Workflow-Automatisierungssoftware ist ein unverzichtbares Tool für jedes Unternehmen, das mit vielen kritischen Dokumenten zu tun hat. Eines der besten Tools, um eine robuste Automatisierung von Dokumenten anzubieten, ist airSlate.
Dokumentenverarbeitungs-Pipelines enthalten viele manuelle und sich wiederholende Aufgaben, die fehleranfällig sind und eher einem automatisierten Tool als einer menschlichen Belegschaft zugewiesen werden sollten. Aus solchen produktiven und effizienten Konzepten sind viele Tools zur Automatisierung von Dokumenten-Workflows auf dem Markt entstanden. Sie können jedoch nicht einfach eine davon auswählen.
Begleiten Sie uns, wenn wir die AirSlate-Workflow-Automatisierungssoftware überprüfen, um festzustellen, ob das Tool wirklich von Vorteil für Ihr Unternehmen ist.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Workflow-Automatisierung?
Workflow-Automatisierung ist der Prozess des Entwerfens, Ausführens und Automatisierens eines Geschäftsprozesses auf der Grundlage einiger interner Workflow-Regeln. Meistens verwenden Unternehmen, die mit vielen Verträgen, Dokumenten, Dateien, Medien und Inhalten zu tun haben, die Workflow-Automatisierung, um Aufgaben, Dateien und Dokumente je nach voreingestellten Geschäftskriterien zwischen Menschen und Maschinen weiterzuleiten.
Heutzutage gibt es ein Online-Workspace-Tool, bei dem sich alle Teammitglieder für ihre Aufgaben anmelden. Manager können die Dokumente von gestern überprüfen und sie zur Genehmigung weiter in die Pipeline schicken oder sie zur Bearbeitung an den Autor zurücksenden.
Warum brauchen Unternehmen wirklich Workflow-Automatisierung?
Menschliche Fehler vermeiden
Menschen neigen dazu, Fehler zu machen, wenn sie sich wiederholende Aufgaben erledigen müssen. Und in der Datenverarbeitung sind sich wiederholende Aufgaben die besten Szenarien für die Automatisierung. Daher müssen Sie Ihren Dokumentenverarbeitungs-Workflow automatisieren, um Fehler zu vermeiden.
Inhaltliche Genauigkeit
Der Inhalt Ihres Geschäftsdokuments wird genauer und professioneller, wenn Sie Maschinen und Vorlagen verwenden, um einen Lebenszyklus der Dokumentenverarbeitung zu initiieren und abzuschließen.
Dokumentkonsistenz
Sie können auch vermeiden, dass mehrere Angebote mit unterschiedlichen Werten an die Kunden gesendet werden, wenn Sie ein automatisiertes System für die Vertragsverwaltung einsetzen.
Unternehmens-Branding
Unternehmen wirken auf ihre Kunden, indem sie einzigartige Branding-Assets verwenden. Wenn Sie automatisierte Software verwenden, um jedes Geschäftsdokument zu erstellen, brauchen Sie sich keine Gedanken über das angemessene Branding in jeder Datei zu machen.
Operative Produktivität
Ihr Unternehmen kann Hunderte von Verträgen, Inhalten und Dokumenten erstellen und diese in Sekundenschnelle zur Genehmigung, elektronischen Unterzeichnung und mehr senden. Wenn Sie also kritische Geschäftsdokumente in großen Mengen verarbeiten, benötigen Sie jetzt eine Software zur Automatisierung des Dokumenten-Workflows.
Prozesseffizienz
Die Content-Pipeline Ihres Geschäftsbetriebs wird hocheffizient, wenn Sie die Quantität und Qualität von Dokumenten mithilfe eines automatisierten Systems ausgleichen können.
Skalierbarkeit
Wenn Ihr Unternehmen saisonal ein erhöhtes Volumen an Dokumenten verarbeitet, müssen Sie ein Tool zur Workflow-Automatisierung verwenden, um zu skalieren. Sie müssen sich nicht die Mühe machen, eine Zeitarbeitskraft einzustellen.
Was ist airSlate?
airSlate ist eine All-in-One-Cloud-App, die jeden Schritt Ihres Dokumenten-Workflow-Prozesses von der Flow-Erstellung bis zur Prozessanalyse bewältigen kann. Außerdem ist es ein No-Code-Tool. Sie müssen keinen Programmierspezialisten beauftragen, um das Tool zu verwalten und Fehler zu beheben. Ganz zu schweigen davon, dass Sie Ihren Mitarbeitern auch keine Schulungen zuweisen müssen, um das Programmieren zu lernen.
Es enthält viele Integrations-Bots und No-Code-Automatisierungsvorlagen. Wenn Sie die App voll ausschöpfen, können Sie den manuellen Personalaufwand in Ihrer Dokumentenverarbeitungsabteilung halbieren. Daher können Sie mehr Mitarbeiter freisetzen und sie dem umsatzbringenden Vertrieb und Marketing zuweisen.
