Beste Tools für die Zusammenarbeit an Dokumenten für Remote-Teams [Notion + 8 Alternatives]

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Eine plötzliche Verlagerung hin zur Arbeit von zu Hause aus hat Online-Dokumente für die Teamzusammenarbeit zu einer neuen Normalität gemacht. Online-Teamkollaborationen haben es ermöglicht, an einem Teamprojekt zu arbeiten, ohne dass physische Nähe erforderlich ist.

Teamarbeit ist der Schlüssel zur effektiven Durchführung großer Projekte, aber früher war es für eine effiziente Zusammenarbeit erforderlich, dass Teammitglieder physisch am Arbeitsplatz anwesend waren. Eine plötzliche Zunahme von Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten, hat die Branche dazu gezwungen, ihre Wege zu ändern und nach Alternativen wie Online-Dokumenten für die Teamzusammenarbeit zu suchen.

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an einem Teamprojekt und Ihr Team arbeitet hart daran, die Deadline einzuhalten. Ein Teammitglied kann aufgrund eines persönlichen Problems nicht zur Arbeit kommen. Das Projekt wird sich höchstwahrscheinlich verzögern, es sei denn, Ihr Team verwendet Software für die Dokumentenzusammenarbeit. Sie können das abwesende Teammitglied zu einer Software für die Dokumentenzusammenarbeit einladen, und das Projekt wird im gewohnten Tempo fortgesetzt.

Sehen wir uns einige der besten Online-Dokumente für die Zusammenarbeit im Team und ihre Vorteile an.

Montag

Adjektive wie eintönig, langweilig, langweilig oder ermüdend tauchen auf, wenn Leute an Montage denken, aber Montag zielt darauf ab, die gesamte Vorstellung zu ändern. Monday ist maßgeschneidert für die Bedürfnisse von Mitarbeitern, die an einem Teamprojekt arbeiten. Teams können personalisierte Workflows erstellen, und Monday passt sich intelligent an die Bedürfnisse des Teams an.

Monday ist perfekt für Unternehmen jeder Größe und bietet eine Fülle von Funktionen.

  • Gibt Ihnen die Flexibilität, den Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt jedes Mitglieds zu verfolgen. Diese Funktion eliminiert den Mangel an Klarheit über die Arbeitsbelastung während der Arbeit an einem Online-Projekt.
  • Ihre Benutzeroberfläche ist sauber und lässt Sie durch ihr intuitives und benutzerfreundliches Layout das Gesamtbild visualisieren.
  • Markieren Sie Teammitglieder mit @, was die Kommunikation erheblich erleichtert. Teammitglieder müssen nicht mehr für die geringsten Bedürfnisse über lange E-Mails kommunizieren.
  • Integrieren Sie alle Anwendungen unter einem Dach, um es zu einer zentralen Anlaufstelle für Teamprojekte zu machen. Mit Monday können Sie Dateien von Google Drive, Dropbox und mehr importieren.
  • Nicht auf eine einzige Plattform beschränkt; Stattdessen stellt die Plattform sicher, dass Sie auf allen wichtigen Plattformen Zugriff auf Ihr Projekt haben. Derzeit ist Monday im Web, auf Android, iPhones und iPads verfügbar.

ClickUp

ClickUp ist eine All-in-One-Anwendung, die darauf abzielt, Team-Collaboration-Projekte mit ihrem spezialisierten Funktionsumfang zu vereinfachen. Seine vollständig anpassbaren und einzigartigen Funktionen machen es zu einem Muss für Unternehmen jeder Größe. Mit ClickUp können Sie ganz einfach Gruppenaufgaben, Dokumente, Erinnerungen, Ziele, Kalender und mehr verwalten.

Sie erhalten auch eine Messaging-Funktion, mit der Sie Einzel- oder Gruppennachrichten auf derselben Plattform senden können.

