Microsoft Flow ist ein triggerbasiertes System zum Erstellen automatisierter Workflows. Es stehen viele Vorlagen zur Verfügung, aber wenn sie nicht für Sie geeignet sind, erfahren Sie hier, wie Sie einen brandneuen Flow von Grund auf neu erstellen.
Du benötigst einen kostenlosen oder kostenpflichtigen Plan, um Flow zu nutzen, also mach weiter und melde dich für einen an falls noch nicht geschehen. Gehen Sie zum Office 365-App-Launcher (die neun Punkte in der oberen linken Ecke) und klicken Sie auf Flow, um ihn zu starten.
Inhaltsverzeichnis
Schritt 1: Erstellen Sie einen neuen Flow
Die Startseite führt Sie direkt in die Vorlagen, aber wir werden einen Flow von Grund auf neu erstellen, klicken Sie also im Menü auf der linken Seite auf „Meine Flows“.
Wenn Sie noch nie zuvor einen Flow erstellt haben, ist diese Seite leer; Andernfalls enthält es alle Flows, die Sie zuvor erstellt haben. Klicken Sie auf Neu > Aus leer erstellen, um einen neuen Flow von Grund auf neu zu starten.
Schritt 2: Wählen Sie einen Trigger
An diesem Punkt müssen Sie einen Auslöser auswählen, um Ihren Flow zu starten. Sie können nach einem bestimmten Dienst suchen oder einen aus der Liste auswählen. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil unter den beiden Symbolreihen, um alle verfügbaren Dienste anzuzeigen.
Wir werden einen einfachen Ablauf einrichten, der eine E-Mail sendet, wenn eine Datei in einem bestimmten Ordner in OneDrive geändert wird. Dies ist nützlich, wenn Sie einen Ordner für eine andere Person freigegeben haben und wissen möchten, wann sie etwas im Ordner ändert. Um diesen Flow einzurichten, müssen wir eine Triggeraktion auswählen, bei der es sich um eine OneDrive-Dateiänderung handelt. Klicken Sie zunächst auf den OneDrive-Dienst.
Stellen Sie sicher, dass Sie auf das richtige OneDrive geklickt haben – es gibt „OneDrive“ (das in kostenlosen und persönlichen Office 365-Abonnements enthalten ist) und „OneDrive for Business“ (das in Business-Plänen enthalten ist). Wenn Sie auf den OneDrive-Dienst klicken, müssen Sie sich erneut bei Office 365 anmelden, um sicherzustellen, dass Sie es immer noch sind. Nachdem Sie sich angemeldet haben, wird eine Liste mit OneDrive-Triggern angezeigt. Wir suchen nach dem Trigger „Wenn eine Datei geändert wird“, der sich weiter unten befindet.
Klicken Sie auf „Wenn eine Datei geändert wird“, um die Optionen für diesen Auslöser zu öffnen. Die einzige erforderliche Option besteht darin, den Ordner auszuwählen, der die Dateien enthält, die Sie überwachen möchten, klicken Sie also auf das Ordnersymbol.
Ein Dialogfeld zeigt die OneDrive-Dateistruktur an, beginnend mit „Root“. Sie können dies auswählen, wenn Sie benachrichtigt werden möchten, wenn eine Datei in OneDrive geändert wird, oder Sie können auf den Pfeil neben Root klicken, um Ihre OneDrive-Ordnerstruktur zu durchsuchen und den Ordner auszuwählen, den Sie überwachen möchten.
Wir haben unseren /1techpc.de-Ordner gewählt.
Schritt 3: Wählen Sie eine auszuführende Aktion aus
Das ist der sortierte Trigger, also müssen wir jetzt eine Aktion auswählen, die ausgeführt werden soll. Klicken Sie auf „Neuer Schritt“, um die Optionen wieder zu öffnen.
Wir möchten eine E-Mail senden, wenn ein Element im 1techpc.de-Ordner geändert wird, daher müssen wir den Outlook.com-Dienst auswählen. Es gibt viele Dienste zur Auswahl (und ärgerlicherweise nicht in alphabetischer Reihenfolge), also geben Sie „Outlook“ als Filterbegriff ein und wählen Sie den Outlook.com-Dienst.
Wählen Sie die Aktion „E-Mail senden“.
Dadurch werden die Optionen „E-Mail senden“ angezeigt. Sie können beginnen, zu sehen, wie der Flow Gestalt annimmt, mit einem Auslöser oben und Aktionen unten.
Fügen Sie die E-Mail-Adresse, an die Sie die E-Mail senden möchten, in das Feld „An“ ein. Wenn Sie in das Feld „Betreff“ klicken, werden Sie feststellen, dass rechts ein Feld „Dynamischer Inhalt“ angezeigt wird. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, der E-Mail eine Betreffzeile basierend auf der geänderten Datei hinzuzufügen. Wir möchten, dass die Betreffzeile lautet: „[file name] geändert wurde“, wobei „[file name]“ wird durch den Namen der Datei ersetzt. Klicken Sie dazu im Bereich „Dynamischer Inhalt“ auf „Dateiname“.
„Dateiname“ erscheint in der Zeile „Betreff“. Fügen Sie den Text „wurde geändert“ hinzu (vergessen Sie nicht, vor dem Wort „hat“ ein Leerzeichen einzufügen).
Wir möchten es auch leicht machen, die Datei zu finden, also in der „