Wenn Sie eine E-Mail an eine Outlook-Kontaktgruppe (früher als Verteilerliste bezeichnet) senden, möchten Sie möglicherweise die E-Mail-Adressen in der Gruppe vor den Empfängern verbergen. So schützen Sie die privaten Daten von Personen am einfachsten.
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Was ist eine Kontaktgruppe?
In Office 365 (O365), der Abonnementversion von Office von Microsoft, haben zwei separate Gruppen Verteilerlisten ersetzt:
O365-Gruppen: Diese Gruppen wurden für die spontane Zusammenarbeit zwischen einer Gruppe von Personen entwickelt und umfassen ein freigegebenes Postfach, einen Kalender, einen Dateispeicher, einen Planner und ein OneNote-Notizbuch. Diese eignen sich hervorragend für kleine Projektteams, die Organisation der Proben Ihrer lokalen Theatergruppe oder jedes andere Szenario, in dem Sie schnelle und einfache Tools für die Zusammenarbeit benötigen.
Kontaktgruppen: Dies sind eine Reihe von E-Mail-Adressen, die einer Gruppe hinzugefügt werden. Anstatt jeden einzeln zu einer E-Mail hinzufügen zu müssen, können Sie den Gruppennamen per E-Mail senden, und jeder in dieser Gruppe wird als Empfänger hinzugefügt. Wenn Sie denken, dass dies genau wie eine Verteilerliste klingt, haben Sie Recht, mit einer bemerkenswerten Ausnahme: Standardmäßig werden Verteilerlisten (und O365-Gruppen) im globalen Adressbuch Ihrer Organisation für alle sichtbar angezeigt. Kontaktgruppen sind für Sie persönlich.
Wenn Sie kein O365 haben und eine eigenständige Version von Office ohne Web-Apps verwenden, stehen Ihnen möglicherweise trotzdem Verteilerlisten zur Verfügung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Namen der Empfänger in einer Kontaktgruppe ausblenden, aber die gleichen Schritte funktionieren für Verteilerlisten.
Warum sollten Sie die Namen in einer Kontaktgruppe ausblenden?
Manchmal ist es nur allgemeine Höflichkeit. Ihre Freunde sind möglicherweise damit einverstanden, dass Sie sie per E-Mail kontaktieren, aber sie möchten wahrscheinlich nicht, dass ihre Kontaktinformationen mit allen geteilt werden, an die Sie Massen-E-Mails senden.
Viele Datenschutz- und Compliance-Themen bieten gute Gründe, die E-Mail-Adresse einer Person zu verbergen. Wenn Sie mit sensiblen Informationen, insbesondere finanziellen oder medizinischen Informationen, umgehen, sind Sie wahrscheinlich verpflichtet, die Identität der Personen geheim zu halten.
E-Mail-Adressen lassen sich oft leicht mit einer echten Person verknüpfen, da sie sowohl von HIPAA in den USA als auch von der DSGVO in Europa als „individuell identifizierbare Informationen“ betrachtet werden. Wenn Sie beispielsweise einer Selbsthilfegruppe eine E-Mail senden, sollten Sie die Kontaktinformationen des Empfängers nicht weitergeben.
Wie blenden Sie die Namen in einer Kontaktgruppe aus?
Die gute Nachricht ist, dass das Verbergen der Namen mithilfe der BCC-Option beim Erstellen Ihrer E-Mail einfach ist.
BCC steht für Blind Carbon Copy. Sie haben mit ziemlicher Sicherheit die Option CC (Carbon Copy) verwendet, wenn Sie jemanden einschließen möchten, der nicht der primäre Empfänger einer E-Mail ist. BCC funktioniert genauso wie CC, nur dass BCC-Empfänger nur den Namen des Absenders und den Namen der Person im Feld „An“ sehen.
Personen, die mit BCC versehen wurden, sehen auch nicht, ob jemand mit CC versehen wurde und erhalten keine Antworten, wenn jemand auf „Allen antworten“ klickt.
Das BCC-Feld ist standardmäßig nicht sichtbar, wenn Sie eine neue E-Mail erstellen, aber der Zugriff darauf ist einfach. Öffnen Sie eine neue E-Mail in Outlook und klicken Sie auf Optionen > BCC.
Dadurch wird das BCC-Feld in der neuen E-Mail angezeigt.
Sie müssen dies nur einmal tun. In Zukunft werden alle E-Mails die BCC-Option anzeigen. Wenn Sie das BCC-Feld ausblenden möchten, klicken Sie in einer beliebigen E-Mail auf Optionen > BCC und es wird nicht mehr angezeigt.
Nun, da es sichtbar ist, geben Sie Ihren Namen in das Feld „An“ und Ihre Kontaktgruppe in das Feld „BCC“ ein.
Jeder in der Kontaktgruppe erhält die E-Mail, kann jedoch nur die Person sehen, die sie gesendet hat (Sie) und die Person im Feld „An“ (auch Sie).
Wenn Sie dies zum ersten Mal tun, sollten Sie in der E-Mail eine Notiz hinzufügen, in der Sie den Personen erklären, dass Sie BCC verwenden, um ihre Privatsphäre zu schützen. Dies wird Ihre weniger technisch versierten Empfänger davon abhalten, sich zu fragen, warum sie eine E-Mail erhalten, die so aussieht, als ob sie von Ihnen für Sie wäre!