Sie haben keine Zeit, Kunden warten zu lassen? Optimieren Sie Ihre Anrufbearbeitungsaufgaben mit virtuellen Empfangsdiensten.
Virtuelle Empfangsdienste sind der beste Weg, um Arbeitskosten zu sparen und die Unternehmensproduktivität zu steigern. Diese Services helfen Ihnen, Ihre Zeit freizusetzen und sich auf die Lösung anderer wichtiger Geschäftsprobleme zu konzentrieren.
Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, die besten virtuellen Rezeptionsdienste zu finden, um Ihre Anrufe entgegenzunehmen, auch wenn Sie nicht erreichbar sind.
Lassen Sie uns in weitere Details eintauchen.
Inhaltsverzeichnis
Was sind virtuelle Empfangsdienste?
Telefonanrufe sind für Anfragen unerlässlich und verbessern den Lead-Generierungsprozess für jedes Unternehmen. Die Beantwortung und Abwicklung von Kundendienstanrufen ist von entscheidender Bedeutung und lässt sich nicht vermeiden, selbst wenn Sie mit dem Geschäftsbetrieb beschäftigt sind.
Traditionell stellen große Unternehmen mit einem großen Budget eine Vollzeit-Rezeptionistin ein, die sich um die eingehenden Anrufe und den Kundenservice kümmert. Aber eine interne Rezeptionistin wird für kleine Unternehmen mit begrenzten Mitgliedern zu einer Gemeinkostenausgabe.
Hier kommen die virtuellen Empfangsdienste ins Spiel.
Virtuelle Rezeptionsdienste bieten echte menschliche Rezeptionisten, um Anrufer zu begrüßen und den Grund für ihre Anrufe zu verstehen. Nach der Analyse der bereitgestellten Informationen werden diese Anrufe an die entsprechenden Teammitglieder weitergeleitet, wodurch die Interaktion des Kunden mit dem Unternehmen verbessert wird.
Im Allgemeinen bieten diese Dienste rund um die Uhr Live-Telefonzentralen für eingehende Anrufe und Textnachrichten. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass kein Kundenanruf verpasst wird.
Warum sollten Sie eine virtuelle Empfangsdame einstellen?
Die Einstellung einer virtuellen Empfangsdame ist eine subjektive Angelegenheit. Es hängt davon ab, ob Sie ein internes Teammitglied wünschen oder die Arbeit auslagern können.
Während große Unternehmen ein engagiertes Team von Rezeptionisten haben können, ist dies bei Kleinunternehmern und Start-ups nicht der Fall. Um die Betriebskosten zu senken, sollten sich kleine Unternehmen für einen virtuellen Empfangsdienst entscheiden.
Lassen Sie uns vor diesem Hintergrund einige der Vorteile der Einstellung virtueller Empfangsdienste betrachten:
- Fügt Professionalität hinzu: Die Begrüßung der eingehenden Anrufe Ihrer Kunden mit einer professionell aufgenommenen Begrüßungsnachricht hinterlässt einen lang anhaltenden Einfluss auf Ihr Unternehmen. Es schafft ein Gefühl des Vertrauens, dass sie es nicht mit einem Anfänger zu tun haben.
- Kostengünstig: Virtuelle Rezeptionisten sind billiger und haben keine Bindungsfrist. Sie können einen Anrufbeantworter aktivieren und einrichten, der sich um Kundenanfragen kümmert.
- Verbesserte Kundenabwicklung: Professionelle Rezeptionisten werden darin geschult, Anrufe und Kundenanfragen effizient zu bearbeiten. Sie haben Erfahrung im Umgang mit verschiedenen Situationen und helfen Ihnen, die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern.
- Anpassungsfreundlich: Virtuelle Rezeptionsdienste ermöglichen es Ihnen, Ihre Anrufweiterleitungsregeln, Willkommensgrüße und andere geschäftliche Kommunikationsdetails zu ändern.
- Erreichbarkeit: Interne Rezeptionisten können eingehende Anrufe nur während der Geschäftszeiten entgegennehmen. Während virtuelle Rezeptionisten jeden Tag den ganzen Tag arbeiten und Ihren Kunden rund um die Uhr einen Live-Anrufbeantwortungsdienst bieten können.
- Integrationen: Integrieren Sie virtuelle Empfangsdienste in Ihre geschäftlichen Kommunikationstools wie Slack, Hubspot, G Suite, Microsoft Teams und viele mehr.
Nachdem Sie nun die Vorteile der Einstellung von virtuellen Rezeptionsdiensten kennen, beginnen wir mit unserer Liste.
