Unabhängig davon, ob Sie die Finanzen Ihres Unternehmens verwalten möchten, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, wohin Ihr Geld fließt. Daher ist ein Quittungsscanner das Beste, was man wählen kann.
Quittungen von Waren oder Produkten, die Sie in Geschäften erwerben, können leicht verlegt werden, sei es in einem Ozean von Dokumenten oder einem Durcheinander von Papieren. Andererseits werden physische Papiere eher beschädigt oder zerstört.
Das Umwandeln Ihrer gedruckten Quittungen und Papiere in digitale Dateien könnte diese Probleme lösen, und ein Quittungsscanner ist ein ideales Werkzeug für diese Aufgabe. Einige Quittungsscanner bieten Internetdienste an, mit denen Sie Ihre Quittungen von überall aus organisieren und abrufen können.
In diesem Artikel wird erläutert, was Sie über Quittungsscanner wissen müssen. Lassen Sie uns also ohne weiteres anfangen.
Inhaltsverzeichnis
Was sind Quittungsscanner-Apps?
Mit Quittungsscanner-Apps können Sie Ihre physischen Quittungen fotografieren und sie in digitale Kopien umwandeln, die Sie ganz einfach aus einem gemeinsam genutzten Cloud-Speicher abrufen können. Bevor wir weitermachen, wollen wir lernen, was ein Quittungsscanner tut.
Eine Quittungsscanner-App ist eine Smartphone-Anwendung, mit der Ihre Mitarbeiter Quittungen mit ihren Mobiltelefonen erfassen können. Um Papierkram zu sparen, haben Unternehmen damit begonnen, Quittungsscanner für Geschäftskosten in Verbindung mit OCR-Software (Optical Character Recognition) zu verwenden.
Benötigt Ihr Unternehmen eine Software zum Scannen von Belegen?
Sie müssen den Wert von Lesebestätigungen für Ihr Unternehmen prüfen. Der naheliegendste Weg, um zu entscheiden, ob Ihr Unternehmen eine Quittungsscanner-App haben sollte, besteht darin, zu prüfen, wie häufig und komplex das Erstattungssystem Ihres Unternehmens ist.
Untersuchen Sie frühere Daten zu Geschäftsausgaben und Mitarbeiterengagement. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, ob sie das Gefühl haben, dass es ihnen hilft.
Sprechen Sie vor allem mit den Finanzmitarbeitern, da sie sich täglich mit Erstattungen und Ausgaben im Zusammenhang mit Problemen befassen. Die Quittungsscanner-App kann allen Mitarbeitern des Unternehmens zugutekommen, indem sie die Menge an manueller Dokumentation verringert, die für das Erstattungs- und Kostendatenmanagement erforderlich ist.
Vorteile der Verwendung einer App zum Scannen von Belegen
Die alte Technik der Erstattungszahlung braucht Zeit sowohl für die Mitarbeiter als auch für Ihr Finanzpersonal. Das Verfahren ist auch anfällig für mehrere Fehler. Es wird für Mitarbeiter schwierig sein, eine Erstattung ihrer Ausgaben zu erhalten, wenn sie ihre Quittungen verlieren.
Hier kann Ihnen die Verwendung einer App zum Scannen von Belegen helfen. Es ermöglicht Ihren Mitarbeitern, Belege schnell digital einzureichen. Die optischen Zeichenerkennungsalgorithmen in der App eliminieren menschliche Fehler, die bei der direkten Eingabe von Daten aus Belegen auftreten können.
Ein Quittungsscanner für Ihr Unternehmen kann auch Ihre Finanzabteilung unterstützen. Mit digitalen Quittungen müssen sie keine Mitarbeiter hetzen, um Quittungsforderungen einzureichen.
Quittungsscanner sind in verschiedenen Konfigurationen erhältlich, die von physisch (Computer- und mobile Scanner) bis digital (z. B. Apps und Online-Software) reichen. Da es sich bei diesem Tool jedoch um eine Investition handelt, sollten Sie sich vor dem Kauf mit den wesentlichen Aspekten vertraut machen, die die besten bieten.
Hier ist eine Liste der wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei einem Belegscanner achten sollten. Möglicherweise benötigen Sie nicht alle, aber befolgen Sie diese Ratschläge, um die beste für Sie auszuwählen.
Funktionen eines Quittungsscanners
Es ist allgemein bekannt, dass jedes Unternehmen besondere Anforderungen an die Nachverfolgung von Geschäftsbelegen stellt. Achten Sie bei der Auswahl einer App darauf, dass sie den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Angesichts der vielen Alternativen, die heute auf dem Markt erhältlich sind, kann die Auswahl schwierig sein.
