Um in einer sich ständig verändernden Wirtschaft bestehen zu können, ist die Optimierung von Geschäftsabläufen (Business Process Improvement, BPI) für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung.
Jedes Unternehmen muss eine Vielzahl von Geschäftsprozessen handhaben. Kein Unternehmer kann mit Sicherheit behaupten, dass alle Prozesse fehlerfrei ablaufen, da es immer wieder zu Engpässen kommt, die Zeit und Ressourcen kosten.
Die Verbesserung dieser Geschäftsprozesse kann dazu beitragen, Probleme zu beseitigen, die sowohl internen Teams als auch externen Kunden Schwierigkeiten bereiten. Betrachten wir im Detail, wie die Optimierung von Geschäftsprozessen funktioniert und wie sie den Erfolg Ihres Unternehmens fördern kann.
Was versteht man unter Geschäftsprozessoptimierung?
Geschäftsprozesse umfassen alle Aufgaben, die zur Leitung Ihres Unternehmens erforderlich sind. Um in der heutigen wettbewerbsintensiven Welt bestehen zu können, ist es unerlässlich, diese Prozesse stetig zu verbessern. Geschäftsprozessoptimierung bezieht sich daher auf die kontinuierliche Anpassung und Verbesserung von Prozessen mit dem Ziel, Produktivität und Effizienz zu steigern.
Die Geschäftsprozesse eines Unternehmens lassen sich in drei Hauptkategorien einteilen:
- Operative Aufgaben: Dies sind sich wiederholende Aufgaben, die täglich anfallen, wie z.B. Produktion, Logistik und Berichterstellung.
- Managementaufgaben: Diese Aufgaben umfassen Budgetplanung, Verwaltung und Personalentwicklung.
- Unterstützende Aufgaben: In diese Kategorie fallen alle übrigen Aufgaben, wie technischer Support, Rekrutierung, Buchhaltung usw.
Es ist wichtig, alle Aufgaben in diesen Kategorien regelmäßig zu bewerten und anzupassen, um Ineffizienzen zu vermeiden. BPI ermöglicht es Unternehmen, basierend auf dem Feedback interner und externer Stakeholder kontinuierlich positive Veränderungen an diesen Abläufen vorzunehmen.
Diese Verbesserungen können die Einführung neuer Arbeitsweisen oder die Korrektur von Fehlern in bestehenden Prozessen umfassen. In beiden Fällen ist das Ziel die Rationalisierung des gesamten Ablaufs.
Die Bedeutung der Optimierung von Geschäftsprozessen
Unabhängig von der Branche, in der Ihr Unternehmen tätig ist, ist es entscheidend, sich an Veränderungen anzupassen, um im Wettbewerb bestehen zu können. Die Optimierung von Geschäftsprozessen ermöglicht es Ihnen, genau diese Anpassung vorzunehmen.
Während dieses Prozesses können Unternehmen Bereiche identifizieren, die verbesserungswürdig sind, und Ineffizienzen aufdecken, die beseitigt werden müssen. Dies hilft Organisationen, das System besser zu verstehen und sich im Einklang mit den aktuellen Branchenstandards weiterzuentwickeln.
Zudem ermöglicht BPI eine neue Perspektive auf Ihre Geschäftsprozesse, um die Produktivität zu steigern, die Qualität zu verbessern, die Kundenbeziehungen zu stärken und die Kompetenzentwicklung zu fördern.
Wie funktioniert die Optimierung von Geschäftsprozessen?
#1. Auswahl eines Prozesses
Der erste Schritt besteht darin, die Bereiche oder Prozesse zu bestimmen, die verbessert werden müssen. In Unternehmen laufen viele Prozesse ab, aber Sie können sich zuerst auf die sich wiederholenden Prozesse konzentrieren.
#2. Identifizierung von Problemen im Prozess
Konzentrieren Sie sich auf den ausgewählten Prozess, um die Probleme zu identifizieren, die behoben werden müssen. Das Mapping bedeutet, den gesamten Prozess zu visualisieren, um Engpässe zu erkennen.
#3. Analyse der Geschäftsprozesse
Nun müssen die Schwachstellen genau analysiert werden, um die Bereiche für Verbesserungen zu finden. Sie können gezielte Fragen an die verantwortlichen Personen stellen, um detaillierte Informationen zu erhalten.
#4. Neugestaltung des Prozesses
In dieser Phase wird der Prozess neu gestaltet, um ihn zu optimieren. Verwenden Sie die am besten geeignete Methodik, um die identifizierten Probleme zu beseitigen und Ihre Prozesse effizienter zu gestalten.
