Die Besprechungseinladungen von Outlook sind eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass jeder weiß, wann und wo eine Besprechung stattfindet, und ihnen zu antworten. Wenn Sie Outlook verwenden, werden durch das Akzeptieren einer Besprechungseinladung Erinnerungen aktiviert, die Sie darüber informieren, wann die Besprechung beginnt. Wenn Sie derjenige sind, der die Einladungen sendet, können Sie in Outlook sehen, wie viele Personen die Einladung angenommen haben, und sie bei Bedarf erneut senden. Wenn Sie noch nie eine Besprechungseinladung in Outlook gesendet haben, denken Sie vielleicht, dass dies ein komplizierter Vorgang ist, aber er unterscheidet sich nur geringfügig vom Senden einer E-Mail.
Besprechungseinladungen in Outlook
Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf der Registerkarte Startseite auf das Dropdown-Menü Neue Elemente. Wählen Sie im Menü Meeting aus.
Ein neues Fenster wird geöffnet und ähnelt größtenteils dem Fenster für neue Nachrichten mit einigen Unterschieden. Hier erstellen Sie das Meeting und senden eine Einladung an die beabsichtigten Empfänger.
Da es sich um eine Besprechungseinladung handelt, enthält sie Felder für Ort sowie Start- und Endzeit. Wählen Sie aus, wo das Meeting stattfinden soll, und legen Sie die Start- und Endzeit sowie das Datum fest, an dem das Meeting stattfinden soll. Das Meeting hat auch einen „Hauptteil“, in dem Sie zusätzliche Details hinzufügen können, z. B. eine Meeting-Tagesordnung. Sie können der Einladung auch Dateien anhängen, obwohl nicht ersichtlich ist, wie. Sie müssen lediglich eine Datei per Drag & Drop in das Besprechungsfenster ziehen und sie wird angehängt.
Wenn alles eingestellt ist, klicken Sie in das Feld An und geben Sie die E-Mail-Adressen aller Personen ein, die Sie zum Meeting einladen möchten. Standardmäßig fordert die Einladung die Empfänger auf, zu antworten, indem sie die Einladung entweder annehmen oder ablehnen, und ermöglicht es ihnen auch, alternative Zeiten für das Meeting vorzuschlagen, wenn sie zum vorgeschlagenen Zeitpunkt nicht teilnehmen können.
Klicken Sie auf Senden und Ihre Einladung ist unterwegs.
Etikette für Meeting-Einladungen
Die Meeting-Einladungen von Outlook sind eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass jeder weiß, wo und wann er dort sein muss. Verwenden Sie sie jedoch als einzige Möglichkeit, ein Meeting einzurichten, und gehen Sie ständig über eine Einladung hin und her, um zu versuchen, die Zeit einzustellen ist Zähler produktiv und nervig. Besser ist es, mit den vorgesehenen Teilnehmern eines Meetings über einen persönlichen Kommunikationskanal, zB Chat, oder persönlich zu sprechen, um herauszufinden, welche Zeiten für alle geeignet sind, und dann eine Einladung zu versenden, die alle annehmen können.