Gmail ist wahrscheinlich das Beste, was seit dem Internet selbst erfunden wurde. Das mag übertrieben klingen, ist aber einfach so gut. Auch wenn Sie manchmal nicht in der Lage sind, das Gewünschte damit zu erreichen, kommen Browsererweiterungen von Drittanbietern zur Rettung und helfen, die Funktionalität zu erweitern und zu verbessern. Eine solche Chrome-Erweiterung, die ich kürzlich entdeckt habe, ist docTrackr, mit der Benutzer Gmail-Anhänge aus der Ferne verfolgen oder zerstören und sogar Berechtigungen zum Anzeigen, Drucken und Kopieren für jeden PDF-Anhang festlegen können, um Missbrauch durch ihre Empfänger zu verhindern. Details folgen gleich nach der Pause.
Um mit docTrackr zu beginnen, müssen Sie eine einfache Erweiterung für Ihren Chrome-Browser installieren. Nachdem Sie dies getan haben, melden Sie sich bei Ihrem Gmail-Konto an und Sie können docTrackr direkt von Ihrem Konto aus verwenden. Die Erweiterung erstellt eine Schaltfläche „Sicherer Anhang“ neben dem Standardsymbol für Anhänge im Nachrichtenfenster von Gmail, auf die Sie die Datei mit den gewünschten Berechtigungen senden können.
Wenn Sie zum ersten Mal auf die Schaltfläche „Mit docTrackr sichern“ klicken, wird automatisch ein Anmeldeformular angezeigt, in dem Sie Ihre E-Mail- und Passwort-Anmeldeinformationen eingeben müssen, um ein Konto bei dem Dienst zu erstellen. Wer bereits ein Konto hat, kann sich natürlich über die Schaltfläche Anmelden anmelden.
docTrackr unterstützt zum jetzigen Zeitpunkt nur die sichere Zustellung von PDF-Dateien, aber die Entwickler bestätigen, dass die Unterstützung für weitere Dokumentformate bereits auf dem Weg ist. Wenn Sie die Anhangsdatei auswählen und im Verfassen-Fenster auf die Schaltfläche Senden klicken, erscheint ein kleines Menü, in dem Sie die Zugriffsart über die Kontrollkästchen festlegen können. Sie können sogar mehrere Berechtigungstypen für jeden Anhang festlegen, z. B. nur anzeigen, drucken und anzeigen oder drucken und bearbeiten usw. Obwohl standardmäßig immer „Kann anzeigen“ ausgewählt ist. Als nächstes können Sie auch ein Ablaufdatum für den Anhang angeben, indem Sie auf das Kalenderfeld klicken. Der Empfänger kann den Anhang nach dem festgelegten Datum nicht mehr verwenden. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Sicher und teilen“, um Ihre Nachricht zu senden.
Ein weiterer interessanter Aspekt ist, dass Sie alles im Zusammenhang mit den Anhängen verfolgen können, die Sie mit der Erweiterung senden, z. B. wann der Empfänger die Nachricht angezeigt, auf die Datei zugegriffen oder sie heruntergeladen hat, alles in Echtzeit von Ihrem docTrackr-Dashboard. Das Dashboard enthält sogar Standortinformationen und aktualisiert die Aktivitätsregisterkarte, wenn der Empfänger auf Ihr Dokument zugreift. Außerdem können Sie den Zugriff auf das Dokument manuell aktivieren oder deaktivieren.
docTrackr kann im Chrome Web Store heruntergeladen werden.
Installieren Sie docTrackr aus dem Chrome Web Store