In den letzten Jahren hat sich die Unternehmens- und Arbeitsplatzkultur verändert. Arbeitgeber fördern zunehmend papierlose Bürosoftware, um einen schnellen, bequemen und einfacheren Zugriff auf Informationen zu ermöglichen.
Mit dieser Art von Büro können Mitarbeiter ihre Zeitpläne einhalten, und Informationen werden einfacher im gesamten Unternehmen verteilt.
Angesichts zunehmender Umweltbedenken verlassen sich Unternehmen immer mehr auf papierlose Büros. Laut einer Studie der National Association of Office Product Suppliers (NAOP) erzeugt der durchschnittliche Büroangestellte jedes Jahr mehr als 2.000 Pfund Abfall.
Es liegt an den Unternehmen, entweder ihre Recyclingbemühungen zu verstärken oder die von ihnen erzeugte Abfallmenge zu reduzieren.
Sie könnten ein papierloses Büromodell in Betracht ziehen, wenn Ihr Unternehmen nach einem nachhaltigen Ansatz zur Reduzierung des Abfallaufkommens sucht. Mit einer papierlosen Bürosoftware werden herkömmliche Dokumente wie Briefe, Berichte und Rechnungen überflüssig.
Das Kopieren und Sortieren von Papierstapeln entfällt, was Zeit für das Verwaltungspersonal spart. Darüber hinaus können Unternehmen mit einem papierlosen Büro Geld beim Drucken sparen.
Es mag entmutigend erscheinen, in Ihrem Büro papierlos zu arbeiten, aber es ist nicht so schwierig, wie Sie denken. In diesem Leitfaden erläutern wir die Grundlagen des papierlosen Arbeitens und geben Tipps für den Einstieg.
Die folgenden Schritte helfen Ihnen dabei, Ihr Büro zu organisieren und effizienter zu gestalten, wodurch Ihr Arbeitsalltag leichter wird.
Inhaltsverzeichnis
Umweltbelastung durch papierzentrierte Büros
Papier ist ein vielseitiges Material, das seit Jahrhunderten verwendet wird. Es kann für verschiedene Zwecke verwendet werden, vom Schreiben und Drucken bis hin zum Verpacken und Isolieren. Mit der zunehmenden Verbreitung von Papier ist es wichtig, sich der Auswirkungen von Abfall auf die Umwelt bewusst zu sein.
Aufgrund seiner hohen Produktions- und Verbrauchsraten hat es erhebliche Auswirkungen auf die Umwelt. Tatsächlich gehört die Papierindustrie laut dem Umweltprogramm der Vereinten Nationen (UNEP) zu den drei umweltschädlichsten Industrien der Welt.
Papierzentrierte Büros tragen zu Umweltschäden bei, wenn digitale Plattformen zur neuen Normalität werden.
Was ist papierloses Büro?
Papierlose Büros sind ein beliebter Trend in der Wirtschaft, bei dem Mitarbeiter keine Papiere mit sich führen müssen. Mit dem papierlosen Büro können alle Schreibarbeiten, die früher im Büro erledigt wurden, jetzt elektronisch erledigt werden.
Dies reduziert den Papierverbrauch und ermöglicht es den Mitarbeitern, von überall auf der Welt zu arbeiten. Ein papierloses Büro ist aus mehreren Gründen wichtig und wird in den kommenden Jahren wahrscheinlich noch beliebter werden.
Vorteile des papierlosen Büros
Es ist kein Geheimnis, dass sich die Technologie ständig weiterentwickelt. Vorbei sind die Zeiten, in denen wir Papier in unserem Büro mischen mussten, um organisiert zu bleiben.
Moderne papierlose Bürosoftware kann Abfragen in den größten Dokumenten innerhalb von Sekunden problemlos finden. Aus diesem Grund bewegen sich Büros in Richtung eines papierlosen Büros mit der heutigen fortschrittlichen papierlosen Bürosoftware, einschließlich digitaler Dateien und elektronischer Aufzeichnungen.
Hier sind einige Vorteile, warum Sie die Einführung eines papierlosen Büros in Betracht ziehen sollten:
Verbessert die Kommunikation
Anders als früher, als Mitarbeiter stundenlang auf Dokumente in ihren Postfächern warten mussten, können sie jetzt über digitale Systeme sofort auf Informationen zugreifen, wenn sie sie benötigen. Das bedeutet schnellere Reaktionszeiten auf Kundenanfragen und eine verbesserte Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Management.
