Ein Unternehmen zu führen bedeutet, an einer Liste täglicher Prioritäten zu arbeiten, um das gewünschte Endergebnis zu erzielen.
Mit der Aufgabenverwaltung können Sie sicherstellen, dass Sie immer an Aufgaben mit hoher Priorität arbeiten und so effizient wie möglich sind.
Es mag einfach klingen, aber es ist eine Herausforderung, große Projekte zu verfolgen, und noch schwieriger, sie auf kleine Projekte anzuwenden.
Wenn Sie mit vielen Teammitgliedern zusammenarbeiten, benötigen Sie eine Aufgabenverwaltungssoftware.
Dieser Blog wird sich mit verschiedenen Aspekten der Aufgabenverwaltung befassen und ermitteln, wie die Probleme mit Aufgabenverwaltungssoftware überwunden werden können.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Aufgabenverwaltung?
Die Aufgabenverwaltung ist ein wichtiger Bestandteil jedes erfolgreichen Projekts. Ohne ein angemessenes Aufgabenmanagement ist es eine Herausforderung, sicherzustellen, dass alle Aufgaben pünktlich erledigt werden und das Projekt auf Kurs bleibt.
Ein richtiger Weg, Projekte zu verwalten, besteht darin, sich auf die Erledigung vorrangiger Aufgaben zu konzentrieren und eine Pipeline anstehender Aufgaben zu erstellen.
Das Aufgabenmanagement umfasst das Planen, Organisieren und Priorisieren von Aufgaben, um Meilensteine zu erreichen. Dazu gehören das Erstellen einer Aufgabenliste, das Zuweisen von Aufgaben an Teammitglieder und das Festlegen von Fristen. Es ist auch wichtig, den Fortschritt zu überwachen und bei Bedarf Änderungen am Plan vorzunehmen.
Auch wenn es einfach klingt, Projekte zu managen und Teams zu führen, gibt es viele Herausforderungen, denen Sie auf Ihrem Weg begegnen können.
Sehen wir uns einige dieser Aufgabenverwaltungsherausforderungen im Detail an.
Herausforderungen im Aufgabenmanagement
Jedes Projekt zu managen bringt viele Herausforderungen mit sich.
Sie müssen mehrere Aufgaben in einer systematischen Reihenfolge erstellen und ausrichten. Außerdem müssen Sie sich um die Aufgabenzuweisungen kümmern, mit Teammitgliedern kommunizieren und Projekttermine einhalten.
Sehen wir uns einige der häufigsten Herausforderungen bei der Aufgabenverwaltung an.
- Mangelnde Teamzusammenarbeit: Ohne ein geeignetes Managementsystem ist es für die Teammitglieder schwierig, an laufenden und anstehenden Aufgaben zusammenzuarbeiten.
- Unsachgemäßer Informationsaustausch: Eine ordnungsgemäße und genaue Kommunikation bildet die Grundlage für einen erfolgreichen Projektabschluss. Auf diese Weise können Teammitglieder zusammenarbeiten und Geschäftsbeteiligte können über laufende Projekte auf dem Laufenden bleiben.
- Unsachgemäße Aufgabenorganisation: Es ist schwierig, die zugewiesenen Aufgaben in Excel-Tabellen zu verfolgen und die erledigten Aufgaben bei verzögerten Fristen zu überprüfen.
- Teamkonflikte: Erfolgreiches Projektmanagement erfordert eine Synchronisation zwischen Führungskräften und Leistungsträgern. Allerdings können Orientierungslosigkeit, Fehlkommunikation und Missverständnisse zu Konflikten im Team führen. Langfristig wird es zu einer erheblichen Hürde, und der Fokus verlagert sich von der Arbeit auf andere unproduktive Gedanken.
- Unklarheit bei der Aufgabenverteilung: Das Fehlen eines Projektmanagementsystems führt zu Unklarheiten bei der Aufgabenverteilung. Dies kann dazu führen, dass Mitgliedern Aufgaben zugewiesen werden, die nicht den erforderlichen Fähigkeiten entsprechen, und zum Scheitern des Projekts führen.
Um die Herausforderungen des Aufgabenmanagements zu meistern, können Sie sich für eine Plattform wie Monday.com entscheiden
Es ist ein cloudbasiertes Arbeitstool, mit dem Teams Workflows erstellen und den Projektablauf strukturieren können.
