Optimieren Sie Ihren SMB-Beschaffungsprozess mit diesen erstklassigen Beschaffungssoftwareanwendungen.
Das Beschaffungsprozessmanagement ist komplex, da es Einkäufe, Inventar, Bestellungen, Rechnungen, Lieferanten, Zahlungen und mehr umfasst. Gleichzeitig ist sie aber entscheidend für den Unternehmenserfolg. Aus diesem Grund müssen Unternehmen diesen Prozess mit Anwendungen automatisieren und verwalten.
Wenn Sie bis zum letzten Moment warten, um Beschaffungssoftware in Ihrem Unternehmen einzusetzen, hat dies manuelle Bearbeitung zur Folge. Daher ist es ratsam, mit der Implementierung dieser Tools zu beginnen, sobald Sie die Reibung ineffizienter manueller Prozesse bemerken.
Lassen Sie uns tief in die Grundlagen der Beschaffungssoftware eintauchen und die besten Tools in diesem Bereich kennenlernen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Beschaffungssoftware?
Beschaffung bedeutet, die Waren und Dienstleistungen zu finden und zu erwerben, die ein Unternehmen benötigt. Beschaffungssoftware bezieht sich daher auf eine Geschäftslösung, die verschiedene Phasen des Beschaffungsprozesses automatisiert.
Ob es um die Analyse von Ausgaben, die Verwaltung von Verträgen oder die Ausführung von Zahlungen geht, solche Tools können Ihnen dabei helfen, die vollständige Kontrolle über jeden Prozessvorgang zu haben. Diese können auch in verschiedene ERP-Plattformen integriert werden, um den Prozess reibungsloser zu gestalten.
Darüber hinaus ermöglichen einige Tools auch allen Mitarbeitern, Aufgaben von einer zentralen Einheit aus mit Pepper-Benutzerberechtigung aufzurufen und auszuführen.
Was machen diese Tools?
Eine Beschaffungssoftwareanwendung kann mehrere Aufgaben erledigen, um den Beschaffungsprozess für Ihr Team mühelos zu gestalten. Mitarbeiter können Einkäufe von überall aus bestellen und mit Teammitgliedern kommunizieren. Hier sind die wichtigsten Aufgaben, die diese Software ausführen kann:
- Erstellen Sie eine Bestellung und prüfen Sie diese
- Automatisieren Sie die Übermittlung von E-Bestellungen
- Erinnern Sie an kürzlich getätigte Bestellungen und Stornierungen
- Senden Sie ausstehende Bestellungen zur weiteren Bearbeitung an das zuständige Personal
- Führen Sie Finanz- und Bestandstransaktionen nach Eingang der Bestellung durch
- Vermeiden Sie kurzfristige Engpässe, indem Sie einen Bestand führen
- Sammeln Sie Daten und analysieren Sie Trends für maximale Rentabilität
- Optimieren Sie den Standardisierungsprozess über verschiedene Plattformen hinweg
Lassen Sie uns nun besprechen, wann Sie Beschaffungssoftware-Tools verwenden.
Wer verwendet Beschaffungssoftware?
Sie benötigen Beschaffungssoftware, wenn Sie das ganze Jahr über Rohstoffe, Computerhardware, Büromaterial usw. in großen Mengen kaufen. Daher jedes Unternehmen, das häufig Lieferungen von Drittanbietern einkauft und das Beschaffungssystem transparent machen möchte.
Sie werden hauptsächlich die folgenden Unternehmen finden, die Beschaffungstools verwenden:
- Hersteller von Konsumgütern und Haushaltsgeräten
- Fahrzeughersteller
- E-Commerce und Einzelhandel
Aber es gibt auch spezialisierte Unternehmen, die diese Software verwenden, und das sind Einkaufsberater oder -agenturen.
Die meisten Marken lagern ihre Beschaffungsvorgänge aus Gründen der Bequemlichkeit und Erschwinglichkeit an diese Agenturen aus. Unternehmen wie Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture usw. sind führend in der Beschaffungsberatung.
Wie hilft Beschaffungssoftware Unternehmen?
#1. Beschaffungsautomatisierung
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist in allen Bereichen offensichtlich, einschließlich der Beschaffung. Sie können den gesamten Beschaffungsvorgang erfolgreich automatisieren, indem Sie eine Beschaffungssoftware verwenden.
Von der Anbieterfindung über die Registrierung, die Produktauswahl bis hin zur Qualitätsprüfung und schließlich der Vertragsunterzeichnung kommt alles unter einer Software.
In den meisten Fällen verarbeitet das Tool automatisch interne Beschaffungsanfragen. Es bedarf lediglich der Genehmigung eines Managers, bevor der Kaufauftrag gesendet wird.
