Verträge sind die Einnahmequelle eines jeden Unternehmens, und eine Vertragsverwaltungssoftware stellt sicher, dass der Kanal fehlerfrei und zeitnah ist.
Geschäftsverträge werden nun vollständig digitalisiert. Das Erstellen von Dokumenten, das endgültige Entwerfen, Unterzeichnen, Posten usw. entfällt. Das Finanz-, Vertriebs- oder Kundenbetreuungsteam verwendet jetzt automatisierte Tools, um täglich Hunderte von Verträgen zu erstellen.
Wenn Sie noch keine Vertragsverwaltungs-App ausprobiert haben, sind Sie hier richtig. Wir präsentieren unten die ultimative Liste von Vertragsverwaltungs-Apps, damit Sie einfach Ihre Wahl treffen können.
Inhaltsverzeichnis
Was ist der Zweck von Vertragsmanagement-Software?
Vertragsmanagement-Apps machen den Vertragsprozess mühelos, indem sie die Verhandlungen bis zur endgültigen Unterzeichnung abwickeln. Hört sich interessant an? Nachfolgend finden Sie einige beliebte Zwecke:
Verringern Sie den Vertragszeitraum
Die Fertigstellung eines Vertragsinhaltsentwurfs dauert in der Regel bis zu 4 Wochen. Wenn Sie für die Vertragsgestaltung zuständig sind, beeindrucken Sie Ihren Manager, indem Sie professionelle Verträge in Minutenschnelle erstellen, indem Sie auch ein robustes Vertragsmanagement verwenden.
Erhöhen Sie die Vertragsgenauigkeit
Unbeabsichtigte Fehler in einem Vertragspapier können viel kaputt machen und das Vertrauen Ihres Unternehmens schmälern. Sie können solche Pannen vermeiden, indem Sie automatisierte Vertragstools verwenden. Solche Tools nutzen frühere Kontakte, um wichtige Zahlen, Felder, Daten usw. automatisch auszufüllen.
Alles, was Sie tun müssen, ist, einige Personalisierungen und Änderungen an den eingegebenen Daten vorzunehmen, um den Vertrag auf den neuesten Stand zu bringen.
Automatisierung von Schlüsselprozessen
Ein Vertragsprozess umfasst viele Schritte wie Verhandlung, Erstellung, Angebotsentwürfe, aktualisierte Angebote, erneuerte Angebote, Erinnerungen an die Vertragsunterzeichnung usw. Sie können alle diese Schritte mit einer Vertragsverwaltungssoftware automatisieren, um Ihren Verstand und natürlich auch eine Menge Papiere zu sparen .
eSignatur-Aktivierung
Das Vertriebs- und Kundensupportteam kann den Vertragsunterzeichnungsprozess durch elektronische Signaturen von einer Person zur anderen verschieben. Das digitale Signieren von Dokumenten ist schneller als das persönliche Signieren.
Nachdem Sie nun die Zwecke hinter Vertragsmanagement-Apps kennengelernt haben, ist es an der Zeit, einige beliebte Anzüge des Vertragsmanagements kennenzulernen.
PandaDoc
Während PandaDoc eine beliebte und robuste Vertragsverwaltungssoftware ist, leistet es mehr als das. Abgesehen davon, dass Sie eSign anpassen, aushandeln und in komplexe Verträge integrieren können, hält es die Gespräche am Laufen und arbeitet mit Ihrer Geschwindigkeit.
Diese funktionsreiche Plattform enthält Hunderte von Vertragsvorlagen, die Sie mit einem Drag-and-Drop-Editor anpassen und umgehend mit Ihren Kunden teilen können. Darüber hinaus können Sie die Bibliothek mit vorab genehmigten Klauselauswahlen verwenden, um fehlerfreie Verträge für mehrere Verwendungszwecke zu erstellen.
