Mit Microsoft Outlook können Sie elektronische Haftnotizen erstellen, die Sie entweder in Outlook oder direkt auf Ihrem Desktop anzeigen können, sodass Sie all diese echten Haftnotizen von Ihrem Schreibtisch bekommen.
Bevor wir beginnen, nehmen wir uns einen Moment Zeit, um uns daran zu erinnern, dass es einfach schlecht ist, Passwörter auf Post-It-Notizen zu schreiben, egal ob elektronisch oder anderweitig. Wir haben im Laufe der Jahre ausführlich über Passwortsicherheit geschrieben, also nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um einen Passwort-Manager auszuwählen und ihn zu verwenden. Eines Tages wirst du es uns danken.
Inhaltsverzeichnis
Erstellen einer neuen Notiz
Das erste, was Sie tun müssen, ist, die Notizen-Option in Outlook zu öffnen. Gehen Sie dazu unten links in Outlook, klicken Sie auf die drei Punkte in der Navigationsoption und dann auf „Notizen“.
Die Option Notizen, in der Sie Ihre Notizen hinzufügen, bearbeiten und löschen können, wird geöffnet.
Um eine neue Notiz zu erstellen, klicken Sie auf „Neue Notiz“. Dadurch wird eine neue Notiz mit der Standardgröße und -farbe erstellt.
Arbeiten mit einer Notiz
Die Notizen von Outlook sehen einfach aus, aber sie packen viele Funktionen auf ein kleines Quadrat. Es gibt sechs verschiedene Bereiche Ihrer Notiz.
1. Die Notiz selbst, in die Sie Ihren Text eingeben können.
2. Das Menü der Notiz mit verschiedenen Optionen, die Sie auf die Notiz anwenden können.
3. Der „Verschiebegriff“, auf den Sie klicken und die Notiz über den Bildschirm ziehen können.
4. Die Schließen-Option, die die Notiz schließt.
5. Der „Größenänderungsgriff“, auf den Sie klicken und ziehen können, um die Größe der Notiz zu ändern.
6. Datum und Uhrzeit der letzten Änderung der Notiz.
Eine Sache, die Sie nicht sehen werden, ist die Option zum Speichern. Wenn Sie auf die Schließen-Option klicken oder sogar von der Notiz weg zu einer anderen Stelle klicken, wird die Notiz automatisch für Sie gespeichert und es gibt keine Versionierung (genau wie ein physisches Post-It).
Die erste Zeile der Notiz wird zum Dateinamen (auch wenn die erste Zeile leer ist). Wenn Sie Ihre Notiz also umbenennen möchten, müssen Sie die erste Textzeile darin neu schreiben.
Organisieren Ihrer Notizen
Sie können die Tatsache nutzen, dass die erste Zeile der Notiz zum Dateinamen wird, um Ihre Notizen zu organisieren, indem Sie das erste Wort zur Aktion machen, die Sie ausführen müssen (z. B. „Aufgabe“, „Anruf“, „Erinnerung“, und so weiter). Standardmäßig werden Ihre Notizen in der Symbolansicht angezeigt.
Dadurch werden Ihre Notizen nach dem Datum sortiert, an dem sie geändert wurden, wobei die Notizen, die zuletzt geändert (oder erstellt) wurden, im Vordergrund stehen. Wenn Sie in die Ansicht Notizenliste wechseln, können Sie dies deutlicher sehen.
Um Ihre Notizen stattdessen nach Aktionstyp zu organisieren, können Sie sie nach Betreff ordnen, indem Sie zu Ansicht > Einstellungen anzeigen gehen.
Wir haben das Ändern Ihrer Ansichtseinstellungen bereits behandelt, daher gehen wir hier nicht auf die Details ein. Wenn Sie dies jedoch für Ihre E-Mail-Ordner getan haben, wissen Sie, dass es sehr einfach ist. Sobald Sie Ihre Ansicht geändert haben, um nach Thema zu sortieren, sind Ihre verschiedenen Aktionen leichter sichtbar.
