Bei der Arbeit mit vielen Mitarbeitern am Arbeitsplatz muss die Personalabteilung Informationen über alle verwalten, um eine genaue Entscheidungsfindung zu ermöglichen.
Solch eine gewaltige Aufgabe verlangt viel und lässt weniger Zeit für andere HR-Aufgaben.
Ein HRIS kann möglicherweise eine hervorragende Investition für die Verwaltung von Informationen über die Mitarbeiter und die Maximierung der Effizienz sein.
In diesem Artikel erfahren Sie, was HRIS-Software ist, welche Arten sie hat, und acht HRIS-Software, die sich um HR-bezogene Aktivitäten kümmert.
Also nehmen wir es von oben.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine HRIS-Software?
Ein Personalinformationssystem, auch bekannt als HRIS, ist ein System, das Personalaktivitäten und -prozesse digitalisiert.
Man kann auch sagen, dass ein HRIS eine Software ist, die sich um Personalaktivitäten wie Mitarbeiterinformationsverwaltung, Buchhaltung, Gehaltsabrechnung usw. kümmert.
Da das HRIS all diese Aufgaben übernimmt, wird es für die Personalabteilung einfacher, bessere Entscheidungen zu treffen, indem sie sich mehr auf die Analyse der Daten konzentriert als auf den Versuch, sie zu sammeln und zusammenzustellen. Darüber hinaus kann die gesamte Organisation effizienter und reibungsloser arbeiten.
Die meisten HRIS-Softwareprogramme verfügen in der Regel über Funktionen, die für ein durchgängiges Personalmanagement erforderlich sind.
Vorteile der HRIS-Software
Automatisierte Prozesse zur schnelleren Erledigung von Aufgaben
Regelmäßige HR-Aufgaben wie die Erfassung von Urlaubstagen, Anwesenheit, Gehaltsabrechnung usw. werden alle von einem HRIS automatisiert. Dies hilft Ihnen, Zeit zu sparen, wenn Sie riesige Teams zu bewältigen haben.
Einfache Rekrutierung, Kandidatenbewertung und Onboarding
Ein HRIS kann viele Lebensläufe gleichzeitig sammeln und scannen, um den besten Kandidaten für eine Stelle zu finden. Diese Funktionen erleichtern die Arbeit der Personalabteilung, da sie nicht mehr alle Lebensläufe selbst überprüfen müssen.
Auch nachdem ein Kandidat feststeht, kann das HRIS viele Onboarding-Aufgaben erledigen.
Erhöht die Zusammenarbeit und interne Kommunikation
Ein HRIS ist auch für alle Mitarbeiter gedacht, um mit dem HR-Team in Verbindung zu bleiben. Sie können ihre Anwesenheitsdaten, Gehaltsabrechnungen, Leistungsanalysen abrufen und über das HRIS Urlaub oder Beförderungen beantragen.
Mitarbeiterberichte und -analysen
Ein HRIS kann alle für die Mitarbeiter festgelegten Leistungsmetriken verfolgen und wöchentliche, monatliche, vierteljährliche und jährliche Berichte zur detaillierten Analyse erstellen.
Schnellere und genauere Entscheidungsfindung
Alle Entscheidungen über die Verwaltung der Mitarbeiter können effektiv getroffen werden, indem alle Berichte analysiert und die Mitarbeiterinformationen aus der HRIS-Datenbank gelesen werden.
Integration mit anderen Tools
Ein HRIS kann mit allen anderen Tools integriert werden, die Ihr Unternehmen für verschiedene Aufgaben verwendet. Eine der gebräuchlichsten Praktiken für die Integration ist die Integration eines Projektmanagementsystems mit einem HRIS.
Dadurch kann die Personalabteilung sehen, welche Mitarbeiter welche Art von Arbeit geleistet haben, und hilft ihnen, Bewertungen für jeden Mitarbeiter zu erstellen.
Nachdem Sie nun wissen, was HRIS-Software ist, sollten Sie bei der Investition in HRIS-Software auf Folgendes achten.
Wie wählt man die richtige HRIS-Software aus?
Ihre Bedürfnisse verstehen
Das Erste und Wichtigste, bevor Sie den Abzug betätigen, ist zu verstehen, was genau Sie vom HRIS erwarten.
