7 Dokumentenautomatisierungssoftware zur Einsparung von Arbeitsstunden

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Seit jeher sind Dokumente ein wesentlicher Bestandteil jeder Branche. Die Geschäftsdokumentation muss enorm gewachsen sein und mit dem Wachstum der Unternehmen immer komplexer werden.

Um Dokumente effektiv zu nutzen, müssen Unternehmen sie genau kategorisieren und sortieren; andernfalls können Probleme für die Mitarbeiter entstehen.

In dieser schnelllebigen Welt ist es gut, dass Software zur Dokumentenautomatisierung existiert.

Möglich wird die Dokumentenautomatisierung durch fortschrittliche Technologien, die sich auf den Umgang von Unternehmen mit der Dokumentation auswirken und mühsame und zeitaufwändige manuelle Dokumentationsprozesse erleichtern.

Angesichts der vielen verfügbaren Optionen kann es jedoch einige Zeit dauern, zu entscheiden, welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Einige haben unterschiedliche Funktionen und einige sind auf bestimmte Benutzertypen zugeschnitten.

Beispielsweise unterscheiden sich die Anforderungen eines Vertriebsteams an die Dokumentenautomatisierung von denen einer Anwaltskanzlei, und jedes Team würde von einer Lösung profitieren, die für seine übliche tägliche Routine entwickelt wurde.

In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über die beste Dokumentenautomatisierungssoftware und wie Sie damit Stunden sparen können.

Was ist Dokumentenautomatisierung?

Die Dokumentenautomatisierung verwendet Programme und Software, um elektronische Dokumente mit dem geringeren menschlichen Beitrag zu erstellen.

Die Dokumentenautomatisierung hilft bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen, einschließlich Scannen, Speichern, Extrahieren, Datenerfassung und Dokumentenklassifizierung.

Benutzer erstellen Dokumente, die als „Vorlagen“ bekannt sind, in Dokumentenautomatisierungssoftware. Diese Vorlagen geben an, wie Dokumente basierend auf bestimmten Eingaben hinzugefügt, geändert oder entfernt werden sollen.

Die Automatisierung von Dokumenten kann sein:

  • Dokumentenverarbeitung: Es extrahiert relevante Informationen aus verschiedenen Dokumenten, validiert sie und wandelt sie in angereicherte Daten für den Endbenutzer um. Jede Phase des Dokumentenlebenszyklus wird während der Dokumentenverarbeitung behandelt.
  • Erstellung von Dokumenten: Dies beinhaltet die Verwendung von bereits gesammelten oder abgerufenen Daten als Eingaben zur Erstellung von Angeboten, Verträgen, Geschäftsbriefen, Rechnungen und mehr.

Warum brauchen Unternehmen Dokumentenautomatisierung?

Unternehmen müssen sich um viele Papiere kümmern, deren Verwaltung ineffektiv teuer sein kann.

Die Dokumentenverarbeitung wird durch die Automatisierung zugänglicher und bequemer. Sehen Sie sich die folgenden Gründe an, warum Unternehmen eine Dokumentenautomatisierung benötigen:

Reduzieren Sie sich wiederholende Dokumentenarbeit

Die Automatisierung von Dokumenten reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand der Mitarbeiter für wiederholte Vorgänge. Dokumentenscannen, Datenextraktion, Klassifizierung, Dokumentenindizierung und Datenspeicherung sind für den effizienten Betrieb eines jeden Unternehmens unerlässlich. All dies und mehr wird durch die Automatisierung von Dokumenten erreicht.

Dokumente schneller verarbeiten

Durch die Verwendung benutzerdefinierter Vorlagen kann der Zeitaufwand für den Papierkram reduziert und der Dokumentenverarbeitungsprozess optimiert werden. Dies hilft bei der Einrichtung eines Dokumentationsverfahrens, dem alle Mitarbeiter folgen können, um ihre Zeit und Mühe sinnvoll zu nutzen.

Niedrigere Fehlerquote

Manuell erstellte Dokumente müssen möglicherweise kopiert und eingefügt werden, oder neuere Dokumente können Fehler enthalten, die zahlreiche Male korrigiert werden müssen, was mühsamen menschlichen Einsatz erfordert und den Betrieb unnötig verzögert.

Diese Fehler können mit der Genauigkeit fortschrittlicher Dokumentenautomatisierung eliminiert oder erheblich reduziert werden. Vordefinierte Vorlagen und KI-basierte Technologien, die die Datenerfassung nutzen, erleichtern es, die erforderlichen Informationen zu erhalten und das zuständige Personal zu benachrichtigen, wenn Daten fehlen.

