Ein überfüllter Posteingang kann ein Produktivitätskiller sein. Wissen, wie man E-Mails aufräumt und einen aufgeräumten Posteingang hat.
E-Mails sind zu einem beliebten Medium der beruflichen und persönlichen Kommunikation geworden. Dieses Produktivitätstool kann jedoch Ärger und Ablenkung verursachen, wenn es von Werbe-E-Mails und Newslettern überladen wird, die Sie nie öffnen.
Außerdem behindert es Ihre Effizienz, da Sie eine wichtige E-Mail nicht einfach finden können und Zeit damit verbringen müssen, diese E-Mail zu durchsuchen.
Um all diese Situationen zu vermeiden, sollten Sie einige grundlegende Tipps befolgen. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie Ihren Gmail-Posteingang oder Outlook- und Yahoo-Posteingang bereinigen können, lesen Sie weiter!
Inhaltsverzeichnis
So bereinigen Sie E-Mails mit manuellen Methoden
Wenn Sie Zeit haben, Ihr Google Mail-Postfach oder andere E-Mail-Posteingänge aufzuräumen, können Sie diese Techniken ausprobieren, die Ihnen dabei helfen, unerwünschte oder irrelevante E-Mails loszuwerden.
Alte E-Mails löschen
Erinnern Sie sich, mit wie vielen Menschen Sie vor fünf Jahren versucht haben, Kontakt aufzunehmen, als Sie nach einem Job suchten? Nun, wahrscheinlich nicht. In diesem Fall macht es keinen Sinn, Ihren Posteingang mit diesen Korrespondenz-E-Mails zu füllen.
Die meisten Menschen brauchen keine E-Mail-Konversationen, die vor 5 bis 10 Jahren stattgefunden haben. Daher müssen Sie diese E-Mails löschen, um Ihren Posteingang leicht und aufgeräumt zu halten. Wenn Sie außerdem jeden Tag zahlreiche E-Mails erhalten, verhindert das Löschen alter E-Mails, dass Ihr Speicherplatzkontingent für Ihr E-Mail-Konto voll wird.
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie E-Mails bereinigen, die älter als 5 Jahre sind, hier ist der Trick. Führen Sie eine erweiterte Suche durch, die Ihnen E-Mails vor Ihrem angegebenen Jahr anzeigt. Daher können Sie sie alle löschen und nur die neuen und relevanten E-Mails behalten.
Filtern Sie E-Mails mit Schlüsselwörtern
Manchmal reicht das Löschen von E-Mails, die älter als eine bestimmte Zeit sind, nicht aus, um alle unnötigen E-Mails zu entfernen. Sie müssen sie nach bestimmten Schlüsselwörtern filtern.
Nehmen wir an, Sie haben in den vergangenen Jahren Hunderte von Arbeitsvorschlägen für das Webdesign erhalten, aber jetzt sind Sie in einen anderen Beruf gewechselt.
Suchen Sie in diesem Fall nach E-Mails, die Schlüsselwörter wie „Webdesign“ und „freiberufliche Projekte“ enthalten. Ergebnisse, die diese Wörter enthalten, können in Ihren Papierkorb verschoben werden.
Verwenden Sie Archive und Ordner
Abgesehen von den oben genannten Methoden können Sie auch versuchen, E-Mails zu archivieren und an separate Ordner zu senden. Viele E-Mail-Benutzer sind sich der Nützlichkeit des Archivordners in ihren E-Mail-Konten nicht bewusst. Sie können die E-Mails schnell aus Ihrem Posteingang in den Archivordner verschieben.
Wenn es E-Mails gibt, die Sie gerade nicht benötigen, aber nicht sicher sind, ob das Löschen eine gute Idee wäre, verschieben Sie sie besser ins Archiv. Somit ist es auch in Zukunft verfügbar und lässt Ihren Posteingang nicht überladen aussehen.
Eine andere Möglichkeit, Ihren Posteingang leicht zu halten, besteht darin, separate Ordner für E-Mail-Absender zuzuweisen, die keine E-Mails senden, die sofort bearbeitet werden müssen.
Beispielsweise können Sie Social-Media-Benachrichtigungen oder Banking-Newsletter jederzeit an spezielle Ordner weiterleiten. Sie können diese Ordner jederzeit in Ihrer Freizeit überprüfen und die E-Mails lesen.
Wenn Sie diese manuellen Ansätze nicht durchgehen möchten oder diese für die Bereinigung Ihres Google Mail-Posteingangs nicht ausreichen, können Sie sich für eines dieser Tools entscheiden.