Hier ist ein kurzer Überblick über die wichtigsten Dinge, die bei der Auswahl einer Quittungsverwaltungs-App zu beachten sind.
Anpassungsfähigkeit
Möglicherweise benötigen Sie einen tragbaren Quittungsscanner, wenn Sie Ausgabenberichte und Quittungen für Arbeiter oder Auftragnehmer überwachen müssen. Dies könnte die Form eines tragbaren Scanners annehmen.
Die Größe des Scanners ist auch für die Portabilität von Bedeutung. Entscheiden Sie sich für ein Gerät, das leicht und klein genug ist, um bequem in eine Aktentasche oder Tasche zu passen.
Online-Verfügbarkeit
Praktisch ist ein Quittungsscanner, der wie Mobility online verfügbar gemacht werden kann. Sie können sich sehr schnell mit der Buchhaltungssoftware verbinden und Ihren Prozess beschleunigen. Dadurch können Sie Ihre Belege jederzeit und von jedem Ort aus abrufen.
Speicherplatz und Sicherheit
Unabhängig davon, ob Sie sich für physischen oder digitalen Cloud-Speicher entscheiden, sollten Sie die Einschränkungen Ihres Quittungsscanners berücksichtigen. Würden Sie Quittungen täglich oder wöchentlich scannen? Werden Sie es nur in seltenen Fällen verwenden oder werden Sie es das ganze Jahr über verwenden? Dies kann Ihnen dabei helfen herauszufinden, wie viel Speicherplatz Sie für Ihre Quittungsscanner-Software oder auf einem externen Laufwerk benötigen.
Übersehen Sie nicht die Sicherheit der von Ihnen ausgewählten Lagereinrichtung. Sie sollten sicherstellen, dass alle Belege und Papiere durch mehr als eine Schutzebene geschützt sind.
Herkömmliche Quittungen und Dokumente können physisch beschädigt oder zerstört werden, aber digitale Aufzeichnungen können in die falschen Hände geraten, wenn keine angemessenen Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.
Geschwindigkeit
Eine der unangenehmsten Aufgaben, die ein Unternehmen übernehmen kann, ist das Scannen von Belegen für Ausgabenaufstellungen. Typischerweise erledigen die Leute diese Aufgabe gerne so schnell wie möglich, und ein blitzschneller Quittungsscanner kann dabei helfen. Einige Scanner können ein Bild Ihrer Dokumente in nur 7,5 Sekunden aufnehmen. Dies ist nützlich, um viele Quittungen gleichzeitig zu scannen.
Dateiformate
Ihre Quittungen sind möglicherweise in einem bestimmten Format formatiert, je nachdem, wofür Sie sie verwenden. Ein Steuerberater kann verlangen, dass Sie alle Ihre Belege scannen oder als PDF hochladen, aber Ihr Arbeitskostenprogramm akzeptiert nur JPEG-Fotos. Überprüfen Sie, welche Dateiformate Ihr Belegscanner akzeptiert, damit Sie sie nach dem manuellen Scannen nicht ändern müssen.
Exportfähigkeit
Stellen Sie schließlich sicher, dass Ihr Scanner Ihre gesamte Routine abdeckt, nachdem Sie Ihre Quittungen gescannt haben. Werden Sie sie in der Cloud behalten? Wirst du sie jemand anderem schicken? Ihr Belegscanner muss in der Lage sein, gescannte Papiere mühelos zu übertragen.
Halten Sie nach den besten Quittungsscanner-Apps auf dem Markt Ausschau, nachdem Sie die wesentlichen Funktionen eines Quittungsscanners kennen. Hier gehen wir mit der Liste der besten.
Ordentliche Quittungen
Neat Receipts ist ein intelligentes Organisationstool und ein tragbarer Scanner. Mit dem mobilen Scanner von Neat Receipts können Sie Quittungen, Kontaktkarten und Papierkram unterwegs scannen, da die Software relevante Daten erkennt, abruft und organisiert.
Merkmale
- Der tragbare Scanner von NeatReceipts ist leicht und kompakt genug, um in eine Aktentasche, einen Rucksack oder ein Handgepäck zu passen. Es benötigt auch keinen Wechselstrom. Schließen Sie es über USB an Ihren Computer an und schon kann es losgehen.
- Ihr Computer kann es über USB mit Strom versorgen.
- Neat scannt und extrahiert Daten aus allem, was Sie scannen, was zu digitalen Ressourcen führt.
- Mit Belegdaten können Sie schneller Steuer- oder Ausgabenberichte erstellen, nach Excel exportieren oder Kontakte mit Outlook oder dem Adressbuch synchronisieren.
- Es bietet eine kostenlose 30-Tage-Testversion von NeatCloud, mit der Sie die Neat-Dateien synchronisieren und sichern und sie von jedem Browser oder Mobilgerät aus anzeigen können.
