Eine ausführliche Anleitung zur Priorisierungsmatrix [4 Templates]

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Die Priorisierung der Arbeit könnte ziemlich einfach erscheinen. Füllen Sie einfach die aus, die Ihr Kunde als dringend bezeichnet. Aber das ist nicht der professionelle Weg der Aufgabenpriorisierung und für Geschäftsprojekte. Hinter der Betonung bestimmter Aufgaben steckt eine ganze Menge Wissenschaft. Diese Wissenschaft ist als Projektpriorisierungsmatrix bekannt.

Um Ihr Geschäft auszubauen und Ihre Konkurrenten zu übertreffen, brauchen Sie mehr als nur ein brillantes Konzept, ein kompetentes Team und fortschrittliche Tools. Sie benötigen eine qualitativ hochwertige Ausführung von Aufgaben, sei es die Entwicklung von Apps oder die Produktion von Konsumgütern.

Sie können nur dann eine hervorragende Qualität in der Ausführung erreichen, wenn Ihr Team diszipliniert ist und eine wissenschaftliche Vorgehensweise bei der Aufgabenzuweisung, -erledigung und bei der nächsten Aufgabe verfolgt. Die Priorisierungsmatrix ist ein solches Werkzeug, das Projektaufgaben rationalisiert und durch die geplante schnellere Ausführung wertvoller Aufgaben in kürzerer Zeit mehr erledigt.

Lesen Sie diesen Artikel über Projektpriorisierungsmatrix, Vorteile, Anwendungsfälle und Vorlagen für Priorisierungsmatrixen weiter.

Was ist eine Priorisierungsmatrix?

Eine Prioritätsmatrix ist ein Tool zur Analyse von Projektaufgaben, das hauptsächlich mit anderen Tools für das Geschäftsprozessmanagement verwendet wird. Es wird auch mit Six-Sigma-Techniken verwendet, um Entscheidungen anhand bestimmter Kriterien zu bewerten und zu entscheiden, worauf sich Geschäftsleute konzentrieren sollten.

Ob es sich um eine einfache Aufgabe oder um ein komplexes Projekt handelt, das Jahre dauern wird, Sie können das Tool für beide Szenarien verwenden. Darüber hinaus ist es nicht nur ein Tool zur Aufgabenpriorisierung für Unternehmen. Freiberufler, Einzelunternehmer und Freiberufler können dieses Tool auch aus beruflichen oder privaten Gründen nutzen.

Manchmal haben Projektbeteiligte einen Engpass bei der Entscheidung, welche Aufgabe priorisiert werden sollte. Um solche Probleme zu lösen, dient die Prioritätsmatrix als wissenschaftliche Grundlage für die Auswahl der richtigen Aufgabe mit dem richtigen Wert und der richtigen Dringlichkeit.

Je nach Projektkomplexität und Bewertungskriterien kann eine Priorisierungsmatrix unterschiedliche Formen annehmen. Einige sind beispielsweise so einfach wie 2X2-Rasterquadranten, bei denen „Wert“ gegen „Kosten“ aufgetragen ist. Im Gegenteil, einige könnten sehr komplex in Design und Ausführung sein, wenn Sie die Prioritätsmatrix mit der Six-Sigma-Methodik verschmelzen.

Six-Sigma-Priorisierungsmatrix

Die Six-Sigma-Managementmethodik ist mit dem Prioritätsmatrix-Tool unvollständig. Da es bei Six Sigma um Lückenanalyse, kontinuierliche Prozessverbesserung und Vermeidung von Verschwendung geht, passt die Prioritätenmatrix perfekt in diesen Managementansatz.

In diesem Prozess vergleichen die Priorisierungsmatrizen mehr als einen Datensatz, mindestens zwei, und verwenden gewichtete Kriterien, um Aufgaben nach Gewicht zu ordnen. Da die Six Sigma-Prioritätsmatrix mehrere Datensätze auswertet, wird das endgültige Tool zu mehr als nur einem 2X2-Quadranten.

Es besteht aus:

  • Ausgabevariablen als Spaltenüberschriften oben im Diagramm
  • Geben Sie Variablen als Zeilen im linken Bereich ein
  • Gewichtete Punktzahl, Prozentsatz, Rang und Status ganz rechts in der Tabelle
  • Und eine berechnete gewichtete Punktzahl am Ende der Spaltenüberschriften

Wenn Sie die absolute Six-Sigma-Methode zur Priorisierung von Projektaufgaben verwenden, können Sie angemessene Entscheidungen logisch treffen. Außerdem können alle Beteiligten bei der Verwendung von Six Sigma einen Konsens erreichen.

