Es kann zu unerwarteten Notfällen kommen, die dazu führen, dass Sie Ihr Zoom-Meeting absagen müssen. Lassen Sie die anderen Teilnehmer nicht im Dunkeln – lassen Sie sie wissen, dass Sie es nicht schaffen werden. So stornieren Sie ein Zoom-Meeting.
Inhaltsverzeichnis
So stornieren Sie ein Zoom-Meeting
Öffnen Sie die Zoom-Anwendung und wählen Sie die Registerkarte „Meetings“.
Ihre anstehenden Besprechungen werden im linken Bereich angezeigt. Wählen Sie diejenige aus, die Sie stornieren möchten.
Die Optionen des ausgewählten Meetings werden rechts angezeigt. Wählen Sie hier die Schaltfläche „Löschen“.
Ein Popup-Fenster wird angezeigt, das Ihnen mitteilt, dass Sie das Meeting innerhalb von 7 Tagen von der Seite „Zuletzt gelöscht“ wiederherstellen können.
Fahren Sie fort und klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“, um das Löschen zu bestätigen.
Das Zoom-Meeting wird nun abgesagt.
Etikette zur Absage der Hauptversammlung
Lassen Sie uns nun über die richtige Etikette bei der Absage von Meetings sprechen. Egal auf welcher Ebene der Karriereleiter Sie stehen, die Zeit aller ist gleich wertvoll und wichtig und sollte als solche behandelt werden. Ein einfaches „Tut mir leid, ich schaffe es nicht. Lass uns absagen.“ im allerletzten Moment gilt als äußerst rücksichtslos – ganz zu schweigen davon, dass die Leute das Vertrauen in Ihre Zuverlässigkeit verlieren werden.
Auf Einladungsanfragen antworten
Alle gängigen Kalendersysteme bieten mindestens diese drei Antwortmethoden: Akzeptieren, Ablehnen oder Vorläufig. Es ist wichtig, auf diese Einladungen zu antworten, nicht nur, damit Sie Ihren eigenen Zeitplan im Auge behalten können, sondern auch, damit andere sehen können, wer teilnehmen kann/nicht und das Meeting entsprechend vorbereiten kann.
Hier ist, wann Sie mit jedem antworten sollten:
Akzeptieren: Antworten Sie nur, wenn Sie zu 100 Prozent sicher sind, dass Sie an der Besprechung teilnehmen können. Sie sollten nur dann stornieren, wenn ein echter Notfall eintritt. Die Leute werden es verstehen.
Ablehnen: Antworten Sie hiermit, wenn Sie sicher sind, dass Sie nicht an der Besprechung teilnehmen können. Hinterlassen Sie auf jeden Fall eine Notiz, warum Sie nicht teilnehmen können. Wenn Sie an dieser Besprechung unbedingt teilnehmen müssen, senden Sie dem Organisator einige verfügbare Zeitfenster und fragen Sie ihn, ob eine Verschiebung möglich ist.
Vorläufig: Wenn Sie sich ziemlich sicher sind, dass Sie es schaffen, sollten Sie trotzdem mit Vorläufig antworten. Teilen Sie dem Organisator den potenziellen Konflikt mit und aktualisieren Sie ihn so schnell wie möglich. Vorläufige Antworten erfordern immer ein Follow-up.
Wenn ein Notfall eintritt, informieren Sie die Leute
Jeder gute Manager wird verstehen, dass das Leben manchmal passiert. Wenn dies der Fall ist, ist es immer am besten, die Leute so schnell wie möglich darüber zu informieren, insbesondere wenn Sie einer der Hauptteilnehmer des Meetings sind. Es kann zwar immer noch unangenehm sein, plötzlich einen neuen Termin zu vereinbaren, aber das ist in Ordnung. Auch hier passiert das Leben manchmal.
Es ist nicht immer möglich, aber Sie sollten versuchen, den Veranstalter mindestens 24 Stunden über Ihre plötzliche Absage zu informieren. Stellen Sie sicher, dass Sie eine kurze Erklärung senden, warum Sie plötzlich stornieren müssen, damit sie wissen, dass dies ein berechtigter Grund ist.
Aktualisieren Sie Ihren Kalenderstatus – noch bevor Sie eine Einladung erhalten
Wenn Sie wissen, dass Sie zu einer bestimmten Zeit in Ihrem Kalender beschäftigt sind, können Sie diese Zeit blockieren. Wenn Sie am Mittwoch von 14 bis 17 Uhr schließen, weil Sie wissen, dass Sie Ihre Oma zum Arzt fahren müssen, vermeiden Sie, dass Sie einem Besprechungsorganisator erklären müssen, warum Sie seine Besprechungseinladung überhaupt nicht annehmen können. Sie sehen in Ihrem Kalender, dass Sie zu diesen Zeiten beschäftigt sind.
Wenn Sie bereits eine Besprechungseinladung angenommen haben, aber etwas dazwischen gekommen ist, aktualisieren Sie Ihren Status für diese Anfrage. Wie bereits erwähnt, wenn Sie Ihren Status von Akzeptieren in Vorläufig ändern, teilen Sie den Leuten den Grund mit.
Seien Sie im Allgemeinen so respektvoll wie möglich.