Darüber hinaus erhalten Sie, solange Sie NeatCloud-Abonnent sind, NeatCare, das zusätzliche Unterstützung und eine Unfallschadenversicherung für Ihren NeatDesk bietet.
Dext
Dext bereitet und sammelt Ihre Dokumentation mit 99-prozentiger Präzision und verarbeitet sie dann sofort in Ihrer Buchhaltungssoftware. So können Sie mehr Zeit in wertschöpfende Aktivitäten investieren.
Merkmale
- Dext Prepare ist eine herrlich unkomplizierte Lösung zum Organisieren und Digitalisieren all Ihrer Dokumente.
- Senden Sie eine Quittung, eine Rechnung oder einen Kontoauszug, und Dext sammelt die gewünschten Informationen und übermittelt sie an Ihr Buchhaltungssystem. Sie erhalten die genauen Zahlen, die Sie benötigen, anstatt sich hinzusetzen und sie physisch einzugeben.
Dext Prepare erfasst und verarbeitet marktführende Daten, bevor sie in Ihrem Buchhaltungssystem veröffentlicht werden. Der Zeitplan Ihres Teams wird für wichtigere Aufgaben frei und Sie erhalten die Gewissheit, dass Sie es mit den Besten zu tun haben.
Im Schuhkarton
Wenn Sie nach einer zuverlässigen Aufbewahrung für digitale Steuerbelege suchen, ist ShoeBoxed eine ideale Belegscanner-App. Es wird Ihnen helfen, Ihre Quittungshandhabung zu vereinfachen.
Merkmale
- Vereinfachen Sie die täglichen Buchhaltungsaufgaben.
- Entdecken Sie Funktionen und Tools, die für kleine Unternehmen, Buchhalter und Buchhalter entwickelt wurden.
- Sie können Ihre Quittungen in extrahierte, von Menschen verifizierte, kategorisierte, organisierte, durchsuchbare und bearbeitbare Daten umwandeln, auf die Sie jederzeit und überall zugreifen können.
Darüber hinaus können Sie umfassende Spesenabrechnungen erstellen, die Bilder Ihrer Quittungen enthalten, und Ihre Daten für eine einfache Steuervorbereitung oder Erstattung exportieren, teilen oder drucken.
Einfache Kosten
Easy Expense extrahiert mithilfe leistungsstarker Bildverarbeitung und KI wichtige Informationen wie Anbieter, Sparte, Steuern, Summe und Zahlungsart.
Darüber hinaus überwacht dieser Quittungsscanner mühelos die Ausgaben von Kreditkarten und Bankkonten. Easy Expense lässt sich in Ihre Bankkonten integrieren, um Transaktionen von bis zu 18 Monaten auf Kosten und Steuerabschreibungen zu scannen.
Merkmale
- Funktioniert offline und ist somit ideal für unterwegs.
- Der schnellste Weg, Belege zu erfassen, zuzuschneiden und zu verfolgen
- Verlieren Sie niemals eine Quittung mit der automatischen Cloud-Synchronisierung.
- Intelligente automatische Kategorisierung zur Maximierung der Abzüge
- Bulk-Überprüfung von Transaktionen
Mit Easy Expense können Sie über Benutzerberechtigungen in Echtzeit zwischen Benutzern synchronisieren. Sie können ganz einfach einschränken, wer relevante Informationen sehen kann.
Kostenmanagement
Vom grenzenlosen Scannen von Quittungen und der Laufleistungsüberwachung bis zur Erstattung am nächsten Tag kann Ihnen ein Kostenverfolgungstool wie Expense Management bei der Verwaltung Ihres Buchhaltungssystems helfen.
Merkmale
- Das Verfolgen und Organisieren von Quittungen auf Reisen oder bei der Arbeit aus der Ferne kann schwierig sein und manchmal zum Verlust von Quittungen führen.
- Sie können Quittungen ohne Einschränkung scannen, Ihren Kilometerstand protokollieren, sie zur Genehmigung per E-Mail versenden und andere Dinge tun.
In Kombination mit der SmartScan-Funktion werden Ihre Belege sofort gescannt und abgerufen, wodurch Sie Zeit und Energie sparen.
Intelligente Quittungen
Smart Receipts verwandelt Ihr Telefon in einen Quittungsscanner und Ausgabenberichtsgenerator! Es sammelt Quittungsinformationen und lässt Sie PDF- und CSV-Berichte erstellen, die Sie an Ihre E-Mail-Konten senden können.
Merkmale
- Mit vollständig konfigurierbaren PDF-, CSV- und ZIP-Berichten können professionelle Berichte sowohl für Ihre Budgetüberwachung als auch für die Anforderungen Ihrer Arbeit erstellt werden.