Einige Vorteile der Nutzung dieser Plattform sind:

  • Sie erhalten acht verschiedene Ansichtsoptionen zum Verwalten von Teamzusammenarbeitsprojekten.
  • Es gibt Zeiten, in denen ein Teammitglied gleichzeitig an mehreren Projekten arbeitet. Mit ClickUp können Sie benutzerdefinierte bearbeitbare Status für jedes einzelne Projekt erstellen.
  • Es ist ein perfektes Tool für Administratoren, da sie mehreren Mitgliedern gleichzeitig Aufgaben zuweisen können. Administratoren können jede zugewiesene Aufgabe mithilfe der Tabellenansicht und der Multitasking-Funktion verfolgen.
  • ClickUp verwendet die SCRUM-Methodik, um informative und dennoch unkomplizierte Einblicke in verschiedene Parameter auf der gesamten Plattform zu bieten.
  • Die Integrationen von Drittanbietern sind nahtlos und die Plattform ermöglicht es Ihnen, Dateien aus allen gängigen Anwendungen einzufügen.

Probieren Sie ClickUp aus, um zu sehen, wie es hilft.

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Dokument360

Dokument360 ist eine Plattform, auf der Teams wichtige Informationen an einem Ort erfassen und speichern können. Es bietet alles, was Sie von einem Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten benötigen: einfaches Teilen, Workflow, Versionsverlauf, Kommentieren, Taggen, Überprüfungserinnerungen usw.

Es bietet eine problemlose Benutzeroberfläche, die es einfach macht, Inhalte zur Überprüfung zu erstellen und zu verteilen. Es verfügt über eine integrierte Suchfunktion, sodass Ihre Benutzer schnell die Informationen finden können, nach denen sie in der Dokumentation suchen.

Erstellen und verwalten Sie Ihre Artikel mit leistungsstarken, sofort einsatzbereiten Dokumentationsfunktionen wie:

  • Erstellen Sie Anleitungen, Standardarbeitsanweisungen, Mitarbeiterhandbücher, Referenzdokumente, Systemdokumente und Versionshinweise.
  • Document360 verfügt über Rich-Text-Editoren wie WYSIWYG- und Markdown-Editoren. Darüber hinaus werden mehrere Versionen und Artikelkommentierungen unterstützt, um intern mit Ihren Teammitgliedern zusammenzuarbeiten.
  • Der Kategorie-Manager hilft Ihnen dabei, Kategorien und Unterkategorien zu erstellen, vergleichbare Dateien zu gruppieren und eine gut strukturierte Hierarchie all Ihrer Informationen aufzubauen.
  • Inhalte werden automatisch gespeichert, und Sie können jederzeit die vorherige Version der gelöschten Inhalte wiederherstellen.
  • Mit Document360 können Sie Ihren Benutzern zahlreiche Rollen zuweisen, sodass Sie steuern können, wer Zugriff auf welche Inhalte hat.
  • Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern oder Kunden den einfachen Zugriff auf Ihre Dokumentation mit nahtloser Anmeldung.

Document360 lässt sich mit einer Vielzahl unterschiedlicher Softwareanwendungen verbinden, darunter Microsoft Teams, Slack, Chrome, Zapier und Integrately, um eine nahtlose Teamzusammenarbeit zu ermöglichen.

Zoho-Autor

Zoho ist ein weiteres Cloud-basiertes Textverarbeitungstool mit zahlreichen Funktionen, das Ihre Dokumente in Echtzeit synchronisiert. Zoho stellt sicher, dass Ihre MS Word-Dokumente ohne Formatierungsfehler in die Plattform importiert werden. Mit Zoho können Sie auch an Teamprojekten zusammenarbeiten, indem Sie die Echtzeit-Sharing-Funktionen verwenden. Wenn Sie Ihre Dokumente mit anderen Teammitgliedern teilen, können Sie deren Cursorbewegungen und die von ihnen vorgenommenen Änderungen sehen.

Zu den Vorteilen der Verwendung von Zoho Writer gehören:

  • Die Cloud-basierte Natur von Zoho macht die Zusammenarbeit im Team effizient und schnell.
  • Die Dokumente, die Sie in Zoho erstellen, belegen keinen lokalen Systemspeicher und werden stattdessen in der Cloud gespeichert.
  • Die Echtzeit-Synchronisierungsfunktion stellt sicher, dass Ihre Dokumente im Falle eines Unglücks niemals manipuliert werden.
  • Zoho verfügt über eine frische Benutzeroberfläche mit einfacher Navigation zu allen wichtigen Textverarbeitungsoptionen.
  • Administratoren können die Zugriffsrechte jedes Mitglieds in einem Teamprojekt steuern und auch Berechtigungen für bestimmte Funktionen erteilen.