Reduziert Energiekosten
Für die Herstellung und den Versand von Papier wird viel Energie benötigt, was sich mit der Zeit summiert. Indem Sie papierlos arbeiten, können Sie den Energieverbrauch Ihres Büros reduzieren, indem Sie elektronische Dokumente anstelle von physischen verwenden. Dies kann Ihre Energierechnung halbieren oder sogar noch mehr.
Zeit sparen
Wenn alles digital ist, müssen Sie keine Informationen von einem Dokument in ein anderes kopieren und einfügen.
Sie können bequem von Ihrem Schreibtisch aus auf alle benötigten Informationen zugreifen, ohne zusätzliche Zeit mit der Suche aufzuwenden. Das spart Zeit, reduziert unnötigen Stress und Druck und trägt dazu bei, dass Sie diesen wichtigen Termin nie verpassen.
Reduziert Abfall
Ein großer Teil der Abfallreduzierung besteht darin, zu begrenzen, was in den Mülleimer gelangt. Indem Sie papierlos arbeiten, können Sie vermeiden, unzählige Zettel zu drucken, die in den Papierkorb geworfen werden.
Speichern Sie stattdessen alle Informationen digital auf Ihrem Computer oder in digitalen Dateien. Das bedeutet weniger Abfall und weniger Fahrten zum Wertstoffhof.
Wie implementiert man die Idee des papierlosen Büros am Arbeitsplatz?
Die Verwaltung all des Papiers, das Sie in der heutigen digitalen Welt ansammeln, kann schwierig sein. Aber wenn Sie eine papierlose Umgebung implementieren, wird Ihr Unternehmen nicht nur effizienter, sondern hilft auch bei Themen wie Recycling und Lagerung. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihr Unternehmen papierlos machen können:
#1. Verwenden Sie Cloud-Speicherplattformen
Der Übergang zum papierlosen Büro wird immer beliebter, ist aber nicht ohne Herausforderungen. Eine der größten Herausforderungen besteht darin, dass viele Mitarbeiter immer noch auf Papierdokumente angewiesen sind, um ihre Arbeit zu erledigen.
Das bedeutet, dass sie überall auf diese Dokumente zugreifen müssen, was ein Problem sein kann, wenn sie nicht an ihrem Schreibtisch sind oder ihr Computer abstürzt.
Eine Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, ist die Verwendung von Cloud-Speicherplattformen. Diese Plattformen ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Dokumente elektronisch zu speichern und von jedem Gerät aus darauf zuzugreifen. Dadurch müssen sie nicht mehr viele Papierdokumente mit sich herumschleppen und behalten leichter den Überblick über alles, was sie brauchen.
Ein weiterer Vorteil der Nutzung dieser Plattformen besteht darin, dass sie Ihnen helfen können, Geld zu sparen. Wenn Sie Ihre Dokumente elektronisch speichern, müssen Sie nicht für deren Speicherplatz auf Ihrer Festplatte bezahlen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie viele Dokumente aufbewahren müssen.
Insgesamt ist die Verwendung von Cloud-Speicherplattformen eine großartige Möglichkeit, die Effizienz Ihres papierlosen Büros zu verbessern. Sie bieten eine einfache Möglichkeit für Mitarbeiter, auf ihre Dokumente zuzugreifen, was ihre Zeit für die Suche nach ihnen minimiert.
#2. Implementieren Sie elektronische Kommunikationstools
Es ist kein Geheimnis, dass elektronische Kommunikationsmittel am heutigen Arbeitsplatz immer häufiger vorkommen. Büroangestellte aller Ebenen nutzen diese Tools wie E-Mail, Microsoft Office 365 oder Slack, um die Effizienz zu steigern und Papierverschwendung zu reduzieren.
Einer der wichtigsten Vorteile der Verwendung dieser Tools besteht darin, dass sie dazu beitragen können, unnötigen Papierkram zu vermeiden. Das spart Zeit und Energie und reduziert das Risiko menschlicher Fehler.