RezeptionHQ
ReceptionHQ ist ein weltweit führendes Unternehmen für kleine Unternehmen, die zeiteffizienter sein möchten, aber dennoch einen Vollzeitmitarbeiter in ihrem Team haben möchten. Ihre virtuellen Rezeptionsdienste umfassen die Live-Beantwortung und Bearbeitung eingehender Anrufe, E-Mails und Texte rund um die Uhr. Sie können auch ausgehende Anrufe und andere Aufgaben wie das Planen von Terminen und das Versenden von Erinnerungen erledigen.
ReceptionHQ wickelt die Mehrheit der Anrufe für Unternehmen in den Vereinigten Staaten während der Stoßzeiten ab. Sie bieten zweisprachigen Service ohne Bindungsvertrag, sodass Sie mit ihrer risikofreien Testversion für 7-Tage-Services beginnen können.
Yodel.io
Yodel.io ist ein Unternehmen für virtuelle Rezeptionisten, das es seit über 15 Jahren gibt, also wissen sie, was sie tun. Sie können zwischen einem vollautomatischen IVR-Begleiter oder einem menschlichen Rezeptionisten wählen, der Ihre Anrufe aus der Ferne bearbeitet. Zu den bemerkenswerten Funktionen von Yodel gehören intelligente Sprach-IVR-Systeme, Anrufüberwachung und die Integration mit Kommunikationstools wie Hubspot, Zendesk, Intercom und Slack.
Sie bieten eine kostenlose Testversion ohne Vertrag an. Aber wenn Sie ihre Dienste nach Ablauf der Testphase weiterhin nutzen möchten, haben sie je nach Ihren Bedürfnissen unterschiedliche Pläne.
Heuschrecke
Wenn Sie nach einem virtuellen Rezeptionsdienst suchen, der es Ihnen ermöglicht, eine separate Telefonnummer zu verwenden und Anrufe von überall auf der Welt zu erhalten, ist Grasshopper eine großartige Option. Es bietet auch eine virtuelle Telefonnummer, um eingehende Anrufe auf Ihrem Computer oder Mobilgerät anzunehmen. Auf diese Weise bleibt Ihre Nummer privat und Sie können sich ungestört auf Ihre geschäftlichen Aufgaben konzentrieren.
Der Service beginnt mit einer 7-tägigen kostenlosen Testversion, ohne dass ein Vertrag erforderlich ist. Wenn es also für Sie nicht funktioniert, besteht keine Verpflichtung.
Meine Rezeptionistin
MyReceptionist bietet virtuelle Rezeptionisten und Support-Services an der Rezeption, um eine 24/7-Geschäftsverfügbarkeit zu einem geringeren Preis zu gewährleisten, als wenn Sie eine Rezeption vor Ort einstellen. Sie erhalten alle Vorteile persönlicher Rezeptionisten, die Ihnen helfen, eingehende Anrufe zu verwalten, Termine oder Besprechungen zu planen und Reisearrangements zu buchen, ohne die Probleme, die Sie bei der Einstellung eines internen Mitarbeiters haben könnten.
MyReceptionist bietet viele verschiedene Pakete an, je nachdem, wie viel Zeit pro Woche oder Monat Sie Unterstützung bei der Bearbeitung von Kundenanrufen in Ihrem Unternehmen benötigen.
Rubin
Ruby Receptionists bietet Ihnen professionellen Telefonsupport für Ihr Unternehmen und nutzt die Leistungsfähigkeit künstlicher Intelligenz (KI), um eingehende Anrufe für Unternehmen auf der ganzen Welt zu bearbeiten. Sie können Fragen zu Ihrem Unternehmen in Echtzeit beantworten, Kunden im Namen Ihres Unternehmens antworten und sogar Termine für Sie vereinbaren.
Mit Ruby erhalten Sie eine dedizierte mobile App, um Anrufbearbeitungsaktivitäten und von Kunden empfangene Textnachrichten zu überprüfen. Sie können Ihre Tagespläne ganz einfach mit den Kalenderintegrationen von Ruby synchronisieren.
Konversation
Conversational ist ein virtueller Rezeptionsdienst für Unternehmen, die einen virtuellen Full-Service-Empfangsmitarbeiter benötigen, oder für Unternehmen mit mehreren Standorten, die jemanden benötigen, der ihre eingehenden Anrufe aus der ganzen Welt verwaltet.
Mit Conversational erhalten Sie drei Hauptkomponenten: Rezeptionsverwaltung, Anrufweiterleitung und Voicemail-Verwaltung (z. B. Einrichtung automatischer Assistenten) sowie einen Online-Terminplaner und eine E-Mail-Marketing-Plattform.