Einsparungen bei den Ausgaben

Unternehmen, die die Dokumentenerstellung automatisieren, werden zweifellos von geringeren Kosten profitieren. Die Automatisierung kann die Gesamtkosten erheblich senken, einschließlich derjenigen, die mit dem Drucken von Dokumenten, dem Bau von Aktenschränken für eigentliche Dokumente usw. verbunden sind, und die administrative Kontrolle verbessern.

Verbessert Kundeninteraktionen und kommerzielle Partnerschaften

Gute Beziehungen zwischen Mitarbeitern, Lieferanten und Verbrauchern sind für den Erfolg eines jeden Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Die Aufrechterhaltung positiver Verbindungen kann leiden, wenn die manuelle Dokumentenerstellung zu Fehlern, Verzögerungen und Inkonsistenzen neigt.

Der Zugriff auf die Online-Dokumentation macht die Zusammenarbeit mit mehr Anbietern und die Kontaktaufnahme mit mehr Verbrauchern einfacher und sicherer. Die einfache Ansicht der Papiere von jedem Ort zu jeder Zeit fördert bessere Interaktionen und hilft, individuelle Kundenerlebnisse zu schaffen.

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Verbessert die Sicherheit und den Datenschutz

Dokumentenautomatisierungssysteme verfügen über integrierte digitale Speicherbereiche mit den erforderlichen Zugriffsberechtigungen, um den Verlust von Dokumenten zu vermeiden und die Datensicherheit zu verbessern.

Rechts- und Gesundheitssektoren können beispielsweise sensible Daten mithilfe von Dokumentenautomatisierungssoftware mit zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen vor Lecks und Sicherheitsverletzungen schützen.

Inwiefern ist es effizienter als die manuelle Dokumentenverarbeitung?

Wenn Sie häufig die gleichen Arten von Papieren erstellen, z. B. Verträge, Rechnungen oder Monatsberichte, können die folgenden Probleme auftreten:

  • Es erfordert viel Zeit und Mühe, Daten aus vielen Quellen manuell zu sammeln, komplexe Berechnungen durchzuführen und Visualisierungen zur Veranschaulichung der Daten zu erstellen.
  • Es ist schwierig zu garantieren, dass die Dokumente völlig fehlerfrei sind, selbst wenn Sie Stunden (oder Tage) damit verbringen, nach Fehlern zu suchen.

Diese Probleme können mithilfe von Dokumentenautomatisierungssoftware gelöst werden, mit der Sie Daten automatisch aus vielen Quellen sammeln und nach Belieben anordnen können.

Dadurch können Sie jeden Bericht in Sekundenbruchteilen erstellen und sich gleichzeitig darauf verlassen, dass alle Informationen korrekt und fehlerfrei sind.

Merkmale

#1. Web-Zugang

Benutzer müssen in dieser Zeit, in der das Internet so weit verbreitet ist, von jedem Ort aus Zugriff auf ihre Dokumente haben. Im Zeitalter des Internets bietet webbasierte Dokumentenautomatisierungssoftware einen schnellen und einfachen Zugriff auf Dateien und Ordner, was von entscheidender Bedeutung ist. Diese umfassen:

  • Zugriff über Mobilgeräte zum Anzeigen oder Bearbeiten von Dokumenten
  • Um Dokumente in der Cloud zu speichern, verwenden Sie den Cloud-Speicher.
  • Geben Sie Ordner oder einzelne Dateien per Dateifreigabe für andere frei.

#2. Drag-and-Drop

Drag & Drop ist ein wesentliches Element jedes Dokumentenautomatisierungssystems. Sie können Dateien per Drag-and-Drop von einem Ort zum anderen oder sogar von einer Anwendung zur anderen ziehen.

Jeder Benutzer hat viele Dateien. Daher müssen sie in der Lage sein, sie mit nur wenigen Buchstaben des Suchbegriffs schnell zu durchsuchen. Software zur Dokumentenautomatisierung hilft bei der Organisation der Dokumentenspeicherung, sodass Dokumente bei Bedarf einfach abgerufen werden können.

Benutzer können das gespeicherte Material mit der Dokumentensuchfunktion einfach durchsuchen.

#4. Dokumentversionierung

Die Versionierung ist ein weiteres entscheidendes Merkmal eines Dokumentenautomatisierungssystems. Benutzer können auf frühere Versionen des Dokuments zugreifen, sie vergleichen und dank Versionierung bei Bedarf zu einer früheren Version zurückkehren.