Darüber hinaus ist das Tool vollständig Cloud-kompatibel. Das bedeutet, dass Sie keine Daten oder Software auf dem Geschäftsgelände hosten müssen. Außerdem können Sie airSlate mit anderen Cloud-Apps verbinden, die Ihr Unternehmen verwendet, wie NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Salesforce und Microsoft Power Automate.
Darüber hinaus verfügt airSlate über eine umfangreiche Bibliothek, die aus Zehntausenden von Dokumentenautomatisierungsvorlagen für die meisten Branchen besteht. Selbst wenn Sie keine Automatisierungsexperten haben, können Sie dennoch automatisierte Workflows auf airSlate verwenden, indem Sie einfach die Vorlagen verwenden.
Die Hauptprodukte von airSlate
airSlate wird mit allen Tools geliefert, die Sie für eine Full-Service-Software zur Dokumentenautomatisierung benötigen. Hier sind die Produkte dieser Cloud-App, die Sie regelmäßig verwenden müssen:
#1. Flow-Creator
Mit dem Flow Creator können Sie eine visuelle Darstellung des Dokumenten-Workflows in einer Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche (UI) erstellen. Außerdem kann es bedingtes Live-Routing und Schrittzuweisungen automatisieren, um innerhalb von Minuten verschiedene optimierte Workflows zu erstellen und zu starten.
#2. eSignatur
Sie können in Sekundenschnelle rechtsverbindliche elektronische Signaturen für digitale Formulare, Umfragen, Dokumente und Inhalte erstellen. Es stehen Ihnen mehr als 100 No-Code-Bots für Schrittzuweisung, Automatisierung, Integration mit CRMs und Benachrichtigungen zur Verfügung.
#3. Robotische Prozessautomatisierung
airSlate-Bots erleichtern die robotergesteuerte Prozessautomatisierung und Sie müssen keine einzige Codezeile schreiben. Diese Bots können die meisten Aufgaben des Dokumentenverarbeitungs-Workflows erledigen, z. B. Dokumenterstellung, Weiterleitung, Versenden von Genehmigungen, Sammeln von eSigns, Versenden von Benachrichtigungen und Durchführen von Datenanalysen.
#4. Vertragsverhandlung
Es ermöglicht Ihnen, Verträge unterschiedlicher Formate und regulatorischer Anforderungen automatisch zu erstellen. Sie können das Vertragsdokument auch mit internen Geschäftsdaten von Servern vor Ort, Cloud-Apps, Tabellenkalkulationen, CRMs und SQL-Datenbanken vorbefüllen.
Das Modul leitet Verträge durch Ihre Kunden, ermöglicht es Ihnen, Änderungen mit einem einzigen Klick vorzunehmen und schließlich einen Vertrag ohne wochenlange Wartezeiten zu unterzeichnen.
#5. Dokumenterstellung
Mit diesem airSlate-Produkt können Sie fast sofort Formulare, Verträge, Vereinbarungen, Berichte usw. erstellen. Außerdem können einige Bots die Dokumente mit Ihren Geschäftsdaten und Branding-Assets füllen.
#6. Online-Umfragen
Sie können das Online-Umfragetool verwenden, um Umfragen, Fragebögen, Quizfragen, öffentliche Umfragen, Beta-App-Testformulare usw. zu erstellen. Darüber hinaus können Sie verschiedene Cloud-basierte CRMs, ERPs, Wissensdatenbanken usw. integrieren, um Daten zwischen den Umfragen auszutauschen und die Maschine.
#7. Webformulare
Die Webformulare helfen Ihnen, Live-Feedback und Daten von Mitarbeitern oder Kunden zu erfassen. Diese Online-Formulare reagieren und lassen sich mühelos auf Computern, Tablets und Mobiltelefonen öffnen.
#8. Zahlungen
Es ermöglicht Ihnen, das Zahlungssystem zu automatisieren, indem Sie die Zahlungsplattform in Rechnungen, Verträge, Vereinbarungen und Buchhaltungsworkflows integrieren.
#9. Prozessanalyse
Das Analytics-Modul bietet Ihnen die wichtigsten Tools, die Sie benötigen, um Workflow-Audits durchzuführen, Geschäftsberichte zu erstellen und den Workflow zu analysieren, um ihn produktiver zu machen.
#10. PDF-Bearbeitung
Mit dem PDF-Editor können Sie, Ihr Team und Ihre Kunden alle grundlegenden und erweiterten PDF-Änderungsaufgaben durchführen. Dies sind das Bearbeiten von Inhalten, das Ersetzen von Signaturen, das Hervorheben, das Kommentieren, das Hinzufügen von Bildern und das Schwärzen von Dokumenten.
