Google Workspace: Perfekte Tools für eine sichere, effiziente und kollaborative Arbeitskultur.
Remote oder nicht, Sie können keinen Erfolg erwarten, wenn Sie in Silos arbeiten. Und in Google Workspace (ehemals GSuite) arbeiten Sie in Echtzeit zusammen.
Basierend auf dem Abonnement ist Google Workspace eine Gruppe mehrerer Anwendungen, darunter:
GmailTabellenCloud-SucheMeetFolienJamboardChat-FormulareAdminKalenderSitesEndpointDriveKeepVaultDocsApp ScriptWork Insights
Alleine das sind einfache Anwendungen, für die Sie leicht Ersatz finden können. Aber zusammen können sie der notwendige Klebstoff sein, den Sie gesucht haben, um Ihr Unternehmen als ein Ganzes zu betreiben.
Zuerst sehen wir einige dieser einzelnen Anwendungen, die die Zusammenarbeit unterstützen, gefolgt von integrierten Sicherheits- und Verwaltungstools.
Inhaltsverzeichnis
Gmail
Wir alle benutzen Google Mail (das kostenlose), seit wir zum ersten Mal Computer in die Hände bekommen haben. Der geschäftliche Aspekt von Gmail bleibt solchen Nutzern jedoch verborgen.
Das Versenden von E-Mails ist nur eine Facette von Google Mail, aber andere, wie die Integration mit Google Meet, Chat usw., machen es zu mehr als dem, was von der Oberfläche her möglich erscheint.
Sie können beispielsweise von Google Mail zu Chat und Meet wechseln, um alle Konversationen an einem Ort zu führen, mit der Option, den Verlauf nach 24 Stunden zu speichern oder zu löschen.
Darüber hinaus erleichtert Ihnen das Smart Compose als E-Mail-Versender die Arbeit. Dank künstlicher Intelligenz erhalten Sie beim Schreiben von E-Mails Vorschläge. Sie können auch die Personalisierung für mehr Genauigkeit aktivieren, was sich mit der Zeit verbessert.
Eine weitere herausragende Eigenschaft von Google Mail ist die Spam-Filterung. Mit maschinellem Lernen hält Gmail über 99,9 % des Spams fern. Während dies eine hervorragende Funktion für die persönliche Sicherheit ist, ist sie für die geschäftliche Kommunikation mindestens genauso wichtig.
Als Unternehmen ist @yourbrandname.com jedoch die beste E-Mail-Adresse, die Sie bekommen können, und die Verwendung von @gmail.com wird als generisch angesehen.
Um dieses Problem anzugehen, können Sie eine benutzerdefinierte Domain verwenden und Google Mail über Ihr Unternehmen sprechen lassen. Google Workspace unterstützt auch einen einfachen Übergang von älteren E-Mail-Anbietern wie Microsoft Outlook.
Arbeitsbereich Gmail hat auch alles, was Sie für erfolgreiches E-Mail-Marketing benötigen. Sie können von den vorgefertigten Layouts profitieren, Ihren individuellen Geschmack hinzufügen und Multi-Send verwenden, um die Nachricht auf einmal an ein großes Publikum zu verbreiten.
Google Chat & Spaces
Hier können Sie mit Ihren Kollegen sprechen, Dokumente austauschen, Besprechungen planen und Dinge erledigen, ohne eine Business-Messaging-Anwendung eines Drittanbieters wie Slack zu verwenden.
Dieser ist in zwei Bereiche unterteilt: Chat und Spaces.
Sie können davon ausgehen Google-Chat ähnlich wie jede Messaging-Anwendung wie Slack oder WhatsApp. Dies unterstützt das Gespräch mit jeder internen oder externen Person mit nur einem Google-Konto.
Darüber hinaus bietet Chat auch Gruppengespräche.
Spaces hingegen eignen sich am besten für Projekte. Beispielsweise ähneln die Chat & Share-Bereiche von Spaces Slack-Kanälen, in denen Sie Personen hinzufügen, Dateien teilen usw. können.
Darüber hinaus können Sie Ihren Teammitgliedern Aufgaben zuweisen und deren Fortschritt verfolgen.
Es gibt zwei Arten von Spaces in Google Workspace. Die erste ist eingeschränkt, wo nur die hinzugefügten Mitglieder teilnehmen können. Der andere ist für die gesamte Organisation gedacht, wo jeder einem bestimmten Space mit einem Link beitreten kann.