Laut Lynne Hambleton, einer führenden Unternehmensberaterin, Strategieentwicklerin und Autorin, kann es drei verschiedene Typen von Six-Sigma-Priorisierungsmatrizen geben. Die Autorin hat in ihr Folgendes erwähnt Schatzkiste mit Six-Sigma-Wachstumsmethoden, Tools und Best Practices Buchen:

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#1. Wenn höher bewertete Variablen wichtiger sind, müssen Konsenskriterien die Wahl sein. Es berücksichtigt alle Eingaben der Teammitglieder, um ein konsensbasiertes Modell mit numerischen Bewertungen zu erstellen.

#2. Die Kombinationsmatrix ist eher ein Ursache-Wirkungs-Diagramm sowie eine Prioritätsmatrix. Diese Methode berechnet die Auswirkungen aller Variablen aufeinander.

#3. Full Analytical Criteria ist das komplexeste Sig-Sigma-Priorisierungstool, das hauptsächlich von Projektportfoliomanagern verwendet wird, um mehrere Projekte und ihre Auswirkungen auf das Geschäftsertragsmodell und die Kundenbeziehungen zu bewerten.

Vorteile der Priorisierungsmatrix

#1. Das Organisieren einer großen Anzahl von Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und ihrem Wert wird mit Prioritätsmatrix-Tools einfacher. Da es nicht einfach ist, sich alle Aufgaben eines großen Projekts zu merken, kann das Trennen wichtiger Elemente von weniger wichtigen zu Rätselraten werden, wenn Sie dieses Tool nicht verwenden.

#2. Im Gegensatz zu anderer Software ist dieses Tool anpassbar. Während eines Projekts kann das gesamte Team zusammensitzen und je nach Aufgabenstellung weitere Variablen hinzufügen oder einige entfernen. Daher finden Sie viele verschiedene Arten von Prioritätsmatrizen.

#3. Sie können die Priorisierungsmatrizen eines bestehenden Projekts für neue Projekte verwenden. Erstellen Sie einfach eine Vorlage dieses Tools und aktualisieren Sie Gewichtungen, Kriterien, Variablen, Aufgaben usw., wenn sich das Projekt ändert.

#4. Dieses Tool ist für alle Teamkollegen leicht verständlich, auch für diejenigen, die nicht technisch versiert sind. Geben Sie einfach die Aufgabenliste, Punktzahlen und Kriterien ein. Den Rest erledigt das Tool.

#5. Das Tool arbeitet mit Objektivität im Mittelpunkt, und daher können Unternehmen das Persönlichkeitsgepäck verlieren, das mit manueller Arbeit einhergeht.

#6. Projektmanager und Eigentümer können ihre Aufgaben effektiv an Untergebene delegieren und die Auslastung der zugewiesenen Arbeitskräfte maximieren, indem sie dieses Tool verwenden.

Wann sollte die Priorisierungsmatrix verwendet werden?

Sie können diesem Tool vertrauen, wenn:

  • Priorisierung komplexer Aufgaben, Tickets oder Probleme mit mehreren Variablen, anhand derer diese Elemente bewertet werden müssen.
  • Auswerten von Eingabedaten, um Fehler, Tickets, Aufgaben, Projekte usw. einzustufen, um Ränge zuzuweisen.
  • Planen Sie geschäftliche oder persönliche Projektaufgaben auf rationalisierte Weise mit dem Ziel der rechtzeitigen Fertigstellung.
  • Entwurf eines einseitigen Dokuments, das die wichtigsten Schwerpunktbereiche eines Projekts visualisiert.
  • Aufgaben angemessen an Teammitglieder delegieren, ohne den Projektplan zu destabilisieren.
  • Förderung der Zusammenarbeit im Projektteam.

Wenn Sie sich fragen, für wen dieses Tool nützlich sein wird:

  • Heimarbeitskräfte, die sich um Bürotätigkeiten und Hausarbeiten kümmern.
  • Freiberufler und Auftragnehmer müssen ihre Projekte wertschätzen und die Aufgaben entsprechend erledigen.
  • Mikro-, kleine, mittlere und große Unternehmen bewerten Projekte auf der Grundlage ihres Geschäftswerts.
  • Projektmanager, die mehr als ein Projekt und Projektteam betreuen.

So verwenden Sie die Priorisierungsmatrix

Wenn Sie dieses Tool effektiv nutzen möchten, müssen Sie die Quadranten der Prioritätsmatrix vollständig verstehen:

Quadrant 1

  • Hochwertige Aufgaben erfordern wenig Aufwand, aber die Auswirkungen sind höher als bei anderen.
  • Die Aufgaben dieses Rechtecks ​​sind dringend und kritisch, also erledige sie so früh wie möglich.