#11. Workflow-Automatisierungssoftware
Es ermöglicht Ihnen, Schritte in einem automatisierten Workflow zu installieren, bedingtes Routing zu erleichtern, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und Daten mit CRMs zu integrieren.
#12. Vertragsmanagement
Das Vertragsmanagement-Tool dient zur Verwaltung Ihrer Beschaffungs- und Verkaufsprozesse. Damit können Sie Bestellungen, Angebote, Verträge und Rechnungen erstellen. Außerdem können Sie mit demselben Tool Zahlungen empfangen und die Vertragsabwicklung überwachen.
airSlate als Workflow-Automatisierung
airSlate ist im Wesentlichen ein Tool zur Automatisierung des Dokumenten-Workflows. Mit diesem Tool können Sie viele Dokumenten-Workflows erstellen und die Prozesse mithilfe von Bots automatisieren. Darüber hinaus können Sie innerhalb der Workflows einige Mitarbeiter zuweisen, um den gesamten Vorgang zu überwachen.
Damit können Sie Folgendes erstellen:
- Umsetzbare Vorlagen für Geschäftsdokumente für zukünftige Anforderungen
- Optimieren Sie Integrationen, Benachrichtigungen und Routineautomatisierungen
- Ein integriertes eSignatur-Tool für Dokumentgenehmigungsprozesse
Das ist nicht alles! Sie können bei der Dokumentenerstellung mit externen und internen Parteien zusammenarbeiten. Sobald der Inhalt, die Datei und die Dokumente fertig sind, teilen Sie diese mühelos über QR-Codes, SMS usw.
Vorteile der airSlate Workflow-Automatisierungssoftware
- Es enthält alle Arten von grundlegenden und erweiterten Workflows.
- Sie können auch benutzerdefinierte Workflows für sehr seltene Geschäftsfälle erstellen.
- Die meisten Workflows, die etablierte Branchen benötigen, sind bereits in der airSlate-Vorlagenbibliothek vorhanden.
- Sie können bedingtes Routing durchführen, ohne Codes zu schreiben.
- Die Workflow-Automatisierungs-App speichert Ihr Dokument bei jedem Schritt. Daher können Sie problemlos eine frühere Version abrufen, ohne durch Reifen zu springen
Funktionen der airSlate Workflow-Automatisierungssoftware
- Grundlegende Arbeitsabläufe für kleine und mittlere Unternehmen
- Erweiterte Workflows für Startups und Unternehmen
- Bedingtes Routing ohne Code
- Maßgeschneiderte Arbeitsabläufe
- Kundenspezifische Entwicklung von Bots
- Versionskontrolle von Inhalten in jeder Phase ihres Lebenszyklus
- Empfängerrollen in Verträgen, Dokumenten, Formularen etc.
- Eingebettete Arbeitsabläufe
- Multi-Cloud-Workflow-Automatisierung und Datensynchronisierung
- Aufgaben online zuweisen
- eSignatur
Wie funktioniert die airSlate-Workflow-Automatisierung?
Im Wesentlichen repliziert es nur alle manuellen und sich wiederholenden Aufgaben, die Sie in einem Dokumentenverarbeitungsprojekt erledigen. Sobald Sie einen Workflow erstellen oder eine Workflow-Vorlage aus seiner Bibliothek wiederverwenden, erstellt das Tool ein Dokument, sobald es ein Triggersignal empfängt.
Dann füllt es das Dokument, beispielsweise ein Geschäftsangebot, mit Geschäftsdaten aus Ihren Cloud-Apps oder Servern. Das Tool leitet diesen Entwurf zur Genehmigung an den nächsten Vertriebs-, Marketing- oder Verhandlungsmanager weiter. Nach der Genehmigung geht das Angebot entweder an die Mailbox eines Vertriebsmitarbeiters oder direkt an den Posteingang des Kunden.
In jedem Schritt dieses Prozesses speichert das Tool eine Version des Angebots. Wenn Sie also ein Angebot überprüfen müssen, müssen Sie nicht bei Null anfangen.
Wie benutzt man den airSlate?
- Melden Sie sich mit einem Google Facebook- oder Apple-Konto für ein kostenloses Konto an.
- Sobald Sie das airSlate Dashboard sehen, klicken Sie auf Neuen Flow erstellen.
- Auf dem Bildschirm Dokumente und Formulare hinzufügen können Sie über Dokumente importieren und Dokumente hochladen einen benutzerdefinierten Flow erstellen.
- Wenn Sie einen neuen Flow aus einem bestehenden Prozess erstellen möchten, wählen Sie eine der 9 Optionen im Abschnitt „Erstellen“.
- Nachdem Sie ein Dokument hochgeladen haben, können Sie nun Workflows und Bots für die Automatisierung auswählen.
- In Workflows können Sie einen Autostart-Trigger über die Option Autostart hinzufügen einfügen.