Dropbox-Papier

Dropbox Paper ist ein Online-Dokument für die Zusammenarbeit im Team, das vom Technologiegiganten Dropbox selbst stammt. Es versteht sich von selbst, dass Dropbox Paper viel mehr Vorteile bietet, wenn Ihr Team zum Speichern von Dateien weitgehend auf Dropbox angewiesen ist. Teams können Dokumente einfach organisieren, Aufgaben zuweisen, systematische Workflows erstellen und an Projekten zusammenarbeiten.

Darüber hinaus vereinfachen die Aufgabenverwaltungstools in Dropbox Paper Funktionen, die sonst in einem Online-Szenario kompliziert würden. Auf der Plattform können Sie andere Gruppenmitglieder erwähnen, anderen Aufgaben zuweisen und Ihre Aufgaben effizient verwalten. Einige aufregende Funktionen dieser Plattform sind:

  • Sie können auf Dropbox Paper eine Vielzahl von Multimedia-Inhalten austauschen, z. B. YouTube-Links, GIFs, Pinterest-Boards, Standorte auf Google Maps, Audio von SoundCloud und vieles mehr.
  • Paper unterstützt eingebettete Vorschauen von Inversions- und Skizzendateien. Außerdem können Sie Ihre Dokumente in PPTs konvertieren, ohne eine Drittanbieteranwendung zu verwenden.
  • Sie können eine Vorlage für Ihr Projekt aus der umfangreichen Vorlagenbibliothek auf Dropbox Paper auswählen. Es gibt zahlreiche Vorlagen für Brainstorming, Produkteinführungen, Produktspezifikationen, Fehlerverfolgungsprojekte und mehr.
  • Dropbox Paper bietet die Option, Ihren Kalender mit der Plattform zu verbinden. Ihr gesamter Arbeitsplan wird mit der Plattform synchronisiert. Paper passt sich dann selbst an und bietet Zugriff auf Tagesordnungen, Hintergrunddokumente, Aufgabenzuweisungen und Besprechungsereignisse direkt über die Anwendung.
  • Die mobile Anwendung bietet Ihnen die Möglichkeit, Bilder mit der Kamera aufzunehmen und Feedback zu geben.
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Google Dokumente

Google Docs ist eine Textverarbeitungssoftware von Google, die einen anderen Ansatz zur Textverarbeitung verwendet. Die meisten Textverarbeitungsprogramme wie Word und Open Office blieben Offline-Tools, die lokale Programme waren, die auf einem PC gespeichert waren. Auf der anderen Seite ist Google Docs ein Cloud-basiertes Textverarbeitungsprogramm, das eine Online-Verbindung benötigt, um ausgeführt zu werden.

Die Entscheidung für den Online-Weg eröffnet eine neue Welt der Innovationen für eine Textverarbeitung wie die Zusammenarbeit im Team. Mit Docs können Sie ein Dokument mit anderen Mitgliedern teilen, was es zu einer Einstiegsplattform für die grundlegende Teamzusammenarbeit macht. Bitte beachten Sie, dass Docs hauptsächlich ein Textverarbeitungsprogramm ist und Sie keine maßgeschneiderten Funktionen wie andere Auflistungen in dem Artikel erhalten. Trotzdem ist Docs immer noch eine großartige Option für die Zusammenarbeit im Team, vor allem, wenn Sie es als primäres Textverarbeitungsprogramm verwenden.

Einige Vorteile der Verwendung von Google Docs:

  • Google Docs sendet eine Benachrichtigung als E-Mail, wenn ein Dokument für Sie freigegeben wird.
  • Mitglieder müssen sich nicht anmelden, insbesondere nicht für Docs; Ein Google-Konto reicht aus, um die Plattform zu nutzen.
  • Sie können die letzten Überarbeitungen eines Dokuments und die Mitglieder anzeigen, die die Änderungen vorgenommen haben.
  • Sie können alle wichtigen Formate von Word-Dokumenten nahtlos in Docs importieren.
  • Die Echtzeit-Synchronisierungsfunktion stellt sicher, dass Sie während einer Netzwerkunterbrechung niemals Daten verlieren.