Es gibt verschiedene Arten von HRIS-Software (dazu später mehr). Beginnen Sie damit, Ihre Auswahl abhängig von diesen Typen einzugrenzen.
Listen Sie dann die Aufgaben auf, die Sie mithilfe eines HRIS automatisieren und verwalten möchten, und sehen Sie sich die gesamte Belegschaft an, die Sie voraussichtlich verwalten werden.
Beratung anderer Abteilungen
Ein weiterer Faktor, der vor der Anschaffung eines HRIS zu berücksichtigen ist, ist die Rücksprache mit allen Abteilungsleitern, dem IT-Support und dem gesamten HR-Team.
Dies gibt Ihnen einen Einblick, was alles zu beachten ist.
Wenn Sie andere in Ihrem Unternehmen konsultieren, erhalten Sie möglicherweise einige Vorschläge, die beim Kauf eines HRIS verwendet werden können.
Legen Sie ein Budget fest
Verschiedene Arten von HRIS und Anbieter haben Lösungen, die je nach ihren Funktionen unterschiedliche Pakete anbieten.
Wenn Sie ein Budget nach Ihren Bedürfnissen und dem erwarteten Return on Investment festlegen, können Sie Ihre Liste auf einige wenige Softwareprogramme eingrenzen.
Sie sollten auch erwägen, Software zu erwerben, die entweder ein einmaliger Kauf ist oder Pakete mit längerer Laufzeit enthält, die bestimmte Rabatte bieten.
Sprechen Sie mit den Anbietern und verstehen Sie die Software
Sobald Sie eine Liste mit HRIS-Software erstellt haben, die Ihrer Meinung nach gut genug für Ihre Anforderungen ist, wenden Sie sich an den Anbieter.
Planen Sie ein Meeting, um zu besprechen, wie das System funktioniert und alle Funktionen gründlich zu verstehen.
Dadurch erhalten Sie eine Vorstellung von der tatsächlichen Funktionsweise der Funktionalität auf dem Papier, die die Anbieter versprechen. Außerdem können Sie diese Software miteinander vergleichen, um die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Nehmen Sie an Demo-Sitzungen teil
Wenn es kostenlose Demos für das HRIS Ihrer Wahl gibt, verpassen Sie sie nicht. Eine Demo kann erstaunlich sein, um tatsächlich ein praktisches Gefühl für die Funktionalität und Feinheiten der Software zu bekommen.
Wenn Sie diese Faktoren berücksichtigen, können Sie eine großartige HRIS-Software identifizieren.
Hier ist eine Liste einiger der besten HRIS-Software, die wir gefunden haben. Schauen Sie sich um und finden Sie heraus, welches hervorragend zu Ihnen und Ihrer Organisation passt.
Freshteam
Freshteam HRIS ist eine großartige Software für Mitarbeiterverwaltungsaufgaben wie Onboarding, Offboarding, Verwaltung von Mitarbeiterinformationen und Anwesenheitsverfolgung.
Merkmale
- Konfigurieren Sie das System für das Onboarding und sammeln und speichern Sie Mitarbeiterdokumente effizient auf der Plattform
- Analytische Datendarstellung und einfache Berichte für Kandidatenpipelines und Veränderungen in der Belegschaft
- Ein Self-Service-Portal ermöglicht es Mitarbeitern, An- und Abreisezeiten, Abwesenheiten usw.
Das Freshteam HRIS ist ein hervorragendes Tool für die Mitarbeiterinformation und das Workforce Management. Sie können die Software kostenlos 21 Tage lang testen, um zu sehen, ob sie für Sie geeignet ist.
Plätschern
Plätschern ist ein umfassendes HRIS, das eine breite Palette von Funktionen bietet, die sich um so ziemlich alles für eine Personalabteilung kümmern können.
Merkmale
- Integriert sich in Slack, Zoom, Google Workspace usw.
- Verwalten Sie Mitarbeiterwechsel, Onboarding- und Offboarding-Aufgaben einfach
- Erledigt Vergütungsaufgaben wie die Verwaltung der Gehaltsabrechnung, den automatischen Steuerabzug usw.
- Verwaltet andere Leistungen an Arbeitnehmer wie die Krankenversicherung
- Zeit- und Anwesenheitsverwaltung und -verfolgung für Mitarbeiter
- Integriertes Learning Management System für Produktschulungen, Verhaltenskodex-Schulungen usw.