#2. Transparenz im Einkauf
Die Geschäftsbeteiligten wie Manager und CFOs können die Kauftrends von einer zentralen Software aus einsehen. Keine Notwendigkeit, durch Reifen zu springen, um Berichte über Beschaffungen zu erhalten.
Außerdem verfolgt das Tool jeden Schritt bis zum Abschluss des Geschäfts und gewährleistet so eine hohe Unternehmenstransparenz, um Korruption zu vermeiden.
#3. Genehmigungsoptimierung
Solche Tools verfügen über intelligente Algorithmen, um echte Kaufaufträge von Verschwendung zu trennen. Daher erhalten die Genehmigungsmanager meist nur echte Kaufanfragen. Anschließend können Manager Kaufaufträge schnell genehmigen.
#4. Sichtbarkeit der Ausgaben
Das Tool-Dashboard zeigt Ihnen sofort die Gesamtausgaben des Unternehmens für den Einkauf von Verbrauchsmaterialien, wer Ihre Lieferanten sind, wie viel Sie ihnen zahlen und so weiter. Es hilft Ihnen, Projekte zu budgetieren, unnötige Anschaffungen zu sparen usw.
Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl einer Beschaffungssoftware achten sollten
Die meisten Beschaffungstools bieten einen Standardsatz an Funktionalitäten. Stellen Sie jedoch vor dem Kauf sicher, dass sie mindestens die folgenden Funktionen bieten:
- Das Tool sollte mit einem Lieferantenmanagement-Dashboard ausgestattet sein, in dem Sie neue Lieferanten einbinden oder Verträge mit bestehenden überprüfen können.
- Praktisch ist es, wenn die Software auch eine Vendor-Discovery-Funktion bietet.
- Es muss ein Dienstprogramm zum Risikomanagement geben, das unnötige Ausgaben oder falsche Kaufaufträge blockiert.
- Ihr Beschaffungstool muss über eine Prüffunktion verfügen, damit Sie Bestellungen, Lieferantenzahlungen usw. prüfen können.
- Das beste Beschaffungstool bietet auch eine Budgetierungsfunktion, mit der Sie ein monatliches oder vierteljährliches Budget eingeben und die Einkäufe innerhalb dieser Zahl halten können.
- Es sollte auch eine Kommunikationsfunktion geben, die den Softwarebenutzer über neue Kaufaufträge, Rechnungen, fällige Bestellungen usw. benachrichtigt.
- Es ist gut, wenn die App eine mobile Version für Ausgabenverfolgung, Auftragsgenehmigung, Geschäftsabschluss und mehr bietet.
- Zuverlässige Beschaffungssoftware sollte es Ihnen ermöglichen, Unternehmensrichtlinien für den Einkauf festzulegen.
- Schließlich muss das Tool es den Beschaffungsmitarbeitern ermöglichen, benutzerdefinierte Beschaffungsworkflows zu erstellen, wenn der Software Vorlagen für bestimmte Einkaufsszenarien fehlen.
Nachdem Sie nun das Konzept dieses Tools und die Aufgaben kennen, die es ausführen kann, sehen Sie sich die besten Beschaffungssoftwareanwendungen an, die KMU verwenden können.
Precoro
Wenn Sie zu einem kleinen oder mittleren Team gehören, kann Precoro Ihnen durch die Straffung des Kaufprozesses und die Eliminierung manueller Arbeit helfen. So sparen Sie wertvolle Zeit und Geld und können sich auf wichtigere Angelegenheiten konzentrieren.
Diese innovative und blitzschnelle Software kann das Procure-to-Pay-System Ihres Unternehmens für eine bessere Arbeitseffizienz optimieren. Es erledigt effizient die Aufgaben des Einkaufsprozesses wie Anforderung, Bestellung und Abrechnung.
Darüber hinaus verbessert Precoro Ihr Einkaufssystem, indem es Ihren Genehmigungsworkflow verbessert. Workflow-Schritte wie Anfrageprozess, Bestellungen, Genehmigung, Abrechnung und Rechnungsverwaltung können mit diesem Tool elektronisch durchgeführt werden.
Die Anwendung erleichtert auch die Prozesskontrolle, Genehmigung und Spesenanalyse unterwegs erheblich.
Mit dieser zuverlässigen Lösung können Unternehmen regelmäßige Berichte und Datenanalysen erhalten. Die detaillierten und umfassenden Berichte decken alle Flussdiagrammprozesse und Beschaffungsdaten ab.
Außerdem ermöglichen Ihnen diese Berichte, Fehler zu verfolgen und zu beheben, die Berichtsformate für die Beteiligten anzupassen und Daten für die Buchhaltung und Finanzanalyse in Echtzeit zu exportieren.