Wenn Sie Google Workspace letztendlich für Ihr Unternehmen verwenden, sollten Sie diese Software ausprobieren, um E-Mail in einen leistungsstarken Helpdesk zu verwandeln.

Bisschen

Bisschen ist kein gewöhnliches Textverarbeitungsprogramm; Stattdessen richtet es sich hauptsächlich an Team-Collaboration-Projekte. Mit leistungsstarken Verwaltungstools auf Bit können Sie schnell dynamische Notizen, Dokumente, Wikis, Wissensdatenbanken, Projekte, Kundenleistungen, technische Dokumente und mehr erstellen. Darüber hinaus können Sie separate Arbeitsbereiche für alle Ihre Projekte erstellen.

Die Zusammenarbeit auf Bit ist effizient und hilft Ihnen, die Transparenz zwischen verschiedenen Teammitgliedern aufrechtzuerhalten.

Einige Vorteile der Verwendung von Bit:

  • Mit der Workspace-Funktion von Bit kannst du deine Projekte, Kunden und Teams organisieren. Sie können Dokumente auch zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen verschieben, wodurch das lästige mehrmalige Hochladen derselben Datei entfällt.
  • Die Erwähnungsfunktion mit „@“ ist ein großer Effizienz-Booster bei der Arbeit in Teamkollaborationen.
  • Bit wird mit einem minimalistischen und dennoch innovativen Editor geliefert, mit dem Sie mühelos Dokumente erstellen können. Die Effizienz wird durch die Kopplung des Editors und der Echtzeit-Kollaborationsfunktionen weiter gesteigert.
  • Sie können direkt im Editor visuelle Weblinks, Rich Media, Videos, Grafiken, Designs, Einbettungen, Social-Media-Posts, Umfragen und vieles mehr hinzufügen.
  • Bit bietet Ihnen auch die Funktion, das Engagement der von Ihnen freigegebenen Dokumente zu verfolgen. Diese Einblicke sind eine großartige Möglichkeit, Ihre Dokumente zu verbessern und mehr Zugkraft zu erlangen.
  • Sie können alle wichtigen Dateien auf Bit speichern, um die plattformübergreifende Benutzerfreundlichkeit der Lösung zu verbessern.

Zusammenfluss

Zusammenfluss ist ein gemeinsam genutzter Arbeitsbereich, in dem Teams effizient zusammenarbeiten, organisieren und veröffentlichen können. Es ist offen und kooperativ und hilft Ihrem Team, gemeinsam die besten Ergebnisse zu erzielen. Es wird oft schwierig, Änderungen, Kommentare oder Rückmeldungen anderer Teammitglieder nachzuverfolgen, aber diese Plattform behebt das Problem. Sie erhalten eine universelle Suchoption, mit der Sie den gesamten Arbeitsbereich durchsuchen und passende Informationen finden können.

Einige Vorteile der Nutzung dieser Plattform sind:

  • Mit Confluence können Sie Anwendungen aus dem Atlassian Marketplace integrieren. Der Atlassian Marketplace beherbergt mehr als 3.000 Anwendungen, die Sie der Plattform hinzufügen können.
  • Die Plattform ist auf mehreren Plattformen wie Android, iOS und dem Web verfügbar.
  • Es bietet eine erstklassige Jira-Integration direkt in die Plattform.
  • Sie erhalten fantastische Organisationsfunktionen und die universelle Suchoption ist ein wichtiger Dealbreaker.
  • In der Vorlagenbibliothek gibt es viele schöne Vorlagen für Marketing, Produkt, HR und mehr.
  • Sie erhalten eine nahtlose Integration mit beliebten Plattformen wie Trello, Slack, Microsoft Office, Invision, Dropbox, Google Drive und mehr.
  • Confluence-Sites befolgen Datenschutzkontrollen und branchenerprobte Standards der Datenverschlüsselung.
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Microsoft Word