Sie können Conversational Services auch zusätzlich zu Ihren vorhandenen Telefonsystemen wie Microsoft Lync oder Cisco Jabber verwenden.
AnswerForce
AnswerForce ist eine voll funktionsfähige virtuelle Empfangsdame, mit der Sie eingehende Anrufe mit ihren 24/7-Rezeptionsdiensten verwalten können. Es bietet viele Funktionen, einschließlich eines anpassbaren Dashboards, in dem Sie eingehende Anrufe anzeigen und von einem Ort aus verwalten können.
Sie können AnswerForce auch in ein IVR-System wie IVRX oder Intercom integrieren, wenn Sie noch mehr Kontrolle darüber haben möchten, wie Anrufer begrüßt werden, wenn sie im Firmenbüro oder über ihre Mobiltelefone anrufen.
AntwortVerbinden
AnswerConnect ist ein Telefonieunternehmen, das seit 2001 im Geschäft ist und virtuelle Empfangsdienste anbietet. Es ist Mitglied des Better Business Bureau, der National Association of Professional Women und mehr.
Sie können zwischen zwei Arten von virtuellen Rezeptionisten wählen: Live-Chat und Instant Messaging (IM). AnswerConnect bietet Benutzern einen Vorteil, da Sie den gewünschten Typ basierend auf Ihren spezifischen Anforderungen auswählen können.
Egal, ob Sie ein Arbeitgeber oder Geschäftsinhaber sind oder eine Einzelperson, die Hilfe beim Annehmen von Anrufen benötigt, AnswerConnect kann an Ihre Anforderungen angepasst werden.
Hilfsprogramm
Helpware ist ein virtueller Rezeptionsdienst für kleine und mittlere Unternehmen. Es bietet eine Reihe von Diensten, darunter Terminplanung, Anrufweiterleitung, Voicemail und E-Mail-Support.
Helpware ist ein webbasierter virtueller Empfangsdienst, mit dem Sie eingehende Anrufe jederzeit und überall verwalten können. Sie können je nach Bedarf des Anrufers auch automatische Antworten einrichten (z. B. einen Termin vereinbaren) oder Funktionen wie automatische Assistenten hinzufügen, die sich während Besprechungen mit potenziellen Kunden Notizen machen, sodass Sie dies nicht selbst tun müssen.
Abby
Abby ist ein von Zendesk bereitgestellter Dienst für virtuelle Rezeptionisten, mit dem eingehende Anrufe, E-Mails und Chats verwaltet werden können. Sie können automatische Antworten auf Kundenanfragen zu Bestellungen oder Lieferzeiten einrichten.
Mit Abby werden Sie benachrichtigt, wenn sich ein neuer Kunde für Ihren Newsletter anmeldet, und Sie können Dankesschreiben an Kunden senden, die Feedback zu ihren Erfahrungen geben.
MoneyPenny
Moneypenny ist ein 24/7-Anrufbeantworter mit Hauptsitz in Großbritannien und den USA seit 2000. Sie haben die Freiheit, engagierte Mitarbeiter aus ihrem Team auszuwählen, und Moneypenny schult sie, um Ihre Firmenanrufe zu beantworten und Live-Chat-Unterstützung anzubieten Übertragung, CRM und Kalenderintegrationen.
Sie können Ihre Verfügbarkeit auf ihrem Portal aktualisieren, um geplante Anrufe zu beantworten, und auch den Verlauf vergangener Anrufe und Nachrichten auf Knopfdruck überprüfen.
Schlussbemerkung
Fassen wir zusammen, dass wir über den Aufbau von Beziehungen zu Ihren Kunden sprechen.
Es ist wichtig, zu Beginn jedes Anrufs den richtigen Ton zu treffen, oder Kunden könnten sich fühlen, als wären sie von einem automatisierten System herabgeredet worden, das sich nicht einmal an ihre Namen erinnern kann.
Die Auswahl eines Unternehmens aus der obigen Liste der virtuellen Rezeptionisten reicht aus, um Ihr Unternehmen professioneller aussehen zu lassen und den Anfrageprozess zu rationalisieren.
Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen dabei geholfen hat, mehr darüber zu erfahren, wie virtuelle Rezeptionisten Ihnen dabei helfen können, sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens zu konzentrieren, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, wie die Dinge hinter den Kulissen gehandhabt werden.
Vergessen Sie nicht, unsere Liste der besten IT-Helpdesk-Lösungen zu überprüfen, um die Auswirkungen von Problemen auf den Geschäftsbetrieb zu minimieren.