So machen Sie Word-Dokumente ausfüllbar, aber nicht bearbeitbar

Wenn Verträge Teil Ihres täglichen Arbeitsablaufs sind, wissen Sie, wie frustrierend es ist, wenn Personen Teile des Dokuments oder Formulars ändern, die sie nicht sollten. Glücklicherweise verfügt Microsoft Word über ein Entwicklertool, mit dem Sie den Text in Ihrem Dokument schützen und gleichzeitig Leerstellen ausfüllen können.

Machen Sie Ihr Dokument ausfüllbar, nicht bearbeitbar

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben ein Geheimhaltungsvereinbarung die Sie an einen Mitarbeiter versenden möchten, der in Ihr Unternehmen eintreten wird. Sie möchten der empfangenden Person die Möglichkeit geben, die Lücken im Dokument auszufüllen, aber Sie möchten auch sicherstellen, dass keine der Informationen in der NDA geändert oder in irgendeiner Weise geändert wird. In Word sind dazu nur wenige Schritte erforderlich. Hier ist wie.

Besorgen Sie sich zunächst das Rechtsdokument, mit dem Sie arbeiten möchten. Microsoft stellt einige grundlegende Vorlagen zur Verfügung, aber es gibt auch viele Websites, die detaillierte und umfassende Rechtsvorlagen kostenlos online bereitstellen, die von echten Anwälten erstellt wurden. In diesem Beispiel verwenden wir eine NDA, die wir über den obigen Link abgerufen haben.

Sobald Sie Ihr Dokument hochgezogen haben, ist es an der Zeit, einige Steuerelemente und Schutz hinzuzufügen. Zuerst müssen Sie in die Registerkarte „Entwickler“ wechseln. Word zeigt dies standardmäßig nicht im Menüband an, also lassen Sie uns das beheben.

  So erstellen Sie ein iMessage-Profil auf iPhone und iPad

Klicken Sie auf „Datei“.

Wählen Sie ganz unten im Menü „Optionen“.

Wählen Sie im linken Bereich des Optionsmenüs „Menüband anpassen“.

Aktivieren Sie rechts das Kontrollkästchen „Entwickler“, das Sie unter „Menüband anpassen“ finden, und klicken Sie dann auf „OK“.

Jetzt werden Sie feststellen, dass die Registerkarte „Entwickler“ zwischen den Registerkarten „Ansicht“ und „Hilfe“ angezeigt wird. Gehen Sie weiter und wechseln Sie zur Registerkarte „Entwickler“.

Dort finden Sie die Gruppe „Steuerelemente“, in der Sie verschiedene Optionen zur Inhaltskontrolle für Rich- oder Nur-Text, Bilder, Kombinationsfelder, Dropdown-Listen, Datumsauswahl, Kontrollkästchen oder Bausteinsteuerelemente sehen.

Lassen Sie es uns in die Praxis umsetzen. Im Signaturabschnitt unserer NDA-Vorlage fügen wir eine Datumsauswahl und ein Rich-Text-Feld ein, damit wir das Datum unserer Vereinbarung bzw. den gedruckten Namen eingeben können.

Bringen Sie zuerst den Cursor in den Bereich, in dem Sie eine Datumsauswahl einfügen möchten. Wir werden unsere hier platzieren:

Wählen Sie als Nächstes auf der Registerkarte „Entwickler“ die Option „Inhaltskontrolle für die Datumsauswahl“ (das Kalendersymbol).

Jetzt wird ein Feld angezeigt. Klicken Sie auf den Pfeil und wählen Sie ein Datum aus dem angezeigten Kalender aus.

  Wie Sie einen Stalker in Ihrer Nachbarschaft erkennen und was Sie dagegen tun können

Als nächstes entfernen wir die Zeilen neben „Von:“ und ersetzen sie durch ein Rich-Text-Feld. Nachdem die Zeilen gelöscht wurden, platzieren Sie Ihre Einfügemarke an der gewünschten Stelle:

Zurück auf der Registerkarte „Entwickler“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Rich Text Content Control“.

Nun erscheint Ihr Textfeld. Wiederholen Sie die Schritte für die nächste Zeile, in der ein Name stehen soll, und Sie erhalten etwas, das wie folgt aussieht:

Wie Sie sehen, haben Sie jetzt ausfüllbare Abschnitte für Text und ein Datum.

Die Verwendung dieser Funktion ist besonders nützlich für Formulare, die häufig gesendet werden und mehrere Abschnitte enthalten, die vom Empfänger ausgefüllt werden müssen. Nehmen Sie zum Beispiel den ersten Absatz unserer NDA:

Allein dieser eine Absatz besteht aus sieben Teilen, die ausgefüllt werden müssen. Es ist sinnvoll, es in ein ausfüllbares Formular umzuwandeln.

In Zukunft ist eine NDA kein Dokument, dessen Inhalt häufig geändert wird. Ebenso möchten Sie beim Versenden eines zu unterzeichnenden Vertrages sicherstellen, dass der Inhalt nicht verändert und ohne Ihr Wissen an Sie zurückgesandt wurde. Das Einschränken von Bearbeitungsrechten für die empfangende Partei ist eine großartige Möglichkeit, die Integrität des Dokuments sowie Sie selbst zu schützen.

  So kennzeichnen Sie Ihre E-Mails für maximale Durchsuchbarkeit

Um ein Dokument nicht bearbeitbar zu machen, markieren Sie zuerst den gesamten Text im Dokument, indem Sie Strg+A drücken. Wenn der gesamte Text markiert ist, klicken Sie auf der Registerkarte „Entwickler“ in der Gruppe „Schützen“ auf „Bearbeitung einschränken“.

Wählen Sie im rechts angezeigten Bereich „Bearbeitung einschränken“ die Option im Abschnitt „Bearbeitungsbeschränkungen“ aus.

Klicken Sie anschließend im selben Abschnitt auf den Pfeil, um das Dropdown-Menü anzuzeigen, und wählen Sie „Formulare ausfüllen“.

Wählen Sie abschließend „Ja, Schutz erzwingen starten“.

Um Ihrem Dokument einen zusätzlichen Schutz zu geben, werden Sie aufgefordert, ein Passwort zu erstellen. Dies ist völlig optional. Geben Sie in diesem Fall ein Passwort ein und klicken Sie auf „OK“. Andernfalls klicken Sie einfach auf Abbrechen.

Das ist es. Jetzt haben Sie ein ausfüllbares Dokument, das vor unbeabsichtigter (oder beabsichtigter) Bearbeitung geschützt ist. Das hier verwendete Beispiel ist nur einer von vielen Anwendungsfällen, in denen sich diese Funktion als nützlich erweisen würde. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie das nächste Mal einen Fragebogen oder eine Rechtsform versenden möchten!

x