Hervorgehobene Funktionen von PandaDoc sind:
- Benachrichtigungen in Echtzeit
- Reibungslose Zahlungsabwicklung
- Mobile App für Android und iOS
- Unbegrenzte Dokumente und Benutzer
- CRM-Integration für den Kundendatenimport
Sie können Ihren Vertragsverwaltungsprozess optimieren, indem Sie Aufgaben wie Genehmigung, Unterzeichnung von Bestellungen und maßgeschneiderte Benutzerberechtigungen automatisieren. Teammitglieder können das Dokument auch kommentieren oder die Konversation über die allgemeine Chat-Funktion fortsetzen.
Zoho-Verträge
Zoho Contracts ist eine umfassende Vertragsverwaltungssoftware, mit der Sie den Vertragslebenszyklus optimieren können. Es hilft Unternehmen, die Effizienz in allen Aspekten des Vertragsmanagements zu verbessern, indem es die Compliance verbessert und Geschäftsrisiken mindert. Diese Anwendung kann alle Ihre vertragsbezogenen Anforderungen erfüllen, von der Dokumentenerstellung, Genehmigung und Verhandlung bis zur Unterschrift.
Hauptmerkmale von Zoho Contracts sind:
- Rechtsverbindliche Unterschriften
- Aktionselemente für Erinnerungen
- Vordefinierte Benutzerrollen und Zugriffsberechtigungen
- Verschlüsselung und private Rechenzentren
- Zentrales Repository für Unternehmen
Sie können mit dem Vertragserstellungsassistenten sofort neue Verträge erstellen, vordefinierte Vorlagen für allgemeine Verträge ausprobieren oder benutzerdefinierte Vorlagen erstellen. Funktionen wie ein integrierter Dokumenteditor, Nachverfolgen von Änderungen und Kommentare machen die Zusammenarbeit an Dokumenten für Sie nahtlos.
Darüber hinaus können Sie diese Plattform verwenden, um den Genehmigungsworkflow zu gestalten, wertvolle Datenerkenntnisse aus Analysen zu erhalten, die Vertragshistorie zu erfassen, aktuelle Änderungen anzuzeigen und Vertragsverpflichtungen zu verwalten.
ContractWorks
Wenn Sie nach einer einfachen Vertragsverwaltungssoftware suchen, deren Einrichtung nur wenige Minuten dauert, entscheiden Sie sich für ContractWorks. Es erhöht nicht nur die Sichtbarkeit Ihrer Verträge drastisch, sondern minimiert auch das Risiko, das nächste Verlängerungsdatum zu verpassen.
Hervorgehobene Funktionen von ContractWorks sind:
- Maßgeschneiderte, geplante Berichte, die alle Aspekte abdecken
- Unbegrenzte Warnungen und Benachrichtigungen für wichtige Verträge
- AI-Tags für eine einfache Vertragsnavigation und -suche
- Intelligente KI-Tools zum Verfolgen wichtiger Datenpunkte
- Intuitive GUI und dedizierter Implementierungsmanager
Mit dieser Anwendung können Sie unabhängig vom gewählten Plan eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern einbeziehen. Mit OCI und der erweiterten Suchfunktion finden Sie schnell die Vertragsdetails, die Sie benötigen.
Darüber hinaus können Sie alle Verträge in einem skalierbaren und sicheren Vertragsspeicher speichern. Die integrierte elektronische Signaturfunktion ermöglicht es Ihnen, Verträge von überall zu senden, zu unterzeichnen und zu archivieren.
Eintracht
Concord ist eine einzige Plattform für all Ihre Vertragsprozesse. Es ermöglicht Ihnen die Verwaltung von Entwürfen, Genehmigungen, E-Signaturen und der Vertragsspeicherung sowie die vollständige Kontrolle über das Lebenszyklusmanagement von Verträgen.
Auf dieser Plattform können Sie andere wichtige Aufgaben wie externe Verhandlungen, Suche nach Verträgen, Verwaltung von Terminwarnungen und Berichterstattung durchführen. Es erleichtert auch das kollaborative Redlining, Kommentieren und Chatten von Dokumenten mit Kollegen und Anbietern.
