Unternehmen, ob groß oder klein, können ohne Vereinbarungen nicht funktionieren. Verträge vereinbaren Parteien, die rechtlich durchsetzbar sind, indem sie gegenseitige Rechte und Pflichten zwischen ihnen schaffen, definieren und regeln.
Verträge wurden lange vor der Industrialisierung verwendet und eine kapitalistische Wirtschaft entstand. In den Zeiten der Könige und ihrer Imperien legten Vereinbarungen die Bedingungen des Deals fest, und die Parteien mussten die Bedingungen einhalten.
Als die Jahrzehnte vergingen und die Welt unüberwindliche Veränderungen durchmachte, blieben die Grundlagen hinter Verträgen gleich. Contract Management ist der Prozess der Verwaltung von Verträgen. Es umfasst die Verwaltung von Verträgen, von ihrer Quelle bis zu ihrer Ausführung durch die gewählte Partei und die eventuelle Beendigung des Vertrags.
Da Verträge selbst mehrere Facetten haben, hat das Vertragsmanagement verschiedene Ebenen/Stufen eingeführt, um jeden Aspekt der Vereinbarung darzustellen. Zu den wesentlichen Elementen des Vertragsmanagements gehört die Leistungsanalyse, um die betriebliche und finanzielle Leistung zu maximieren und gleichzeitig finanzielle und Reputationsrisiken zu identifizieren und zu mindern, die durch die Nichteinhaltung von Vertragsbedingungen entstehen.
Inhaltsverzeichnis
Grundlagen des Vertragsmanagements
Um die Arbeit und die an einem Vertrag beteiligten Personen zu verwalten, muss das Team die Arbeit, die Ressourcen und die Zeit, die zur Erledigung der Aufgabe erforderlich sind, genau verstehen. Ein klares Verständnis all dieser Aspekte ist die Grundlage des Vertragsmanagements.
Vorteile des Vertragsmanagements
- Die Qualität der Arbeit bleibt erhalten: Der gesamte Vertragsmanagementprozess zielt darauf ab, die Qualität der geleisteten Arbeit zu erhalten. Es stellt sicher, dass die Arbeit in der richtigen Zeit effizient erledigt und die Ressourcen am kosteneffizientesten eingesetzt werden. Es stellt sicher, dass das Unternehmen bei jedem Vertragsabschluss das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhält. Dies geschieht durch die Identifizierung und Minderung von Finanz- und Reputationsrisiken.
- Bessere Projektsteuerung: Projektmanagement ist für die Verwaltung der Arbeit während der Initiierungsphase unerlässlich. Es stellt sicher, dass die Arbeit korrekt eingeleitet wird.
- Höherer Umsatz: Höherer Umsatz wird generiert, wenn Vertragsmanagement implementiert wird. Es geschieht auf zwei Arten. Erstens kann das Unternehmen auf dem Markt wettbewerbsfähig bleiben und mehr Aufträge gewinnen. Zweitens ist die Arbeit, die das Unternehmen leistet, von höherer Qualität. Es liefert qualitativ hochwertigere Ergebnisse und das Unternehmen kann eine Prämie verlangen.
Vertragsmanagement vs. Vertragsverwaltung
Der Bereich des Vertragsmanagements umfasst den gesamten Lebenszyklus von seiner Entstehung bis zu seiner Beendigung. Die Vertragsverwaltung umfasst jedoch die Prozesse, die in die Gestaltung von Verträgen zwischen den beiden Parteien einfließen. Der Zyklus der Vertragsverwaltung endet mit Vertragsabschluss und -unterzeichnung. Dabei beginnt die Vertragsabwicklung nach Unterzeichnung und endet mit Beendigung des Vertrages.
Vertragsadministratoren sind dafür verantwortlich, dass beide Parteien mit dem gemeinsam erstellten Vertrag zufrieden sind. Andererseits stellen die Vertragsmanager sicher, dass alle Vertragsparteien alle Bedingungen einhalten.
