Der Einsatz einer effizienten UCaaS-Plattform kommt Ihrem Unternehmen nicht nur in der heutigen Zeit zugute, sondern kann Ihnen auch in den kommenden Jahren helfen, einen technologischen Vorsprung zu erzielen.
Lösungen wie UCaaS sind heutzutage aufgrund der Flexibilität, Bequemlichkeit, Skalierbarkeit, Kostenoptimierung und anderer Vorteile, die sie modernen Unternehmen im harten Wettbewerb bieten, sehr gefragt.
Sie haben sich in kritischen Zeiten wie der jüngsten Pandemie, in der Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten mussten, als unerlässlich erwiesen.
Fortschrittliche Tools und Ressourcen für die Remote-Belegschaft bieten bessere Produktivität, optimierte Arbeit und Erfolg.
In diesem Artikel werde ich UCaaS und die besten UCaaS-Plattformen besprechen, die Sie auswählen können, um die Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu optimieren.
Inhaltsverzeichnis
Was ist UCaaS?
Unified Communications as a Service (UCaaS) ist ein Cloud-Bereitstellungsmechanismus, der für die Geschäftskommunikation verwendet wird. Es ermöglicht die Verfügbarkeit und den Zugriff auf Unified Communication Services aus der Cloud für Unternehmen, von Konzernen bis hin zu KMUs.
UCaaS ist einer der Begriffe in Anything-as-a-Service (XaaS) wie SaaS, PaaS, IaaS usw. Es ist auch Teil der Bemühungen um die digitale Transformation, die die Einführung von Cloud-Diensten in allen Branchen weltweit fördern. Es unterstützt sechs wichtige Kommunikationsfunktionen:
- Unternehmenstelefonie
- Unified Messaging
- Mobilität
- Instant Messaging sowie eine Präsenz für Teams und Einzelpersonen
- Besprechungslösungen wie Video-, Audio- und Webkonferenzen
- Kommunikationsfähige Prozesse wie Workstream Collaboration, Kommunikationsplattformen, Kontaktzentren usw.
Da es cloudbasiert ist, können Unternehmen aller Formen und Größen es problemlos übernehmen. Es bietet ihnen die Vorteile einer einfachen Skalierung, problemlosen Einrichtung, Kosteneinsparung und mehr.
Wie funktioniert UCaaS?
Die Cloud-basierte UCaaS-Infrastruktur wird von einem Dienstanbieter bereitgestellt, besessen, betrieben und gewartet. Daher müssen die Kunden keine Infrastruktur selbst konfigurieren oder einrichten, um loszulegen. Einige seiner Eigenschaften sind:
- Mandantenfähigkeit, einschließlich partitionierter Mandanten, die sich auf einer gemeinsam genutzten Unified Communications-Infrastruktur wie Rechenzentren, Rechenzentren, Racks, gemeinsamer Ausrüstung, Netzwerk und Blades befinden
- Ein Self-Service-Webportal zum Bereitstellen, Verwalten und Überwachen von Nutzung und Leistung
- Dienste werden für eine wiederkehrende, monatliche oder Abonnementgebühr lizenziert
UCaaS rationalisiert Kommunikationsdienste und -lösungen im gesamten Unternehmen. Es bietet Chat, SMS, Videokonferenzen, ein Contact Center und viele weitere Funktionen. Alles passiert im Internet; Somit benötigen Sie keine zusätzliche VoIP-Hardware, um Ihren Kunden Dienste anzubieten. UCaaS-Dienstanbieter kümmern sich um die gesamte Backend-Konfiguration, Telefonie, Funktionen und Sicherheit.
Um Ihnen zu helfen, die Funktionsweise von UCaaS zu verstehen, ist es notwendig, VolP oder Voice-over-Internet Protocol zu erörtern, das die UCaaS-Sprachfunktionalität unterstützt. VoIP wandelt Ton in Datenpakete um und überträgt sie an einen Cloud-basierten Telefondienstanbieter. Auch Voicemail-Benachrichtigungen und Telefonnummern funktionieren mit Hilfe des universellen Session Initiation Protocol (SIP).
