Die 10 besten HOA-Software (Home Owners Association) für Ihre Gemeinde

HOA-Software ist intelligent, um Hausbesitzerverbände, Eigentumswohnungsgemeinschaften und Wohngemeinschaften zu verwalten.

Die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft oder Wohngenossenschaft ist keine leichte Aufgabe. In den meisten Fällen berichten HOA-Manager, Grundstückseigentümer und Vorstandsmitglieder, dass sich Aufgaben häufen, Serviceanfragen offen bleiben und letztendlich die gesamte Gemeinde darunter leidet.

Hier kommt eine HOA-Verwaltungssoftware, die alle Daten, Aufgaben und Serviceanfragen der Wohnungseigentümergemeinschaft digitalisiert. Der Bediener muss nur einige Mausklicks ausführen, um die gesamte Community nur von einem Computer aus zu betreiben.

Lesen Sie weiter, um mehr über die HOA-Verwaltungssoftware und einige beliebte Namen zu erfahren, die Sie sich ansehen sollten.

Was ist eine HOA-Software?

Die HOA-Verwaltungssoftware oder das Tool der Hausbesitzervereinigung ist ein Anwendungspaket, das dazu bestimmt ist, HOA-Verwaltungspersonal, Immobilienverwalter oder HOA-Vorstandsmitglieder zu unterstützen. Mit HOA-Tools können Sie den gesamten Betrieb digitalisieren und kleine bis große Communities von einem Tablet oder Laptop aus verwalten.

Die meisten Anwendungen von Wohnungseigentümergemeinschaften sind ein All-in-One-CRM-Tool. Ein Standard-Tool könnte Folgendes umfassen:

• Online-Vertragsdatenbank
• Website-Ersteller
• Service-Request-Ticket-Generator
• Service-Request-Manager
• HOA-E-Mail
• Live-Gespräch per Chat
• Zahlungs-Gateways
• Veranstaltungsplanung
• Servicefinanzierung
• Benachrichtigungen und Erinnerungen

Eine HOA-Software kann sich entweder auf Vorschriften, Betrieb oder Verwaltung konzentrieren. All-in-One-HOA-Management-Tools erfüllen jedoch fast alle Anforderungen. Somit sind All-in-One-Tools kostengünstiger als HOA-Software mit einzelnen Funktionen.

Hauptmerkmale einer HOA-Software

Es wird für Sie überwältigend sein, vor der Google-Suche zu sitzen und mit der Suche nach HOA-Management-Apps zu beginnen. Die Tools variieren stark mit Features, Funktionalitäten und Servicemodulen. Sie müssen jedoch nach den folgenden Funktionen suchen, bevor Sie in HOA-Software investieren:

Bezahlsystem

Das Zahlungsmodul sollte Online-, Debitkarten-, Kreditkarten-, Scheck- und IVR-basierte Zahlungsmodi ermöglichen. Sobald ein Mitglied seine Beiträge bezahlt hat, sollten solche Zahlungen effizient nachverfolgt, aufgezeichnet und bestätigt werden.

Einwohnerdatenbank

Die Datenbank der Community-Mitglieder ist das Gehirn jeder HOA-Verwaltungsanwendung. Hier hinterlegen Sie alle Informationen zum Mitglied, Bewohner, Eigentümer, Hausverwalter, Mieter, Servicemitarbeiter, Wachpersonal etc.

Es sollte auch einfach zu bedienen sein und nicht so, dass Sie einen MySQL-Datenbankexperten benötigen, um Abfragen durchzuführen, Datensätze zu bearbeiten usw. Es sollte eine grafische Benutzeroberfläche für die Datenbank mit automatischen Feldern geben, in die Sie die Daten einfach eingeben können. Außerdem sollte für den Datenabruf eine einfache Dropdown-Liste zur Auswahl stehen.

Bewohnerportal

Es muss ein Portal geben, auf dem sich Community-Mitglieder bei ihren Profilen anmelden können. Von dort aus können sie ihre Datensätze aktualisieren, die für die HOA-Regeln und -Vorschriften relevant sind.

Sie können auf dem Portal auch Inhalte nur für Mitglieder hosten. Darüber hinaus können Sie Mitgliedern erlauben, per E-Mail, Chat und Foren miteinander zu kommunizieren.

Verfolgung und Berichterstattung über Finanzen

Die Verfolgung des Geldzuflusses und -abflusses ist für jede HOA-Community von entscheidender Bedeutung. Das Tool sollte es Ihnen ermöglichen, separate Felder für Einnahmen und Ausgaben zu erstellen. Darüber hinaus sollte es ein Dashboard aus der Vogelperspektive geben, aus dem Sie sich in Echtzeit einen Überblick über den Kontostand, den Bestandsstatus usw. verschaffen können.