Phasen des Vertragsmanagements
Wie bereits erwähnt, ist Vertragsmanagement so viel mehr als nur die Unterzeichnung von Verträgen. Es umfasst eine Reihe von Aktionen, die Prozesse für die Handhabung jedes Knotens in der Vereinbarung leiten und entwickeln. Dies wird ermöglicht, indem im Vertrag alles klar und vollständig festgehalten wird.
Erstellungsphase
Wir wissen, dass Planung eine entscheidende Rolle für den Erfolg jeder Strategie spielt. Ein guter Manager plant immer für sein Projekt. In der Erstellungsphase des Vertragsmanagements wird eine flexible Roadmap erstellt, um einige Eventualitäten zu berücksichtigen.
Die Erstellungsphase ist der erste Schritt auf dem langen und gründlichen Weg des Vertragsmanagements. In dieser Phase beurteilen Sie die Bedürfnisse und Ressourcen des Unternehmens. Es beinhaltet das Brainstorming der kritischen Elemente der Vertragsstrategie. Das hält alle nachfolgenden Schritte punkt- und fehlersicher und macht sie bereit für Improvisationen im Notfall. Folgende Besonderheiten sollten in der Planungsphase beachtet werden:
- Die zu verwaltenden Vertragsarten
- In den Vereinbarungen verwendete Standards
- Verantwortung für jede Stufe
- Voraussetzungen für eine optimale Ausführung des Jobs
- Probleme/Engpässe für jeden Schritt und nachfolgende Lösungen
- Erforderliche Ressourcen für die Umsetzung der Vertragsstrategie
Die Erstellungsphase legt die Grundlage für die folgenden Phasen/Ebenen, die folgen.
Zusammenarbeitsphase
Die Zusammenarbeitsphase kommt nach der Erstellung, durch die die Grundlage für das Vertragsmanagement geschaffen wurde. Es hilft vor allem bei der Umsetzung der gesetzten Grundlagen für neue und frische Verträge. Es geht auch darum, neue typische Vereinbarungen für alltägliche und eintönige Situationen zu entwickeln. Die herausragende Herausforderung, der Vertragsmanager in dieser Phase gegenüberstehen, besteht darin, eine Gleichung zu schaffen, die das Erforderliche liefert und gleichzeitig die Risiken reduziert.
Die Bühne wird die einfachste für alltägliche Situationen. Alle Manager müssen den richtigen Vertragstyp finden und die relevanten Informationen eingeben, während sie keine oder geringfügige Änderungen am Vertragsdokument vornehmen. Die Aufgabe wird jedoch schwierig, wenn komplexere Situationen diskutiert werden. In diesem Fall wird ein neuer Datensatz von Grund auf neu erstellt, um Compliance, Standards und Rechte zu erhalten. Eine elektronische Signatur folgt dem Zustand vor dem Kontakt, um den Vertrag abzuschließen.
Unterzeichnungsphase
Die Unterzeichnungsphase ist der nächste entscheidende Schritt im Vertragsmanagement. Hier versuchen Sie, die Strategien umzusetzen, die Sie in der vorherigen Phase geplant haben. Es ist auch die Phase, in der Sie Vertragsverwaltungssoftware bereitstellen, um die Ausführung vertragsbezogener Aufgaben zu unterstützen. Die Software ist auch dafür bekannt, Verträge mit einem zentralen Repository zu migrieren.
Die Vertragsverwaltungssoftware ist ein digitales Tool, mit dem Benutzer Verträge in verschiedenen Phasen ihres Lebenszyklus verfolgen und verwalten können. Diese Software ermöglicht es Unternehmen auch, Benachrichtigungen zu erneuern, Compliance-Management durchzuführen, digitale Signaturen zu erfassen und Vertragsvorlagen zu verwalten.