UCaaS nutzt VolP ohne Komplexität in vollem Umfang. Auf diese Weise kann Ihr Team problemlos telefonieren und jeder kann aus der Ferne mit Anwendungen arbeiten, die auf seinen Mobilgeräten und Computern installiert sind.
Darüber hinaus können UCaaS-Rechenzentren rauem Wetter, Überspannungen und Stromausfällen standhalten, was zu Geschäftskontinuität und Skalierbarkeit führt, was für Unternehmen schwierig und kostspielig zu verwalten ist, wenn sie eine eigene UCaaS-Plattform erstellen.
Darüber hinaus werden UC-Dienste praktisch mit mühelosen Kollaborations-, Messaging- und Videoanwendungen betrieben. Alles ist so konzipiert, dass es die Komplexität reduziert und Ihnen eine reibungslose, einheitliche Kommunikation in Ihrem Unternehmen bietet, ob vor Ort oder remote.
UCaaS-Komponenten im Detail
UCaaS beherbergt verschiedene Kommunikationstools, Audiokonferenzen und Telefonie bis hin zu Dateifreigaben, E-Mail-Austausch und Videokonferenzen.
Daher muss eine gute UCaaS-Plattform all diese Funktionen zusammen mit einer intuitiven Benutzeroberfläche für mühelose Navigation und bessere Produktivität bieten. Es muss auch ein integriertes Contact Center, eingebettete Kommunikation, Chat, Video und Sprache bieten.
Die Schlüsselkomponenten von UCaaS sind:
Telefon oder Telefonanlage
UCaaS-Plattformen verfügen über ein hochwertiges Telefonsystem mit wesentlichen Funktionen wie Anrufweiterleitung, Routing, Aufzeichnung, ID-Blockierung, automatischer Telefonzentrale, Voicemail, Anrufverwaltung usw. Es verwendet Cloud-PBX und VoIP, damit ein Unternehmen Anrufe tätigen/annehmen kann das Internet. Fortschrittliche Lösungen können auch KI für eine bessere Effizienz und umfassende Datenerkenntnisse mobilisieren.
Videokonferenzen
Videokonferenzen sind für den Erfolg moderner Unternehmen immer wichtiger geworden, insbesondere nach der Covid-19-Pandemie. Mitarbeiter können von überall aus arbeiten, und wenn Sie etwas Wichtiges besprechen oder ein Meeting abhalten möchten, ist diese Art der Kommunikation hervorragend, egal woher die Teilnehmer kommen.
UCaaS-Lösungen können Telefon- und Videoanrufe für mehrere Teilnehmer sowie Eins-zu-Eins-Telefonie und Videoanrufe anbieten, um Bürobesprechungen, Webinare, Präsentationen, Chats und mehr zu unterstützen. Das fördert die Zusammenarbeit unabhängig vom Distanzfaktor.
E-Mail und Instant Messaging
Mit Sofortnachrichten können Teammitglieder ganz einfach online in Echtzeit chatten. Dies ist nützlich für schnelle Briefings, Erinnerungen und regelmäßige Kommunikation. Es eignet sich auch hervorragend für die Bereitstellung von Kundensupport, da es bequem, effizient und nicht aufdringlich ist.
Ebenso ist E-Mail für Unternehmen nützlich und bleibt effektiv. Es ist die professionellste und effizienteste Art der Kommunikation. Sie können E-Mails zusammen mit anderen Kommunikationskanälen verwenden, um den Arbeitsablauf zu optimieren und Mitarbeitern und Kunden ihre bevorzugte Art der Kommunikation zu geben.
Werkzeuge zur Zusammenarbeit
UCaaS-Plattformen umfassen verschiedene Collaboration-Tools zur Verbesserung der Teamarbeit und Kommunikation. Es bietet Funktionen wie schnelle Planung, Bildschirmfreigabe, Dateifreigabe, Aufzeichnung, Coaching sowie Projekt-, Kunden- und Mitarbeiterverwaltung.
