Die 10 besten Online-Tools zur Softwaredokumentation

Lösen Sie regelmäßig mehrere Zweifel oder Fragen zu Ihrer Online-Software?

Wenn die Antwort JA lautet, haben Sie es möglicherweise mit Benutzern zu tun, die Ihr Produkt noch verstehen und sein volles Potenzial ausschöpfen müssen.

Ständig Fragen zu Ihrer Software zu erhalten, kann viel Support-Bandbreite beanspruchen und daher häufig zum Burnout der Bediener führen. Um Ihrem Support-Team zu helfen, dieses Szenario zu vermeiden, können Sie versuchen, Ihre Online-Softwaredokumentation zu erstellen.

Was ist eine Online-Dokumentation?

Die Online-Dokumentation verhält sich wie ein Handbuch, das den Benutzern hilft, das Produkt zu verstehen, und dessen Funktionen Schritt für Schritt erklärt werden. Es hilft den Benutzern sogar dabei, die Möglichkeiten zu verstehen, wie das Produkt ihnen helfen kann, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Sie können Bilder, Videos, Produkt-GIFs und mehr hinzufügen, um zu zeigen, wie verschiedene Produktfunktionen aktiviert und bedient werden können. Die Online-Dokumentation für Softwarelösungen kann je nach Komplexität des jeweiligen Produkts variieren. Für einige mag sich die Dokumentation wie ein FAQ-Bereich anfühlen, während es für andere wie eine ausführliche Einführung in das Produkt erscheinen mag.

Wie funktioniert die Online-Dokumentation?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie ein Online-Dokumentationstool funktioniert. Hier ist eine kurze Liste, mit der Sie einschätzen können, wie es nach der Implementierung hilfreich sein kann.

• Funktioniert als zentrales Speichersystem: Sie können alle produktbezogenen Informationen sichern und einen zentralen Zugriff für Kunden und Support-Teams schaffen, auf den sie sich beziehen können, wenn sie Zweifel an einer Funktion oder ihrer Funktionsweise haben.
• Spart Zeit und Energie: Wenn Sie ein zentrales Repository mit Produktinformationen erstellen, helfen Sie sowohl Kunden als auch Supportmitarbeitern, Zeit und Energie bei der Suche nach der richtigen Lösung zu sparen. Sie können sogar häufige Burnouts vermeiden und Supportteams dabei unterstützen, sich auf dringende Supportprobleme zu konzentrieren.
• Fördert das Engagement und die Bindung: Software-Dokumentationstools helfen Ihnen auch dabei, Kunden während ihrer gesamten Reise mit der Marke in Kontakt zu halten. Kunden können vermeiden, im Internet nach Antworten rund um das Produkt oder seine Funktionalität zu suchen. Sie kehren zu der von Ihnen entwickelten Ressource zurück und bleiben mit der Marke verbunden. Dies ist eine großartige Möglichkeit, sie mit der Marke zu beschäftigen und sie gleichzeitig zu halten.
• Bietet fundiertes Produktwissen: Von der Einrichtung bis zu allen Funktionen finden Sie diese in der Online-Dokumentation. Sie können sogar herausfinden, wann die neue Version veröffentlicht wurde und wie sie sich von der vorherigen unterscheidet. Es hilft Interessenten bei der Entscheidungsfindung, da es auch Anwendungsfälle und Fallstudien aus verschiedenen Branchen enthält.
• Verbessert das Kundensupporterlebnis: Einer der größten Vorteile der Online-Dokumentation für Ihr Unternehmen ist die Verbesserung des Kundenserviceerlebnisses. Sie können Ihrem Team helfen, Zeit zu sparen und Kunden zu einer Lösung zu leiten, die ihre Fragen beantwortet, ohne in Warteschlangen zu warten oder eine E-Mail zu erwarten.

Wie wählt man die richtige Online-Dokumentationslösung aus?

