Unabhängig davon, ob Sie ein Freiberufler sind, der für mehrere Unternehmen arbeitet, oder ein Unternehmen, das seinen Kunden einen Kreditrahmen gewähren möchte, benötigen Sie eine Rechnung. Das Erstellen einer benutzerdefinierten Rechnung in Excel ist nicht schwierig. Sie sind bereit, Ihre Rechnung einzureichen und erhalten Zahlungen in kürzester Zeit.
Verwenden einer Rechnungsvorlage
Das Erstellen einer einfachen Rechnung in Excel ist relativ einfach. Erstellen Sie ein paar Tabellen, legen Sie ein paar Regeln fest, fügen Sie ein paar Informationen hinzu und schon kann es losgehen. Alternativ gibt es viele Websites, die bieten kostenlose Rechnungsvorlagen von echten Buchhaltern erstellt. Sie können diese stattdessen verwenden oder sogar eine herunterladen, um sie als Inspiration für Ihre eigenen zu verwenden.
Excel bietet auch eine eigene Bibliothek mit Rechnungsvorlagen, die Sie verwenden können. Um auf diese Vorlagen zuzugreifen, öffnen Sie Excel und klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“.
Wählen Sie hier „Neu“ und geben Sie „Rechnung“ in die Suchleiste ein.
Drücken Sie die Eingabetaste und eine Sammlung von Rechnungsvorlagen wird angezeigt.
Durchsuchen Sie die verfügbaren Vorlagen, um eine zu finden, die Ihnen gefällt.
Erstellen einer einfachen Rechnung in Excel von Grund auf neu
Um eine einfache Rechnung in Excel zu erstellen, müssen wir zunächst verstehen, welche Informationen erforderlich sind. Der Einfachheit halber erstellen wir eine Rechnung nur mit den Informationen, die für den Zahlungseingang erforderlich sind. Das brauchen wir:
Angaben zum Verkäufer
Name
Die Anschrift
Telefonnummer
Käuferinformationen
Name der Firma
Die Anschrift
Rechnungsdatum
Rechnungsnummer
Artikelbeschreibung (der verkauften Dienstleistung oder des Produkts)
Artikelpreis (des einzelnen Produkts oder der Dienstleistung)
Fälliger Gesamtbetrag
Zahlungsart
Lass uns anfangen.
Öffnen Sie zunächst eine leere Excel-Tabelle. Das erste, was wir tun möchten, ist, die Gitternetzlinien loszuwerden, damit wir ein sauberes Excel-Blatt zum Arbeiten haben. Gehen Sie dazu zur Registerkarte „Ansicht“ und deaktivieren Sie „Gitterlinien“ in „Anzeigen“. “ Sektion.
Lassen Sie uns nun die Größe einiger Spalten und Zeilen ändern. Dies gibt uns zusätzlichen Platz für einige der längeren Informationen wie Artikelbeschreibungen. Um die Größe einer Zeile oder Spalte zu ändern, klicken und ziehen.
Standardmäßig sind Zeilen auf eine Höhe von 20 Pixeln und Spalten auf eine Breite von 64 Pixeln eingestellt. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Zeilen und Spalten so einzurichten, dass sie eine optimierte Einrichtung haben.
Reihen:
Zeile 1: 45 Pixel
Säulen:
Spalte A: 385 Pixel
Spalte B: 175 Pixel
Spalte C: 125 Pixel
Zeile 1 enthält Ihren Namen und das Wort „Rechnung“. Wir möchten, dass diese Informationen für den Empfänger sofort sichtbar sind. Daher geben wir etwas mehr Platz, um die Schriftgröße dieser Informationen zu erhöhen, um sicherzustellen, dass sie die Aufmerksamkeit des Empfängers auf sich ziehen.
Spalte A enthält die meisten wichtigen (und möglicherweise langen) Informationen in der Rechnung. Dazu gehören Käufer- und Verkäuferinformationen, Artikelbeschreibung und Zahlungsmethode. Spalte B enthält die spezifischen Daten der aufgelisteten Elemente, sodass sie nicht so viel Platz benötigt. Schließlich enthält Spalte C die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, den Einzelpreis jedes aufgelisteten Artikels und den fälligen Gesamtbetrag. Diese Informationen sind auch von kurzer Länge, sodass sie nicht viel Platz benötigen.
Passen Sie Ihre Zeilen und Zellen an die vorgeschlagenen Spezifikationen an, und fangen Sie an, unsere Informationen einzugeben!
Geben Sie in Spalte A, Zeile 1 Ihren Namen ein. Geben Sie ihm eine größere Schriftgröße (ca. 18pt) und fetten Sie den Text, damit er hervorsticht.
Geben Sie in Spalte B, Zeile 1 „Rechnung“ ein, damit sofort klar wird, um welches Dokument es sich handelt. Wir empfehlen eine 28pt-Schriftart mit Großbuchstaben. Fühlen Sie sich frei, ihm eine hellere Farbe zu geben, wenn Sie möchten.
In Spalte A, Zeilen 4, 5 und 6 geben wir unsere Adresse und Telefonnummer ein.
Geben Sie in Spalte B, Zeilen 4 und 5, „DATUM:“ und „RECHNUNG:“ mit Fettdruck ein und richten Sie den Text rechts aus. In Spalte C, Zeilen 4 und 5, geben Sie das tatsächliche Datum und die Rechnungsnummer ein.