Kissflow
Möchten Sie den Procure-to-Pay-Prozess kontrollieren, aber mit ausreichender Flexibilität? Kissflow ermöglicht Ihnen dies mit seiner einfachen und anpassbaren Lösung. Für Bestellanforderungen bietet es flüssige Formulare, damit Sie die Bestellanforderungen sammeln, genehmigen und verfolgen können.
Sobald eine Anfrage genehmigt wurde, werden automatisch Bestellungen generiert und Bestellungen ausgegeben. Für das Lieferantenmanagement bietet dieses Tool ein effizientes Portal für die Einarbeitung, Verwaltung und Wartung von Lieferanten.
Wenn Sie diese Anwendung verwenden, wird die Genehmigung von Rechnungen unterwegs möglich. Es unterstützt auch den automatisierten Drei-Wege-Abgleich und prüft Rechnungen mit Verträgen, Bestellungen und Leistungserfassungsblättern.
Kissflow kann auch datengesteuerte und umsetzbare Erkenntnisse zu Einkaufstrends, Ausgaben und Lieferantenleistung generieren. Mit dieser Software können Benutzer auch Sofortberichte erstellen, die anpassbare Parameter enthalten.
Es unterstützt auch die nahtlose Integration mit verschiedenen Tools von Drittanbietern. Beseitigen Sie Redundanzen, indem Sie es mit verschiedenen ERP- und Finanzanwendungen verwenden, darunter Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP und NetSuite. Mit dieser Lösung können Sie auch leistungsstarke Plugins und APIs verwenden.
Team beschaffen
Als KMU ist es an der Zeit, den Beschaffungsprozess mit Team Procure zu vereinfachen. Diese Software kann jedoch auch den Anforderungen von Unternehmen gerecht werden, die sich mit komplexen Beschaffungsvorgängen auf internationaler Ebene befassen.
Diese einzige Cloud-basierte Plattform kann alle Ihre Genehmigungen, Bestellungen und Bestände verarbeiten. Wenn es um Einkaufsanfragen geht, kann die Lösung diese nach Budget, Abteilung und Schweregrad sortieren. Aus diesen Anfragen können Benutzer auch Bestellungen generieren und Lieferpläne überwachen.
Team Procure bietet auch eine Preismatrixfunktion, mit der Unternehmen die Angebote mehrerer Lieferanten verwalten können, die beim niedrigsten Bieter gekauft wurden. Da verschiedene Organisationen unterschiedliche Anforderungen haben, können Organisationen benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows erstellen.
Hier ist das Onboarding der Lieferanten und Anbieter einfach. Außerdem verfügt es über integrierte KPIs für die Leistungsverfolgung. Auch wenn Sie Lager an mehreren Standorten haben, hilft Ihnen dieses Tool dabei, ein integriertes Lagerverwaltungssystem zu haben. Sie können den Service sogar über eine personalisierte API in Ihr bestehendes System integrieren.
BeschaffungExpress
ProcurementExpress ist eine ideale Beschaffungssoftware, die alle damit verbundenen Arbeitsabläufe rationalisieren kann. Es hilft Ihnen auch, langwierige manuelle Prozesse, Papierspuren und mögliche Betrugsfälle zu eliminieren.
Mit seinem innovativen Genehmigungssystem können Sie maximale Ausgaben festlegen und Genehmigungsketten festlegen. Unternehmen können auch verschiedenen Mitarbeitern vordefinierte Genehmigungsstufen zuweisen. Darüber hinaus können Unternehmen alle Schritte einer Genehmigungskette für optimierte Effizienz anpassen und automatisieren.
Die Anwendung ermöglicht es Ihnen, schnelle und genaue Bestellungen basierend auf Ihrer Beziehung zu einzelnen Anbietern zu erstellen. Sie können notwendige Felder und Dropdown-Menüs hinzufügen, um professionelle und kontextbezogene Bestellungen zu erstellen.
Entsprechend der Finanzstruktur Ihres Unternehmens können Sie Kosten verschiedenen Standorten zuordnen, um Mehrausgaben zu vermeiden. Mit der In-App-Berichtsfunktion können Benutzer auch die umfassenden Aufschlüsselungen der Ausgaben analysieren. Darüber hinaus kann die Lösung Budgets für verschiedene Projekte und Abteilungen erstellen.
Prokurieren
Verabschieden Sie sich mit Procurify von Papierprozessen, langsamen Genehmigungen und komplexen Lösungen. Diese proaktive Ausgabenverwaltungssoftware bietet vollständige Transparenz und Kontrolle über die Unternehmensausgaben.
