Microsoft Teams ist ein hervorragendes Tool für Meetings, aber für viele Benutzer ist ein Meeting einfach ein Videoanruf. Erst wenn sie Videoanrufe tätigen müssen und sie sich den verschiedenen Einschränkungen gegenübersehen, die mit einfachen Videoanruf-Tools einhergehen, verstehen sie, dass eine ausgefeiltere Lösung wie Microsoft Teams benötigt wird.
Inhaltsverzeichnis
Die 5 besten Microsoft Teams-Funktionen
Wenn Sie viel über Microsoft Teams gehört haben, aber nicht sicher sind, welche Funktionen es besser als andere Online-Meeting-Tools macht, gehen Sie die folgende Liste durch, um dies herauszufinden.
1. Besprechungsplanung und Einladungen
Ad-hoc-Meetings sind in allen Online-Meeting-Tools einfach abzuhalten, aber die Planung ist fortgeschrittener. Wenn ein Online-Meeting geplant ist, sind Uhrzeit und Datum nicht die einzigen Informationen, die geteilt werden müssen. Ein Link zum Meeting, auf den die Benutzer klicken können, muss ebenfalls geteilt werden.
Theoretisch können Sie den Link zu einem Meeting wahrscheinlich teilen, wenn es an der Zeit ist, aber es ist mühsam und dauert bis zum Meeting. Mit Microsoft Teams können Sie eine Einladung erstellen und an alle senden. Diese Einladung kann bei Bedarf aktualisiert werden und enthält einen Link zum Meeting. Alles, was Benutzer tun müssen, ist auf die Schaltfläche Beitreten zu klicken.
2. Breakout-Räume
Breakout-Räume sind eine relativ neue Funktion in Microsoft Teams. Breakout-Räume werden aus einem bereits laufenden Meeting erstellt und die Teilnehmer sind eine Untermenge aller Teilnehmer des Meetings.
Breakout-Räume ermöglichen es allen Teilnehmern einer Besprechung, in der Besprechung zu bleiben, aber ihre eigenen separaten Unterbesprechungen darunter zu erstellen. Sie können zwischen verschiedenen Räumen wechseln und bei Bedarf zum Hauptmeeting zurückkehren.
Stellen Sie sich vor, Sie haben ein großes Treffen, bei dem sich die Mitglieder in kleinere Gruppen aufteilen, um etwas zu besprechen, und gelegentlich zurückkommen, um sich anderen anzuschließen. Breakout Rooms ist eine virtuelle Version dieser Übung.
3. Präsentationsmodus: Bildschirmfreigabe und Anforderungssteuerung
Die meisten Tools für Videoanrufe ermöglichen die Bildschirmfreigabe, selbst die, die auf mobilen Plattformen ausgeführt werden, aber die Bildschirmfreigabe reicht in einem Meeting oft nicht aus.
Microsoft Teams verfügt über einen ausgeklügelten Präsentationsmodus, mit dem Benutzer eine PowerPoint-Präsentation präsentieren, ihre Foliennotizen anzeigen und steuern können, welche Folien ein Benutzer während der Präsentation anzeigen und zu denen er navigieren kann.
Der Bildschirmfreigabemodus ermöglicht es Benutzern, die Steuerung anzufordern und den Bildschirm des anderen Benutzers oder die freigegebene App fernzusteuern. Zusätzlich zur Anforderung der Kontrolle kann ein Moderator die Kontrolle auch freiwillig über die Funktion „Zugriff gewähren“ an einen Benutzer übergeben.
4. Hintergründe und Hintergrundunschärfe
Wenn Sie zu Hause kein Büro eingerichtet haben oder andere Personen während eines Videoanrufs im Hintergrund blockieren möchten, können Sie den Hintergrund verwischen oder einen benutzerdefinierten Hintergrund hinzufügen.
Microsoft Teams bietet diese Funktion nativ und sie ist ausgezeichnet. Es kann eine Person genau erkennen, sie von ihrem Hintergrund isolieren und sie verwischen oder vollständig ersetzen. Das Feature ist nur in Desktop-Apps und nicht in der Microsoft Teams-Web-App verfügbar.
5. Aufnahmen & Transkripte
Meetings, die im wirklichen Leben abgehalten werden, dh mit Mitgliedern, die alle physisch in einem Raum anwesend sind, werden um Tagesordnungen herum organisiert und gefolgt von Meetings. Bei Online-Meetings gibt es keinen Grund, eines dieser Tools nicht mehr zu verwenden, wenn es später hilft.
Microsoft Teams ermöglicht es Benutzern nicht nur, ein Meeting aufzuzeichnen, es kann auch ein Transkript für das Meeting erstellen. Zugegeben, diese spezielle Funktion erfordert eine Unternehmenslizenz, aber das Transkript ist ziemlich genau und niemand muss es manuell erstellen.
Abschluss
Dies ist eine kurze Liste der Microsoft Teams-Funktionen für Besprechungen. Meetings sind nur ein Teil der App; Es bietet auch Schichtplanung, eine umfassende Anruflösung und ein hervorragendes Setup für die Zusammenarbeit. Möglicherweise finden Sie Besprechungstools, die ähnliche oder vergleichbare Funktionen wie Microsoft Teams bieten, aber die Alternativen sind normalerweise sitzungsorientiert und haben außerhalb von Webkonferenzen kaum etwas anderes zu bieten.