E-Mails können an mehrere Personen adressiert werden, indem Sie sie entweder zum Feld „An“ oder zum Feld „CC“ oder „BCC“ hinzufügen. Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, müssen Sie nicht unbedingt jedem in der ursprünglichen E-Mail antworten. Sie können Personen entfernen oder hinzufügen. Leider neigen viele Leute dazu, zwanghaft auf Antworten zu klicken, ohne zu prüfen, ob sie dem ursprünglichen Absender oder jeder einzelnen Person in der E-Mail antworten. Dies startet normalerweise eine Kette von vielen Leuten, die auf „Allen antworten“ klicken. Wenn Sie Gmail verwenden, können Sie die Schaltfläche „Antworten“ so einstellen, dass sie immer Antworten verwendet und niemals versehentlich allen antworten.
Google Mail-Antwort-Schaltfläche
Öffnen Sie Google Mail und klicken Sie oben rechts unter Ihrem Profilbild auf die Zahnradschaltfläche. Wählen Sie im sich öffnenden Menü Einstellungen. Scrollen Sie auf der Registerkarte „Allgemein“ nach unten zur Einstellung „Standardantwortverhalten“. Sie sehen eine von zwei Optionen; Antworten und Allen antworten. Wählen Sie Antworten und scrollen Sie dann zum Ende der Seite, um die Änderung zu speichern.
Jedes Mal, wenn Sie auf die Schaltfläche „Antworten“ klicken, wird die von Ihnen eingegebene Antwort nur an den ursprünglichen Absender der E-Mail und nicht an alle anderen Personen gesendet, die darin enthalten sind.
Wenn Sie jemals die Funktion „Allen antworten“ verwenden müssen, müssen Sie auf die Schaltfläche „Weitere Optionen“ neben der Schaltfläche „Antworten“ klicken und „Allen antworten“ aus dem Menü auswählen.
Diese Option funktioniert nur, wenn Sie Gmail Web verwenden. Die Google Mail-Apps für iOS und Android haben unterschiedliche Schaltflächen für Antworten und Allen antworten. Wenn Sie einen Desktop-E-Mail-Client verwenden und Ihr Gmail-Konto damit verbinden, gilt diese Einstellung nicht. Der Desktop-E-Mail-Client hat seine eigenen Einstellungen, und wenn Sie befürchten, dass Sie versehentlich auf Allen antworten klicken, suchen Sie nach einer Einstellung, um sie im Desktop-Client zu deaktivieren, oder nach einem Add-on, das diese Aufgabe übernehmen kann.
Dies sollte Sie daran hindern, versehentlich allen zu antworten, aber für den Fall, dass jemand anderes dies tut und Sie einer der Empfänger einer E-Mail sind, bei der alle anderen jetzt allen anderen antworten, können Sie die Stummschaltfunktion in Gmail verwenden. Dadurch werden alle Benachrichtigungen für eine E-Mail stummgeschaltet, es sei denn, Sie werden darin direkt erwähnt.
Dies ist eine Einstellung pro E-Mail, was bedeutet, dass Sie sie für jede E-Mail anwenden müssen, über die Sie nicht benachrichtigt werden möchten. Obwohl Reply All-E-Mails in der Regel auftreten, sind sie realistischerweise nicht häufig genug, um eine pauschale Einstellung zum Stummschalten von Warnungen für sie zu benötigen.