt die App die Zusammenarbeit mit allen Teammitgliedern, um Kundenprobleme zu lösen.
Glücklicher Fuchs
Glücklicher Fuchs ist ein All-in-One-Helpdesk-Ticketsystem für schnelleren und besseren Kundensupport. Es hilft Ihnen, Chaos zu vermeiden und Ihren Support-Prozess mit Funktionen wie einem leistungsstarken Support-Ticket-System und einer Self-Service-Wissensdatenbank zu organisieren.
Mit dem vordefinierten Support-Tool können Sie schneller auf allgemeine und häufige Anfragen reagieren. Neben dem Hinzufügen von Antwortvorlagen führt diese App Ticketaktionen wie das Ändern des Status und das Hinzufügen von Tags durch.
Wenn Sie im Begriff sind, auf ein Ticket zu antworten, werden Ihnen alle verfügbaren vordefinierten Aktionen angezeigt. Außerdem ist es möglich, nach bestimmten vorgefertigten Aktionen zu suchen und diese dann anzuwenden. Diese Plattform unterstützt auch das Erstellen vorgefertigter Aktionen, die für ein Team spezifisch sind.
HappyFox unterstützt auch die Integration mit zahlreichen Business-Apps, darunter MS Teams, WhatsApp, Salesforce, Wrike, Asana, Slack, Facebook, Jira, Shopify, Adobe Commerce, Zapier und Twitter.
Knackig
Moderne Geschäftsszenarien erfordern von Unternehmen, dass sie sich mit den Kunden verbinden und sofort führen. Knackig ist eine Multichannel-Messaging-Plattform, mit der Sie dies tun können. Es besteht aus einer Liste ausgeklügelter Tools, mit denen Sie eine kundenorientierte Revolution für Ihr Unternehmen erreichen und durch Gespräche mit ihnen ein Hyperwachstum freisetzen können.
Diese Plattform verfügt über eine Funktion namens Shared Inbox. Es zentralisiert Ihre Konversationen aus verschiedenen Kanälen wie E-Mail, Messenger, SMS, Live-Chat und Twitter DM. Daher wird es möglich, durch mühelose Zusammenarbeit den besten Kundenservice zu bieten.
Crisp unterstützt auch einen zentralen Knotenpunkt für eine Wissensdatenbank. Sie können es mit Chatbots und Live-Chats kombinieren, um das Kundenerlebnis mit Antworten in Echtzeit zu verbessern.
Antwort verwenden
Antwort verwenden ist eine Multichannel-Kundensupport-Software, die die Reaktionszeit erheblich verkürzt und das Kundenerlebnis verbessert. Die Plattform ist eine vollständig skalierbare und anpassbare Suite, die Ihrem Support-Team helfen soll.
Mit diesem Tool können Sie mühelos mehr als 10 Supportkanäle wie E-Mail, Live-Chat, Messenger, Community-Foren und soziale Medien verwalten. Die automatisierte Benachrichtigung und Zuweisung von Anfragen erleichtern die Aufgabe für alle Kundenbetreuer.
Darüber hinaus bietet Ihnen UseResponse erweiterte Analysen und Berichte zur Leistung Ihres Kundensupportprozesses. Mit einem Personalbewertungs-Tracker und SLA kann das Tool einen besseren Kundenservice bieten. Darüber hinaus können Benutzer diese App mit anderen Tools wie Google, Salesforce, Jira und Zapier integrieren.
Klutch
Sind Sie es leid, Dokumente und Laufwerke zu durchsuchen, um die richtige Antwort zur richtigen Zeit zu finden? Verwenden Klutch alle Kurzantworten und Leitfäden in einer einzigen Wissensdatenbank des Unternehmens zu speichern.
Jetzt müssen Sie keine Zeit mehr damit verbringen, nach den passenden Antworten zu suchen oder dieselben Antworten für sich wiederholende Fragen einzugeben. Greifen Sie von jedem Gerät aus auf die passenden vorgefertigten Antworten zu und antworten Sie damit.
Sie können sogar mit einem Klick eine E-Mail an Ihre Kunden schreiben. Außerdem können Sie auf dieser Plattform häufig verwendete Snippets und Links speichern. Benutzer können über die Desktop-App, Chrome, Edge und jedes Mobilgerät auf dieses Tool zugreifen.
EngageBay
EngageBay kann Ihnen die besten vorgefertigten Antworten liefern, die für Kundendienste wie Helpdesk und E-Mails nützlich sind. Besonders wenn Sie Hunderte von ähnlichen Servicefragen erhalten, können diese vorgefertigten Antworten Ihre Zeit sparen und Ihnen helfen, mehr zu verkaufen.
So wird Ihr Kundenservice einen Schub erfahren und produktiver werden, indem er mehr Produkte in kürzerer Zeit verkauft.
Für eine bessere Kundenbindung können Sie auch die schnellen Personalisierungstools ausprobieren. Die Personalisierungsfunktionen lassen die vorgefertigten Antworten wie frisch getippte und personalisierte Antworten klingen.
Um die Geschäftseffizienz zu verbessern, fördert EngageBay Automatisierungsfunktionen. Definieren Sie einfach die Bedingungen für Kundenanfragen, und das Tool antwortet mit personalisierten, vorgefertigten Antworten.
Sie müssen kein technisch versierter Mensch sein, um dieses Tool zu verwenden, da es über intuitive Verknüpfungen und Symbole verfügt. Darüber hinaus können Benutzer eine beliebige Antwort schreiben und sie für die spätere Verwendung sofort als vorgefertigt markieren.
Fazit
Bei einer großen Anzahl von Anfragen können Ihnen vorgefertigte Antwort-Apps die einfachsten Lösungen bieten. Diese Apps reagieren nicht nur schnell, sondern machen Ihr Support-Team produktiver und konvertieren mehr Leads.
Wenn Sie auch daran interessiert sind, eine Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen zu erstellen, können Sie diese Plattformen ausprobieren, um eine Wissensdatenbank zu erstellen.