Monday.com ist zu 100 % codefrei, sodass alle an einem Projekt Beteiligten problemlos Änderungen vornehmen können, z. B. Aufgaben erstellen, Fristen festlegen, Prioritäten festlegen und Kommentare hinzufügen.
Es ist an der Zeit, einige der Funktionen von Monday.com zu erkunden, die Ihnen helfen, Projekte besser zu organisieren.
Visuelle Dashboards
Mit den Kanban-Dashboards von Monday können Sie und Ihr Team jederzeit visualisieren, wo die Dinge stehen.
Sie können eine Zeitachse, einen Kalender, Diagramme und andere Ansichten verwenden, um den Fortschritt von Anfang an bis ins kleinste Detail zu verfolgen.
Mit den Datentools von Monday können Sie Aufgaben priorisieren, Dateien teilen und den Arbeitsstatus Ihrer Teammitglieder visuell überprüfen. Auf diese Weise können Sie bessere Entscheidungen darüber treffen, wie Sie Ihre Projekte vorantreiben.
Mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche können Sie schnell benutzerdefinierte Dashboards erstellen und Budgets auf einen Blick festlegen.
Automatisierung
Monday.com bietet genügend codefreie Automatisierung, um Zeit bei unnötigen Meetings zu sparen und manuelle Updates per E-Mail zu erhalten. Stattdessen können Sie Workflows für verschiedene Teams erstellen und die fälligen Aufgabendaten mit Google Kalender synchronisieren.
Sie können Monday auch in beliebte Automatisierungs-Apps von Drittanbietern wie Zapier integrieren, um benutzerdefinierte Trigger zu erstellen. Jedes Mal, wenn ein Ereignis ausgelöst wird, wird automatisch ein neues Element in Ihrem Montags-Dashboard erstellt.
Das bedeutet keine manuelle Aufgabenerstellung. Kinderleicht!
Integrationen
Monday versteht den Schmerz, den Projektmanager durchmachen, wenn sie die getrennten Kommunikationsfäden kombinieren.
Um dieses Hin- und Her-Trauma zu überwinden, bietet Monday nahtlose Integrationen mit Ihren bevorzugten Kommunikationstools wie Slack, Microsoft Teams, Outlook und vielen mehr, um die Workflow-Funktionen zu verbessern.
Mit der Gmail-Integration können Sie beispielsweise E-Mails in Aktionselemente umwandeln und das Team über Gespräche auf dem Laufenden halten.
Kanban- und Gantt-Workflow
Kanban ist eine visuelle Methode, um den Arbeitsablauf Ihres Teams zu optimieren.
Es hilft Ihnen, Daten in einem leicht verständlichen Spaltenformat anzuzeigen und schneller Entscheidungen zu treffen. Außerdem ist es für Teammitglieder einfach zu verwenden und Änderungen in Echtzeit zu synchronisieren.
Außerdem sind Kanban-Dashboards eine großartige Möglichkeit, Iterationen und Rückstände zu verfolgen, damit Sie die Meilensteine überwachen können.
Und mit Gantt-Diagrammen können Sie Tabellenkalkulationen in intelligente visuelle Tafeln verwandeln, die Ihnen helfen, wichtige Daten, Meilensteine und Abhängigkeiten zu verfolgen. So können Sie sicher sein, dass alles pünktlich und nach Ihren hohen Standards erledigt wird.
Anwendungsfälle von Monday.com
Nachdem Sie nun die Funktionen von Monday kennen, sehen wir uns an, wie Sie Monday.com für die Abwicklung von Projekten verwenden können.
Software-Entwicklung
Das Verwalten von Sprint-Zyklen und das Befolgen agiler Methoden ist für die Softwareentwicklungsbranche von entscheidender Bedeutung.
Es gibt Fristen für laufende Aufgaben und die Optimierung anstehender Aufgaben. Um effektiv zu sein, müssen Sie Aufgaben in Echtzeit anpassen und priorisieren.
Monday hilft Ihnen, Sprints zu planen, zu priorisieren und zu verwalten, Roadmaps zu erstellen und die Produktvision mit Stakeholdern zu teilen. Sie können auch Aufgabenzuweisungen und Produktdesigngenehmigungen automatisieren und sie mit Tools wie GitHub integrieren.
Marketing- und Inhaltsplanung
Unternehmen verbringen viel Zeit mit der Erstellung von Marketingkampagnen.
Der Prozess umfasst normalerweise Genehmigungen für Ideen, kreative Begleitmaterialien und häufige Treffen mit Textern und Designern, um Änderungen vorzunehmen.