#5. Dateisperre

Eine entscheidende Komponente der Dokumentenautomatisierungssoftware ist das Sperren von Dateien. Benutzer werden daran gehindert, Änderungen an einer gesperrten Datei vorzunehmen, bis die Person, die sie gesperrt hat, sie öffnet.

#6. Integrierter Viewer und Editor

Sie können Dokumente mit dem eingebetteten Viewer anzeigen und bearbeiten, ohne sie herunterladen oder in einem neuen Fenster öffnen zu müssen, wodurch Sie Zeit sparen, da Sie nicht mehr zwischen Registerkarten oder Programmen wechseln müssen.

Wenn die Software bemerkt, dass jemand anderes Änderungen an der Datei vornimmt, sperrt sie sie und entsperrt sie dann, wenn sie fertig sind.

#7. Bewertung und Teilen

Benutzer sollten in der Lage sein, Dokumente sicher und bequem mit einer guten Dokumentenautomatisierungssoftware zu teilen.

Es kann auch ein Bewertungssystem haben, das es Benutzern ermöglicht, jedem Dokument unter Verwendung einer vorbestimmten Skala einen numerischen Wert zuzuweisen. Diese Einstufungsmethode hilft beim Nachverfolgen, welche Dokumente den Mitarbeitern gefallen und welche geändert werden müssen.

#8. Datei- und Ordnerrechte

Jede Dokumentautomatisierungssoftware muss Datei- und Ordnerrechte beinhalten. Sie können verwalten, was Ihr Team mit den Papieren machen kann, an denen es arbeitet, indem Sie ihm Bearbeitungsrechte erteilen.

#9. Verlinkung von Dokumenten

Der Vorgang des Verknüpfens von Dokumenten, Dateien oder anderen Datenquellen, sodass Sie von einem einzigen Ort aus darauf zugreifen können, wird als Dokumentverknüpfung bezeichnet.

Mit dieser Funktion können Sie ein Dokument mit jedem anderen relevanten Datensatz in der Dokumentenautomatisierungssoftware verknüpfen oder auf eine Kopie einer anderen zugreifen.

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#10. Intelligentes Content-Management

Die besten Systeme sollten sich nahtlos über alle Konten und Datenquellen hinweg aktualisieren, Vorlagen bearbeiten, maßgeschneiderte Workflows erstellen und Regeln durchsetzen, die Genauigkeit, Compliance und Markenstandards gewährleisten.

Darüber hinaus bieten einige Plattformen Batch-Automatisierungsfunktionen, mit denen Benutzer Hunderte oder Tausende von Präsentationen, Erklärungen, Berichten und anderen Arten von Begleitmaterial auf einmal erstellen können, sodass Verkäufer technische Unterlagen auf Abruf erstellen können, die auf bestimmte Kundensegmente abzielen.

Wir haben eine Liste der beliebtesten Lösungen mit einem kurzen Überblick über ihre wichtigsten Funktionen zusammengestellt, damit Sie sich nicht in der großen Auswahl an verfügbaren Softwareoptionen zur Dokumentenautomatisierung verirren.

DocuPilot

Docupilot ist ein benutzerfreundliches und anpassbares Programm zur Dokumentenautomatisierung. Sie können verfügbare Daten und kreative Vorlagen verwenden, um Dokumente zu erstellen. Der integrierte Document Builder kann benutzerdefinierte Vorlagen erstellen.

Sie können die Papiere, die Sie mit dieser Automatisierungssoftware erstellen, auch per E-Mail an Dienste wie Dropbox, Zapier und Docusign senden.

Merkmale

  • Vordefinierte Vorlagen: Docupilot enthält vordefinierte Vorlagen, die Unternehmen zum Erstellen von Angeboten, Vereinbarungen, Rechnungen und anderen Dokumenten verwenden können.
  • Integration: CRM, Formulare, Online-Datenbanken, Umfragen und HR sind nur einige Datenquellen, mit denen Sie die Software verknüpfen können.
  • Sicher: Mit Hilfe von Docupilot können Sie Ihre Dokumente mit einem Passwort schützen und verschlüsseln. Sie können jederzeit die Privatsphäre Ihrer Kunden garantieren und so das dringend benötigte Kundenvertrauen fördern.
  • Automatischer Workflow: Einige der kompliziertesten Dokumenten-Workflows in einem Unternehmen werden mit Docupilot vereinfacht. Damit Sie den Dateneingabeprozess nicht jedes Mal wiederholen müssen, wenn Sie ein Dokument erstellen, macht dies den gesamten Prozess einfach.

