Ausufernde E-Mail-Konversationen können schnell unübersichtlich werden. Wenn Ihr Posteingang von solchen Threads überquillt und die herkömmliche Ansicht in Ihrem E-Mail-Programm die Lesbarkeit nicht verbessert, könnte eine Tabellenkalkulation eine willkommene Alternative darstellen. Der Webdienst „Reply to Sheet“ ermöglicht es, jede E-Mail und alle dazugehörigen Antworten automatisch in ein Google Sheet zu übertragen. Dadurch erhalten Sie einen klaren Überblick über den gesamten E-Mail-Verlauf in einer einzigen Tabelle. Neue Nachrichten im gleichen Thread werden dem Sheet fortlaufend hinzugefügt. So können Sie E-Mail-Diskussionen automatisch in Tabellen umwandeln.
E-Mail-Verläufe in Tabellen
Um „Reply to Sheet“ zu nutzen, müssen Sie den Dienst als Kontakt in Ihrem E-Mail-Programm hinterlegen und ihn zusätzlich als Empfänger in den E-Mail-Verlauf aufnehmen, den Sie in eine Tabelle umwandeln möchten. Die E-Mail-Adresse lautet: [email protected].
Verfassen Sie eine neue E-Mail und fügen Sie neben dem eigentlichen Empfänger auch „Reply to Sheet“ als Empfänger hinzu. Nachdem Sie die E-Mail versendet und eine Antwort erhalten haben, prüfen Sie Ihren Posteingang. Sie sollten eine neue Nachricht von „Neu“ erhalten haben. Diese Nachricht enthält einen Anhang, dessen Name mit dem Betreff Ihrer gesendeten E-Mail übereinstimmt.
Öffnen Sie diesen Anhang. Er wird in Google Tabellen geöffnet. Sie sehen nun die E-Mail-Adresse des Absenders/Empfängers, Ihre ursprüngliche Nachricht, die erhaltene Antwort, sowie Datum und Uhrzeit des Versands.
Für jede E-Mail, bei der Sie „Reply to Sheet“ als Empfänger hinzufügen, wird eine eigene Tabelle angelegt. Diese Tabelle wird bei jeder neuen Antwort aktualisiert. Es kann einen Moment dauern, bis die Tabelle im Posteingang eintrifft. Daher ist es ratsam, die E-Mail-Adresse zu Ihren Kontakten hinzuzufügen, um Verzögerungen zu vermeiden.
Ein Nachteil dieses Dienstes ist, dass Ihr eigentlicher Empfänger „Reply to Sheet“ möglicherweise als Empfänger entfernt. In diesem Fall werden keine Antworten mehr in die Tabelle aufgenommen. Um dies zu umgehen, können Sie „Reply to Sheet“ in das BCC-Feld (Blind Carbon Copy) hinzufügen. Der Empfänger bemerkt den zusätzlichen Empfänger nicht und kann ihn auch nicht entfernen. Somit werden alle Antworten weiterhin in die Tabelle eingefügt.
Der Dienst funktioniert einwandfrei. Der einzige kleine Nachteil ist die leichte Verzögerung, bis die Tabelle im Posteingang erscheint und aktualisiert wird. Ansonsten ist er äußerst nützlich. Wenn Sie einen Ticketdienst nutzen, der Antworten an Ihren Posteingang sendet, ist dies eine hervorragende Möglichkeit, den Überblick über die Aktivität zu behalten.
Die Nutzung dieses Dienstes für den Versand/Empfang vertraulicher E-Mails ist möglicherweise nicht empfehlenswert.