Darüber hinaus können elektronische Kommunikationstools auch dazu beitragen, die Effizienz und Produktivität im Büro zu verbessern. Indem sie es Mitarbeitern ermöglichen, Dateien zu teilen und in Echtzeit an Projekten zusammenzuarbeiten, können diese Tools die Effizienz um bis zu 50 % steigern.
Unternehmen, die diese Tools erfolgreich implementiert haben, haben die Produktivität und Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter erheblich gesteigert.
#3. Mitarbeiter bezüglich elektronischer Software schulen
Da sich Unternehmen in Richtung eines papierlosen Arbeitsplatzes bewegen, müssen die Mitarbeiter angemessen geschult werden, um mögliche Unfälle zu vermeiden. Indem Sie Ihre Mitarbeiter im papierlosen Arbeiten schulen lassen, können Sie sicher sein, dass sie mit allen Dateien oder Dokumenten umgehen können, die elektronisch gespeichert werden müssen.
Dies spart Ihrem Unternehmen nicht nur Zeit und Geld, sondern hilft Ihrem Team auch, produktiv und sicher zu bleiben, während es in einer papierlosen Umgebung arbeitet.
#4. Erstellen Sie einen elektronischen Arbeitsbereich
Papierlose Büros werden immer beliebter, nicht nur weil sie umweltfreundlicher sind, sondern auch weil sie besser für die Produktivität Ihrer Mitarbeiter sind.
Die Schaffung eines auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen elektronischen Arbeitsplatzes stellt sicher, dass jeder in Ihrem Büro produktiv ist und sich auf seine Arbeit konzentrieren kann.
Eine papierlose Bürosoftware erleichtert den Weg zum papierlosen Arbeiten
Es kann ärgerlich sein, jeden Schritt zur Schaffung eines papierlosen Arbeitsplatzes manuell durchzuführen.
Darüber hinaus ist es eine Aufgabe, eine so komplexe Verknüpfung verschiedener Anwendungen zu verwalten. Hier sind einige papierlose Bürosoftware, die maßgeschneidert sind, damit Büros ohne viel Schulung oder Ressourcenzuweisung problemlos auf die digitale Methode umsteigen können.
Unterschreibe jetzt
Viele Menschen sind mit der traditionellen papierbasierten Methode beim Signieren von Dokumenten vertraut. Dieser Vorgang kann jedoch manchmal zeitaufwändig sein, und es gibt keine Garantie dafür, dass alle Signaturen korrekt sind.
Glücklicherweise erleichtert ein neues Online-Tool namens Sign Now den papierlosen Prozess für das Online-Signieren von Dokumenten.
Sign Now ermöglicht es Benutzern, digitale Signaturen mit ihrem Computer oder Mobilgerät zu erstellen. Sobald Sie Ihre Signatur fertiggestellt haben, können Sie sie in einer Datei speichern oder mit anderen teilen. Darüber hinaus bietet Sign Now hilfreiche Tipps und Anweisungen, um sicherzustellen, dass Ihre Unterschriften korrekt und lesbar sind.
Der Service ist kostenlos und kann von jedem Computer mit Internetzugang aus aufgerufen werden. Dokumente können von überall auf der Welt unterschrieben werden, und es ist nicht erforderlich, das Dokument auszudrucken oder zu faxen.
Geben Sie die Details des Papiers ein, wählen Sie einen Signaturtyp aus und senden Sie dann das Formular ab. Der Dienst erstellt automatisch eine digitale Kopie des Dokuments und sendet sie an Ihre E-Mail-Adresse.
Darüber hinaus kann dieses Tool für verschiedene Zwecke verwendet werden, z. B. zum Online-Signieren von Dokumenten, zum Erstellen von Vereinbarungen und zum Aushandeln von Verträgen. Kurz gesagt, wenn Sie nach einer einfachen Möglichkeit suchen, Ihre rechtlichen Unterlagen unterschreiben zu lassen, ist Sign Now einen Versuch wert.
Pdf-Füller
Sie werden den PDF-Füller lieben, wenn Sie ein vielbeschäftigter Berufstätiger sind und viele Dokumente verwalten müssen. Mit diesem Online-Tool können Sie Dokumente schnell und einfach bearbeiten, erstellen und verwalten.