DocuPilot zeichnet sich durch seine vergleichsweise günstigen Kosten aus, was es leichter zugänglich macht.

airSlate

Von der Flow-Generierung bis zur Prozessanalyse ist airSlate eine All-in-One-Cloud-Anwendung, die jede Phase Ihrer Dokumentenautomatisierung verwalten kann. Es ist auch ein No-Code-Dienstprogramm.

Ihr manuelles Personal für die Dokumentenverarbeitung kann um die Hälfte reduziert werden, wenn Sie die App optimal nutzen können.

Merkmale

  • Flow Creator: Mit der Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche von Flow Creator können Sie eine visuelle Darstellung des Dokumenten-Workflows (UI) erstellen.
  • eSignatur: Digitale Formulare, Umfragen, Dokumente und Inhalte können ganz einfach mit rechtsverbindlichen eSignaturen versehen werden.
  • Online-Umfragen: Mit der Funktion für Online-Umfragen können Sie öffentliche Umfragen, Beta-App-Testdokumente und Fragebögen erstellen.
  • Robotic Process Automation: Sie können Prozesse mit airSlate-Bots automatisieren, ohne eine einzige Codezeichenfolge zu schreiben.

Darüber hinaus verfügt airSlate über eine umfangreiche Bibliothek mit Tausenden von Dokumentenautomatisierungsvorlagen für die meisten Branchen.

PandaDoc

Mit PandaDoc können Dokumente an einem Ort erstellt, bearbeitet und signiert werden.

Ganz gleich, ob Sie eSignatur-Software, automatisierte Angebote, Vertriebs- und Marketing-Tools oder eine sichere Dokumentenverarbeitung benötigen, PandaDoc stellt Ihnen die Tools zur Verfügung, die Sie benötigen, um Ihren Geschäftstrichter zu beschleunigen und Papiere im Handumdrehen unterschreiben zu lassen.

Um ein nahtloses Dokumentenmanagement über viele digitale Grenzen hinweg zu bieten, lässt sich PandaDoc problemlos in über 30 Apps integrieren, Tendenz steigend.

Merkmale

  • Drop and Drag: Es bietet dem Benutzer Standardoptionen zum Ziehen und Platzieren in seinem Dokument basierend auf der Kategorie anstelle der Vorlagenfunktion.
  • Digitale Signatur: Dies ist eine der wichtigsten Funktionen, da Benutzer Papiere digital signieren können, ohne Papier zu verwenden.
  • Dokumente erstellen: Benutzer können hier beliebige Dokumente erstellen und andere Inhalte steuern. Dies ist perfekt, wenn Sie Geschäftsverträge, Angebote, Angebote und andere Dokumente erstellen müssen.
  • Aufzeichnungsarchive: Sobald Sie mit der Erstellung Ihres Dokuments fertig sind, können Sie Archive kategorisieren und aufzeichnen.

Kunden schätzen die Flexibilität der Vorlagen von PandaDoc. Eine weitere fantastische Funktion, die Verbraucher als hilfreich empfinden, ist die Dokumentenverfolgung und -analyse.

Crove

Mit Crove können Sie alle Ihre Unternehmensdokumente gestalten und automatisieren. Mit seinem robusten Dokumenteneditor kann es Sie bei der Automatisierung all Ihrer Dokumente unterstützen. Um jedes Dokument zu automatisieren, können Sie Variablen, logische Bedingungen, Excel-Formeln und elektronische Unterschriften hinzufügen.

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Durch die Zentralisierung Ihrer Dokumentenvorgänge in Crove können Sie auf unnötige Tools verzichten. Mit seiner integrierten Vorlagenbibliothek geht Crove über die einfache Dokumentenautomatisierung hinaus.

Merkmale

  • Berechnungen: Verwenden Sie mathematische Formeln, um Berechnungen direkt mit den Feldern in Ihren Dokumenten durchzuführen.
  • Formulare: Erstellen Sie Ihre Umfrage, fügen Sie Logik hinzu, um Fragen zu verbergen oder anzuzeigen, und ermöglichen Sie jedem, Dokumente zu erstellen, indem Sie auf die Fragen antworten.
  • Schnellvorschau: Füllen Sie den Fragebogen aus und überprüfen Sie Ihre Dokumente in Echtzeit.
  • Formulare veröffentlichen: Veröffentlichen Sie Ihre Formulare auf einer öffentlichen URL; Jeder kann mit ihnen Dokumente erstellen, wenn er sich an die Einschränkungen hält, die Sie für Ihren Link festgelegt haben.

