Die Vorteile von Gemini für Google Sheets: Effizientes Arbeiten mit komplexen Formeln

In der heutigen digitalen Welt ist es unerlässlich, effiziente Tools zur Datenanalyse zu nutzen. Google Sheets ist ein bemerkenswert leistungsstarkes Werkzeug für die Verwaltung von Tabellenkalkulationen und die Automatisierung sich wiederholender Berechnungen. Viele Benutzer stehen jedoch vor der Herausforderung, komplexe Formeln für anspruchsvolle Datenanalysen zu erstellen. Hier kommt Gemini, die integrierte KI von Google, ins Spiel. Mit dieser Innovation wird das Schreiben von verschachtelten IF-Formeln erheblich vereinfacht, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Benutzerfreundlichkeit von Google Sheets erhöht. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Gemini nutzen können, um Ihre Formelerstellung zu automatisieren und Ihre Datenanalyse effektiver zu gestalten.

Wichtige Erkenntnisse

• Gemini vereinfacht das Schreiben verschachtelter IF-Formeln für fortgeschrittene Datenanalysen in Google Sheets.
• Gemini kann Datenabruf in Google Sheets automatisieren, was Zeit und Aufwand bei der Wertsuche spart.
• Gemini hilft bei der Erstellung von Datums- und Zeitformeln in Google Sheets, indem es auf die integrierten Funktionen von Google verweist.

Wie man Gemini zu Google Sheets hinzufügt

Um auf diese Funktion zugreifen zu können, müssen Sie sich für Google’s Workspace Labs angemeldet haben. Dies ist ganz einfach, sofern Sie in einem der unterstützten Länder und Gebiete leben. Wenn Sie bereits Zugriff auf Workspace Labs haben, können Sie diesen Abschnitt überspringen.

Um mit Gemini in Workspace zu beginnen, melden Sie sich auf der Website von Workspace Labs an. Aktivieren Sie die Kästchen am Ende der Seite, um die Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien zu akzeptieren, und klicken Sie auf „Absenden“.

Wenn Sie sich einmal für Workspace Labs angemeldet, aber die Teilnahme abgelehnt haben, dürfen Sie sich nicht erneut mit demselben Konto anmelden.

Google One AI Premium-Abonnenten haben ebenfalls Zugang zu Gemini in Google Workspace, zusammen mit mehreren anderen Funktionen. Das folgende Fenster sollte erscheinen, wenn Sie Google Sheets das nächste Mal öffnen.

1. Schreiben von verschachtelten IF-Formeln

Die IF-Funktion ermöglicht es Ihnen, eine bestimmte Bedingung zu testen und einen Wert zurückzugeben, wenn sie wahr ist, sowie einen anderen Wert zurückzugeben, wenn sie es nicht ist. Sie können Ihre IF-Anweisungen mit den logischen Operatoren UND, ODER und NICHT modifizieren und sogar mehrere IF-Anweisungen ineinanderschachteln, um komplexere Datenanalysen in Google Sheets durchzuführen.

Das Schachteln kann jedoch eine doppelschneidige Angelegenheit sein. Technisch gesehen ist es fähig, viel Arbeit zu erledigen, aber es kann etwas umständlich und schwer zu verwenden sein, wenn Sie gerade erst mit Funktionen und Formeln beginnen. Mit Gemini als Ihrem Co-Piloten können Sie jedoch lange, visuell komplexe Formeln schreiben, die genau das tun, was Sie wollen.

Um zu beginnen, öffnen Sie das Spreadsheet in Google Sheets. Klicken Sie auf das rautenförmige Ask Gemini-Symbol neben dem Teilen-Button, und ein Seitenfeld sollte erscheinen. Gemini analysiert den Inhalt des Spreadsheets und stellt eine Zusammenfassung dar.

Geben Sie Ihren Prompt in das Textfeld am unteren Rand des Seitenfelds ein. Für die Berechnung der Noten einer Schülergruppe habe ich den folgenden Prompt eingegeben: Erstelle eine verschachtelte IFs-Formel, die die Note der Schüler basierend auf ihrer Punktzahl berechnen kann. A ist 90 und höher, B ist 80 bis 89, usw. Gemini konnte die Aufgabe beim ersten Versuch durchführen und erstellte eine Formel, die perfekt funktionierte. Das Einfügen-Symbol unter der Formel kann verwendet werden, um sie in das Spreadsheet einzufügen.

2. Automatisierung des Datenabrufs

Mit Gemini müssen Sie keine horizontalen oder vertikalen SVERWEIS-Formeln mehr schreiben. Sie können die Fähigkeit von Gemini nutzen, die Daten Ihres Spreadsheets zu analysieren und Anfragen basierend auf seinem Verständnis zu beantworten. Das bedeutet, dass Sie Ihre Anfragen in natürlicher Sprache formulieren können und die gewünschten Ergebnisse mit weniger Zeit und Aufwand erhalten.