Zu den Hauptmerkmalen von Concord gehören:
- Regelmäßige Aufgabenautomatisierung mit umfassender Integration
- Vertragsbezogene Insights mit Feldvergleich
- E-Mail-Benachrichtigungen für Vertragsverlängerung oder Fristablauf
- Unbegrenzt rechtsverbindliche Unterschriften
- Automatische Weiterleitung und Genehmigung von Dokumenten
Concord unterstützt die Integration mit mehreren Anwendungen, um Ihren Arbeitsablauf zu vereinfachen. Sie können es über Zapier in über 4000 Apps integrieren oder seine REST-API und Webhooks verwenden. Darüber hinaus können Sie es mit Salesforce, DocuSign, Dropbox, Box, Google Drive, Slack, Hubspot, Microsoft Teams, Typeform, Google Forms und vielen mehr kombinieren.
DocuSign-CLM
DocuSign CLM ist die richtige Wahl für kleine Unternehmen, da es eine kosteneffiziente Vertragsverwaltungssoftware bietet. Es hilft Ihnen, den gesamten Prozess zu organisieren, indem es kundenspezifische Vereinbarungen erstellt, Vertragsarbeit automatisiert und sich über Trends, Risiken und Chancen informiert.
Mithilfe von Vorlagen, Klauselbibliotheken, einem Drag-and-Drop-Editor und bedingten Regeln können Sie schnell einen Vertrag erstellen. Es ermöglicht Ihnen auch die Versionskontrolle und das Vertragsrouting für interne und externe Überprüfungen.
Die wichtigsten Funktionen von DocuSign CLM sind wie folgt:
- Aufgabenautomatisierung und komplexes Workflow-Management
- Spart Zeit durch die Standardisierung von Vertragsverwaltungsprozessen
- Beseitigt Engpässe für effizientes Arbeiten
- Unterstützen Sie Business Intelligence mit schnellen Überprüfungs- und Trendinformationen
- Reibungslose und einfache Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern
Darüber hinaus können Unternehmen DocuSign CLM verwenden, um Verträge in einem zentralen Atmungssystem zu speichern, Verpflichtungen zu verwalten, Vereinbarungen mit Filtern zu durchsuchen und vieles mehr. Die Anwendung verfügt über mehr als 100 vorkonfigurierte Workflow-Schritte, die Sie zum Erstellen, Überprüfen, Genehmigen und Speichern von Verträgen verwenden können.
Vertragsjagdhund
Verlieren Sie oft den Überblick über Ihre wichtigen Verträge? Contract Hound ist hier, um Ihnen zu helfen. Mit dieser einfachen Vertragsverwaltungssoftware können Sie alle Verträge einfach finden, speichern und organisieren, damit Sie Ihre Sorgen beiseite lassen können.
Bemerkenswerte Merkmale von Contract Hound sind:
- Speichern und organisieren Sie Dokumente in einer durchsuchbaren Datenbank
- Möglichkeit, unbegrenzt viele Benutzer kostenlos hinzuzufügen, um einen Kontakt anzuzeigen
- Sicheres Signieren und Genehmigen durch Integrationen
- Reaktionsschnelles Support-Team, um Ihren Rücken zu schonen
- Notfallsicherer und sicherer Backup-Speicher
Sie können Erinnerungen und Benachrichtigungen für Vertragsablauf- und Verlängerungsdaten festlegen. Sie können Ihren bevorzugten Kollegen auf dieser Plattform Lese- oder Bearbeitungsrechte erteilen. Unternehmen können Contract Hound auch verwenden, um Verträge zu überprüfen und zu unterzeichnen, Fördermittel zu verwalten und Änderungen nachzuverfolgen.
CMx
CMx ist das dynamische All-in-One-Tool für alle Ihre Aufgaben im Vertragsmanagement. Diese Plattform ist sowohl in der Cloud als auch vor Ort verfügbar. Mit seiner Hilfe können Unternehmen auf einer einzigen Plattform auf ihre wertvollen Contract Lifecycle Management-Daten zugreifen, einschließlich Verträge, rechtliche Vereinbarungen und zugehörige Dokumente.