Das bloße Verständnis der Online-Dokumentation und ihrer Funktionsweise für ein Unternehmen hilft Ihnen nicht bei der Auswahl des besten Tools. Aber die folgende Kriterienliste kann. Hier ist eine kurze Liste der Dinge, die ein Unternehmen bei der Auswahl eines Online-Dokumentationstools beachten muss.

#1. Intuitiver Editor

Ein einfacher, aber funktionsreicher Editor ist ein Muss, wenn Sie nach Tools für die Softwaredokumentation suchen. Verstehen Sie, dass möglicherweise nicht nur eine, sondern viele Personen einen einzelnen Artikel in derselben Ansicht bearbeiten. Daher ist es wichtig, dass jeder sieht, wer welche Änderung am Artikel vornimmt.

#2. Intelligente Suche

Die Suchoption ist ein herausragendes Merkmal für jede Dokumentationsplattform. Nichts ist katastrophaler als ein Besucher, der Ihre Online-Dokumentation nach wenigen Minuten frustriert verlässt, weil er die richtige Information oder das richtige Produkt nicht finden kann, selbst wenn Sie es auf Lager haben. Eine intelligente Suchfunktion spart den Benutzern Zeit und hilft ihnen, schnell Antworten zu finden. Die Suche sollte mit Tags, verwandten Schlüsselwörtern und mehr unterstützt werden.

#3. Eingehende Analysen

Für jedes Unternehmen ist es wichtig, festzustellen, wie seine Online-Dokumentation bei Kunden/Interessenten ankommt. Aus diesem Grund ist es wichtig zu prüfen, ob Ihre Wissensdatenbank-Software Ihnen hilft, die folgenden Metriken zu verfolgen:

• Seitenbesuche
• Meistbesuchte Artikel
• Fehlgeschlagene Suchen
• Feedback-Antworten zu jedem Artikel
• Absprungrate
• Durchschnittliche Zeit, die für Artikel aufgewendet wird
• Neue vs. wiederkehrende Kunden

Die Liste geht weiter. Aber wenn eine der Softwarelösungen diese Metriken anbietet, zögern Sie nicht, die Option in die engere Wahl zu ziehen.

#4. Sicherheit

Die einer Wissensdatenbank hinzugefügten Ressourcen wie Produktinformationen, Videos und Bilder sind für jedes Unternehmen von größter Bedeutung. Daher sollte der Schutz dieser Vermögenswerte eine der Prioritäten bei der Suche nach der besten Online-Dokumentationssoftware für Ihr Unternehmen sein. Hier ist eine Liste mit Fragen, die Sie dem Dienstanbieter stellen können, bevor Sie das Produkt fertigstellen:

• Was ist Ihre Strategie gegen unbefugten Zugriff?
• Verwenden Sie Firewalls oder Zwei-Faktor-Authentifizierung, um die Daten zu schützen?
• Bewahren Sie das Datengeheimnis?

Fragen wie diese helfen Ihnen, Klarheit darüber zu bekommen, wie der Dienstanbieter seinen Benutzern Datensicherheit bietet.

#5. Versionierung

Unterstützt die Plattform Versionierung?

Als Produktunternehmen müssen Sie sicherstellen, dass die Produktentwicklung erfasst und dokumentiert wird. Die Benutzer können Ihr Produkt in verschiedenen Entwicklungsstadien integrieren. Sie müssen möglicherweise die ältere Dokumentation erneut lesen, um eine Produktfunktion besser zu verstehen. Dies ist nicht nur für Endbenutzer nützlich, sondern auch für das Produktentwicklungsteam ein Muss.

Daher sollte die Plattform die Versionierung mit Zeitstempel unterstützen.

#6. Workflow-Management

Ihre Wissensdatenbank muss Ihnen vollständige Zugriffskontrollen für ein erfolgreiches Workflow-Management bieten. Wenn Sie beispielsweise ein Administrator sind, sollten Sie damit Personen Rollen zuweisen können, die zu Schreib- und Bearbeitungszwecken auf die Software zugreifen. Diejenigen, die den Artikel schreiben, müssen eingeschränkten Zugriff erhalten, während diejenigen, die die Artikel bearbeiten, eine andere Kontrolle haben.