Quadrant 2

  • Großprojekte erfordern mehr Aufwand und die daraus resultierende Wirkung ist ebenfalls hoch.
  • Meistens sind diese Aufgaben nicht mit einer Deadline verbunden.
  • Für diese Projekte sollten Sie sinnvolle Meilensteine ​​setzen und regelmäßig einen Meilenstein erreichen.
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Quadrant 3

  • Dies sind oft Aufgaben mit geringem Aufwand und geringen Auswirkungen.
  • Delegieren Sie diese Aufgaben nach Möglichkeit an Ihre Untergebenen oder Kollegen.

Quadrant 4

  • Diese Aufgaben tragen nicht viel zum Return on Investment (ROI) des Unternehmens bei, erfordern jedoch einen hohen Aufwand.
  • Sie sollten diese Aufgaben später als die anderen Quadranten erledigen.
  • Möglicherweise möchten Sie Ihren Geschäftsprozess auch improvisieren, um solche Aufgaben vollständig zu eliminieren.

Sobald Sie die Quadranten verstanden haben, ist es an der Zeit, die Prioritätsmatrix anzuwenden:

#1. Wählen Sie Projekte oder Aufgaben aus der Matrix aus, da diese nach Variablen und ausgewählten Kriterien gewichtet ist.

#2. Aus der Matrix ausgewählte Artikel sind automatisch von echtem Wert für Ihr Unternehmen. Überprüfen Sie dies jedoch erneut, um finanzielle Verluste zu vermeiden.

#3. Wählen Sie die nächste Aufgabe aus der Prioritätsmatrix gemäß Aufgabenrangfolge aus. Dieses Tool funktioniert mühelos als Projektplanungsanwendung.

#4. Versuchen Sie, eine Software oder eine Priorisierungsmatrixvorlage zu verwenden, um die Priorisierungsmatrixdateien zu verwalten. Ihre Stakeholder können Ihre Arbeitsprioritäten schnell überprüfen. Darüber hinaus können Sie die Vorlage in Zukunft wiederverwenden.

Best Practices der Priorisierungsmatrix

#1. Wählen Sie Aufgaben- oder Ausgabe-Ranglistenkriterien durch eine geeignete Brainstorming-Sitzung mit dem Projektinhaber, Manager, Teammitgliedern und Endbenutzern aus.

#2. Verwenden Sie den Analytic Hierarchy Process (AHP), um einen klaren und starken Konsens zwischen den Stakeholdern zu entwickeln. Stellen Sie dann die gewichteten Kriterien auf, denen jeder vertrauen kann.

#3. Der Scoring-Prozess sollte in hohem Maße kollaborativ sein. Sie können verschiedene Tools wie Online-Formulare und Whiteboards verwenden, um einen Konsens über die subjektive Beurteilung der Prioritätsmatrix zu erzielen.

Jetzt ist es an der Zeit, sich einige Tools und Vorlagen anzusehen, die Ihnen bei Prioritätsmatrizen helfen können:

Smartsheet

Smartsheet ist ein weltweit anerkanntes Workspace- und Projektmanagement-Tool, das von Unternehmen unterschiedlicher Größe agil und erfolgreich eingesetzt wird. Wenn Ihr Arbeitsplatz bereits ein Abonnement für diese Cloud-basierte App hat, können Sie ganz einfach das Projektmanagement-Lösungscenter verwenden, um ein benutzerfreundliches Product Prioritization Board zu erstellen.

Sobald Sie sich im Solution Center der Smartsheet-App befinden, finden Sie verschiedene Projektboards wie Finanzen und Buchhaltung, Kunden und Kunden, Personalwesen usw. Innerhalb der Produktentwicklungsgruppe sollten Sie die erforderliche Priorisierungsmatrix finden.

Wenn Sie kein Abonnement von Smartsheet verwenden oder den Testplan nicht ausprobieren möchten, müssen Sie sich keine Sorgen machen. Smartsheet bietet auch eine grundlegende Priorisierungsmatrix, die jeder herunterladen und aus beliebigen Gründen verwenden kann. Besuchen Sie einfach diesen Beamten Smartsheet-Vorlagen Bibliotheksportal. Sie erhalten 2 bis 3 Vorlagen, die Sie im Excel-, PDF- oder Word-Dateiformat herunterladen können.

Miro-Prioritätsmatrix

Miro ist eine weitere vertrauenswürdige und zuverlässige Lösung, die mehrere Business-Apps an einem Ort zusammenbringt, wie z wie Mindmaps, Kanban-Boards, Service-Blueprints, Prioritätsmatrizen etc.

Wenn Sie die Vorlagenbibliothek besuchen, suchen Sie nach „Priorisierung“ und Sie werden umsetzbare Vorlagen für Prioritätsmatrixen wie 2X2-, 3X3- und RICE-Priorisierungsmethodevorlagen (Reach, Impact, Confidence, and Effort) entdecken.