SaneBox
Manchmal reicht es aus, die dringende Nachricht in Hunderten ungelesener E-Mail-Korrespondenz zu finden, um Sie verrückt zu machen. Sanebox ist hier, um Sie zu beruhigen. Es analysiert Ihre E-Mail-Header, um Ihre eingehenden Nachrichten zu priorisieren und eine Zusammenfassung zu erstellen.
Einige E-Mails können warten – die App legt diese in einem Ordner namens „SaneLanter“ ab, damit Sie sie später überprüfen können. Um all dies zu tun, durchsucht SaneBox Ihren E-Mail-Antwortverlauf und andere wichtige Details, um herauszufinden, welche E-Mails wichtig sind und welche nicht.
Es verfügt über einen separaten Ordner zum Speichern aller Newsletter, die Sie erhalten, damit Sie sie in Ihrer Freizeit abrufen können. Mit SaneBox können Sie auch den Modus „Nicht stören“ einstellen, wenn neue eingehende E-Mails in einen anderen Ordner verschoben werden. Diese App funktioniert mit jedem Konto, einschließlich Gmail, Office365 und iCloud.
Wenn Sie sich nicht abmelden möchten, aber keine E-Mails von einem bestimmten Unternehmen oder einer bestimmten Person sehen möchten, können Sie diese E-Mails in den SaneBlackHole-Ordner verschieben.
E-Mail reinigen
Clean Email ist ein ideales Werkzeug für diejenigen, die nach einer effizienten, aber einfachen Methode suchen. Damit können Sie Ihr Postfach aufräumen, indem Sie E-Mails von überall aus abbestellen. Der ausgeklügelte Algorithmus dieser App fügt auf intelligente Weise ähnliche E-Mails zusammen, sodass Sie E-Mails ganz einfach in großen Mengen abbestellen können.
Dank dieser Funktion können Benutzer ihre E-Mails nahtlos organisieren, ohne sie einzeln zu klassifizieren. Es zeigt alle E-Mail-Abonnements in einem einzigen Dashboard, und so können Sie diejenigen, die Sie nicht mehr benötigen, mit dem geringsten Zeit- und Arbeitsaufwand entfernen.
Neben Gmail bietet Clean Email seinen Service für Yahoo, Outlook, Office 365 und andere IMAP-basierte E-Mail-Clients an. Dieses Tool verfügt über eine attraktive Benutzeroberfläche, die einfach zu bedienen ist. Auch in puncto Datenschutz können Sie sich darauf verlassen.
Mit der Auto-Clean-Funktion können Sie automatisch Regeln und Aktionen auf Ihre eingehenden E-Mails anwenden, z. B. alte E-Mails archivieren und Social-Media-Benachrichtigungen als gelesen markieren. Darüber hinaus können Sie mit diesem Tool alte E-Mails löschen und unerwünschte E-Mail-Absender blockieren.
Unroll.Me
Sind Sie es leid, Abonnement-E-Mails einzeln zu löschen? Lassen Unroll.Me dir helfen. Die App identifiziert alle Abonnement-E-Mails und zeigt Ihnen sofort die Liste, sodass Sie sich einfach mit einem Klick abmelden können. Darüber hinaus können Sie lästige Kontakte blockieren und verhindern, dass sie Ihnen E-Mails senden.
Nachdem Sie die unerwünschten E-Mails aus Ihrer Abonnementliste entfernt haben, haben Sie die Möglichkeit, alle Ihre bevorzugten Abonnements in eine Digest-E-Mail zu stellen. Diese Funktion heißt Rollup, wodurch alle Ihre Abonnement-E-Mails in einem separaten Ordner namens Unroll.Me gespeichert werden.
Daher bleiben diese E-Mails außerhalb Ihres Posteingangs, aber Sie können jederzeit über den neu festgelegten Ordner darauf zugreifen. Darüber hinaus organisiert Unroll.Me Ihre Abonnements automatisch nach Kategorien, damit Sie die E-Mails schnell finden können.
Diese Plattform ist mit dem IMAP-Protokoll kompatibel und unterstützt Gmail, Yahoo Mail, Outlook.com, Hotmail, AOL Mail, Windows Live und iCloud.
