Office 365 for Business ermöglicht Benutzern im Rahmen eines einzigen Abonnements, Dokumente für alle freizugeben, die nicht unter dieselbe Lizenz wie Sie fallen. Die Funktion wurde entwickelt, um Dokumente mit jemandem außerhalb Ihres Unternehmens zu teilen und wird als Gastfreigabe bezeichnet. Während die Gastfreigabe möglich ist, können Benutzer ein Dokument nur anzeigen und nicht herunterladen. Benutzer können es sicherlich nicht in einer Office-App auf ihrem Desktop öffnen. Die Einschränkungen sind vorhanden, damit Ihr Unternehmen die Kontrolle darüber hat, wer auf ein Dokument zugreifen und es anzeigen kann. Eine direkte Linkfreigabe, die es einem Benutzer ermöglicht, einfach eine Kopie einer Datei herunterzuladen, ist derzeit noch nicht möglich. Wenn Sie einen direkten Download-Link zu einem Office 365-Dokument freigeben möchten, müssen Sie die erhaltene Gastfreigabe-URL geringfügig ändern. Hier ist, was Sie tun müssen.
Schritt 1: Melden Sie sich bei der Office 365-Weboberfläche an und navigieren Sie zu dem Dokument, zu dem Sie einen direkten Freigabelink wünschen.
Schritt 2: Kopieren Sie den Freigabelink zu diesem Dokument und fügen Sie ihn in einen einfachen Texteditor ein, damit Sie ihn bearbeiten können. Sie können es auch in die URL-Leiste Ihres Browsers einfügen und dort bearbeiten. Mach das, was dir am besten passt.
Schritt 3: Ihr Share-Link sieht ungefähr so aus;
https://at.sharepoint.com/personal/_layouts/15/guestaccess.aspx?guestaccesstoken=[token]
Im Share-Link [Token] ist ein numerischer Wert, der sich von Datei zu Datei unterscheidet. Es spielt in diesem Fall keine Rolle. Alles, was Sie tun müssen, ist ‚guesstaccess.aspx‘ durch ‚download.aspx‘ zu ersetzen, damit Ihr Link wie folgt aussieht;
https://at.sharepoint.com/personal/_layouts/15/download.aspx?guestaccesstoken=[token]
Schritt 4: Teilen Sie diesen Link mit anderen und wenn sie darauf klicken, wird eine Kopie der Datei auf ihr lokales Laufwerk heruntergeladen.
Wir sollten erwähnen, dass die externe Freigabe in Office 365 aktiviert sein sollte oder Sie den Gastfreigabelink nicht abrufen können. Das mit diesem Link generierte Token ist für das Funktionieren des Download-Links unerlässlich. Wenn eine Datei nicht für Außenstehende freigegeben werden kann, dh die Gastfreigabeoption nicht verfügbar ist, funktioniert dieser Trick nicht.