Kategorisieren von Notizen nach Farbe
Sie können auch die Farbe Ihrer Notizen ändern, indem Sie die Kategorie ändern. Dies kann auf drei Arten erfolgen:
1. Durch Auswählen der Notiz im Notizenfenster und Klicken auf die Option Start > Kategorisieren.
2. Durch Rechtsklick auf die Notiz im Notizenfenster und Auswahl von „Kategorisieren“ aus dem Kontextmenü.
3. Durch Klicken auf das Menü oben links in einer geöffneten Notiz und Auswahl von „Kategorisieren“ aus dem Menü.
Wählen Sie die Farbe aus, die Ihre Notiz haben soll. Wenn Sie Kategorien bis dahin noch nicht verwendet haben, sehen Sie eine Option zum Umbenennen der Kategorie und zum Ändern der Farbe.
Sobald Sie Ihre Kategorie ausgewählt haben, entspricht die gesamte Notiz der von Ihnen ausgewählten Farbe und das Symbol im Notizfenster ändert die Farbe.
Dies ist eine einfache Möglichkeit, die verschiedenen Arten von Notizen zu verfolgen, die Sie haben, da Sie Ihre Notizen nicht lesen oder sortieren müssen, um zu wissen, was jede einzelne ist.
Hinzufügen von Notizen zu Ihrem Desktop
OK, das umfasst das Einrichten und Kategorisieren Ihrer Notizen. Sehen wir uns an, wie Sie sie Ihrem Desktop hinzufügen. Die gute Nachricht ist, dass es so einfach ist, eine Notiz zu öffnen und dann Outlook zu minimieren. Die geöffneten Notizen können verschoben und an einer beliebigen Stelle auf Ihrem Desktop abgelegt werden.
Sobald Sie Outlook schließen, werden auch die Notizen geschlossen, was sinnvoll, aber nicht ideal ist. Wenn Sie sie jedoch erneut einzeln aus Outlook öffnen, werden sie an derselben Stelle geöffnet, an der Sie sie verlassen haben. Wenn Sie sie also sorgfältig angeordnet haben, bleiben sie an derselben Stelle. Und wenn Sie die Art von Person sind, die Outlook nie schließt, es sei denn, Sie starten Ihren Computer neu, wird dies sowieso kein großes Problem sein.
Wenn Sie die Notizen öffnen möchten, aber nicht Outlook, können Sie die Notizen außerhalb von Outlook speichern und öffnen, ohne die Outlook-Hauptanwendung zu öffnen. Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt der Notiz und wählen Sie „Speichern unter“.
Ein Standard-Windows-Dialogfeld wird geöffnet, in dem Sie einen Speicherort auswählen können. Wir werden den Desktop auswählen.
Wenn Sie die gespeicherte Nachricht öffnen, wird die Notiz genau dort geöffnet, wo Sie sie verlassen haben, ohne dass die Outlook-App geöffnet ist. (Technisch gesehen ist die Outlook-App im Hintergrund geöffnet, aber Sie können sie nicht sehen und Sie erhalten keine Benachrichtigungen.) Da es sich um eine Kopie der Notiz in Outlook und nicht um die ursprüngliche Notiz handelt, wird sie nicht geändert Aktualisieren Sie Outlook, aber das ist in Ordnung, wenn Sie die Notizen für visuelle Erinnerungen verwenden und nicht für eine laufende Liste von Aufgaben.
Senden von Notizen an andere Personen
Sie können auch Notizen an andere Personen senden. Wenn sie Outlook haben, können sie sie als Notizen öffnen und genau wie Sie verwenden. Um eine Notiz an jemanden zu senden, klicken Sie auf die Menüoption der Notiz und wählen Sie „Weiterleiten“.
Dadurch wird eine E-Mail mit der Notiz als Anhang erstellt.
Wenn der Empfänger die angehängte Notiz in einem E-Mail-Programm wie Gmail oder einem Client wie Thunderbird öffnet, wird sie als Nur-Text-E-Mail behandelt, aber wenn er sie in Outlook öffnet, wird sie als Notiz behandelt. Dies macht es besonders nützlich, um Dinge an Kollegen im Büro zu senden, die Outlook verwenden, insbesondere wenn Ihr Team Notes verwendet.
Notizen sind nicht der auffälligste oder funktionsreichste Teil von Outlook, aber wenn Sie ein Geek für Post-It-Notizen sind, sind sie unkompliziert und effektiv. Und Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass sie von den Reinigungskräften entfernt werden, keine Klebrigkeit mehr haben und abfallen oder Informationen für jeden sichtbar bleiben, der vorbeigeht.