- Diese können von SharePoint, Google Sheets Update, Geplanter Start usw. stammen.
- Jetzt können Sie einen neuen Schritt hinzufügen, um einen Empfänger im Workflow zuzuweisen.
- Wenn Sie ein Dokument von mehreren Managern genehmigen müssen, können Sie einen neuen Zweig und dann neue Schritte hinzufügen.
- Beginnen Sie jetzt mit dem Hinzufügen einiger Bots für Automatisierungsaufgaben wie das Vorbefüllen von SharePoint-Dateien, das Exportieren nach PostgreSQL, das Speichern in Dropbox usw.
- Klicken Sie auf Weiter, um den Flow an die Empfänger zu senden, die Sie im Abschnitt Workflow hinzugefügt haben.
Anwendungen von airSlate Workflow
Sie benötigen airSlate, wenn Ihr Unternehmen in einer der folgenden Branchen tätig ist:
- Bildung: Studienbewerbungen, Studienbeihilfeanträge, Anträge auf Programmänderung usw.
- Regierungen: Beschwerdeerfassung, Beschwerdebeseitigung, Bürgeranfragen, Ausstellung von Zertifikaten usw.
- Versicherungen: Policen beantragen, Schadensfälle bearbeiten, Verträge prüfen etc.
- Gesundheitswesen: Patientenregistrierung im Enterprise Revenue Cycle Management (RCM)-System, Bearbeitung von Krankenakten usw.
Dies ist keine vollständige Liste der Branchen. Es gibt eher Bau, Personal, IT-Dienstleistungen, Beratung, Bankwesen, Finanzdienstleistungen, Recht, Reisen, E-Commerce usw.
Preise von airSlate
Unsere Überprüfung mehrerer Preispläne für Workflow-Automatisierungssoftware legt nahe, dass airSlate bei weitem das kostengünstigste Tool zur Workflow-Automatisierung ist, das Sie bekommen können. Zunächst einmal steht Ihnen und Ihrem Team 30 Tage lang eine fast vollständige Version kostenlos zur Verfügung.
Wenn Ihnen das Produkt nach diesem Testzeitraum gefällt, können Sie entweder das Basic ($36
Flow Creator/Monat) oder Business Cloud ($50 Flow Creator/Monat)-Abonnement. Sie können mehr sparen, wenn Sie ein Jahresabonnement erhalten.
Wir empfehlen das Business Cloud-Abonnement, da es Ihnen uneingeschränkten Zugriff auf alle Funktionen, Produkte, Bots und Integrationen bietet.
airSlate-Alternativen
Die Überprüfung einer Online-Business-App auf kritische Umsatzvorgänge bleibt unvollständig, wenn Sie sie nicht mit einigen ähnlichen Apps vergleichen. Schauen Sie sich daher die folgenden airSlate-Alternativen an und finden Sie heraus, wie robust airSlate im Vergleich zu seinen Mitbewerbern ist:
Avocado
Avokaado ist ein Vertragslebenszyklus-Management-Tool mit einigen Funktionen zur Automatisierung des Dokumenten-Workflows. Es gibt Ihrem Team einen gemeinsamen Arbeitsbereich für alle Dokumente. Daher werden Zusammenarbeit, Genehmigungen und elektronische Signaturen von Dokumenten einfacher als je zuvor. Es bietet einen kostenlosen Nutzungsplan, der jedoch für Unternehmen nicht effektiv ist.
Dokument360
Document360 ist eine Self-Service-Wissensdatenbankplattform mit einigen Funktionen zur Automatisierung des Dokumenten-Workflows. Mit diesem Tool können Sie eine solide interne oder externe Wissensdatenbank aufbauen, um Ihre Kundendienstmitarbeiter zu unterstützen.
Darüber hinaus können Sie einige Teile des Wissensdatenbank-Verwaltungsprozesses mithilfe von Drittanbieter-Integrationen automatisieren. Sie können das Tool kostenlos für bis zu 5 Teams für Wissensdatenbankzwecke erhalten, aber Sie benötigen immer noch airSlate für die Gummituchautomatisierung.
Letzte Worte
Bisher haben Sie die Grundlagen der Workflow-Automatisierung und deren Anforderungen in Ihrem Unternehmen durchgearbeitet. Außerdem haben Sie die airSlate-Workflow-Automatisierungssoftware für Ihre inhalts- oder dokumentenbasierten Geschäftsabläufe ausführlich kennengelernt.
Unser Bewertungsurteil legt nahe, dass das airSlate-Tool eine Full-Service-Software zur Automatisierung des Dokumenten-Workflows für kleine, mittlere, Start-ups oder große Unternehmen ist. Es verfügt auch über die erforderlichen Module und Funktionen für hohe Arbeitslasten für Unternehmen auf Unternehmensebene.
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