- Smart Receipts ermöglicht Ihnen die Auswahl aus über 20 verschiedenen Standarddatentypen (z. B. Daten, Preise, Steuern, Belegkategorien, Bemerkungen, Zahlungsoptionen usw.).
Diese Funktion kann Ihnen dabei helfen, das ideale Dokument zu erstellen, wodurch Sie unzählige Arbeitsstunden sparen und sich auf Dinge konzentrieren können, die für Sie wichtiger sind.
Vordereingänge
Die Foreceipts-App ist die ideale Belegverwaltungslösung, die von über 500.000 Firmeninhabern, Selbständigen, Agenturen und Freiberuflern weltweit genutzt wird.
Merkmale
- Machen Sie Bilder Ihrer Papierbelege oder senden Sie Ihre digitalen Belege an sich selbst. Die Foreceipts-App scannt sofort die Daten auf Ihren Quittungen und trägt sie in Ihr Buch ein. Sie können auch Einnahmen hinzufügen, indem Sie Ihre Rechnungen scannen.
- Teilen Sie Ihre Excel- oder PDF-Ausgabenberichte mit Ihrem Buchhalter oder verwenden Sie sie, um Ihre Steuern einzureichen. Jedes Ihrer Belegbilder wird gespeichert, sodass Sie im Falle einer Revision geschützt sind.
Sie haben Geschäftsausgabenkategorien für die Vereinigten Staaten und Kanada festgelegt, sodass Ihre Spesenabrechnung zum Jahresende die Steueranforderungen ordnungsgemäß erfüllt. Sie können die Kategorien auch nach Bedarf ändern.
Sehr gut
Die weltweit schnellste und sicherste OCR-Erfassungs- und Datenextraktions-App für Quittungen, Rechnungen und Rechnungen sind da. Befreien Sie sich von Dateneingabe und Buchhaltung; jede Woche Stunden sparen. Veryfi ruft Anbieter, Zahlungen, Summen, Steuern und sogar Einzelposten in Sekundenschnelle ab.
Merkmale
- Die OCR-API von Veryfi extrahiert, kategorisiert und verbessert alle Informationen aus unorganisierten Verbrauchereinkaufsaufzeichnungen, Rechnungen und Rechnungen bis hin zu Einzelposten (Kaufdaten auf SKU-Ebene) in großem Maßstab, wodurch die Notwendigkeit von Skripten oder Humans-in-the-Loop entfällt.
- Die Veryfi OCR-API bietet Ihnen eine der einflussreichsten und fortschrittlichsten OCR- (Optical Character Recognition) und ICR- (Intelligent Character Recognition) Datenextraktions-API-Plattformen, die heutzutage verfügbar sind.
Diese Funktionen ermöglichen es Ihnen, Ihre Konkurrenz zu übertreffen und Ihren Benutzern die bestmöglichen Dienste auf dem gesamten Markt zu bieten.
Wie wählt man die am besten geeignete Quittungs-App aus?
Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Quittungen ist eine der einfachsten Möglichkeiten, um Stress in der Steuersaison zu vermeiden. Die Tools, die wir erwähnt haben, machen es zugänglich, ohne Hunderte von kleinen Zetteln aufbewahren zu müssen.
Berücksichtigen Sie Ihre individuellen Bedürfnisse als Freiberufler oder Geschäftsinhaber, wann immer Sie einem zustimmen. Denken Sie über Folgendes nach:
- Wie viele Personen betreuen Sie?
- Wie viele Kunden betreuen Sie?
- Wie viele gewerbliche Einkäufe tätigen Sie jeden Monat?
- Wie oft und wohin reisen Sie beruflich?
Abhängig von Ihren Umständen benötigen Sie möglicherweise mehrere Tools, um Ihr Quittungsverfolgungssystem anzupassen.
Fazit
Sie müssen Ihre Büroausgaben so organisieren, dass Sie nicht das Recht verlieren, diese zurückerstattet zu bekommen. Wenn Sie dies nicht tun, steht das Geld erst im nächsten Zahlungszyklus zur Verfügung.
Daher können viele verschiedene Arten von Software als Quittungsscanner verwendet werden. Jeder erleichtert diesen Prozess, indem er bessere Funktionen und Dienste anbietet. Also, lass es uns abschließen. Es lohnt sich, die oben aufgeführten Top-Apps zum Scannen von Belegen zu verwenden. Wenn Sie es noch nicht getan haben, sollten Sie sich eines zulegen!
Sie können auch einige der besten Spesenverfolgungs-/Verwaltungssoftware für Inhaber kleiner und mittlerer Unternehmen erkunden.