Cloud- und Client-basiert
UCaaS ist Cloud-basiert, was bedeutet, dass alle UCaaS-Plattformen und -Dienste vom Dienstanbieter in seinen Rechenzentren in der Cloud oder über das Internet gehostet werden. Dadurch können Sie von überall, mit jedem Gerät und aus der Ferne auf diese Dienste zugreifen.
Vorteile von UCaaS für Unternehmen und Remote-Mitarbeiter
Wie oben erwähnt, bietet UCaaS viele Vorteile, sowohl für Unternehmen als auch für Benutzer, einschließlich Remote-Mitarbeitern. Einige der Vorteile sind wie folgt:
Skalierbarkeit
Mit UCaaS können Sie Ihre Unternehmenssoftware und -ressourcen je nach Ihren Anforderungen einfach nach oben oder unten skalieren. Sie können Benutzer auch sofort hinzufügen/entfernen, ohne im Voraus planen zu müssen. Dies ist bei lokalen Lösungen eine Herausforderung, wenn Sie skalieren möchten. Sie müssen so viel in Ihren Tech-Stack investieren und ihn neu erfinden, um eine solche Skalierbarkeit zu unterstützen. Aber in UCaaS ist dies mit einem Klick auf eine Schaltfläche möglich.
Flexibilität und Zugänglichkeit
UCaaS-Lösungen sind mühelos für jeden von überall aus zugänglich. Dies bietet die Flexibilität, von zu Hause aus oder an jedem anderen Ort zu arbeiten, den die Mitarbeiter wünschen, was es ideal für Remote-Mitarbeiter macht. Da UCaaS-Anwendungen und -Lösungen über das Internet oder die Cloud bereitgestellt werden, können Sie auf alle Kommunikationstools auf jedem Gerät zugreifen, sei es ein Smartphone, Laptop, Desktop oder Tablet.
Einsparmaßnahmen
UCaaS wird Kunden als abonnementbasierte Lösung bereitgestellt. Zahlen Sie einfach einen bestimmten Betrag in einem festgelegten Zeitraum und greifen Sie an einem einzigen Ort auf alle Kommunikationsfunktionen und -tools zu, ohne kostspielige Hardware oder Software installieren oder für deren Wartung ausgeben zu müssen.
Sie müssen lediglich in Ihre Systeme investieren, zusammen mit hochwertiger Bandbreite, um auf die UCaaS-Lösungen zugreifen zu können. Darüber hinaus werden alle Dienste und Funktionen für Ihren gewählten Plan definiert und Sie werden vor unvorhersehbaren Kommunikationskosten oder Schwankungen geschützt. Dies hilft Ihnen, die Geschäftsausgaben zu verwalten und gleichzeitig Ihren ROI zu verbessern.
Mit UCaaS sparen Sie Telefonrechnungen mit einer festen monatlichen Gebühr für unbegrenztes Telefonieren und benötigen keine Vorabkosten. Sie müssen nicht für integrierte erweiterte UCaaS-Funktionen bezahlen, da diese in Ihrem gewählten Abonnement enthalten sind. Außerdem müssen Sie kein IT-Personal für Überwachungs- und Wartungszwecke ausgeben, da alles vom Dienstanbieter gehandhabt wird.
Zeitersparnis
Im Geschäft zählt jede Sekunde. Interessante Möglichkeiten können jederzeit an Ihre Tür klopfen. Daher müssen Sie immer bereit sein.
Aber was ist, wenn Sie so viel Zeit und Ressourcen darauf verwenden, alles von Grund auf intern zu erstellen und dann auf Wartung, Sicherheit, Compliance, Funktionalität usw.?
Ihre Kernfunktionalität und Ihr Geschäft könnten beeinträchtigt werden, insbesondere wenn Sie nur wenig Personal oder Budget haben.