Rippling ist wahrscheinlich eine der besten Lösungen für das Personalmanagement, ist aber teurer.
Zoho-Leute
Zoho-Leute ist ein HRIS zur Mitarbeiterdaten- und Leistungsverfolgung mit Funktionen wie LMS, Analytics und Anpassungsfunktionen sowie HR-Kernfunktionen.
Merkmale
- Mitarbeiterverwaltungsfunktionen wie Erfassung und Speicherung von Personalinformationen, Klassifizierung von Arbeitskräften usw.
- Anwesenheitsverfolgungsfunktionen und Freizeitverwaltung
- Verwaltet die Dokumentation beim Onboarding eines neuen Mitarbeiters
- Corporate LMS mit allen Arten von Trainingssystemen
- Anpassbare Workflows und Self-Service-System für alle Mitarbeiter
- Einfache Integration mit Zoho Payroll zur Verwaltung von Vergütungen und Leistungen für Ihre Mitarbeiter
Das Standard-HRIS von Zoho People eignet sich nur für die Mitarbeiterverwaltung und einige andere HR-Aufgaben. Wenn Sie nach Gehaltsabrechnungsfunktionen suchen, müssen Sie Zoho Payroll zusammen mit diesem HRIS erwerben, was auch die Kosten erhöht.
ADP
ADP ist ein HRIS, das Funktionen wie Mitarbeiterzeitmanagement, Gehaltsabrechnung, Leistungen und Versicherungen, Compliance-Services und HR-Outsourcing bietet.
Merkmale
- Hervorragende Gehaltsabrechnung mit schnelleren Einzahlungen und Integration in Unternehmenssoftware
- Effizientes und automatisiertes Personalmanagement mit Zeiterfassungs- und Anwesenheitslösungen
- Einfache Rekrutierung und Einarbeitung mit Screening-Services für die richtige Einstellung
- Zugriff auf HR-Outsourcing für alle wichtigen HR-Aufgaben
- Compliance-Services wie Steuern und Mitarbeiterüberprüfung
ADP ist ein großartiges HRIS für kleine Unternehmen, die kein großes HR-Team haben, um alle Aufgaben zu verwalten. Der HR-Outsourcing-Service ist auch ziemlich praktisch für Startups, die das Geschäft so schnell wie möglich zum Laufen bringen wollen.
Bamboo HR
Bamboo HR ist ein HRIS zur Rationalisierung des Personalinformationssystems und zur sicheren Organisation aller Daten. Es bietet auch Berichte und Analysen, Anpassungen der Ansicht und mehr.
Merkmale
- Führt die Datenerfassung und -verwaltung für die Anzeige und Änderung in Echtzeit durch
- Die gesammelten Daten können auch in Form von aussagekräftigen Berichten zur eingehenden Analyse dargestellt werden.
- Passen Sie Ihr Informationssystem an, um mit Leichtigkeit und unglaublicher Flexibilität auf die Dokumentation zuzugreifen
Bamboo HR ist ein HRIS mit eingeschränkter Funktion, das speziell auf Datendokumentation, Berichterstellung, Analyse und sichere Speicherung abzielt. Dies macht es zu einer unglaublichen Lösung für kleine Unternehmen, die ein HR-Datenmanagement benötigen.
Zenefits
Zenefits ist ein HRIS, das für einfaches Onboarding, Mitarbeitermanagement, PTO-Tracking und Leistungsbeurteilungen entwickelt wurde.
Merkmale
- Vereinfachter Prozess zum Kuratieren und Bereitstellen von Sozialleistungen wie Gesundheitsversorgung und Pendlerentschädigungen
- Schnelle und einfache Gehaltsabrechnung für alle Mitarbeiter mit vielen erweiterten Funktionen
- Effizientes Self-Onboarding neuer Mitarbeiter mit einfacher Dokumentation und anderen Aktivitäten, die sie selbst durchführen können
- Compliance-kompatibel und einfache Verfolgung wichtiger Fristen für eine großartige Terminplanung
Das Zenefits HRIS ist in drei verschiedenen Paketen erhältlich, die Sie je nach Ihren organisatorischen Anforderungen kaufen können.