Als letzten Teil der grundlegenden Informationen tragen wir schließlich in Spalte A, Zeile 8 den Text „Rechnung an:“ (fett gedruckt) ein. Darunter tragen wir in den Zeilen 9, 10 und 11 den Empfänger ein Information.
Jetzt müssen wir eine Tabelle erstellen, um unsere Artikel, Erfüllungstermine und spezifischen Beträge aufzulisten. So richten wir es ein:
Zuerst führen wir Spalte A und B in Zeile 14 zusammen. Dies dient als Überschrift für unsere aufgelisteten Artikel (Spalte A, Zeilen 15-30) und unsere Erfüllungsdaten (Spalte B, Zeilen 15-30). Nachdem Sie Spalte A und B in Zeile 14 zusammengeführt haben, geben Sie der Zelle einen Rahmen. Sie können dies tun, indem Sie zum Abschnitt „Schriftart“ der Registerkarte „Startseite“ gehen, das Rahmensymbol auswählen und den gewünschten Rahmentyp auswählen. Im Moment verwenden wir „Alle Grenzen“.
Machen Sie dasselbe für Zelle C14. Fühlen Sie sich frei, Ihre Zellen zu beschatten, wenn Sie möchten. Wir machen ein Hellgrau. Um Ihre Zellen mit einer Farbe zu füllen, wählen Sie die Zellen aus, wählen Sie den Pfeil neben dem Symbol „Füllfarbe“ im Abschnitt „Schriftart“ der Registerkarte „Startseite“ und wählen Sie Ihre Farbe aus dem Dropdown-Menü aus.
Geben Sie in die erste markierte Zelle „BESCHREIBUNG“ ein und richten Sie den Text in der Mitte aus. Geben Sie für C14 „AMOUNT“ mit zentrierter Ausrichtung ein. Fette den Text für beide. Jetzt haben Sie Ihre Tabellenüberschrift.
Wir möchten sicherstellen, dass wir eine Tabelle haben, die groß genug ist, um alle unsere Artikel aufzulisten. In diesem Beispiel verwenden wir sechzehn Zeilen. Gib oder nimm so viel wie du brauchst.
Gehen Sie zum unteren Rand Ihrer Tabelle und geben Sie den ersten beiden Zellen in der Zeile einen unteren Rand.
Markieren Sie nun die Zellen C15-29 und ordnen Sie ihnen alle linken und rechten Ränder zu.
Wählen Sie nun Zelle C30 aus und geben Sie ihr einen linken, rechten und unteren Rand ein. Schließlich fügen wir unserer Tabelle einen Abschnitt „Gesamtsumme“ hinzu. Markieren Sie Zelle C31 und rahmen Sie die gesamte Zelle ein. Sie können ihm auch einen Farbton geben, damit er sich abhebt. Achten Sie darauf, es in der Zelle daneben mit „TOTAL“ zu beschriften.
Das vervollständigt das Gestell unseres Tisches. Lassen Sie uns nun einige Regeln festlegen und eine Formel hinzufügen, um es abzuschließen.
Wir wissen, dass unsere Erfüllungsdaten in Spalte B, Zeilen 15-30, stehen. Fahren Sie fort und wählen Sie diese Zellen aus. Wenn alle ausgewählt sind, klicken Sie auf das Feld „Zahl formatieren“ im Abschnitt „Zahl“ der Registerkarte „Startseite“.
Nach der Auswahl wird ein Dropdown-Menü angezeigt. Wählen Sie die Option „Kurzes Datum“. Wenn Sie nun eine Zahl wie 12/26 in eine dieser Zellen eingeben, wird sie automatisch auf die Kurzdatumsversion umformatiert.
Wenn Sie die Zellen C15-30 markieren, in die unser Artikelbetrag gehen wird, und die Option „Währung“ auswählen und dann einen Betrag in diese Zellen eingeben, wird er neu formatiert, um diesen Betrag widerzuspiegeln.
Um alle Einzelbeträge automatisch hinzuzufügen und in der von uns erstellten Zelle „Summe“ widerzuspiegeln, wählen Sie die Zelle (in diesem Beispiel C31) aus und geben Sie die folgende Formel ein:
=SUM(C15:C30)
Wenn Sie nun eine Zahl in die einzelnen Betragszellen eingeben (oder entfernen), wird sie automatisch in der Summenzelle angezeigt.
Dies wird die Dinge für Sie auf lange Sicht effizienter machen.
Geben Sie im nächsten Schritt den Text „Zahlungsmethode:“ in A34 ein.
Die Informationen, die Sie daneben platzieren, sind zwischen Ihnen und dem Empfänger. Die gängigsten Zahlungsarten sind Bargeld, Scheck und Überweisung. Manchmal werden Sie möglicherweise aufgefordert, eine Zahlungsanweisung anzunehmen. Einige Unternehmen ziehen es sogar vor, eine direkte Einzahlung zu tätigen oder PayPal zu verwenden.
Jetzt für den letzten Schliff vergessen Sie nicht, Ihrem Kunden oder Kunden zu danken!
Beginnen Sie damit, Ihre Rechnung zu versenden und Ihr Geld einzuziehen!