Darüber hinaus benötigen Sie auch ein Ein-Klick-Berichtstool, um monatliche, vierteljährliche und jährliche Berichte zu erstellen und sie aus Gründen der Transparenz online auf der HOA-Website zu veröffentlichen. Solche Finanzberichte helfen Ihnen auch dabei, den Status einer gemeinnützigen Organisation zu erlangen, wenn Sie das HOA-Tool mit einer beliebigen Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen kombinieren.

Kommunikation und Gespräche

Ein separates Kommunikationsmodul sollte über Funktionen wie Push-Benachrichtigungen, E-Mails, SMS, Kontaktverwaltung und sicheren Informationsaustausch verfügen.

Außerdem sollte das Kommunikationsmodul alle Gespräche für zukünftige Prüfungszwecke aufzeichnen.

Veranstaltungsplanung und -verwaltung

Es ist gut, Event-Management- und Planungsfunktionen in Ihrer HOA-Software zu haben. Solche Funktionen helfen Ihnen, Veranstaltungen wie Partys, Feiern usw. organisiert zu verwalten.

Die Vorteile der HOA-Software

• HOA-Verwaltungsanwendungen können alle Dokumentationen, Zahlungen, Serviceanfragen, das Nachverfolgen von Servicetickets, das Versenden von Zahlungserinnerungen, das Verwalten von Finanzbüchern usw. rationalisieren.
• Immobilienverwalter können Teilzeitkräfte als Softwareoperatoren einstellen und das HOA-Betriebsteam reduzieren, um Geld zu sparen.
• Sie können mühelos alle Daten und Dokumente an einem Ort digitalisieren. Sie stehen jederzeit für Audits zur Verfügung.
• Anstatt physische Dokumente hinter Schloss und Riegel zu sichern, speichern Sie Daten innerhalb des HOA-Tools vor Ort oder in der Cloud mit strenger Verschlüsselung.
• Es verbessert die Finanz-, Neben- und Sicherheitsberichterstattung für alle HOA-Vorgänge.
• Die Software kann die Art und Weise, wie Bewohner kommunizieren, revolutionieren. So bleibt jeder über die gesamte Community auf dem Laufenden.

Nachfolgend finden Sie einige beliebte und zuverlässige HOA-Software zur mühelosen Verwaltung Ihrer Wohngemeinschaften:

PayHOA

PayHOA garantiert Ihnen All-in-One-Funktionalitäten und 100 % Online-Verwaltung von HOAs von überall aus. Die Software eignet sich für alle Wohngemeinschaften wie kleine HOA, mittlere HOA, große Wohngemeinschaften und mehrere Wohngemeinschaften.

Das Bewohnervereinsverwaltungstool umfasst separate Module für Finanzen, Finanzverwaltung, Kommunikation, Dokumente und Anträge. Es kommt auch mit den folgenden zusätzlichen Funktionen:

• Erstellen und Hosten von benutzerdefinierten Websites, um Ihre HOA online zu bringen
• Schließfach zum digitalen Scannen von Schecks und Weiterleiten an Verarbeitungszentren
• Ein elektronisches Hauptbuch, das alle über Lockbox verarbeiteten Schecks verfolgt

Das Tool ist für eine 30-tägige Testphase ohne Kreditkarte verfügbar. Wenn Sie die Anwendung zufriedenstellend finden, können Sie je nach den Einheiten, die Sie verwalten müssen, ein Abonnement abschließen. Es hat ein flexibles Abonnementschema für 0 bis 50 Einheiten, 51 – 150 Einheiten und bis zu 301 – 500 Einheiten.

FÜGE HINZU EIN

ADDA ist ein weiteres umfassendes Verwaltungssystem für Wohngemeinschaften, das Abrechnung, Buchhaltung, Kommunikation, Helpdesk und Sicherheit bietet. Sie benötigen drei verschiedene Anzüge von ADDA, um ein All-in-One-HOA-Managementsystem zu entwerfen. Diese Anzüge sind:

• ADDA ERP
• ADDA-Gatekeeper
• ADDA Clubhaus

ADDA bietet auch eine proprietäre mobile App, die Apartment SuperApp, für eine bequeme HOA-Zugänglichkeit für Hausverwalter, Bewohner und Servicepersonal.

Das ADDA ERP ist in erster Linie für Helpdesk, Community-Kommunikation, Buchhaltung, Spesenverwaltung, Zahlungen, Abrechnung, Verwaltungsberichte, HOA-Assets und Bestandsverwaltung vorgesehen.

Auf der anderen Seite ist ADDA Gatekeeper für Besucherverwaltung, Servicepersonalverwaltung, Auszug, Einzug, Fahrzeugverwaltung, Sicherheitsintegration und Notfalldienste.