Wenn Sie sich stattdessen für UCaaS entscheiden, erhalten Sie Service ohne all die Kopfschmerzen bei Verwaltung und Wartung. Sie können alles dem Dienstleister überlassen.
Zusammenarbeit und Produktivität
Leistungsstarke Kommunikationstools, die in der Cloud bereitgestellt werden, helfen allen Ihren Mitarbeitern, insbesondere Remote-Mitarbeitern, effektiv zusammenzuarbeiten. Es fördert eine gesunde Arbeitskultur, in der alle miteinander verbunden sind, Erkenntnisse teilen und auf der gleichen Seite stehen, unabhängig davon, ob Mitarbeiter aus derselben oder einer anderen Abteilung stammen.
In ähnlicher Weise hilft UCaaS dabei, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern, indem Informationen über eine Cloud-Lösung und eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Ihren Kunden auf Knopfdruck zugänglich gemacht werden.
Laut Ciscoerlebten 75 % der Benutzer eine verbesserte Produktivität mit UCaaS, während sie an mehreren Standorten in einem Unternehmen arbeiteten.
Abgesehen von all dem oben Genannten bietet die Verwendung von UCaaS-Plattformen weitere Vorteile, darunter:
- Integrierte Redundanz von Sprachlösungen für bessere Zuverlässigkeit
- Einfache Verwaltung und Nutzungsberichte
- Optimierte Mitarbeiter- und Benutzererfahrung mit vorhandenen Tools
- Single Point of Contact für die Fehlerbehebung durch den UCaaS-Anbieter
- Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften wie HIPAA, PCI-DSS, SOC usw.
Einige wichtige UCaaS-Begriffe
Telearbeit
Telearbeit ist ein Begriff, der in einer modernen Geschäftslandschaft verwendet wird und bedeutet, dass Mitarbeiter an ihren zugewiesenen Aufgaben arbeiten können, egal wie einfach oder komplex sie sind, außerhalb eines traditionellen Arbeitsplatzes wie einem Büro. Menschen können sich über Telekommunikationstools wie Telefonanrufe, Videokonferenzen usw. verbinden und von überall auf der Welt zusammenarbeiten, vorausgesetzt, sie haben eine stabile Internetverbindung.
Virtuelles Büro
Ein virtuelles Büro ist eine Einrichtung für eine Person, um ihre Aufgaben aus der Ferne zu erledigen. Es verfügt über das Gerät (Smartphone, iOS, Desktop usw.), mit dem sie auf alle Ressourcen, Websites, Office-Dateien und andere Tools zugreifen. Es kann Ihrem Schreibtisch im Büro ähneln, und Sie können es so gestalten, dass es professionell und modern aussieht. Sie können einen bequemen Stuhl zum Sitzen, Arbeiten, Entspannen und Wiederholen zusammen mit einem Tisch und anderen wichtigen Dingen verwenden, die Sie während der Arbeit benötigen.
Kollaborativer Arbeitsplatz
Ein kollaborativer Arbeitsbereich ist eine solche Arbeitsbereichsumgebung, die sich auf die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern in einer Organisation konzentriert. Dies geschieht, um Komplexitäten zu reduzieren, Kommunikationslücken zu schließen und ein gesundes Arbeitsumfeld zu fördern. In einem kollaborativen Arbeitsbereich fühlen sich die Mitarbeiter dem Unternehmen zugehörig und werden ermutigt, ihr Bestes zu geben, egal ob sie vom Büro oder aus der Ferne arbeiten.
Wenn Sie also nach der besten UCaaS-Plattform suchen, haben wir hier einige Empfehlungen für Sie.
Vonage
Holen Sie sich Unified Communications mit nur einer App – Vonage für Messaging, Sprache, soziale Medien, Fax und Video. Es bietet mehr als 50 Funktionen und andere integrierte Lösungen, Skalierbarkeit und globale Präsenz, erhöhte Konnektivität und Produktivität, 99,999 % Betriebszeit und Quality of Service (QoS).
