Die tägliche Konfrontation mit Menschen und das Hinterherlaufen, um Deadlines einzuhalten, kann eine anstrengende Aufgabe sein.
Ein Unternehmen zu leiten, kann eine herausfordernde Aufgabe mit Aufs und Abs sein. Ohne ein effektives Aufgabenmanagement ist es schwierig, Fristen im Auge zu behalten. Das ist einer der Hauptgründe, warum nur ein kleiner Prozentsatz der Unternehmen erfolgreich ist. Angesichts der Arbeitsbelastung und der täglichen Aufgaben, die ständig am Limit sind, ist es üblich, den Überblick über Zeitpläne und Verantwortlichkeiten zu verlieren.
Nehmen wir an, ein Projekt, das von einer Organisation durchgeführt wird, ist riesig, ebenso wie das Team. Aus der Perspektive des Managers ist es verständlich, dass es erhebliche Anstrengungen erfordert, um den benötigten Output zu erzielen.
Die beste verfügbare Lösung ist die Nutzung von Aufgaben- und Projektmanagement-Tools, um Aufgaben und Projekte wirksam zu steuern. Diese Tools werden digital gehandhabt, sodass wir alle Aspekte des Projektmanagements online verwalten können. Diese praktischen Tools ermöglichen es uns, den Arbeitsablauf in Organisationen zu analysieren. Sie werden genutzt, um das Arbeitstempo und die Arbeitstage des Teams zu verfolgen. Sie helfen auch dabei, ein gewisses Tempo als Anforderung der Aufgabe beizubehalten.
Doch zunächst sollten wir die Probleme verstehen, mit denen ein Projektmanager ohne Projektmanagement-Tools konfrontiert wäre.
Probleme ohne Aufgaben- und Projektmanagement-Tools
- Unklare Erwartungen: Die Erwartungen an das Projekt sind sowohl auf Kunden- als auch auf Managerseite unklar. Es fehlt ein klar definierter Handlungsmodus des Systems von Anfang bis Ende. Ungenaue Ziele können dazu führen, dass Projekte scheitern.
- Mangelhafte Kommunikation: Kommunikationsdefizite zwischen Teammitgliedern, dem Projektmanager oder dem Kunden können zu unerwünschten Ergebnissen führen und den Abschluss der Aufgabe gefährden.
- Teamkonflikte: Es wird Situationen geben, in denen Menschen mit unterschiedlichen Persönlichkeiten und Fähigkeiten zusammenarbeiten müssen. Konflikte führen zu verminderter Produktivität und einer negativen Problemlösungsfähigkeit des gesamten Teams.
- Verpasste Fristen: Die verspätete Lieferung von Aufgaben durch inkompetente Teammitglieder oder Manager oder schlechte Kommunikation beeinträchtigt die Kundenbindung.
- Unklare Aufgabenverteilung: Eine unklare Rollenverteilung führt zu einer unangenehmen Arbeitsumgebung voller Stress, Unklarheit und Frustration.
Diese Probleme können jedoch durch den Einsatz von Aufgaben- und Projektmanagement-Tools beseitigt werden. Außerdem werden Sie eine deutliche Verbesserung der Effizienz und Produktivität Ihrer Mitarbeiter feststellen. Diese Tools können in folgender Hinsicht wirksam sein:
- Benutzer arbeiten intelligenter und effizienter, was zu einer höheren Erfolgsquote führt.
- Verwalten und organisieren Sie die Arbeitsbelastung, indem Sie Prioritäten festlegen, zuweisen und ausführen.
- Verwalten Sie Projektkosten und Budgets und nehmen Sie jederzeit und überall an Besprechungen teil.
- Neue Teammitglieder können mit geringem Aufwand effektiv integriert werden.
- Aufgabenplanung und -organisation werden einfacher.
- Es ist keine manuelle oder mentale Belastung erforderlich, da die meisten Vorgänge automatisiert sind.
Vorteile von Projektmanagement-Tools
Zudem sind sie unabhängig von der Größe des Unternehmens nützlich. Diese Tools sind für jedes Unternehmen unerlässlich. Einige der entscheidenden Vorteile von Projektmanagement-Tools sind:
- Sie verbessern die Koordination und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern.
- Sie behalten den Zeitplan im Auge und stellen sicher, dass Fristen vorzeitig oder pünktlich eingehalten werden.
- Durch die Nutzung der richtigen Tools können Teammitglieder auf dem Laufenden gehalten werden.
- Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten ist schnell und einfach und sorgt für Transparenz.