Crove kann Ihr ideales Tool sein, wenn Sie nach kostenloser Software zur Dokumentenautomatisierung suchen.

Dokumentieren

Documate ist eine benutzerfreundliche, codefreie Dokumentenautomatisierungssoftware zum Zusammenstellen von Rechtsdokumenten.

Eine Gruppe von Anwälten und Technologen hat Documate ursprünglich gegründet, um Rechtshilfeorganisationen bei der Erstellung kundenorientierter Arbeitsabläufe zu unterstützen.

Hauptsächlich Anwälte verwenden diese Software. Jedes Unternehmen kann jedoch Papiere mit den einfachen Funktionen von Documate entwickeln.

Merkmale

  • Webformulare: Benutzer können einzigartige Webformulare entwerfen, die Daten in Word- oder PDF-Dokumente eingeben.
  • Online-Umfrage: Benutzer erstellen eine Umfrage und laden dann Vorlagendokumente, die mit den Feldern des Umfrageformulars verbunden sind.
  • Einbetten: Mit Hilfe des Programms können Benutzer Papiere aus Eingaben generieren, die entwickelten Workflows verteilen oder sie sogar in Websites einbetten.

Diese Dokumentenautomatisierungsplattform eignet sich für Fachleute und Anwälte, die eine No-Code-Lösung mit einer einfachen Benutzeroberfläche wünschen.

Vorlage

Große Unternehmen können mit dieser Dokumentenautomatisierungssoftware – Templafy – Unternehmensinhalte und -ressourcen schnell ordnen.

Das System erhöht die Effizienz für Endbenutzer durch die Automatisierung der Dokumentenerstellung und gewährleistet gleichzeitig die Marken- und Rechtskonformität in Papieren.

Diese Plattform ist immergrün und anpassungsfähig an die sich ständig weiterentwickelnden IT- und Anwendungsinfrastrukturen, die von heutigen Unternehmen und Organisationen verwendet werden.

Merkmale

  • Berechtigungsbasiertes System: Es ermöglicht Managern und Compliance-Teams eine Qualitätskontrolle aller Dokumentenbestände und stellt sicher, dass die Teammitglieder nur zulässige Informationen verwenden.
  • Integration: Mitarbeiter können die Erstellung von Verträgen, Angeboten und Verkaufsunterlagen in ihren Textverarbeitungsprogrammen mit Hilfe der Dokumentenautomatisierungstools von Templafy vereinfachen, die mit Microsoft Office- und Google G Suite-Anwendungen verknüpft sind.
  • Verwaltungsschnittstelle: Mitarbeiter können mit der zentralen Verteilung von Office-Vorlagendateien auf Standardwerkzeuge zur Dokumenterstellung zugreifen.

Größere Unternehmen können Templafy nutzen, da es mindestens 50 Benutzer benötigt.

ExperLogix

Geschäftsanwender können unternehmenskritische Dokumentenprozesse mithilfe der umfassenden und dennoch benutzerfreundlichen Dokumentenautomatisierungssoftware von Experlogix rationalisieren, verbessern und automatisieren.

Merkmale

  • Dokumentenflüsse: Mithilfe einer visuellen Oberfläche können Sie schnell Dokumentenflüsse erstellen, die bedingte Logik ohne Codierung verwenden.
  • Entwerfen von Vorlagen: Es bietet die Tools, die Sie benötigen, um dynamische, datengesteuerte Vorlagen zu erstellen und komplizierte Workflows einzurichten.
  • Digitale Datenerfassung: Experlogix Smart Forms sind flexible, eingebettete und webbasierte Datenerfassungsformulare, die es Benutzern oder Kunden erleichtern, Informationen elektronisch einzugeben und zu übermitteln.
  • Verwaltung der Ausgabe: Document Services bieten unglaublich flexible automatisierte Methoden zur Handhabung großer Mengen von Dokumentausgaben.

Der Content Manager von Experlogix ist ein sicheres und organisiertes Repository, das es einfacher und schneller macht, digitale Assets zu verwalten, zu speichern und abzurufen, einschließlich PDF-Formularen und -Dokumenten, Logos, Bildern und Multimedia-Inhalten.

Letzte Worte

Software zur Dokumentenautomatisierung ist ein Kinderspiel. Durch die Automatisierung der Erstellung ähnlicher Dokumente kann Ihr Unternehmen Fehler reduzieren, Geld sparen und die lästige, unangenehme Aufgabe beseitigen.

Als Nächstes können Sie sich die besten Tools für die Zusammenarbeit an Dokumenten ansehen.