Natürliche HR
Natürliche HR ist eine All-in-One-HRIS-Lösung für mittelständische Unternehmen zur einfachen Optimierung aller HR-Aufgaben.
Merkmale
- Einfache Mitarbeiterverwaltung mit genauer Datenerfassung und -speicherung
- Zeiterfassungsfunktionen umfassen Kommen und Gehen, Blätter, Überstunden usw.
- Tolle automatisierte Gehaltsabrechnung mit zeitnahen Gehaltseinzahlungen und -änderungen
- Umfassende Leistungsanalyse und Berichterstattung
- Einblicke in das Workflow-Management und Änderungen
- Mitarbeitervorteile einfach handhaben
Natural HR ist eine One-Stop-Lösung für alle HR-Anforderungen einer mittelgroßen oder großen Organisation.
Paycor
Paycor ist ein HRIS für Workforce Management und Mitarbeiterinformationssysteme.
Merkmale
- Einfaches mobiles Stempelsystem für Mitarbeiter zum Ein- und Ausstempeln der Arbeitszeit
- Verfolgen und messen Sie die Mitarbeiterleistung, wo die Personalabteilung Leistungsbeurteilungen erstellen, Versetzungen und Beförderungen verwalten kann
- Mitarbeiter können schnell Urlaub beantragen oder gehen.
- Neue Mitarbeiter können ihre persönlichen Daten hochladen, bevor der Onboarding-Prozess überhaupt beginnt.
- Erhalten Sie Einblicke anhand von Trends bei der Gesamtvergütung, der aktuellen Belegschaftsstärke, der abteilungsbezogenen Differenzierung usw.
Paycor ist ein weiteres HRIS mit eingeschränkter Funktionalität, das explizit für ein effizientes Personalmanagement und die Verfolgung von Mitarbeiterinformationen entwickelt wurde.
Wie unterscheidet sich HRIS-Software von anderer HR-Software?
Die Unterscheidung von all den verschiedenen HR-Software ist, wo wir an einer verwirrenden Stelle hingehen.
Die HR-Software ist komplexer und allumfassender geworden, sodass sie mit sehr wenigen Unterscheidungsmerkmalen kaum noch zu unterscheiden ist.
Es gibt 3 Hauptarten von HR-Software:
#1. HRIS – Personalinformationssystem
HRIS ist das gebräuchlichste der drei und ist so ziemlich eine HR-Software der Einstiegsklasse. Sie können es so definieren, dass es Mitarbeiter verwaltet, Richtlinien enthält und verschiedene Prozesse unterstützt.
Einige der gemeinsamen Merkmale eines HRIS sind Rekrutierung, Pflege von Anwesenheitssystemen, Arbeitsabläufe, Personalverfolgung, Verwaltung, Schulung, Entwicklung usw.
#2. HCM – Personalmanagement
HCM tut alles, was ein HRIS kann, und fügt ein paar zusätzliche Funktionen hinzu.
Die umfassendere Softwarelösung umfasst Talentmanagementfunktionen wie Vergütung, Lernen und Entwicklung, Nachfolgeplanung und Karriereplanung.
Ein HCM verfügt auch über Funktionen wie Onboarding-Prozessmanagement, Leistungsverfolgung, Positionskontrolle usw.
#3. HRMS – Personalmanagementsystem
HRMS gilt als das umfassendste System aller drei und verfügt über alle Funktionen, die ein HRIS und ein HCM bieten. Viele Funktionen überschneiden sich zwischen HRMS und HRIS, aber ersteres fügt der Mitarbeiterverwaltung eine andere Ebene hinzu.
Ein HRMS umfasst Funktionen wie die automatische Steuerberechnung, -verarbeitung, -abzug und -hinterlegung von Gehältern. Es verfügt auch über ein Zeit- und Arbeitsmanagement, das sich hervorragend zum Nachverfolgen von Projektzeiten eignet, um Produktivität und Gewinne zu verbessern.
Und diese Aussage wäre schwer zu bestreiten, da die meisten Unternehmen, die diese Software anbieten, diese ausgeklügelten Tools ständig um mehr und mehr erweitern.
Dies führt dazu, dass alle HR-Tools austauschbar verwendet werden.
Zurück zu HRIS, lassen Sie uns die Arten von HRIS-Software besprechen, die Sie verwenden können.