- Eine bessere Kommunikation zwischen den Teammitgliedern führt zu verbesserter Produktivität und besserem Zeitmanagement.
Da Projektmanagement-Tools Aufgaben priorisieren und Abläufe zentral verwalten, wird ein Großteil der Arbeit von der Software erledigt. Das spart Zeit und Energie. Die Investition in das richtige Werkzeug führt zu beträchtlichen Renditen.
Bei einigen Tools können die Renditen bis zu 150 % oder sogar mehr betragen. Die Tools sind außerdem sehr budgetfreundlich und kostengünstig, sodass unser Budget für ein bestimmtes Projekt nicht überschritten wird. Darüber hinaus steigern sie die Produktivität, indem sie effiziente Arbeitsabläufe erzeugen und die Ziele termingerecht erreichen.
Es gibt viele Tools, besonders für Neueinsteiger in der Geschäftswelt, die diese Tools gerne ausprobieren möchten. Um Verwirrung zu vermeiden, sind hier einige der besten Tools mit lebenslangem, kostenlosem Zugang, jedoch mit eingeschränkten Funktionen.
nTask
nTask ist eine Projektmanagement-Software, die es Teams oder Einzelpersonen ermöglicht, an täglichen Aufgaben teilzunehmen, sie zu analysieren, zu planen und effektiv zu verwalten. Sie hilft den Nutzern bei der Projektplanung, Ressourcenzuweisung, Verwaltung und Einhaltung von Fristen, indem sie eine To-do-Liste erstellt. So müssen Sie sich keine Sorgen machen, eine wichtige Aufgabe zu verpassen.
Die gleichzeitige Verwaltung der Arbeit und die Fokussierung auf Aufgaben wird einfacher, indem Prioritäten festgelegt werden, um sicherzustellen, dass alle im gleichen Tempo arbeiten. Sie können Ihr Wachstum auch verfolgen, indem Sie einfach Aufgaben hinzufügen und Fälligkeitstermine mithilfe von Gantt-Diagrammen planen.
Sie können auch die Zeit, die jedes Teammitglied für Aufgaben aufgewendet hat, über den nTask-Zeittracker aufzeichnen. Sollten Sie innerhalb des Tools auf ein Problem stoßen, hilft nTask bei der einfachen Lösung.
Das Beste an diesem Tool ist sein Wachstum. Es werden kontinuierlich neue Funktionen hinzugefügt, die Ihnen und Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhelfen.
ClickUp
ClickUp ist ein ausgezeichnetes Kanban-Board-Tool zur Revolutionierung Ihrer Arbeitsweise. Es vereint alle benötigten Tools an einem Ort. Die Flexibilität der Software beruht auf ihrer einzigartigen Ranking-Struktur.
Die Vogelperspektive auf alle Aspekte macht es einfach, alles zu finden, was Sie suchen. Das spart letztendlich auch Zeit, da es maximale Aufgabenautomatisierung und -anpassung ermöglicht. Damit können Sie problemlos mit Ihren Teammitgliedern zusammenarbeiten und Dokumente teilen.
Dank der wiederkehrenden Checkliste werden Sie keine Aufgabe mehr verpassen. Zudem können Sie die geplanten Abläufe schnell überprüfen, bevor Sie sie beginnen. Das technische Team von ClickUp ist bekannt für seine hohen Sicherheitsstandards und den Schutz der Privatsphäre der Nutzer. Das Tool bietet kostenlose Schulungen und einen 24-Stunden-Support für alle Benutzer. Wenn Sie ein Anfänger sind, werden Sie sich leicht mit dem Tool vertraut machen können.
ClickUp hat in den letzten 12 Monaten die höchste Betriebszeit erreicht. Es ist kostenlos für den persönlichen Gebrauch und unterstützt eine unbegrenzte Anzahl von Mitgliedern und Aufgaben.
Trello
Trello ist eine weit verbreitete Kanban-App, die als Projekt- und Aufgabenmanagement-Software genutzt wird. Darüber hinaus kann sie auch zum Erstellen von To-do-Listen verwendet werden.
Trello bietet einige hervorragende Funktionen, um Teammitgliedern den zusätzlichen Schub zu geben, den sie benötigen, um Fristen vorzeitig einzuhalten. Ihre Aufgaben können mit Unterstützung von Teammitgliedern durch das Öffnen von Karten verwaltet, nachverfolgt und ausgeführt werden. Auch die Einbindung von Apps, mit denen alle gerne arbeiten, ist möglich.