Das Trennzeichen zwischen den kostenlosen Versionen und dem L Workspace ist hier die Unterstützung für App-Integrationen. Hunderte von Anwendungen (wie Twitter, Asana, Zapier usw.) stehen zur Steuerung zur Verfügung, ohne jemals ausziehen zu müssen.
Interessanterweise hat Google seine Verarbeitung natürlicher Sprache eingesetzt, um Zusammenfassungen in Chats und Spaces zu erstellen. Dadurch wird oben eine Kurzversion des gesamten Gesprächs erstellt, um alles auf einen Blick zu erfassen.
Google Meet
Google Meet ist der native Workspace-Ersatz für alle Videokonferenzanwendungen von Drittanbietern wie Zoom.
Google hat angekündigt, in zukünftigen Updates eine automatische Transkription und Zusammenfassung von Besprechungen hinzuzufügen. Dies gewährleistet produktivere Treffen und hält jedes Gespräch in späteren Phasen relevant.
Quelle: Google
Darüber hinaus wird die Videobereitstellung von der bevorstehenden Portrait-Wiederherstellung profitieren, die dazu beitragen wird, Bedingungen wie schwach beleuchtete Umgebungen, minderwertige Webcams oder instabile Netzwerke zu mildern.
In ähnlicher Weise sorgen Funktionen wie Porträtlicht für ein Erscheinungsbild in Studioqualität bei Online-Meetings.
Während es hier hauptsächlich um das Video ging, filtern Dinge wie die Enthallung das Echo und geben jedem ein optimales Hörerlebnis, unabhängig von der Raumakustik.
Während Meet viele Teilnehmer aufnehmen kann, reicht es manchmal nicht für eine gigantische Organisation. In solchen Fällen hat Meet Livestream-Funktionen für bis zu 10.000 Teilnehmer integriert. Darüber hinaus wird in kommenden Updates jeder, der auf den Live-Stream zugreift, an Fragen und Antworten oder Umfragen teilnehmen können, wodurch alle mehr einbezogen werden.
Obwohl Google Meet in erster Linie eine kostenlose Videokonferenzsoftware ist, sind einige Premium-Funktionen kostenpflichtigen Abonnenten vorbehalten.
Zu den Extras gehören längere Sitzungsdauer (bis zu 24 Stunden), mehr Teilnehmer (bis zu 500), Handheben, Breakout-Räume, Umfragen, Teilnahme per Telefon usw.
Außerdem machen die intelligente Geräuschunterdrückung, die Anwesenheitsverfolgung und die Anrufaufzeichnung den Workspace Meet zu einem unverwechselbaren Paket für sich.
Darüber hinaus können Sie eine separate Buchungsseite erstellen, um Ihren Kunden zu helfen, ein Zeitfenster zu finden, das am besten für ein Gespräch geeignet ist. Und dies wird aktualisiert, wenn jemand Zeit bucht und die freien Slots erwähnt.
Über Google Meet durchgeführte Besprechungen sind auf Unternehmensniveau sicher. Alles wird während der Übertragung verschlüsselt, und das Teilen Ihres Bildschirms mit den Teilnehmern ist sicher, ohne Angst vor Schnüfflern. In späteren Updates verwalten die Benutzer die Verschlüsselungsschlüssel jedoch selbst und können sich für Ende-zu-Ende-verschlüsselte Meetings entscheiden.
Google-Dokumente, -Tabellen und -Präsentationen
Dies ist das Maximum, das Sie und Ihr Team als Organisation verwenden werden.
Mit diesen Tools können bis zu 100 Personen basierend auf ihren Berechtigungsstufen gleichzeitig eine einzelne Datei anzeigen, bearbeiten oder kommentieren.
Und um die Zusammenarbeit auf eine neue Ebene zu heben, sind diese Tools in Meet integriert. So können die Mitarbeiter nicht nur am selben Dokument arbeiten, sie können sich dabei auch sehen und miteinander sprechen.
Dies reduziert viel Hin und Her und hilft, Echtzeitanpassungen vorzunehmen, um in kürzester Zeit das Beste zu schaffen.