ADDA Clubhouse ist Ihr bester Freund für die Verwaltung von Community-Freizeitdiensten wie Online-Buchung von Veranstaltungsorten, Verwaltung des Zugangs zu Veranstaltungen und Buchhaltung von Clubhauskonten.

Rentec Direkt

Rentec Direct ist eine Immobilienverwaltungssoftware mit eingebetteten Funktionen für das HOA-Management. Seine wichtigsten Dienstleistungen richten sich an Immobilienverwalter, Vermieter und Mieterüberprüfungen. Ein Standardabonnement für diese HOA-Anwendung bietet Ihnen die folgenden Dienste:

• Eine professionelle Website für die Wohngemeinschaft oder den Mietbedarf
• Full-Service-Buchhaltungssystem einschließlich Banken, Immobilien und Mieter
• Führen Sie eine Hintergrundüberprüfung der Mieter durch, bevor Sie Verträge unterzeichnen
• Online-Zahlungsportal für Mieter
• Cloudbasierte Verwaltung von Immobiliendokumenten

Das Abonnementsystem bietet zwei Produkte. Dies sind Rentec Pro und Rentec PM.

Rentec Pro eignet sich für diejenigen, die ihre Immobilien verwalten. Wenn Sie ein HOA-Vorstandsmitglied sind, können Sie dieses Tool erhalten und einen Bediener zuweisen, der alle Betriebs- und Verwaltungsaufgaben verwaltet.

Im Gegenteil, Rentec PM ist für Immobilienverwalter, die mehrere Immobilieneigentümer und deren Vermögen verwalten. Es enthält alle Funktionen von Rentec Pro und bietet zusätzlich die Eigentümerportal-Mobile-App und Trust Account Management & Reporting Services.

Bauium

Buildium ist eine einheitliche und einfach zu bedienende Property-Management-Plattform. Zu seinen Kernfunktionen gehören die folgenden:

• Geschäftsbetrieb
• Leasing
• Buchhaltung und Zahlungen
• Marketing
• Geschäftsleistung

Abhängig von den Optionen, die Sie oben auswählen, variieren die Funktionen ein wenig. Im Allgemeinen erhalten Sie jedoch die folgenden Funktionen mit dem Essential-Abonnement, das für die HOA-Verwaltung geeignet ist:

• Website der Immobilienverwaltung
• Wartungsanfragen
• 1099 elektronische Einreichung
• Wohnzentrum
• Online-Zahlungen
• Portfolio für Immobilienverwalter
• Mieterscreening

Die HOA-Software ist nicht nur für Wohngemeinschaften. Sie können dieses Tool auch verwenden, wenn Sie Portfolios wie Studentenwohnungen, bezahlbare Wohnungen, Gewerbeimmobilien und Gemeindeverbände verwalten.

Smartwebs

Smartwebs ist ein weiterer trendiger Anbieter von HOA-Verwaltungsanwendungen, der mehrere Lösungen anbietet. So können Sie je nach den Bedürfnissen Ihrer Einwohnervereine zwischen einem Verwaltungstool, einem Buchhaltungstool oder einer All-in-One-Software wählen.

SmartBooks ist die proprietäre HOA-Buchhaltungssoftware von Smartwebs. Es automatisiert zeitaufwändige Aufgaben des Zahlungseinzugs, indem es wiederkehrende Online-Zahlungen, Inkassoabwicklung, Zahlungserinnerungen usw. anbietet. Es umfasst auch ein Lieferantenzahlungssystem.

Das Smartwebs Management Tool bietet alle Standardfunktionen für nichtfinanzielle Operationen für HOAs jeder Größe. Zu seinen Funktionalitäten gehören Verstöße, Architekturen, Arbeitsaufträge, Kommunikation und SmartPortals.

Wenn Sie jedoch möchten, dass eine All-in-One-App alles verwaltet, können Sie die Smartwebs One-Plattform mit dem All-In-One-Abonnement erwerben.

Yardi Brise

Breeze ist ein erfrischend einfaches HOA-Management-Tool von Yardi Systems. Das Tool hat unterschiedliche Funktionen für verschiedene Arten von Immobilienvermögen. Die folgenden Anlageklassen werden von Breeze unterstützt:

• Wohngemeinschaften
• Gewerberäume
• Bezahlbaren Wohnraum
• Self-Storage-Einrichtungen
• Wohngemeinschaften
• Hergestelltes Gehäuse
• PHA

Sie können das Residential Associations-Tool für alle HOA-Operationen und -Verwaltungsanforderungen verwenden. Seine Hauptmerkmale sind:

• Immobilienverwaltung
• Community-Tracking
• Wartung
• Buchhaltung
• Gebührenerhebung
• Abbrechnungsverbindlichkeiten
• Einrichtung und Support
• Add-Ons

Die Software für Wohngemeinschaften ist nur im Breeze Premier-Abonnement enthalten. Es hat eine monatliche Zahlungsrate pro Einheit mit einer monatlichen Mindestzahlungsverpflichtung.