Hauptmerkmale:
- Vonage Meetings, ein intuitives Video-Collaboration-Tool, das Sie für Ihr gesamtes Unternehmen verwenden können
- Admin-Portal zur Verwaltung von Telefonsystemen
- Mobile und Desktop-Apps, um Ihre Tools und Teams in Verbindung zu halten
- Geschäftlicher Posteingang zum schnelleren Erfassen und Beheben von Problemen mit SMS, Facebook Messenger und MMS
- Ein virtueller KI-Assistent, der einen sprachgesteuerten Self-Service für Kunden anbietet
- App Center zur Integration hochwertiger Anwendungen zur Verbesserung der Produktivität und Benutzererfahrung
- Anrufer-ID-Blockierung
- Besetztlampenfeld, um festzustellen, welche Telefone verwendet werden
- Anruf ankündigen, um den Grund des Anrufs herauszufinden und die Konferenz anzurufen
Vonage ist einfach einzurichten, schnell zu skalieren und mühelos zu übernehmen. Darüber hinaus ermöglicht es Mitarbeitern, praktisch jederzeit und überall mit Kunden und untereinander zu interagieren.
Zoomen
Vereinheitlichen Sie Ihre Meetings, Chats und Sprache mit einer einzigen Lösung – Zoomen das Flexibilität bei der Kommunikation bietet und die Zusammenarbeit erleichtert.
Hauptmerkmale:
- Meetings: Sicheres HD-Audio und -Video, integrierte Collaboration-Lösungen und Kalenderintegration
- Chat: Sofortige Verbindung mit Kunden und vereinfacht andere Mitarbeiter, Planen und Führen von Telefonanrufen und Ad-hoc-Meetings, Verfolgen von Aufgaben und Freigeben von Dateien
- Telefon: Verwenden Sie das Zoom-Telefon, wandeln Sie einen Anruf in ein Video um und verwenden Sie Cloud-VoIP-Telefonie von einem Laptop, Mobiltelefon, Desktop und Tablet
- Video-Webinare: Zoom-Webinare, die auf bis zu 50.000 Personen skaliert werden können, darunter über 100 Video-Diskussionsteilnehmer mit erstklassiger Video- und Audioqualität und der Option, die Einrichtung, das Live-Streaming und die Registrierung anzupassen
- Zoom Rooms: Ein Konferenzraum für die Zusammenarbeit aus der Ferne oder vom Büro aus
- Sicherheit: 256-Bit-AES-GCM-Verschlüsselung und andere Sicherheitsfunktionen für Meetings
- Unterstützte Plattformen: macOS, Windows, Linux, Android OS und iOS
Mit Zoom erhalten Sie eine klare Anrufmenge, verschlüsselte und sichere Cloud-Kommunikation, schnelles Messaging und einen vereinfachten Tech-Stack.
Nextiva
Nextiva erleichtert die Kommunikation, indem es Ihnen ermöglicht, Telefonsysteme mit Geschäftsanwendungen, Automatisierung und KI auf einer einzigen Plattform zu verbinden, damit Sie Ihr Geschäft gut führen können.
Hauptmerkmale:
- Automatisierung, um sich wiederholende Kommunikationsaktivitäten wie automatische Antworten, Senden von E-Mails, Durchführen von Umfragen usw. durchzuführen und Zeit zu sparen
- Analytik, um tiefgreifende Geschäfts- und Kundeninformationen zu gewinnen
- Robuste integrierte Tools zur Förderung von Serviceteams und Vertrieb
- Cloud PBX mit Anrufweiterleitung
- HD-Telefonate
- Bildschirm teilen
- CRM-Integrationen
- Zu den erweiterten Funktionen gehören Anrufprotokollierung, Aufzeichnung, Warteschlangen, Transfers, Weiterleitung, ID, Wartemusik, automatische Assistenten usw.
Nextiva ermöglicht Ihnen die Interaktion mit Kunden und Mitarbeitern auf mehreren Kommunikationsplattformen wie Telefon, E-Mail, Video, Text und Social Media.