Außerdem ermöglicht Ihnen der Bild-in-Bild-Modus Multitasking, während Sie das Geschehen im Auge behalten und mit einem Klick direkt einsteigen, wenn es an der Zeit ist zu handeln.
Während die meisten Funktionen den kostenlosen Benutzern zur Verfügung stehen, hat Google Workspace einen gewissen Vorteil.
Erstens wird der Speicherplatz sogar in der Basisstufe verdoppelt, die für höhere Abonnements und größere Teams (mehr als fünf) unbegrenzt wird. Bei einer Teamgröße von weniger als fünf Personen kann der jedem Benutzer zugewiesene Speicherplatz bis zu 1 TB betragen, deutlich mehr als in der kostenlosen Version (15 GB).
Darüber hinaus kann man ein Dokument mit einem einzigen Klick für eine ganze Organisation freigeben und durchsuchbar machen.
Eine weitere einzigartige Funktion von Google Workspace Docs ist die automatische Zusammenfassung. Während es immer möglich ist, dies manuell zu tun, macht es die Automatisierung mit der optionalen Bearbeitung bei Bedarf einfacher.
An der Sicherheitsfront plant Google, Docs, Slides und Sheets mit demselben Malware- und Phishing-Schutz abzudecken, der in Google Mail eingesetzt wird.
Dadurch wird sichergestellt, dass Sie vor solchen Links oder Versuchen gewarnt werden, die Ihre persönliche oder die Sicherheit Ihres Unternehmens gefährden könnten.
Google Kalender
Der Kalender scheint am wenigsten benutzt zu werden. Es ermöglicht jedoch eine perfekte Planung und stellt sicher, dass Sie sich nicht mit dem besetzten Slot von jemandem überschneiden.
Der beste Anwendungsfall für Google Kalender führt alle Kalender zusammen, um die voraussichtliche Verfügbarkeit anzuzeigen. Außerdem können Sie Kalender erstellen und freigeben, die bestimmte Ereignisse angeben, die die Empfänger mit ihren eigenen zusammenführen können.
Darüber hinaus werden alle im Kalender eingerichteten Besprechungen überall synchronisiert, um mögliche Konflikte zu vermeiden.
Google Jamboard
Google Jamboards sind die digitalen Whiteboards, die Ihnen helfen, Ideen zu entwickeln, die Innovationen vorantreiben. Sie funktionieren als gemeinsamer Raum, in dem man zeichnen, löschen, Bilder hinzufügen usw.
Der Ersteller eines Jamboards kann andere als Zuschauer (mit oder ohne Ablaufdatum) oder Bearbeiter zulassen.
Die Jamboard-Inhalte können auch auf ein physisches, digitales Board übertragen werden, das Sie separat von Google erwerben können.
Alles, was wir bisher im Jamboard besprochen haben, steht jedoch jedem Benutzer mit einem Google-Konto zur Verfügung. Das Unterscheidungsmerkmal zugunsten der Workspace-Benutzer ist wiederum die Ein-Klick-Freigabe an Ihre Institution.
Google Cloud-Suche
Google Cloud-Suche ist eine exklusive Funktion, die Google Workspace-Nutzern zur Verfügung steht. Dieses Tool bringt die Leistungsfähigkeit der Google-Suche in Ihr Unternehmen.
Einfach gesagt, hier können Sie sofort in Ihrem gesamten Geschäftsdokumenten-Repository (wie Docs, Slides, Spreadsheets usw.) suchen.
Und das Beste daran ist die zugriffsgesteuerte Dokumentenerkennung. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter in der Cloud-Suche nur die Dokumente sehen, auf die sie Zugriff haben.
Neben der eigenständigen Nutzung ist die Cloud-Suche eng in Google Workspace-Apps wie Gmail, Docs, Drive usw. integriert.
Andere
Da dieser Abschnitt auf die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz ausgerichtet ist, haben wir den Rest der Workspace-Anwendungen in diesem Abschnitt zusammengefasst.
Google Vault
Google Vault hilft Ihnen, benutzerspezifische Daten für alle Workspace-Anwendungen aufzubewahren, sodass Sie den Zugriff auf nichts verlieren, wenn dieser Benutzer Ihre Organisation verlässt.
Sie können Vault zum Speichern von Google Mail-Nachrichten, Drive-Dateien, Chat-Nachrichten (mit aktiviertem Verlauf), Google Meet-Aufzeichnungen und zugehörigen Dateien, Websites, Workspace Google Voice-Daten usw. verwenden.