Monatl

Wenn Sie nach HOA-Anwendungen suchen, die in der Branche schnell wachsen, sollte Monthli Ihre erste Wahl sein. Zunächst einmal ist die HOA-Software völlig kostenlos. Wenn Sie die Betriebs- und Verwaltungskosten Ihrer Wohnungsbaugesellschaft sparen möchten, können Sie dieses Tool nutzen.

Es verfügt über einzigartige HOA-Verwaltungsfunktionen, und diese sind:

• Rosters-Modul für das Onboarding von Community-Mitgliedern
• Kommunikation mit Moderationstools und Einstellungen
• Dokumentenmanagement und physisches Postzustellsystem
• Ticketing-Workflow für Serviceanfragen
• Benachrichtigungen und Erinnerungen
• Veranstaltungsplanung und -management

Obwohl das Tool kostenlos ist, bietet es optionale kostenpflichtige Dienste wie Versicherungen, Reparaturanbieter von Drittanbietern usw., um Geld zu verdienen.

Eigentumswohnungssteuerung

Condo Control ist eine weitere einfach zu bedienende HOA-Software, die Vorstandsmitglieder, Hausverwalter und Bewohner unabhängig voneinander verwenden können. Somit sparen HOAs viel Geld für Verwaltungspersonal. Außerdem funktioniert auf Condo Control alles digital und Sie sparen Kosten für Papierdokumente.

Der Condo Control-Anzug verfügt über spezielle Funktionen für verschiedene Immobilienunternehmen wie Eigentumswohnungen und Genossenschaften, HOAs und Gemeinden, Verwaltungsgesellschaften, Sicherheitsmanagement und Gebäudemanagement.

Sie können den Condo Control Core-Plan für Low-Profile-HOAs abonnieren. Holen Sie sich im Gegenteil den Premium-Plan für hochkarätige und große HOAs, die zusätzliche Sicherheit, Concierge, Aufzeichnungen und Kommunikation benötigen.

AppFolio

AppFolio Property Management modernisiert Ihr HOA mit robusten Proptech-Lösungen. Es ermöglicht den Bewohnern, ihre Vereinigung zu verwalten, ohne externes Buchhaltungs- oder Hausverwaltungspersonal einzustellen. Das Tool eignet sich auch für große Gemeindeverbände und gewerbliche Hausverwaltungen.

Die AppFolio HOA-Software verfügt über alle Funktionen, sodass Sie keine andere Software kaufen müssen, um das HOA-Management zu unterstützen. Das Tool kann Kommunikation, Reparaturtickets für Wohnungen, Buchhaltung, Berichterstattung, Leasing, Marketing und Verwaltung handhaben.

Hausmeister Plus

Concierge Plus erleichtert Sicherheitsunternehmen und Immobilienverwaltern das Leben. Diese übersichtliche HOA-Software bietet neue Möglichkeiten, um Wohnungsbewohner und Vorstände glücklich zu machen und gleichzeitig die Produktivität des täglichen HOA-Betriebs zu steigern.

Das Tool ist für verschiedene Immobilien-Assetklassen wie Eigentumswohnungen, Gated Communities, HOAs, Mehrfamilienhäuser und Property Management Companies verfügbar.

Die HOA-Management-App wurde in drei Module unterteilt. Diese sind Verwalten, Kommunizieren und Integrieren. Obwohl das Tool Hunderte von Funktionen anzeigt, ist die Preisgestaltung nicht öffentlich. Sie müssen eine Testversion oder Demo buchen, um ein personalisiertes Angebot zu erhalten.

Fazit

Es gibt unzählige Gründe, in HOA-Software zu investieren. Mit diesen Tools können Sie Hausbesitzer, Bewohner, Vermieter und Hausverwalter effizient miteinander verbinden. Während die Software Ihnen dabei hilft, Ihre Ziele beim Management von Wohngemeinschaften zu erreichen, sparen Sie auch etwas Geld.

Bevor Sie HOA-Software kaufen, sollten Sie sich jedoch die oben genannten Tools ansehen. Dies sind einige der besten Optionen auf dem Markt und bieten Ihnen Standardfunktionen, um eine Wohnungseigentümergemeinschaft bequem zu führen.

Erd- und Bauarbeiten sind zwei herausfordernde Themen, mit denen Hausbesitzerverbände häufig umgehen müssen. Daher möchten Sie vielleicht auch diese CRM-Tools für den Bau und die Software zur Schätzung von Erdarbeiten für zukünftige Renovierungsprojekte ausprobieren.