Microsoft Teams
Nutzen Sie die beliebte Plattform Microsoft Teams um mit Menschen bei der Arbeit, zu Hause und in der Schule in Kontakt zu treten.
Hauptmerkmale:
- Es unterstützt alle Geräte von Desktops und Laptops bis hin zu Smartphones und Tablets
- Datenverschlüsselung für Dateien, Anrufe, Chats und Meetings
- Dateifreigabe, Abfrage und Aufgabenautomatisierung
- Cloud-Speicher
- Webinar-Hosting, Anmeldungen, Kundentermine etc.
- Reporting-Tools
- Integration mit Tools wie Outlook, Word, PowerPoint, Excel, OneDrive, SharePoint usw.
Teams verbindet Sie mit Ihren Kollegen, Freunden und Ihrer Familie und greift überall auf gemeinsame Ressourcen zu, um durch Anrufe, das Teilen von Videos und das Chatten zu lernen und innovativ zu sein.
Wahltastatur
Sprechen, treffen und benachrichtigen Sie Ihre Kunden und Mitarbeiter mit Wahltastatur, das einen schönen Arbeitsbereich bietet, der Ihnen hilft, sinnvolle Beziehungen aufzubauen. Egal, wo sich Ihre Teams und Kunden befinden, es begleitet Sie überall hin und vereinheitlicht die Kommunikation.
Es bietet wunderbare Funktionen und Integrationen und entwickelt sich ständig weiter, um bessere Lösungen zu bieten.
Hauptmerkmale:
- KI-gestützte Videokonferenzen, Vertriebskontakte und Contact Center
- Erweitert auf über 70 Länder mit gebührenfreien und lokalen Nummern
- Nahezu 100 % Betriebszeit SLA
- Option zum Sammeln von CSAT bei allen Kundenanrufen
- Eingebaute Spracherkennung sowie Natural Language Processing (NLP)
- Über 74 Integrationen verfügbar
- KOSTENLOSE Testversion für 14 Tage
Auf diese Plattform der Enterprise-Klasse können Sie sich bei all Ihren Kommunikationsanforderungen verlassen, unabhängig von Art und Größe Ihres Unternehmens.
Gehe zu
Bleiben Sie dank einer einfachen Lösung mit Ihren Kollegen, Kunden und wichtigen Personen in Verbindung – Gehe zu. Dieses Cloud-basierte Telefonsystem ist sicher und für mobiles und flexibles Arbeiten konzipiert.
Hauptmerkmale:
- Ein visueller Drag-and-Drop-Editor für eine einfache Konfiguration
- Cloud PBX und internationale Anrufe
- Anrufweiterleitung, HD-Videokonferenzen, Auto-Attendant, Telefonverzeichnis usw.
- Aktuelle Nummern portieren oder eine gebührenfreie Nummer hinzufügen
- Anpassbare Wählpläne und Anrufweiterleitung
- Optimierter Contact Center-Workflow
- 99,999 % Betriebszeit, verteilte Cloud-Architektur und geringe Bandbreitennutzung
GoTo unterstützt alle Geräte und es ist einfach, zwischen Ihren Desktop-Apps, Tischtelefonen oder mobilen Apps zu wechseln.
Fazit: Warum ist UCaaS für die Zukunft so wichtig?
Die Investition in die richtige UCaaS-Plattform bietet eine bessere Kommunikation in Ihrem Unternehmen – zwischen Ihren Mitarbeitern und Kunden. Es wird auch eine bessere Skalierbarkeit, Zuverlässigkeit, Flexibilität und Rendite bieten.
Laut a 2012-Bericht von IDC, erreichte der UCaaS-Markt im Jahr 2020 47,2 Milliarden US-Dollar. Angesichts des Wachstums und der zunehmenden Nutzung im Laufe der Jahre wird erwartet, dass er noch viele Jahre bestehen bleibt. Wählen Sie also die beste UCaaS-Plattform und genießen Sie die Vorteile für Ihr Unternehmen.