Wir empfehlen die Verwendung von OHIO (Only Handle It Once), um Ihre E-Mails zu sortieren. Ein wesentlicher Bestandteil von OHIO ist die Archivierung von E-Mails, die Sie aufbewahren müssen – entfernen Sie sie aus Ihrem Posteingang! Aus diesem Grund ist die Archivierung von entscheidender Bedeutung – und warum Sie sich nicht mit Ordnern beschäftigen sollten.
Inhaltsverzeichnis
Warum Sie Ihre E-Mails archivieren müssen
Eine kurze Zusammenfassung unseres OHIO-Artikels: Ihr Posteingang ist kein Archiv, kein Mülleimer, kein Aktenschrank oder eine Müllhalde. Es ist ein Posteingang!
Wenn Sie Hunderte oder Tausende von E-Mails in Ihrem Posteingang haben, werden sie schnell verschüttet. Aus den Augen ist aus dem Sinn. Es ist viel schwieriger, bestimmte E-Mails zu finden, Ihr E-Mail-Client arbeitet langsamer (selbst wenn Sie über einen Browser wie Gmail auf Ihre E-Mails zugreifen) und er kann Ihren Speicher verbrauchen, wenn Sie Outlook oder Apple Mail auf Ihrem Telefon verwenden.
Die Quintessenz: Es macht keinen Sinn, alle Ihre E-Mails in Ihrem Posteingang zu behalten und es gibt viele gute Gründe, dies nicht zu tun.
Vor diesem Hintergrund müssen Sie eine E-Mail bearbeiten (beantworten/weiterleiten, in eine Aufgabe umwandeln, ein Meeting einrichten) und dann die E-Mail entweder löschen oder archivieren. So sollten Sie es tun.
Wo Sie Ihre E-Mails archivieren sollten
Ihre E-Mails sollten in einen Archivordner gehen. Sie sollten nicht in einen von mehreren hundert sorgfältig organisierten Ordnern gehen; sie sollten in einen Archivordner gehen.
Das ist eine ziemlich kühne Aussage, daher ist eine kleine Begründung erforderlich.
Erstens erfordert die Einrichtung und Pflege einer Ordnerhierarchie Zeit, die besser für die Bearbeitung Ihrer E-Mails verwendet werden sollte. Zweitens kann es ziemlich mühsam sein, zu entscheiden, wohin eine E-Mail gehen soll – wird eine E-Mail von Ihrem Kollegen, warum er möglicherweise eine Projektfrist versäumt, in den Ordner für dieses Projekt verschoben? Der Ordner für diese Person? Ein „Lessons-Learned“-Ordner? – und Entscheidungsfindung ist zeitaufwendig und kräftezehrend. Schließlich kann es irrsinnig schwierig sein, E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt zu finden, wenn sie sich in einem von mehreren Ordnern befinden und jeder Ordner Hunderte von E-Mails enthält.
Ein einziges Archiv macht es einfach, Ihre E-Mails aus Ihrem Posteingang zu verschieben, da Sie keine Denk- oder Entscheidungsressourcen einsetzen müssen. Sie bearbeiten einfach die Mail und verschieben sie in Ihr Archiv. Es könnte nicht einfacher sein, und wenn Sie versuchen, in einem endlosen E-Mail-Fluss den Überblick zu behalten, möchten Sie, dass Ihr Prozess so einfach und unkompliziert wie möglich ist. Jede Schwierigkeit oder Irritation wird maßstabsgetreu vergrößert, so dass etwas, das für eine E-Mail ein kleines Ärgernis oder Zeitfresser ist, für Hunderte von E-Mails ein großes Ärgernis und Zeitfresser ist.
Für manche Menschen ist dies eine willkommene Erleichterung für die Folter einer Ordnerstruktur, andere müssen jedoch bei dem Gedanken, ihre sorgfältig gestaltete, komplizierte, logische, schöne Ordnerstruktur zu verlieren, in eine Papiertüte atmen. Wenn Sie das sind, wird dies leider schwer zu schlucken sein. Wir erkennen Ihren Schmerz, auch wenn wir sicher sind, dass die langfristigen Vorteile eines einzigen Archivs den kurzfristigen Schmerz eines Systemwechsels mehr als ausgleichen werden
So archivieren Sie Ihre E-Mails in großen Mengen
Es scheint offensichtlich, dass Sie Ihre E-Mails zum Archivieren nur in Ihren Archivordner verschieben müssen, und Sie haben Recht. Aber wenn Sie Hunderte oder Tausende von E-Mails in Ihrem Posteingang haben, erscheint es ziemlich entmutigend, sie einzeln zu verschieben. Idealerweise müssen Sie einen Weg finden, sie in großen Mengen zu bewegen.