Mailstrom
Mailstrom bietet Ihnen den nahtlosen Ansatz, Ihren E-Mail-Posteingang zu bereinigen und nur die wichtigsten E-Mails aufzubewahren. Es verwendet keine KI-Technologie und macht Annahmen über Ihre E-Mail-Einstellungen. Stattdessen gibt es Ihnen die Macht und folgt Ihren Handlungen und Entscheidungen.
Diese App bündelt verwandte E-Mails in großen Mengen, sodass Sie sie in einer Gruppe bearbeiten können. Es zwingt seinen Benutzern keine bestimmte Methode der Posteingangsverwaltung auf und lässt Sie den Stil auswählen. Seine robusten Tools helfen Ihnen dabei, Inbox Zero reibungslos zu erreichen.
Sie können unerwünschte Mailinglisten schnell loswerden, indem Sie sich abmelden. Mit der Ein-Klick-Blockierfunktion können Sie eine zusätzliche Schutzebene gegen Spam hinzufügen und verhindern, dass unerwünschte E-Mails Ihre E-Mails überladen.
Auch wenn Sie einige E-Mails versehentlich mit Mailstrom löschen, machen Sie sich keine Sorgen. Kein von dieser App ausgeführter Befehl ist schlüssig. Benutzer können jederzeit die Schaltfläche Rückgängig verwenden, um die Aktionen rückgängig zu machen.
Mailstrom unterstützt alle großen E-Mail-Dienstanbieter, einschließlich Gmail, Outlook, Yahoo, Verizon, AOL und andere IMAP-E-Mail-Clients. Es folgt auch allen Best Practices für die Datensicherheit, einschließlich branchenführender Verschlüsselung.
Triage
Triage ist eine App, die als Lebensretter für Menschen fungiert, die aufgrund überfüllter Werbe-E-Mails Schwierigkeiten haben, ihre Posteingänge zu verwalten. Sein Ziel ist es nicht, den von Ihnen verwendeten E-Mail-Dienst zu ersetzen, sondern das Durcheinander für ein ordentliches E-Mail-Erlebnis zu beseitigen.
Neue und ungelesene E-Mails erscheinen in dieser App als Kartenstapel. Sie können eine Karte/E-Mail nach links wischen, um sie für immer zu archivieren, oder nach rechts wischen, um sie im Posteingang zu behalten. Sie können auch den gesamten Thread lesen oder direkt von den Karten aus eine schnelle Antwort senden.
Da alles auf Ihrem Gerät passiert, müssen Sie sich keine Sorgen um die Datensicherheit machen. Es unterstützt auch den Dunkelmodus. Dieses Tool ist nur für iPhone-Benutzer verfügbar und benötigt die Berechtigung, auf Ihr iCloud-Konto zuzugreifen, um Metadaten wie Ihr Konto und Ihre Einstellungen zu speichern.
Derzeit unterstützt es Gmail, Fastmail, iCloud Mail und andere IMAP-E-Mails. Es funktioniert jedoch nicht bei mehreren E-Mails gleichzeitig.
Reinfuchs
Wussten Sie, dass Sie Ihren CO2-Fußabdruck reduzieren können, indem Sie sich von einem Newsletter abmelden? Das ist richtig. Reinfuchs ist eine App, die sicherstellt, dass Sie keine Newsletter und andere E-Mails erhalten, die Sie nicht mehr möchten.
Auf diese Weise werden die CO2-Emissionen reduziert, die durch die Marketing-E-Mail verursacht werden, die Sie niemals geöffnet hätten. Es bereinigt nicht nur alte und unwichtige E-Mails aus Ihrem Posteingang. Dieses Tool sorgt auch dafür, dass Sie von nun an weniger E-Mails ähnlicher Kategorien erhalten.
Wenn Sie sich Sorgen darüber machen, wie Cleanfox Ihre Daten verarbeitet, sollten Sie Folgendes wissen. Sein Algorithmus kann E-Mails verarbeiten, die unter die Kategorie Bestellbestätigungen und Retouren sowie Newsletter fallen.
Abgesehen davon, dass Sie wissen, wie Sie Ihren Gmail-Posteingang bereinigen, sollten Sie wissen, wie das Tool mit Ihren Daten umgeht. Die Plattform ist DSGVO-konform und verkauft keine Nutzerdaten für Werbung oder Profiling. Es verkauft jedoch die zusammengestellten Informationen zu statistischen Zwecken, um den Dienst für die Benutzer kostenlos zu halten.