#7. Anpassung

Wie wir wissen, dient die Personalisierung der Benutzerzufriedenheit und dem Vertrauen in Ihre Marke. Es gilt auch für Ihre Dokumentationsseite. Wenn ein Benutzer auf Ihrer Dokumentationsseite landet, sollte er sie als Teil Ihrer Marke empfinden. Die Plattform sollte Ihnen die Freiheit geben, Ihre Online-Dokumentationsseite anzupassen, nicht nur mit einem Logo und Favicon, sondern mit einer benutzerdefinierten Domäne, einer benutzerdefinierten URL und Ihrer Dokumentationsseite zu gestalten.

Hier sind einige der effektivsten Online-Dokumentationstools.

Während die Tipps zur Auswahl der Online-Dokumentationssoftware von Vorteil sind, wäre es großartig, wenn Sie einige Optionen hätten, um Ihre Suche nach dem besten Tool der Branche anzukurbeln. In diesem Abschnitt werden die besten Lösungen untersucht, mit denen Sie problemlos eine vollständige Online-Softwaredokumentation erstellen können.

Tauchen wir ein!

Document360®

Document360 bietet Ihnen eine vollständige Online-Dokumentationslösung, die eine einfache Suche, Kategoriemanager, Tag-Management, Artikelvorlagen und mehr umfasst, aber nicht darauf beschränkt ist. Die Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche hilft Ihnen, alle Kategorien und ihre Unterkategorien in der gewünschten Reihenfolge aufzulisten.

Das ist nicht alles. Es kommt mit KI-gestützter Suche, privatem Hosting, Versionierungsfunktionen, Sicherung und Wiederherstellung usw. Der Rich-Editor ist etwas, das Sie sich ansehen müssen. Sie können zwischen einem Markdown- und einem WYSIWYG-Editor wählen.

Es ermöglicht die vollständige Anpassung von Dokumentationsseiten, und Artikelbeschreibungen ermöglichen es Ihnen, den Kern des Artikels hinzuzufügen, was bei der schnellen Suche und SEO hilft. Es unterstützt die Zusammenarbeit auf der nächsten Ebene mit einem Team von Redakteuren, Mitwirkenden und Herausgebern. Sie können auch Benachrichtigungen einrichten, um veraltete Artikel zu entfernen oder zu aktualisieren.

Es lässt sich in eine Vielzahl von Helpdesk-, Chatbot- und CRO-Technologien wie Zendesk, Intercom, Freshdesk, Drift, Zapier, Microsoft Teams, Slack und viele mehr integrieren. Außerdem können Sie mithilfe von JavaScript-Snippets in jede andere Plattform integrieren.

Der Plan beginnt bei 99 $/Monat.

Klickhilfe

Clickhelp, ein Hilfe-Autorentool, hilft Ihnen, Softwaredokumentation problemlos zu erstellen. Diese Cloud-basierte Lösung ist dafür bekannt, dass sie ihren Benutzern hilft, die Zusammenarbeit zwischen dem Dokumentationsteam zu optimieren. Das bedeutet, dass es ihnen hilft, die Änderungen nachzuverfolgen und nach der Bestätigung, wer die Dokumente schreibt und bearbeitet, weitere Verbesserungen vorzunehmen.

Es hilft Ihnen sogar, den Inhalt zu verbessern, indem es detaillierte Einblicke in die Leistung von Artikeln über Berichte bietet. Wer Zweifel an der Datenmigration von Plattformen wie MS Word, HTML, CHM und anderen hat, kann seine Sorgen hinter sich lassen. Clickhelp ist auf die Datenmigration von diesen und anderen Plattformen spezialisiert. Darüber hinaus macht die einfache Benutzeroberfläche die Konfiguration zum Kinderspiel.

Der Plan beginnt bei 55 $/Monat.

Zusammenfluss

Wie andere Online-Dokumentationslösungen hilft Confluence Benutzern beim Erstellen von Softwaredokumenten, die kategorisch organisiert werden können. Dieser Seitenbaum ermöglicht eine erweiterte Suche und hilft Kunden so, relevante Artikel schneller zu finden.