Wenn Sie dieses Tool verwenden, können Sie alle Bestellungen von einem Ort aus genehmigen. Hier können Sie auch die Ausgaben in Echtzeit mit den Budgets vergleichen. Es bietet auch physische und virtuelle Ausgabenkarten für nahtlose Ausgaben.
Procurify unterstützt auch die Erstellung eines Workflows zur Automatisierung und Verfolgung aller Schritte der Kaufreise. Sie können die Kaufberechtigung auch basierend auf Abteilung und Standort festlegen. Die Möglichkeit, alle Bestellungen für einen Lieferanten zu sortieren, ist eine weitere hervorgehobene Funktion dieses Tools.
Die App kann eine Lieferantenleistungsanalyse durchführen, damit Sie fundierte Kauf- und Geschäftsentscheidungen treffen können. Hier können Sie Katalogartikel und -details, einschließlich Bilder, importieren.
Diese Lösung lässt sich direkt in Ihre bevorzugten Geschäftsanwendungen wie Amazon Business, Oracle, Quickbooks und Slack integrieren.
Coupa
Coupa ist eine Plattform, die Ihnen die Transparenz und Ausgabenkontrolle bietet, die Sie für die Verwaltung des Beschaffungsprozesses benötigen. Wenn Sie sich für diese Lösung für Ihr Unternehmen entscheiden, können Sie mit der Leichtigkeit des Verbrauchereinkaufs einkaufen und gleichzeitig Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit sparen.
Die wichtigsten Funktionen dieser Anwendung sind:
- Vereinfachung von Bestellanforderungs- und Bestellprozessen
- Auftragsverfolgung in Echtzeit
- Benachrichtigungen zu ermäßigten Preisen und anderen Vorteilen
- Flexible Formulare zur Eingabe von Daten für SOW-basierte Dienste
- Dashboard für Budgetverwaltung in Echtzeit
Außerdem unterstützt das Tool die Genehmigung per E-Mail und Mobiltelefon. Unternehmen können es auch für das Bestands- und Vertragsmanagement verwenden.
Leithammel
Mit Bellwether können Sie den Beschaffungsprozess transparent und schnell gestalten. Es hilft Ihnen, mündliche Genehmigungen und langwierige Kommunikation per E-Mail und Telefon zu vermeiden.
Mit dieser Software können Sie Anforderungen, Bestellungen und Rechnungen mit minimalem Zeit- und Arbeitsaufwand erstellen. Funktionen wie erweiterte Workflows und Budgetierung sorgen für mehr Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben.
Dieses Cloud-basierte Tool bietet die notwendige Flexibilität und Anpassung an Ihre Bedürfnisse. Wenn Ihr Unternehmen mehrere Sprachen oder benutzerdefinierte Felder benötigt, kann Ihnen Bellwether diese zur Verfügung stellen. Darüber hinaus können Sie von außerhalb auf die Anwendung zugreifen.
PairSoft
PairSoft ist eine benutzerfreundliche Software, mit der Unternehmen den Workflow im gesamten P2P-Prozess automatisieren können. Es ist auch hilfreich, um Ausgabentransparenz zu erlangen und eine gute Beziehung zu den Lieferanten und Anbietern zu pflegen.
Die Software kann schnell auf Ihrem System oder bestehenden ERP bereitgestellt und problemlos verwendet werden. Sie können Bestellungen verwalten, indem Sie den gesamten Prozess rationalisieren. Sie erhalten auch vollständige Einblicke in die Ausgaben in allen Kategorien.
PairSoft kann auch die Echtzeitkommunikation zwischen Unternehmen und Lieferanten erleichtern. Rechnungsverarbeitung und -validierung sind weitere Aufgabenautomatisierungen, die Sie mit dieser Software durchführen können. Es unterstützt auch Analysen und Berichte.
Letzte Worte
Im Zeitalter der Digitalisierung ist es für Unternehmen eine Herausforderung, ihren Beschaffungsprozess ohne Software oder automatisierte Lösungen zu verwalten. Diese Tools können in jeder Phase dieses Prozesses mehrere neue Möglichkeiten eröffnen.
Darüber hinaus sorgen die Anwendungen auch bei der Skalierung Ihres Unternehmens für optimale Effizienz. Sehen Sie sich die Liste der besten Beschaffungssoftware an, um die für Ihre Anforderungen am besten geeignete auszuwählen. Außerdem können Sie sich die wesentlichen Funktionen ansehen, die ein robustes Tool für die automatisierte Beschaffung haben sollte.
Als KMU möchten Sie vielleicht auch etwas über die besten Dokumentenverwaltungstools wissen.