Wenn Sie einen Client wie Microsoft Outlook oder Apple Mail verwenden, können Sie ganz einfach E-Mails in großen Mengen auswählen. Klicken Sie auf eine E-Mail in Ihrem Posteingang, scrollen Sie nach unten, drücken Sie die UMSCHALT-Taste auf Ihrer Tastatur und wählen Sie eine andere E-Mail aus. Alle E-Mails zwischen der ersten und der zweiten werden ausgewählt. Sie können sie per Drag & Drop in Ihren Archivordner ziehen oder die Schaltfläche Archiv verwenden. Wie das Diskettensymbol, das für das Speichern verwendet wird, gibt es ein Standard-Archivsymbol, das wie eine herkömmliche Papp-Archivbox aussieht. Dies ist sowohl in Outlook als auch in Apple Mail (sowohl in den Clientanwendungen als auch in den mobilen Apps) für die Schaltfläche Archivieren.
Wenn Sie den Outlook-Client verwenden, können Sie auch eine Quick Step-Aktion erstellen, die alle ausgewählten E-Mails als gelesen markiert und sie mit einem Klick (oder einer Tastenkombination) in den Archivordner verschiebt.
Wenn Sie sich für einen Neuanfang entschieden haben, können Sie jederzeit alle E-Mails in Ihrem Posteingang mit der Tastenkombination Strg + A (Befehl + A auf einem Mac) auswählen und archivieren. Wir können Ihnen nicht sagen, ob das richtig ist, aber Sie werden sicherlich sehr schnell einen leeren Posteingang bekommen.
In einer Weboberfläche wie Gmail können Sie eine Seite nach der anderen auswählen, indem Sie das Kontrollkästchen oben auf der Seite aktivieren.
Nachdem Sie die E-Mails ausgewählt haben, klicken Sie auf Archivieren, um sie zu verschieben.
Es gibt keine Tastenkombination, um alle E-Mails in Ihrem Gmail-Posteingang auszuwählen (obwohl * + a alle E-Mails auf der Seite auswählt), aber wenn Sie alle E-Mails auf der Seite ausgewählt haben, wird eine Nachrichtenleiste über den E-Mails angezeigt Sie haben die Möglichkeit, alle E-Mails in Ihrem Posteingang auszuwählen.
Klicken Sie auf diesen Link, um alle E-Mails in Ihrem Posteingang auszuwählen. Die Nachrichtenleiste ändert sich, damit Sie die Auswahl abbrechen können.
Wie viele E-Mails sollten Sie archivieren?
Die Anzahl der E-Mails, die Sie auf einmal archivieren möchten, liegt ganz bei Ihnen. Wie bereits erwähnt, ist ein leerer Posteingang bestenfalls vorübergehend und im schlimmsten Fall fast unmöglich. Sie haben keine Kontrolle darüber, was in Ihrem Posteingang eingeht, denn jeder mit Ihrer Adresse kann Ihnen etwas senden. Selbst wenn Sie es schaffen, Ihren Posteingang zu leeren, bleibt er nicht leer. Trotzdem ist es kein schlechtes Ziel, denn ein leerer Posteingang, auch nur für kurze Zeit, nimmt Ihnen definitiv ein wenig Druck von den Schultern. Aber es bleibt nicht leer, weshalb die Verwaltung Ihrer E-Mails ein Prozess und kein Ziel ist. Und natürlich müssen Sie eine E-Mail nicht archivieren, wenn Sie sie nicht behalten möchten, sondern können sie löschen – eine hervorragende Option, um Speicherplatz zu sparen.
Anstatt also alle Ihre Bemühungen darauf zu konzentrieren, jede einzelne E-Mail in Ihrem Posteingang zu archivieren (oder zu löschen), konzentrieren Sie sich auf erreichbare Ziele, die Ihren E-Mail-Stress reduzieren. Nur Sie wissen, was Ihren E-Mail-Stress reduziert, aber Beispielziele sind:
Am Ende des Tages ist keine Post mit hoher Priorität mehr übrig
Keine E-Mails, die älter als zwei Werktage sind, in Ihrem Posteingang
Keine Mail von Ihren Mitarbeitern/Managern/Kunden (ggf. löschen) am Ende der Woche
Finden Sie heraus, welche E-Mail Sie am meisten stresst. Behandeln und archivieren (oder löschen) Sie diese E-Mails mit Priorität.