AbonnementZero
Benutzer, die alle ihre Newsletter in Form einer umfassenden Zusammenfassung anzeigen möchten, sollten verwenden AbonnementZero. Dieses webbasierte Tool kann für alle Microsoft- und Google-Konten wie Gmail (kostenlos und Google Workspace), Outlook.com, Office 365, Hotmail und MSN verwendet werden.
Es erspart Ihnen das Durchsuchen eines Postfachs voller Newsletter und kalter E-Mails von Marketingunternehmen. Während viele Anbieter von E-Mail-Bereinigungsdiensten Zugriff auf Ihr Postfach wünschen, tut dieses Tool dies nicht.
Es fungiert als Online-Reader, in dem Sie Ihre Newsletter lesen, archivieren und markieren können. Außerdem können Sie damit bestehende Newsletter an eine bestimmte E-Mail-Adresse weiterleiten.
Mit SubscriptionZero können Sie jeden Newsletter abonnieren, ohne Ihre E-Mail-Adresse mit anderen zu teilen. So können Sie Ihre E-Mail-Adresse vor dem Zugriff durch Dritte schützen. Außerdem blockiert die App automatisch die Newsletter, die Sie trotz Abmeldung weiterhin erhalten.
Lass mich alleine
Wenn Sie sich fragen, wie Sie Ihren Google Mail-Posteingang bereinigen können, versuchen Sie diese App mit dem Namen Lass mich alleine. Dies ist eine leistungsstarke E-Mail-Abmelde-App, die mit einem erstklassigen Service ausgestattet ist. Es priorisiert den Datenschutz der Benutzer, sodass Sie Ihre Sorgen hinter sich lassen können.
Mit diesem Tool können Benutzer alle Abonnement-E-Mails an derselben Stelle abrufen und diejenigen auswählen, die sie abbestellen möchten. Nachdem er die unerwünschten E-Mails entfernt hat, fasst er die verbleibenden Newsletter-E-Mails zu einem Digest zusammen und stellt sie Ihnen je nach Wahl täglich oder wöchentlich zu.
Darüber hinaus filtert es Cold- und Spam-E-Mails heraus und lässt nur E-Mails von vertrauenswürdigen Absendern in Ihren Posteingang gelangen. Sie können diese Plattform verwenden, um Newsletter auf E-Mail-Clients wie Gmail, Yahoo, Outlook, AOL, iCloud, Fastmail und anderen IMAP-E-Mails abzubestellen.
Dieses einfach zu navigierende Tool steht nicht nur einzelnen Benutzern zur Verfügung. Auch große Teams können damit einen aufgeräumten Posteingang erreichen. Es verfügt über einen Nicht-Stören-Modus, mit dem Posteingänge E-Mails empfangen können, wenn Sie sich außerhalb des Fokuszeitbereichs befinden.
Abbestellen
Sind Sie es leid, kalte E-Mails aus Ihrem Posteingang zu löschen? Abbestellen können Sie Ihren E-Mail-Posteingang sofort bereinigen. Alles, was Sie tun müssen, ist, dieses Tool mit Ihrem E-Mail-Konto zu verbinden, und es findet alle Ihre Abonnements. Dann können Sie die unnötigen auf einen Schlag abbestellen.
Darüber hinaus identifiziert es die E-Mails, die Sie aus Ihrem Posteingang entfernen und ins Archiv legen sollten. Nachdem Sie ein Nicken von Ihnen erhalten haben, werden sie automatisch bereinigt und Ihre wichtigen Threads bleiben oben.
Diese Plattform behauptet, keine Benutzerdaten an Dritte oder Marketingagenturen zu verkaufen. So können Sie sich keine Sorgen um die Sicherheit und den Schutz Ihrer Daten machen.
Fazit
Unabhängig davon, ob Sie E-Mails aus persönlichen oder beruflichen Gründen verwenden, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass aufgrund von Werbe-E-Mails ein unordentlicher Posteingang entsteht. Manche Menschen können produktiv bleiben, während ihre Posteingänge voller ungelesener E-Mails sind, während andere Schwierigkeiten haben, mit überfüllten Posteingängen bei Verstand zu bleiben.
Aus diesem Grund möchten die Leute oft wissen, wie sie ihren Gmail-Posteingang bereinigen können. Da Sie nun wissen, wie Sie E-Mails mit verschiedenen manuellen und automatisierten Methoden bereinigen, sollte dies kein Problem darstellen.
Um Spam-E-Mails von Ihrem Posteingang fernzuhalten, sollten Sie Tools zum Filtern und Schutz von E-Mail-Spam ausprobieren.