Füllen Sie die Felder aus, klicken Sie auf „Senden“ und Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert. Und wenn Sie eine Kopie drucken oder mit jemand anderem teilen müssen, kann Ihnen der PDF-Füller auch dabei helfen.
Es ist ein vielseitiges Tool, mit dem Sie Ihr statisches PDF in ein interaktives Erlebnis für Sender und Empfänger verwandeln können.
PDF Filler verfügt über verschiedene Funktionen, die es zur idealen Wahl für Personen machen, die ihre Dateien schnell aktualisieren oder verwalten müssen. Darüber hinaus eignet es sich auch hervorragend für Personen, die das Erstellen und Ausfüllen von PDF-Dokumenten online automatisieren müssen.
Sehen Sie sich die besten Tools zum Komprimieren von PDF an [Online + Software].
DeskTime
Die Verwaltung der eigenen Arbeits- und Privatzeit ist schwierig, aber wenn Sie nach einer App suchen, die Ihnen dabei hilft, dann ist DeskTime ein perfektes Tool.
Mit dieser App behalten Sie mit Hilfe einer automatischen Zeiterfassung ganz einfach den Überblick über alles, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Egal, ob es sich um Arbeitsstunden handelt oder wie lange Sie letzte Nacht geschlafen haben, diese App hat alle Glocken und Pfeifen, die es Ihnen leicht machen, Ihren Zeitplan zu verwalten.
DeskTime ist die ultimative App für die erfolgreiche Verwaltung Ihres Zeitplans und Ihres Online-Geschäfts. Die App bietet eine Vielzahl von Funktionen, die sie zum perfekten Tool für Zeitmanagement und -organisation machen.
Die App kann kostenlos heruntergeladen werden und es gibt keine In-App-Käufe. Es kann auch verwendet werden, um Ihre eigene Zeit und die Zeit anderer zu verfolgen.
Sie können diese App auch verwenden, um Ihre Online-Geschäftsaktivitäten zu verwalten, einschließlich der Verfolgung Ihrer Verkaufszahlen und Social-Media-Updates. Diese ultimative Zeiterfassung ist das perfekte Werkzeug für alle, die ihre Effizienz und Produktivität verbessern möchten.
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Juro
Die Komplexität von Rechtsverträgen ist ziemlich entmutigend, aber eine digitale Lösung wie Juro ist ideal für solche Fälle. Es ist ein Tool zur Automatisierung von Rechtsverträgen, mit dem Ihr Team die Erstellung, Unterzeichnung und Nachverfolgung von Rechtsverträgen optimieren kann.
Durch die Automatisierung alltäglicher Vertragsaufgaben können Sie Zeit sparen und die Genauigkeit bei der Vertragserstellung sicherstellen. Es bietet auch eine Benutzeroberfläche, die es jedem in Ihrem Team leicht macht, es zu verwenden.
Dies macht den Prozess reibungsloser und zugänglicher für alle Beteiligten. Darüber hinaus lässt sich Juro in mehrere beliebte Rechtssoftwareprogramme integrieren, sodass Sie Ihre Verträge einfach von einem Ort aus verwalten und verfolgen können.
Zu den Vorteilen der Verwendung von Juro gehören die Automatisierung des Prozesses der Vertragserstellung, die Überwachung und Nachverfolgung der Einhaltung sowie die Automatisierung der Verhandlung und Erfüllung von Verträgen.
Es bietet auch eine Reihe von Funktionen, die Unternehmen dabei helfen, die Effizienz und Effektivität ihrer Rechtsverträge zu verbessern. Wenn Sie also nach einer Möglichkeit suchen, Ihren Vertragserstellungsprozess zu automatisieren, sind Sie bei Juro genau richtig.
Dateicenter
Mit der wachsenden Anzahl digitaler Dateien, die Sie haben, ist es leicht, von der Datenmenge, die Sie verwalten müssen, überwältigt zu werden. Aber eine Möglichkeit, damit umzugehen, ist die Verwendung eines Tools wie Filecenter.
Mit Hilfe dieses Tools können Sie Ihre Dokumente schnell organisieren und alle Ihre digitalen Dateien verwalten, sodass sie leicht zu finden sind.