Abgesehen davon können Sie intern mit anderen Teams zusammenarbeiten, um die Korrektheit und Qualität der Inhalte zu optimieren. Um die interne Zusammenarbeit zu optimieren und Content-Assets und Benutzerberechtigungen zu sichern. Auf diese Weise können Sie den Kontozugriff mit Teams teilen, die am Schreib- und Bearbeitungsprozess beteiligt sind.

Der kostenpflichtige Plan beginnt bei 55 $/Monat.

Nuclino

Nuclino ist ein weiteres Softwaredokumentationstool, das Ihr Unternehmen bei der Suche nach der besten Lösung auf dem Markt in Betracht ziehen kann. Dieser Dienstanbieter behauptet, seinen Benutzern zu helfen, Inhalte mit kreativen Assets wie Bildern, Videos und mehr zum Leben zu erwecken. Es unterstützt sogar Funktionen wie das automatische Speichern, mit dem Sie Ihren Inhaltsfortschritt speichern können, während Sie Ihre Softwaredokumentation erstellen.

Darüber hinaus finden Sie Optionen wie die Sofortsuche, die Kunden dabei helfen, relevante Artikel effizient zu finden. Sie werden auch die über 40 Integrationen sehr nützlich finden, da sie Ihre Arbeit rationalisieren und zukünftige Artikel zu Produkt-Updates und Funktions-Upgrades problemlos planen werden.

Der Plan beginnt bei 5 $/Benutzer/Monat.

DocuWare

DocuWare ist beliebt für seine herausragenden Funktionen wie die optische Zeichenerkennung (OCR), die seinen Benutzern hilft, Bildtext in Daten umzuwandeln. Dies hilft ihren Benutzern, relevante Daten schneller hinzuzufügen und sie für ihre Kunden zugänglich zu machen.

Sie können auch Versionen vorhandener Dokumente nachverfolgen. Diese helfen Ihnen dabei, den tatsächlichen Inhalt zu überwachen, der in der ursprünglichen Version veröffentlicht wurde, und die Änderungen, die mit jedem neuen Update im Produkt vorgenommen werden.

Lesen Sie die Dokumente

Read the Docs ist eine Lösung für technische Dokumentation, die das kostenlose Erstellen und Hosten Ihrer Support-Artikel rund um die Software ermöglicht. Das stimmt; Der Dienstanbieter behauptet, seinen Dokumentationsdienst kostenlos anzubieten. Sie können mehrere Versionen Ihrer Dokumente effizient verwalten.

Sie müssen sich auch keine Gedanken über die Zahlung pro Benutzer machen. Sie können beliebig viele Benutzer haben, um Ihre Softwaredokumentation zu verwalten. Der einzige Haken, den das Produkt hat, sind die Anzeigen. Um kostenlos zu laufen, verwenden sie Anzeigen als Quelle, um ihre Operationen zu unterstützen. Benutzer, die sich für die kostenlose Version entscheiden, können auf mehrere Anzeigen stoßen, da ihre Konten nicht werbefrei sind. Aber diejenigen, die es vorziehen, werbefrei zu arbeiten, müssen 5 $/Projekt bezahlen.

GitHub

GitHub ist allgemein bekannt für seine Fähigkeit, Entwicklern dabei zu helfen, ihre Programmiertage in ihren Profilen zu protokollieren. Wenn ein Profil hauptsächlich grün angezeigt wird, bedeutet dies, dass der Entwickler häufig codiert hat und auch seinen Fortschritt aktualisiert. Aber nicht viele wissen, dass dieselbe Plattform auch Dokumentationssoftware anbietet.

Anscheinend bieten sie GitHub-Seiten und sogar eine Wiki-Plattform an, um Ihr zentrales Repository zu erstellen. Wenn Sie es jedoch in Plattformen wie Jekyll integrieren, helfen Ihnen die GitHub-Seiten dabei, problemlos eine vollständige Produktdokumentation zu erstellen. Aber beachten Sie, dass es meistens öffentlich und nicht privat sein wird. Darüber hinaus benötigen Sie gute Entwicklungsfähigkeiten, um die Dokumentation am Laufen zu halten.