Sie können mühelos Verträge erstellen, indem Sie den genehmigten Klauselimport per Drag-and-Drop in MS Word nutzen. Sie können auch alle Vertragsversionen in der zentralen Vertragsversion aufbewahren.
Die wichtigsten Attribute der CMx-Anwendung sind:
- Erweiterte Analysen mit umsetzbaren Daten, benutzerdefinierten und geplanten Berichten
- Multi-Faktor-Authentifizierung, gesicherte Mandantenfähigkeit, SSL-Zertifikat
- Verschlüsselte Daten, die in sicheren Rechenzentren gespeichert werden
- Workflows für die Vertragsprüfung und -genehmigung
- Einfache Konfiguration und fein abgestufte Berechtigung
Es unterstützt auch die Integration mit verschiedenen Editoren, Apps und SSO-Plattformen wie Google Workspace, Salesforce, Microsoft Dynamics, Okta, MS Office 365 und Azure Active Directory.
Evist
Suchen Sie nach einer geeigneten Vertragsmanagement-Software für Ihr schnell wachsendes Unternehmen? In diesem Fall könnte Evisort die perfekte Wahl für Ihr Unternehmen sein. Dieses KI-gestützte Vertragsmanagement-Tool hilft Ihnen bei der Reduzierung des Arbeitsaufwands, Warnmeldungen zum Vertragsablauf, schnellerer Vertragssuche und verkürzter Vertragstransaktionszeit.
Die wichtigsten Funktionen der Evisort-Anwendung sind:
- Vertragsautomatisierung zur Skalierung von Ressourcen
- Transparente Genehmigungsprozesse zur Durchsetzung von Compliance
- Automatisierte Warnungen und Auslösebenachrichtigungen
- Erweiterte Vertragsanalysen, Berichte und Visualisierung
- No-Code-Integration und Zugriffsverwaltung
Mit der Contract Intelligence Platform von Evisort können Sie das Vertragsmanagement vereinfachen. Es rationalisiert auch Arbeitsabläufe, damit sich Ihr Team auf die strategische Arbeit konzentrieren und für einen schnelleren Geschäftsabschluss zusammenarbeiten kann. Diese Plattform unterstützt die Integration mit Anwendungen wie Gmail, Google Drive, AWS, SharePoint, DocuSign, Adobe Sign, Box und Salesforce.
Wesentliche Funktionen des Vertragsmanagement-Tools
Eine Vertragsmanagement-Software ist würdig, wenn sie über folgende Funktionalitäten verfügt:
Vertragsvorlagen
Die App sollte die regulären Vorlagen bieten, die Unternehmen häufig verwenden. Es sollte auch eine Option bieten, einen neuartigen Vertrag in eine Vorlage für die Zukunft umzuwandeln.
Zentrale Ablage von Vertragsinhalten
Es sollte eine Datenbank für Inhalte geben, die Verträge häufig verwenden. Der Bediener sollte in der Lage sein, die Felder nach Bedarf anzupassen.
Rollenbasierte Zugriffskontrolle
Außendienstmitarbeiter, Büroangestellte, Kundenbetreuer, Vertragsverfasser, PAs von Managern und Geschäftsinhaber sollten unterschiedliche Zugriffsebenen im Anzug haben.
Gesicherte und verschlüsselte Speicherung
Eine robuste Vertragsverwaltungssoftware verwendet Authentifizierungssoftware und Verschlüsselungsprotokolle, um Verträge vor schlechten Akteuren zu schützen.
OCR, KI, PDF und Drucken
Die Software muss ein OCR-Programm enthalten, wenn Sie Inhalte aus einem physischen Vertrag hinzufügen müssen. Eine KI kann die Eingaben verarbeiten, um saubere und professionelle PDFs zu erstellen.
Gelegentlich benötigen Sie möglicherweise gedruckte Kopien, daher sollte die Druckoption auch vorhanden sein.
Armaturenbrett
Ein Dashboard mit mehreren Kennzahlen des Vertragsabwicklungsteams hilft Managern, Finanzverantwortlichen und dem Führungsteam bei der Erstellung geeigneter Geschäfts- und Finanzpläne.