Das Tool ist nützlich bei der Planung von Veranstaltungen und der Verwaltung von Außendiensteinsätzen. Die Kartenansicht von Trello stellt sicher, dass Ihr Team den Überblick behält, indem sie standortbezogene Daten anzeigt.
Der Plan ist kostenlos für Gründer und ganze Teams, die ihre Arbeitsabläufe organisieren möchten. Es bietet einen kostenlosen Service für alle, die ihr Geschäft verwalten möchten.
MeisterTask
MeisterTask basiert auf wenigen Kernelementen: Projekten, Aufgaben und einem Dashboard. Der Plan ist für Einzelpersonen, die Anfänger sind, kostenlos.
Die Funktionsweise des Tools kann anhand von Tutorials und Anleitungen erlernt werden. Die Datensicherung der Nutzer erfolgt regelmäßig und die Datenübertragung aller Accounts ist verschlüsselt. Mithilfe des Kanban-Boards können Sie das Tool entsprechend Ihren Arbeitsanforderungen anpassen.
Hier können Sie die Anzahl der Aufgaben begrenzen, die an einem Tag erledigt werden müssen. Verwenden Sie mehrere Checklisten für verschiedene Aufgaben, um die Funktionen gleichzeitig zu verfolgen. Auch das Anhängen von Dateien ist mit minimalem Aufwand möglich. Bilder und Dateien, die nicht größer als 200 MB sind, können direkt an die Aufgaben angehängt werden.
Dies ist eine All-in-One-App für Anfänger und Geschäftsinhaber, die Zeit und Ressourcen spart. Es bietet effiziente kostenlose Dienste für Einzelpersonen zur Verwaltung grundlegender Aufgaben.
Notion
Notion, wenn man es im Wörterbuch nachschlägt, bedeutet das Wort „Begriff“ eine Idee. Es ist eine Idee, ein ganzes Geschäft oder Unternehmen mit einem einzigen Tool zu führen.
Das Technikteam bietet maßgeschneiderte Lösungen für Ihre geschäftlichen oder persönlichen Bedürfnisse. Die Funktionen für jede Gruppe sind nicht eingeschränkt, da das Tool für Engineering-, Design- und produktorientierte Teams konzipiert ist.
Sie können mehr als nur Notizen machen. Organisieren Sie Ihre Aufgaben effektiv mit einer problemlosen und übersichtlichen Benutzeroberfläche. Es verbessert die Teamarbeit von Mitarbeitern, die kleine, mittlere und große Unternehmen unterstützen.
Es ermöglicht Teammitgliedern, jederzeit ein Gespräch mit jedem zu beginnen, das sich auf Aufgaben bezieht. Das Tool wartet auch immer wieder mit häufigen, benutzerfreundlichen Updates auf. Es ist für Studenten und den persönlichen Gebrauch kostenlos.
Monday
Monday ist eine von Millionen von Kunden weltweit geschätzte Software. Sie hat eine Cloud-basierte Struktur. Die Investition in dieses Tool wird aufgrund seiner einzigartigen Spezifikationen einen ROI von über 250 % generieren.
Sie können den Fortschritt der Teams verfolgen, indem Sie auf die Statusschaltfläche klicken. Überlassen Sie Robotern die mühsame Arbeit, damit Sie sich ganz auf Ihre Aufgaben konzentrieren können, und steigern Sie Ihre Produktivität. Das Anschließen anderer notwendiger Tools ist nur ein paar Klicks entfernt. Es hilft Ihnen, datengestützte Entscheidungen schnell und genau zu treffen.
Das Tool folgt einem Pipeline-Management-Ansatz, der es dem Projektmanager ermöglicht, den Status aller Aufgaben in einem einzigen Fenster zu überprüfen. Es eliminiert wiederkehrende Aufgaben und im Falle von Problemen steht ein zuverlässiger Chat-Support rund um die Uhr zur Verfügung.
Todoist
Todoist gehört zu den am weitesten fortgeschrittenen Tools der letzten Zeit. Die ständige Hinzufügung neuer Funktionen sorgt für die anhaltende Nützlichkeit des Tools.
Mit der intelligenten Planungsfunktion können Sie Aufgaben je nach Bedarf der Stunde vorziehen oder verschieben. Sie können eine benutzerdefinierte Aufgabenansicht für Ihren Workflow erstellen, die mit Karten im Kanban-Stil dargestellt wird. Mit der Zeitleiste können Sie Ihre Fristen einhalten und den täglichen Fortschritt verfolgen.