Der kostenpflichtige Plan beginnt bei 19 $/Monat.

Whatfix

Whatfix hilft Ihnen, einen vollständigen digitalen Rundgang durch Ihr Produkt zu erstellen. Mit dieser Lösung können Sie auf möglichst interaktive Weise Anleitungen zur Funktionsweise des Produkts geben. Mit der installierten Software können Sie eine vollständige Dokumentation, FAQs und mehr erstellen.

Es bietet auch eine detaillierte Analyseplattform. Es hilft Ihnen zu beurteilen, wie jeder Leser mit jedem Artikel im Repository interagiert, und gibt Ihnen daher mehr Spielraum, um sie für bessere Ergebnisse oder sogar Conversions zu verbessern.

Dropbox-Papier

Wenn Sie dachten, dass Dropbox auf Speichermöglichkeiten beschränkt ist, würden wir sagen, denken Sie noch einmal darüber nach. Ihr Dokumentationstool Dropbox Paper ist als Co-Editing-Tool sehr beliebt. Es verspricht, sowohl Kreation als auch Koordination zusammenzubringen. Es eignet sich perfekt zum Erstellen von Repositories für interne und externe Zwecke.

Interessant ist die Möglichkeit, Bilder, Audiodateien, Videos und andere Arten von Creatives in den Artikeln unterzubringen. Das einzige, was es vielen Leuten schwer macht, sich für dieses Tool zu entscheiden, ist seine begrenzte Ordnerfähigkeit. Außerdem ist es für diejenigen kostenlos, die bereits ein Dropbox-Konto haben. Wenn Sie jedoch ein separates Abonnement wünschen, wird empfohlen, sich mit ihrem Team in Verbindung zu setzen.

HilfeDocs

HelpDocs ist auch eine unserer Top-Picks. Denn genau wie die anderen in dieser Liste bieten Ihnen auch HelpDocs die Möglichkeit, Dokumentationen zu erstellen, sie unter ihren Diensten zu hosten und sogar die Leistung aller von Ihnen erstellten Artikel zu überwachen.

Diese Software bietet auch die Drag-and-Drop-Funktionalität, die Ihnen hilft, die Artikel basierend auf ihrer Wichtigkeit oder Reihenfolge im Produkt zu ordnen. Es hilft Ihnen sogar, einige Artikel im Editor für Autoren oder Produktteams separat zu markieren. Diese Markierungen helfen ihnen, Artikel zu identifizieren, die aktualisiert werden müssen, um die Leistung und das Kundenerlebnis zu verbessern.

Der Plan für dieses Tool beginnt bei 46 $/pro Monat.

Sind Sie bereit, das beste Online-Dokumentationstool auszuwählen?

Befürchten Sie, dass Kunden Ihr Produkt nicht verstehen? Wie wäre es mit der Erstellung einer Softwaredokumentation, die ihnen hilft, ihren Zweck, ihre Funktionalität und ihre Merkmale zu verstehen?

Indem Sie eine vollständige Softwaredokumentation erstellen, können Sie sicherstellen, dass Kunden alle Antworten zu Ihrem Produkt an einem Ort finden. Sie können auch vermeiden, Teams zu unterstützen und Zeit und Energie sparen. Das Erstellen einer Dokumentation von Grund auf kann eine mühsame Aufgabe sein und würde mehr Ressourcen auf Ihrer Seite erfordern. In diesem Fall wäre es großartig, eine Online-Dokumentationssoftware zu verwenden, um Hilfedokumente für Kunden zu erstellen.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir die besten Optionen aufgelistet, um Ihre Reise zur Auswahl des besten Online-Dokumentationstools für Ihr Unternehmen zu starten. Wir hoffen, das hilft!

Sie können sich auch ansehen, wie Sie eine schöne API-Dokumentation erstellen.