Mit Monday.com können Sie alle Ihre Marketingkampagnen in einem einzigen Dashboard überwachen. Ihre visuellen Tafeln helfen Ihnen dabei, Entscheidungen schneller zu treffen und alle über Kampagnenänderungen und Zeitpläne auf dem Laufenden zu halten.
Anstatt E-Mails für Änderungen zu schreiben, können Sie direkt auf Dateien schreiben, um ständige Statusaktualisierungen zu vermeiden. Darüber hinaus können Sie Monday mit Ihren Lieblings-Apps wie Adobe Photoshop, Acrobat und mehr verbinden.
Personal und Betrieb
Mit dem Mitarbeiterverwaltungssystem von Monday können HR-Teams die Rekrutierungspipeline verfolgen und den Onboarding-Prozess reibungsloser gestalten.
Ohne ein geeignetes Mitarbeiterverwaltungssystem bräuchte die Personalabteilung einen Assistenten, der tägliche Besprechungen abhält, Vorstellungsgespräche plant und die tägliche Leistung der Mitarbeiter verfolgt.
Um mehr hinzuzufügen, bietet Monday vorgefertigte HR-Vorlagen für die Verfolgung von Anwesenheit, Urlaub und die Verwaltung von Mitarbeiterinformationen. Sie können sogar Plattformen wie Slack, LinkedIn und Gmail integrieren, um Mitarbeiterdaten automatisch zu importieren.
Vertriebs-CRM-Plattform
Monday.com dient als zentralisiertes System für die Kommunikation mit Ihren Kunden. Sie können CRM-Software verwenden, indem Sie sie in Ihre E-Mail integrieren, E-Mail-Vorlagen erstellen und E-Mail-Antworten von einem einzigen Dashboard aus senden.
Außerdem können Sie sich wiederholende Verkaufsaufgaben wie Anrufe und Besprechungen automatisieren, Erinnerungen festlegen und gesendete E-Mails verfolgen, um neue Leads zu generieren.
Wie jedes andere auf dem Markt erhältliche Saas-Tool bietet auch Monday.com viele Vorteile und einige Nachteile. Obwohl die Vorteile die Nachteile überwiegen, ist es wichtig, sie anzugehen, bevor Sie sich für ein Tool entscheiden.
Schauen wir uns zuerst die Vorteile von Monday.com an.
Vorteile
- Monday.com hat eine leicht verständliche Oberfläche, ist recht einfach zu bedienen und kann problemlos skaliert werden, wenn Ihr Unternehmen wächst.
- Die Ein-Klick-Einstellung wechselt zwischen verschiedenen Visualisierungsansichten wie Gantt, Kanban, Kalender und Zeitleiste.
- Monday bietet vorgefertigte Vorlagen für Kampagnenplanung, Kunden-Onboarding, Kontaktverwaltung, Aufgabenverwaltung, Anwesenheitsverfolgung und vieles mehr.
- Eine zuverlässige Plattform, um Projektinformationen zu organisieren, mit Teams zusammenzuarbeiten, Aufgaben hinzuzufügen und zuzuweisen und Projekte für alle im Unternehmen zugänglich zu machen.
- Integrierte Integrationen mit gängigen Kommunikationstools wie Slack, Zoom, Shopify, Gmail, Google Kalender, Dropbox und vielen mehr.
Nachteile
- Ihre mobile App wird oft nicht in Echtzeit mit der Web-App synchronisiert, sodass Sie einige Male aktualisieren müssen, um die aktualisierte Ansicht zu erhalten.
- Begrenzte Automatisierung mit E-Mail- und E-Mail-Tracking-Funktion, die über Pulse nicht verfügbar ist.
- Obwohl viele Integrationen verfügbar sind, fehlt es in seinen erschwinglichen Plänen an einer vollständigen Funktionsintegration mit Salesforce und anderen beliebten Plattformen von Drittanbietern.
- Einstiegsplänen fehlen wichtige Funktionen wie private Boards, Automatisierung und viele grundlegende Integrationen. Einige andere Aufgabenverwaltungssoftware bietet diese Funktionen in ihrer kostenlosen Version an.
Monday.com ist in fünf Preisplänen verfügbar, aus denen Sie wählen können:
Individueller Plan
Wenn Sie Ihr Unternehmen gründen und nur zwei Mitglieder im Team haben, können Sie die kostenlose Version von Monday.com verwenden.