Erfassen Sie jederzeit und überall neue Erkenntnisse und Prozesse zu Ihrem Projekt, indem Sie Todoist in die Apps integrieren, die Sie verwenden, um andere Aufgaben zu erledigen, z. B. Alexa, IFTTT und viele mehr.
Es ist auf allen Geräten verfügbar und der Plan ist für die ersten fünf Projekte kostenlos. So können Anfänger lernen, wie wichtig es ist, Aufgaben zu organisieren und zu verwalten.
Any.do
Mit Any.do ist das Anzeigen und Planen von Aufgaben unkompliziert. Es ist ein weborientiertes Aufgabenverwaltungstool, das für Android und macOS verfügbar ist.
Benutzer können dieses Tool auch zur Verwaltung persönlicher und Teamziele verwenden. Aufgrund seines einfachen UI/UX-Aufbaus ist es eine bevorzugte Wahl für Anfänger und Startups. Die Aufteilung von Projekten und Aufgaben in Teilaufgaben und Arbeitsabläufe kann nach Qualifikationsprofilen auf die Gruppe verteilt werden.
Any.do bietet die Integration mit Kalendern anderer Anbieter wie Google an, um die Effizienz der Fristwahrung zu gewährleisten. Sie können Aufgaben mündlich eingeben, indem Sie die Spracheingabefunktion nutzen.
Sie können sogar wichtige Punkte aus Ihren Besprechungen mit einem Lesezeichen versehen, um sie später zu überprüfen. Der Kauf des Premium-Plans, sobald Sie sich an das Tool gewöhnt haben, ist eine gute Idee.
OpenProject
OpenProject ist eine schnelle und sichere Open-Source-Projektmanagement-Software zur Durchführung verschiedener Projekte und Teammeetings. Es unterstützt das Projekt während seines gesamten Lebenszyklus.
Die Zuständigkeiten werden unter den Teammitgliedern verteilt, um die reibungslose Durchführung der Arbeit zu gewährleisten. Sie können Aktivitäten nach Ihren Bedürfnissen abonnieren und erhalten sogar regelmäßige Updates darüber.
Sie können als Beobachter fungieren und die geleistete Arbeit täglich überprüfen. Die Verwendung von Filteroptionen wird sehr geschätzt, um die Suche nach dem benötigten Element zu verkürzen. Sie können Ihre Arbeitsplanung über OpenProject mit wichtigen Stakeholdern teilen.
Es verfügt über eine robuste API, die bei der Integration verschiedener Tools hilft. Alle Geräte unterstützen dies, unabhängig von der Größe des Bildschirms.
Sie können entweder deren Cloud-Angebot nutzen oder Kamatera-Hosting nutzen, um OpenProject mit einem Klick zum Laufen zu bringen.
Asana
Asana ist das Aufgaben- und Projektmanagement-Tool, das die einfachste Möglichkeit bietet, Aufgaben durch die Erstellung von Gantt-Diagrammen zu verwalten und zu planen. Das Datenmodell für Arbeitsabläufe hält die Teamproduktivität während des gesamten Prozesses hoch.
Die Fehlerbehebung bei Problemen, die bei der Ausführung einer Aufgabe auftreten, erfolgt schnell, da das Chat-Support-Team rund um die Uhr verfügbar ist. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Ideen in die Realität umzusetzen, indem es sich an Ihre Bedürfnisse und Anforderungen anpasst. Sie können die Teambesprechungen vollständig steuern und sicherstellen, dass jeder die richtigen Informationen zu den Aufgaben erhält.
Da es auf allen Geräten verfügbar ist, können Sie es sogar auf Android und iOS verwenden, um es entsprechend Ihrem Workflow in andere Apps zu integrieren. Die lange Liste der Funktionen ermöglicht es Benutzern, diese Plattform ohne Bedenken zu nutzen. Der Basisplan ist für Einzelpersonen und Teams, die neu im Unternehmen sind, kostenlos.
Fazit
Die starke Abhängigkeit von Smartphones, Laptops und anderen Technologien hat die Arbeitsweise beschleunigt. Sie hilft bei der Steigerung der Effizienz im Aufgaben- und Projektmanagement. Wenn Sie jedoch ein Tool wählen, das Ihren Anforderungen nicht entspricht, wird das Ihrem Unternehmen nur schaden. Genauso wichtig ist die Wahl des richtigen Werkzeugs. Es reduziert letztlich den manuellen Aufwand und hilft, Zeit, Energie und wichtige Ressourcen zu sparen.
Diese Projektmanagement-Tools sind ein Einstieg für Anfänger und eine Lösung für stressige Aufgaben für erfahrene Fachleute.