Vault speichert jedoch nur Daten, die Sie ihm mitteilen. Darüber hinaus sind Daten im Zusammenhang mit gelöschten Benutzern nicht im Tresor verfügbar. In diesem Fall schreibt Google vor, Nutzer zu sperren, statt sie zu löschen.
Vault bietet auch rollenbasierten Datenzugriff.
Abschließend protokolliert Vault jede Aktivität aller Ihrer Mitarbeiter an einem einzigen Ort, den Sie für rechtliche oder andere Zwecke exportieren können.
Google Sites
Obwohl WordPress als der einfachste Weg zum Erstellen von Websites bekannt ist, Google Sites ist die beste Option, um es noch schneller zu machen.
Und während Sie dies für eine wichtige Geschäftswebsite nutzen können, glänzt es, wenn Sie ein bestimmtes Projekt präsentieren oder eine Event-Website erstellen möchten.
Dies ist alles Drag-and-Drop ohne Programmieraufwand.
Websites unterstützen auch die Verwendung einer benutzerdefinierten Domäne, um der Website eine eigene Identität zu verleihen. Alternativ kann man es kostenlos mit einer generischen, von Google bereitgestellten Webadresse veröffentlichen.
Sie können auch an jedem Webprojekt mitarbeiten, das mit diesem Tool erstellt wurde. Schließlich sind alle über Sites entworfenen Websites geräte- und auflösungsübergreifend reaktionsschnell.
Endpunkt
Endpoint hilft Ihnen, die Geräte Ihrer Mitarbeiter zu verwalten, falls sie gestohlen werden, um sensible Unternehmensdaten zu schützen.
Damit können Sie starke Passwörter erzwingen und sich in schweren Fällen für Geräte- oder Kontolöschungen entscheiden. Ein Endpunkt ist ein plattformübergreifendes Tool zum Schutz Ihrer Geschäftsinformationen unter Windows, Mac, Linux, Android, iOS und ChromeOS.
Darüber hinaus können Sie damit bestimmte Geschäftsanwendungen über Google Play oder den App Store von Apple verfügbar machen.
App-Skript
App Script ist die Low-Code-Anwendungsplattform von Google, mit der Sie die Workspace-Funktionalität mit HTML, CSS und JavaScript erweitern können.
Das Ziel ist einfach: Automatisieren Sie die einfachsten Routineaufgaben, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Diese ist mit Workspace-APIs vorinstalliert und verfügt über eine native Integration mit über 100 Google-Diensten.
Google Work Insights
Auf diese Weise können Sie die Akzeptanz von Google Workspace in Ihrem Unternehmen messen.
Sie können die Nutzung einzelner Google-Apps sehen und mit älteren Apps vergleichen. Insights kann auch so konfiguriert werden, dass Ihnen die Daten auf Team- oder Gruppenebene oder für die gesamte Organisation angezeigt werden.
Dies beschränkt sich jedoch nicht auf die Adoption. Stattdessen können Sie sich auch die Kollaborationszahlen für Workspace-Anwendungen ansehen. Dadurch erhalten Sie Daten in Bezug auf die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, die gemeinsame Bearbeitung, Besprechungen usw., die die Auswirkungen dieser Tools in Echtzeit auf die Arbeitskultur anzeigen.
Dennoch werden die Daten die wichtige Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter nicht beeinträchtigen, da diese gesammelt für ein Team von zehn oder mehr Personen erfasst werden. Die Administratoren können dieses Limit jedoch für größere Organisationen erhöhen.
Schließlich können Administratoren die Berichte für weitere Analysen und Managemententscheidungen exportieren.
Fazit
Dies sind also einige Möglichkeiten, wie Google Workspace Sie bei der Zusammenarbeit und beim effizienten Arbeiten unterstützen kann.
Aber das ist nicht alles. Sie haben auch Zugriff auf den Google Workspace Marketplace, um die Ergebnisse weiter zu steigern.
PS: Mit diesen Tools können Sie Google Workspace auch auf eine andere Ebene optimieren. Sehen Sie sich außerdem diesen individuellen Google Workspace-Leitfaden an, um zu sehen, wie er Ihr Unternehmen als Solopreneur transformieren kann.