Innerhalb des Einzelplans können Sie auf bis zu 3 Boards, über 200 Vorlagen, 20 Spaltentypen und vollständige Dokumente zugreifen.
Grundplan
Ein Basisplan ist die beste Wahl, wenn Sie eine Gruppe von wenigen Mitgliedern sind. Es ist erschwinglich und kostet nur 8 $ pro Arbeitsplatz/Monat, um Team Activity Boards zu verwalten.
Der Basisplan umfasst vorrangigen Kundensupport, unbegrenzte kostenlose Zuschauer und Zugriff auf die Funktionen des Einzelplans.
Standardplan
Der Standardplan ist am beliebtesten, um mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten und die Gesamtproduktivität zu steigern.
Dieser Preisplan bietet Ihnen Zugriff auf Zeitachsen- und Gantt-Ansichten, Kalenderansichten, Einrichtungsprozessautomatisierung und Plattformintegrationen.
Pro-Plan
Mit dem Pro-Plan von Monday können Sie den komplexen Prozess rationalisieren und erhalten Zugriff auf alle Funktionen von Monday.com.
Dieser Plan kostet 16 $ pro Monat und ermöglicht es Ihnen, ein Dashboard zu erstellen, das bis zu 10 Boards darin kombinieren kann.
Unternehmensplan
Unternehmenspläne können dabei helfen, Automatisierungs- und Integrationsprozesse zu skalieren. Sie können ein Dashboard erstellen, das bis zu 50 Boards darin kombiniert.
Obwohl Monday.com die Liste der Projektmanagement-Software anführt, gibt es andere ähnliche SaaS-Software, die Sie ausprobieren können.
Hier ist eine Liste unserer drei besten Monday.com-Alternativen.
Klicken Sie auf
ClickUp ist eine weitere erstaunliche Projektmanagement-Software, die speziell für Remote-Arbeitsteams entwickelt wurde. Es ist eine einfach zu bedienende Plattform, die fast alle auf Monday.com verfügbaren Funktionen bietet.
ClickUp hilft Ihrem Team, produktiv und organisiert zu bleiben und mühelos an visuellen Whiteboards zusammenzuarbeiten. Teammitglieder können Sprints erstellen, chatten, Aufgaben zuweisen, Kommentare und Dokumente hinzufügen, Ressourcen zuweisen, Fristen festlegen und Benachrichtigungen für alles an einem einzigen Ort erhalten.
Schreiben
Wrike ist eine Lösung für Projektmanager, die Hilfe beim Sammeln und Organisieren von Projektanforderungen, beim Erstellen von Projektplänen und beim Visualisieren von Zeitplänen in einem Gantt-Diagramm benötigen.
Mit Wrike ist es einfach, im Verlauf der Arbeit Änderungen an Projektplänen vorzunehmen, und alle beteiligten Teams erhalten Benachrichtigungen über alle Änderungen.
Smartsheet
Smartsheet ist eine hervorragende Option, wenn Sie nach einer unternehmensfähigen Cloud-App suchen, die Sie bei der Arbeitsverwaltung und Zusammenarbeit unterstützen kann. Mit Millionen von Benutzern weltweit vertrauen viele Unternehmen auf Smartsheet.
Die App von Smartsheet ähnelt einer Tabellenkalkulation, wodurch sie einfach zu verwenden und vielen Menschen vertraut ist. Es eignet sich zum Verfolgen von Aufgaben, Verkaufspipelines, Planen von Aufgaben und Optimieren von Geschäftsprozessen.
Sie können Smartsheet für Workflow-Automatisierung, Zusammenarbeit an Inhalten, Projektmanagement, Aktivitätsprotokollierung, Terminplanung, Echtzeit-Datenverfolgung und mehr verwenden.
Zusammenfassung
Wir haben versucht, einen kurzen Überblick über Monday.com zu geben und wie es Ihnen helfen kann, Ihre Geschäftsaufgaben effektiv zu optimieren.
Wir hoffen, Sie fanden unseren Artikel hilfreich und sind bereit, Ihre Projekte einfach auf Monday.com zu organisieren. Es ist einfach zu bedienen, zugänglich und wird von Hunderten von Unternehmen weltweit als vertrauenswürdig eingestuft.
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Sie können auch herausfinden, wie Sie Ihre Vertriebsarbeit am besten mit Monday Sales CRM verwalten können.