Ein weiteres wichtiges Merkmal der Implementierungsphase ist das Onboarding. Es wird sichergestellt, dass jede Vertragspartei die Vision und Ziele des Vertrags und des Vertragsmanagers versteht und auch mit den verwendeten Tools vertraut ist.
Nach Abschluss der Implementierungsphase, gefolgt von der elektronischen Unterschrift beider Personen, folgt die Übergabephase, in der sichergestellt wird, dass der Vertrag frei von Fehlern und Mängeln ist. Jede Rolle, Verantwortung, jeder Meilenstein und jedes Ziel wird bestätigt.
Tracking-Phase
Dann werden alle in Ihren Verträgen beschriebenen Ziele zum Leben erweckt. Es ist daher auch die Phase, in der Sie alle in der Vereinbarung festgelegten Bedingungen genauer beachten und regelmäßig überwachen sollten, um sicherzustellen, dass alles so läuft, wie es sollte.
Die Rolle der Manager in der Vertragsphase besteht darin, sicherzustellen, dass alles auf dem richtigen Weg ist und den vertraglich festgelegten Bedingungen entspricht. Sie sind dafür verantwortlich, Probleme zu erkennen und Frühwarnsysteme einzurichten.
Manager können sich hierfür von der Planungsphase inspirieren lassen. Man könnte eine ordentlich geordnete Liste aller zu prüfenden und zu prüfenden Vertragselemente erstellen. Es lässt nicht nur keinen Teil des Vertrags ungeprüft, sondern ist auch ein schneller Weg, um Abweichungen zwischen den vereinbarten Elementen und der ausgeführten Arbeit zu finden.
Erneuerungsphase
Die Erneuerungsphase ist im Wesentlichen keine Phase. Es ist jedoch wichtig, darauf nach der Vertragsphase zu achten. Aber die Prinzipien der Erneuerungsphase sollten an allen Standorten angewendet werden.
Die Verlängerungsphase im Vertragsmanagement ist in erster Linie eine Situation in Ihrem Vertragslebenszyklus, in der Sie entscheiden, ob Sie Ihren Vertrag fortsetzen oder kündigen möchten. Da es Klauseln zu Vertragsstrafen oder Unterlassungsansprüchen gibt, wird es im Falle der Nichteinhaltung der Vereinbarung immer wichtiger, das Vertragsende bei Ihren anderen Vertragsentscheidungen proaktiv zu berücksichtigen.
Die Verlängerung umfasst die Bewertung der Vertragsleistung und mehrere Entscheidungen, die bei Bedarf Verlängerungen und Änderungen des Vertrags beinhalten. Die Beteiligten sollten die Kündigungs- und Verlängerungstermine kennen und sicherstellen, dass beide Parteien ausreichend Zeit haben, Informationen zu sammeln, bevor die Entscheidungen in einem weiteren Vertrag festgehalten werden.
Nachvertragliche Phase
Die Nachvertragsphase ist der Vertragsschluss. Es folgt die Kündigung von Verträgen. In dieser Phase sorgt das Housekeeping für alles Korrekte, stellt oder bezahlt Schlussrechnungen und archiviert die Verträge.
Darüber hinaus neigen viele Vertragsmanager dazu, ihre Kontakte einer Post-Mortem-Analyse zu unterziehen, um zu erfahren, was sie für die nächsten Verträge mitnehmen können. Dieser Post-Mortem liefert wertvolle Informationen und Erkenntnisse, die die Ergebnisse zukünftiger Verträge mit Sicherheit verbessern werden.
Fazit
Verträge sind nur so gut wie die Person, die sie verwaltet. Egal wie gut die Bedingungen in den Verträgen sind, keine Vertragsparteien nehmen ein gutes Geschäft mit nach Hause, wenn sie nicht angemessen angesprochen werden. Daher ist es entscheidend, die Richtlinien diszipliniert zu befolgen, um das Beste aus Ihren Verträgen herauszuholen.
Sie können sich auch ansehen, wo Sie Vorlagen für Rechtsdokumente für Ihre Verträge erhalten.