Microsoft Word ist seit geraumer Zeit ein Synonym für Textverarbeitungssoftware. Word war schon immer der Branchenführer bei der Bereitstellung einer vereinfachten und dennoch leistungsstarken Textverarbeitungslösung. Dennoch hat Microsoft die Software durch die Einführung von Team-Collaboration-Funktionen auf eine höhere Stufe gebracht. Die neueste Version von Word bietet zahlreiche Funktionen wie:

  • Sie erhalten die Funktion, Dokumente in Webseiten umzuwandeln, ohne eine Anwendung von Drittanbietern zu verwenden.
  • Sie können ein Dokument ganz einfach mit Teammitgliedern teilen, indem Sie die Echtzeit-Freigabefunktion in Word verwenden.
  • Word wird mit einem eingebauten Übersetzer geliefert, der besonders hilfreich ist, wenn Sie mit Mitgliedern mit unterschiedlichem kulturellem Hintergrund arbeiten.
  • Mit Word können Sie 3D-Modelle direkt zu Ihren Dokumenten hinzufügen.
  • Die Echtzeit-Synchronisierungsfunktion stellt sicher, dass Sie Ihre Dokumente niemals verlieren.
  • Word ist jetzt für Android, iOS, Web und Windows verfügbar und vereinfacht plattformübergreifende Arbeitsabläufe.

Vorstellung

Sie haben damit gerechnet, nicht wahr?

Vorstellung ist die funktionsreichste und benutzerfreundlichste Plattform für die Zusammenarbeit im Team auf dieser Liste. Die Plattform ermöglicht es Unternehmen, ihre Abläufe zu optimieren, um Ziele zu setzen, den Workflow-Status zu verfolgen, Leads zu verwalten und vieles mehr über ein zentrales Tool. Es verfügt über eine Drag-and-Drop-Oberfläche, mit der Sie neue Ideen oder Pläne organisieren, neu anordnen und entwickeln können.

Notion bietet erhebliche Vorteile für die Zusammenarbeit im Team, wie z. B.:

  • Mit Notion können Unternehmen eine Wissensdatenbank für zahlreiche Aufgaben wie Projektrichtlinien, Programmieranweisungen, HR-Workflows und mehr erstellen und pflegen.
  • Die Plattform verfügt über einen integrierten Kalender und Kanban-Boards, mit denen Teammitglieder schnelle Notizen erstellen und ihren Fortschritt verfolgen können.
  • Teammitglieder können für eine bessere Kommunikation und Transparenz Kommentare zu Aufgaben und Projekten hinzufügen.
  • Sie können die API von Notion verwenden, um ihre Systeme mit verschiedenen Anwendungen von Drittanbietern wie Slack, Figma und Invision zu integrieren.
  • Das Erstellen von To-Do-Listen, das Vorbereiten von Besprechungsnotizen und das Erstellen von Wochenagenden wird mit der einheitlichen Plattform extrem einfach.

Sie können Notion auch auf Ihrer benutzerdefinierten Domäne verwenden. Wenn Sie jedoch aus irgendeinem Grund nicht zufrieden sind, können Sie die oben aufgeführte Online-Dokumentationssoftware für die Zusammenarbeit als Notion-Alternative ausprobieren.

Schlussbemerkung 👩‍💻

Online-Teamzusammenarbeit erstellt effizient Projekte und vermeidet dabei die Nachteile herkömmlicher Entwicklung wie Reisezeiten ins Büro und feste Arbeitszeiten. Die Verwendung eines Online-Dokuments ist notwendig, um Ihren Arbeitsablauf zu organisieren, Tagesordnungen festzulegen und vieles mehr.

Plattformen wie Notion, Monday und Paper sind mit ihrem spezialisierten Funktionsumfang speziell auf teambezogene Projekte ausgerichtet. Diese Plattformen sind perfekt für Unternehmen aller Art und Einzelpersonen.

Google Docs, Word und Zoho sind Textverarbeitungssoftware, die Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht. Allerdings verfügen diese Anwendungen nicht über organisatorische Funktionen wie andere Tools auf dieser Liste.

Sehen Sie sich als Nächstes einige der besten Online-Tabellenkalkulationen für Ihr Unternehmen an.