Arten von HRIS-Software
Im Kern verfügen alle 5 Arten von HRIS über grundlegende Funktionen, die Mitarbeiterverwaltung, Automatisierung, Selbstbedienung und zentralisierte Datenbanken bieten.
Dies sind einige der wesentlichen Funktionen, und darüber hinaus verfügen alle verschiedenen HRIS-Softwareprogramme über eine Reihe einzigartiger Funktionen.
Hier ist, worum es bei diesen Typen geht:
#1. Operatives HRIS
Operative HRISs eignen sich hervorragend für die Erfassung und Berichterstattung von Daten und Ressourcen. Es kann Mitarbeiterdatensätze, Positionsdetails und Informationen zur Leistungsbeurteilung verwalten.
HR-Manager können ein operatives HRIS verwenden, um Leistung, Beförderungen, Einstellungen, interne Personaländerungen und Beurteilungen zu verwalten.
Dies sind alles Standard-HR-Funktionen, die der Organisation helfen können, indem sie die Wiederholung dieser Aufgaben eliminieren und die Effizienz steigern.
#2. Taktisches HRIS
Taktische HRIS konzentrieren sich in erster Linie auf größere Entscheidungen, die potenziell große Auswirkungen auf die Organisation haben können.
Neben allgemeinen Funktionen wie Schulungen, Stellenangeboten, Rekrutierung und Vergütung hilft es auch bei der Ressourcenzuweisung, Entwicklung und Jobanalyse.
Ein taktisches HRIS kann mit externen Daten wie Berichten aus der Konkurrenzanalyse, Gewerkschaftsinformationen, Mitteilungen und Anforderungen der Regierung usw. umgehen.
#3. Strategisches HRIS
Strategische HRIS helfen bei der Unternehmensanalyse, um eine Strategie zu erstellen und entsprechende Entscheidungen zu treffen.
Diese Software hilft bei der Personalplanung und der Zuordnung von Bereichen und Abteilungen, die in Zukunft viele offene Stellen und Anforderungen haben werden. Sie helfen auch bei der personalbezogenen Zielsetzung, indem sie Budget- und Markttrends analysieren.
Ein strategisches HRIS wurde für mittelständische Unternehmen entwickelt, die weiter wachsen und ihre Belegschaft erweitern möchten.
#4. Umfassendes HRIS
Wie der Name schon sagt, umfasst ein umfassendes HRIS alles, was die oben genannten Typen haben. Organisationen, die die Funktionalität eines operativen, taktischen und strategischen HRIS benötigen, können diese Software verwenden, um ihr Management zu rationalisieren.
Ein umfassendes HRIS umfasst Funktionen wie Mitarbeiterinformationsmanagement und Stellenberechnungen, hilft bei der Personalbeschaffung und hilft bei der Leistungsverfolgung und -analyse.
Die Comprehensive HRISs sind auch teurer und bieten eine Standardplattform für alles, was ein HR-Manager braucht.
#5. HRIS mit eingeschränkter Funktion
Dieser Typ ist das komplette Gegenteil eines umfassenden HRIS. Ein HRIS mit eingeschränkter Funktion ist hochgradig kundenspezifisch und zielt auf sehr spezifische HR-Aufgaben ab. Normalerweise hat dieses HRIS nur eine Funktion und verfügt genau dafür über ein umfassendes System.
Ein HRIS mit eingeschränktem Funktionsumfang kann eine erstaunliche Lösung für kleinere Organisationen sein, die nicht zu viele Anforderungen haben oder nur eine Sache erledigen müssen.
Sie sind extrem einfach zu erlernen und zu bedienen, können von einem einzigen HR-Manager gehandhabt werden und sind sehr erschwinglich.
Einpacken
Ein HRIS kann die Verwaltung der Mitarbeiter einer Organisation verändern.
Mit besseren Tools und Funktionen kann HR die Mitarbeiter zufrieden stellen und gleichzeitig die besten Ergebnisse für das Unternehmen erzielen.
Beachten Sie jedoch, dass ein HRIS nur dann sinnvoll ist, wenn Sie Ihre Anforderungen kennen.
Stellen Sie also sicher, dass Sie alles berücksichtigen, was Sie in diesem Artikel lesen, bevor Sie eine große Kaufentscheidung treffen.