Filecenter ist ein Cloud-basiertes Dateiverwaltungssystem, das es einfach macht, von jedem Gerät oder Standort aus auf Dateien zuzugreifen, sie zu teilen und zusammenzuarbeiten. Sie können von jedem Computer mit Internetverbindung auf dieses Tool zugreifen.
Sie benötigen keine spezielle Software oder Hardware, um FileCenter zu verwenden. Öffnen Sie einfach die Website und beginnen Sie mit der Suche nach den Dateien, die Sie benötigen. Sie können dieses Tool auch verwenden, um Ordner freizugeben oder große Dateien in der Cloud zu speichern.
Wenn Sie nach einer einfachen Möglichkeit suchen, Ihren Arbeitsablauf zu rationalisieren und Ihnen zu helfen, organisiert zu bleiben, dann ist Filecenter die perfekte Lösung.
M-Dateien
Wenn Sie wie die meisten Wissensarbeiter sind, suchen Sie immer nach Möglichkeiten, produktiver zu sein. Aber mit dem ständigen Zustrom neuer Informationen und Projekte kann es schwierig sein, Schritt zu halten. Hier kommt M-Files ins Spiel.
Diese metadatengesteuerte Dokumentenverwaltungsplattform wurde entwickelt, um Mitarbeitern dabei zu helfen, ihr Produktivitätspotenzial freizusetzen. Die M-Files-Plattform ermöglicht Ihnen den einfachen Zugriff auf und die Zusammenarbeit an Dateien von jedem Gerät oder Computer aus, indem sie einen zentralen Speicherort für alle Ihre Dokumente bereitstellt.
Darüber hinaus bietet die M-Files-Plattform leistungsstarke Suchfunktionen, mit denen Sie schnell und einfach genau das finden, wonach Sie suchen.
Eines der besten Dinge an M-Files ist, dass sie Unternehmen dabei helfen können, ihre Gewinne zu steigern. Das Überprüfen und Erstellen einer M-Datei stellt sicher, dass alle Ihre wichtigen Geschäftsdaten organisiert und leicht zugänglich sind.
Dies macht es einfacher, Ihren Fortschritt zu verfolgen und den Überblick über Ihre Finanzen zu behalten. Ein weiterer großer Vorteil von M-Files ist, dass sie privat sind. Ihre Geschäftsdaten sind für andere nicht öffentlich zugänglich. Dies kann den Ruf Ihres Unternehmens und wertvolle Geschäftsgeheimnisse schützen.
Cloudli
Mit den leistungsstarken Virtualisierungs-Fax-over-IP-Lösungen von Cloudli können Sie Ihren Betrieb virtualisieren und gleichzeitig kritische Daten schützen.
Mit ihren Lösungen können Sie schnell und einfach virtuelle Maschinen in der Cloud erstellen, verwalten und bereitstellen, ohne sich um die Infrastruktur kümmern zu müssen, die zu ihrer Unterstützung erforderlich ist.
Mit den Fax-/IP-Lösungen von Cloudli können Sie Faxe weltweit sicher senden und empfangen, ohne eine dedizierte Faxleitung oder ein Gerät zu benötigen.
Cloudli bietet mehrere Vorteile für Unternehmen, die ihren Betrieb virtualisieren müssen. Erstens hilft es, Ihre Infrastruktur zu konsolidieren und die Effizienz zu verbessern, indem es Ihnen ermöglicht, mehrere Anwendungen auf einem einzigen Server auszuführen.
Dadurch sparen Sie Zeit und Geld, da Sie nicht mehr für jede Anwendung separate Server anschaffen müssen. Es schützt auch Ihre Daten, indem es Ihnen ermöglicht, Ihre Server zu virtualisieren.
Fällt ein Server aus, funktionieren die anderen weiter. Schließlich kann Cloudli dazu beitragen, die Kosten zu senken, indem die Kommunikation zwischen Ihren Servern und Clients automatisiert wird.
Fazit
Papierlose Büros werden immer beliebter, nicht nur wegen der Umweltvorteile, sondern auch, weil Sie damit viel Geld sparen können.
In diesem Leitfaden haben wir besprochen, wie Sie Ihrem Büro dabei helfen können, papierlos zu werden. Wir haben auch die beste papierlose Software erwähnt, damit Ihr Büro ganz einfach papierlos wird.
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