Die Vertragsverwaltungssoftware der nächsten Generation sollte ein Dashboard mit ausstehenden Verträgen, Vertragsentwürfen, Verträgen in der Pipeline, zur Genehmigung durch den Kunden gesendeten Verträgen und neuen Vertragsvorschlägen anzeigen.
Integrierte eSignatur
Stellen Sie beim Kauf eines Vertragsmanagement-Anzugs sicher, dass er eine E-Signatur-Funktion enthält. Andernfalls müssen Sie möglicherweise eine andere App nur für elektronische Signaturen kaufen. Die Trennung dieser wichtigen Funktion wird sicherlich Ihre Vertragsabwicklungsgeschwindigkeit verlangsamen.
Vertragsprozess-Pipeline
Die App soll einen intuitiven Workflow zur Vertragsabwicklung bieten. Beispielsweise wird der Außendienstmitarbeiter den Vertragsablauf initiieren. Anschließend überprüft das Vertriebs- oder Produktteam die Vertragselemente und leitet sie an die Manager weiter.
Sobald ein Manager die Preise und Bedingungen festgelegt hat, kann die Person den Vertrag an die Führung senden. Und all dies sollte innerhalb der App geschehen.
Admin-Überwachung
Es müssen erweiterte Visualisierungsfunktionen für Geschäftsleiter, Finanzverantwortliche, Führungskräfte und Geschäftsinhaber vorhanden sein. Es stellt sicher, dass alles gemäß der Unternehmensrichtlinie abläuft.
Was ist der Standardvertragsverwaltungsprozess?
Der typische Vertragsmanagementprozess oder -workflow besteht aus sechs Schritten. Werfen Sie einen Blick auf jede Phase des Lebenszyklus.
Schaffung
Die erste Stufe des Vertragsmanagements besteht darin, eine Vereinbarung zu erstellen. Sie können eine Vorlage verwenden oder von Grund auf neu schreiben.
Zusammenarbeit
Als wichtiges Geschäftsdokument müssen Verträge häufig die interne Zusammenarbeit beinhalten. Mehrere Teams geben ihre Beiträge ab, um einen Vertrag im Namen des Unternehmens abzuschließen.
Bearbeitung
Das erste Exemplar des Abkommens ist kaum das letzte. Es muss zur Fertigstellung verschiedene Bearbeitungen und Versionsänderungen durchlaufen.
Unterschrift
Wenn der schriftliche Teil abgeschlossen ist, müssen Sie das Vertragspapier unterschreiben. In der heutigen Zeit nimmt die Verwendung elektronischer Signaturen zu.
Verfolgung
Es besteht auch die Notwendigkeit, die Verpflichtungen und Einhaltungen eines Vertrags zu verfolgen.
Lagerung
Alle Verträge müssen in einem durchsuchbaren, zentralisierten und sicheren Atemweg gespeichert werden. So können Benutzer Dokumente schnell sortieren und finden.
Berichterstattung
Sie sollten einen benutzerdefinierten Analysebericht für Ihren Vertrag mit umsetzbaren Erkenntnissen erhalten. Dies hilft Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Erneuerung
In vielen Fällen werden Verträge nach einer bestimmten Zeit verlängert. Es ist jedoch wichtig, die Verlängerungsfristen im Auge zu behalten.
Beliebte Bücher zum Erlernen des Vertragsmanagements
Vertragsmanagement: Business-Kernkompetenz
Vertragsgestaltung und Verhandlung
Grundsätze des Vertragsmanagements
Vertragsmanagement: Gewinngeheimnisse
Letzte Worte
Bisher haben Sie die acht besten Tools als Vertragsverwaltungssoftware untersucht, die die Geschäftswelt im Sturm erobern. Sie können je nach Ihren geschäftlichen Anforderungen, Vertragsarbeitslasten und Ihrem Budget eine der oben genannten auswählen. Sie können mit der Testversion gehen und dann abonnieren, wenn das Tool zufriedenstellend aussieht.
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