Haben Sie zwei Tabellen in einem Spreadsheet, eine Ausgangstabelle und eine Nachschlagetabelle, können Sie Gemini bitten, den zugehörigen Wert für einen Artikel in Ihrer Ausgangstabelle nachzuschlagen.

Um die Adresse von Mark Twain zu finden, habe ich den folgenden Prompt eingegeben: Finde die Adresse von Mark Twain in der Tabelle von F4 bis G9. Gemini gab folgende Formel zurück: =FILTER(G4:G9, EQ(F4:F9, "mark twain")), die mir die gewünschte Adresse lieferte. Dies mag trivial erscheinen in einem Spreadsheet mit wenigen Gegenständen, aber es kann ein Wendepunkt sein, wenn Sie mit tausenden von Einträgen arbeiten.

Es gibt mehrere Tipps und Tricks zum AI-Prompting, aber das Wichtigste ist, so beschreibend und spezifisch wie möglich zu sein.

3. Erstellen von Datums- und Zeitformeln

Gemini kann automatisch auf alle integrierten Datums- und Zeitfunktionen von Google verweisen, wenn es auf Anfrage Formeln erstellt. Mit Gemini kann ich die aktuelle Zeit in mein Spreadsheet einfügen, die Anzahl der Tage zwischen zwei Daten berechnen, unformatierte Texte in Daten umwandeln und andere Datums- und Zeitfunktionen nutzen, ohne sie mir merken zu müssen.

Zum Beispiel liefert der folgende Prompt genau eine Formel zur Berechnung der Differenz zwischen zwei Daten: Berechne die Anzahl der Tage zwischen den End- und Startdaten für jede Aufgabe im Projekt.

4. Textverarbeitungsfunktionen

Abgesehen von der Erstellung von Datums- und Zeitformeln kann Gemini auch Textmanipulationsoperationen in Google Sheets durchführen. Gemini kann spezifischen Text aus einer Zeile extrahieren, Text in Zahlen umwandeln und umgekehrt sowie Text formatieren, ohne dass Sie Formeln schreiben müssen. Es kann auch neuen Text basierend auf Eingabeaufforderungen generieren, Datenvalidierungsvorschläge machen und den Text in Ihrem Spreadsheet innerhalb desselben Workflows zusammenfassen.

Sie können sogar Ihr Gmail-Postfach und Ihre Drive-Dateien in Ihre Eingabeaufforderungen einbeziehen, zum Beispiel: Liste die Betreffzeilen der letzten drei E-Mails an [Personenname] auf.
Fasse die Hauptpunkte in [Dateiname] in Drive zusammen. Klicken Sie auf die Quelle unter der Antwort, um die Dateien zu sehen, die Gemini in seiner Antwort verwendet hat.

5. Erstellung benutzerdefinierter Funktionen

Benutzerdefinierte Funktionen sind eine großartige Möglichkeit, die integrierten Funktionen von Google Sheets zu erweitern. Es beinhaltet das Schreiben von Code in Google Apps Script, einer proprietären, cloudbasierten Skripting-Plattform für Google Workspace.

Wenn Sie eine Idee für eine benutzerdefinierte Funktion haben, aber keine fortgeschrittenen Programmierkenntnisse besitzen, können Sie Gemini Ihr Konzept beschreiben und die KI den Code für Sie generieren lassen. Zum Beispiel habe ich Gemini verwendet, um ein einfaches Skript zu erstellen, das Fuß in Zentimeter umwandelt. Gemini kann auch komplexere Aufgaben übernehmen, wie beispielsweise die Sprachübersetzung oder das Abrufen von Live-Updates aus dem Internet.

Obwohl Gemini nicht perfekt ist, generiert es in meiner Erfahrung in etwa sieben von zehn Fällen die richtigen Formeln. Trotz seiner Unvollkommenheiten ist es eine erhebliche Zeitersparnis und kann sogar ein wertvolles Lernwerkzeug sein. Wenn Sie jedoch häufig Formeln schreiben müssen, gibt es keinen Ersatz dafür, die grundlegenden Funktionen von Google Sheets zu beherrschen. Gemini ist ein leistungsstarker Assistent, aber das Verständnis der Grundlagen wird immer entscheidend sein, um das Beste aus Ihren Tabellenkalkulationen herauszuholen.

Zusammenfassung

Gemini bietet zahlreiche Vorteile für Google Sheets, indem es die Erstellung komplexer Formeln vereinfacht, Datenabrufe automatisiert und Benutzer bei der Handhabung von Datums-, Zeit- und Textfunktionen unterstützt. Mit der Benutzerfreundlichkeit und der automatisierten Unterstützung von Gemini können Anwender, sei es im beruflichen oder privaten Bereich, ihre Datenanalyse erheblich beschleunigen. Es ist ein wertvolles Werkzeug für alle, die regelmäßig mit Google Sheets arbeiten und deren Möglichkeiten ausschöpfen möchten.