Sie müssen diese Vorlagen innerhalb der Miro-Zeichenfläche anpassen. Im Gegensatz zu Smartsheet können Sie die Vorlage nicht einfach herunterladen, um sie in einer Excel-Arbeitsmappe zu verwenden. Stattdessen können Sie das Board in verschiedene gemeinsam nutzbare Formate wie JPEG, PDF, CSV und JIRA-kompatible Dateien exportieren.

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Das ist nicht alles! Miro ist hoch gelobt für die Online-Zusammenarbeit bei Projektplanung und Brainstorming. Daher erhalten Sie in Ihrer Miro-Prioritätsmatrix-Vorlage eine Vielzahl von Konnektivitätstools wie Abstimmung, Präsentationsmodus, Echtzeit-Notizen, Chat, Video-Chat und Online-Board-Sharing.

Eisenhower-Matrixvorlage: Evernote

Evernote ist eine der führenden Notizen-Apps, die auch Dokumentensynchronisierung, Dokumentenscannen, Organisieren von Kalenderplänen, Optimieren von Aufgaben usw. bietet. Im Einklang mit den anderen bisher erwähnten Tools bietet Evernote auch eine Vielzahl von Vorlagen für Geschäft, Privat, Privatleben und Arbeitszwecke. Eine solche Vorlage ist die Eisenhower-Matrix.

Die Eisenhower-Matrix, ähnlich der Priorisierungsmatrix, wird seit langem in Geschäftsprozessen verwendet, um die wichtigsten Aufgaben zu priorisieren. Es ist einfach ein 2X2-Quadrant, in dem Sie Ihre Pflichten nach Rang oder Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnen.

Beispielsweise enthält die linke Spalte zwei gestapelte Spaltenüberschriften: Dringend + Wichtig und darunter Dringend + Nicht wichtig. Jetzt hat die rechte Spalte auch zwei vertikale Spaltenüberschriften, die übereinander gestapelt sind: Wichtig + Nicht dringend und Nicht wichtig + Nicht dringend.

Sie können die Vorlage in der Evernote-App über eine Testversion oder ein kostenpflichtiges Abonnement anpassen.

Google Workspace-Prioritätsmatrix

Wenn Ihr Organisationskodex oder Ihre Nutzungsrichtlinie für Geschäftsanwendungen Sie innerhalb des Google Workspace-Ökosystems einschränkt, müssen Sie es versuchen Prioritätsmatrix, entwickelt von prioritymatrix.com. Es handelt sich um eine dedizierte Google Workspace Marketplace-App, die mit Ressourcen von Google wie der Google Cloud-App-Engine usw. entwickelt wurde.

Seine intuitive Benutzeroberfläche (UI) bietet einen Rahmen für die Priorisierung. Sie können Teamprioritäten auch mit kollaborativen Projektansichten vermitteln. Einige seiner bemerkenswerten Merkmale sind:

  • Delegation von Aufgaben
  • Aufgabenverwaltung
  • Verwaltung mehrerer Projekte
  • Integriert sich in Google Mail, Google Drive, Google Docs usw.
  • Aufgabensortierung über erweiterte Filterung

Kurz gesagt, das Tool hilft Ihnen und Ihrem Team, sich auf die richtige Aufgabe zu konzentrieren. Es handelt sich jedoch um eine abonnementbasierte App. Nach Ablauf der kostenlosen Testversion müssen Sie eine Abonnementlizenz erwerben, um das Tool weiterhin verwenden zu können.

Bisher haben Sie gelernt, dass die Priorisierungsmatrix ein beliebtes Zeitmanagement-Tool ist, um Entscheidungen zu treffen. Viele einfache und komplexe Projekte nutzen dieses Tool, um wissenschaftlich zu entscheiden, welche Aufgaben sofort fokussiert werden müssen und welche für eine spätere Ausführung beiseite gelassen werden können.

Das Konzept und die Wissenschaft hinter dieser Technik sind solide. Es treibt Ihr Team dazu an, die Aufgabenausrichtung auf Ihre Projektziele zu maximieren. Um dies zu rechtfertigen, verwendet das Tool eine gewichtete Bewertung, um Aufgaben einzustufen. Die Nutzung der Prioritätsmatrix könnte jedoch aus folgenden Gründen zu kurz kommen:

  • Erlernen der geeigneten Kriterien zur Anwendung des Tools
  • Richtiges Abwägen dieser Kriterien durch Gespräche mit Kunden
  • Zusammenarbeit in Echtzeit und die Gewohnheit, zusammenzuarbeiten
  • Erstellen der perfekten Vorlage, die in den meisten Projekten funktionieren könnte

Mit den in diesem Artikel erläuterten Konzepten und den kostenlosen Priorisierungsmatrix-Tools wird es Ihnen viel leichter fallen, die Umsetzung in Einzel- oder Teamprojekten auszuprobieren.

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