#5. Bereitstellung von Ressourcen
Für jede Art von Prozessverbesserung müssen die erforderlichen Ressourcen bereitgestellt werden. Das können neue Software, Hardware oder auch zusätzliches Personal sein. Für all dies ist die Zustimmung des Managements erforderlich.
#6. Testen des neuen Prozesses
Vor der Implementierung eines BPI-Systems in Ihrem Unternehmen ist das Testen unerlässlich. Überprüfen Sie jeden Workflow-Schritt, um sicherzustellen, dass nichts Wichtiges übersehen wird. Wenn Änderungen erforderlich sind, ist dies der richtige Zeitpunkt dafür.
#7. Implementierung der Methodik
Nach erfolgreichem Test und Freigabe durch das Management ist es an der Zeit, die gewählte Methodik zur Prozessoptimierung zu implementieren. Sie können klein beginnen und den Anwendungsbereich schrittweise erweitern, um bessere Ergebnisse zu erzielen.
#8. Überprüfung und Feinabstimmung
Ihre Arbeit endet nicht mit der Implementierungsphase. Sie müssen kontinuierlich überwachen, ob die neuen Methoden die Prozesse tatsächlich verbessern. Manchmal ist eine Feinabstimmung erforderlich, die entsprechend implementiert werden muss.
Methoden zur Optimierung von Geschäftsprozessen
Abhängig von Ihren spezifischen Geschäftsprozessen und Ihrer Branche können Sie die folgenden Methoden zur BPI einsetzen.
#1. Agile Methodik
Diese Methodik befreit Projekte von starren Zeitplänen und ermöglicht es, mehr Iterationen einzubauen. Basierend auf dem Feedback von Team und Kunden ermöglicht Agile die schnelle Behebung von Problemen. Zudem verbessert sie die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten.
#2. Schlanke Produktion
Das Ziel dieser Methodik ist die Eliminierung von Verschwendung, um Kosten zu senken. Neben der Fertigungsindustrie können auch andere Branchen ihre Kernprinzipien übernehmen. Hier müssen die Teams das Kundenverständnis fördern, um Verschwendung und Redundanzen zu vermeiden.
#3. Six Sigma
Dieser weit verbreitete Ansatz reduziert Variabilität und Fehler durch den Einsatz von Daten und Statistiken und maximiert gleichzeitig den Wert. Six Sigma verwendet DMAIC und DMADV, um optimierte Prozesse und einen höheren ROI zu erzielen.
#4. Total Quality Management (TQM)
Unternehmen, die diese Methode anwenden, müssen ihr gesamtes Team mit einbeziehen, um die Kundenzufriedenheit zu verbessern. TQM schafft ein Arbeitsumfeld, in dem Erfahrungen geschätzt werden und die Mitarbeiter ermutigt werden, ein gemeinsames Geschäftsziel zu verfolgen.
#5. Engpasstheorie (Theory of Constraints)
Die Theory of Constraints-Methode wird häufig verwendet, wenn sofortige Verbesserungen erforderlich sind. Sie kann Engpässe in Prozessen identifizieren und diese verbessern, bis sie beseitigt sind.
#6. Kaizen
Diese Methode der Prozessoptimierung konzentriert sich auf schlanke und agile Praktiken. Sie verändert die Arbeits- und Unternehmenskultur schrittweise, um die Qualität und Produktivität der Prozesse zu verbessern.
#7. Kanban
Kanban ist eine visuelle Workflow-Technik, mit der Sie Probleme erkennen und Engpässe beseitigen können. Dadurch wird die Effizienz gesteigert und der Fortschritt Ihrer Initiative wird überwacht.
#8. Just-in-Time
Diese Methode ist ideal für produzierende Unternehmen, die ihre Lagerhaltungskosten minimieren möchten, indem sie Waren bei Bedarf produzieren. Sie wird oft in Kombination mit Kanban verwendet, um präzise Prognosen zu erstellen und unnötige Überkapazitäten zu vermeiden.
#9. Prozessmapping
Mit dieser Visualisierungstechnik können Unternehmen einen Plan zur Prozessverbesserung entwickeln. Sie kann auch verwendet werden, um spezifische Karten für verschiedene Rollen oder Geschäftsziele zu erstellen.
#10. PDCA
Dieses Modell steht für Plan, Do, Check und Act. Als Teil der Kaizen-Methodik hilft es Unternehmen, ineffiziente Prozesse zu identifizieren.
Vorteile der Geschäftsprozessoptimierung
Erhöhte Agilität
Durch die Verbesserung der Geschäftsprozesse sind Unternehmen besser in der Lage, auf die sich ständig ändernden Kundenbedürfnisse zu reagieren. Sie können schnell auf neue Anforderungen reagieren und Projekte entsprechend anpassen.
Verbesserte Transparenz der Prozesse
Um BPI umzusetzen, müssen Unternehmen den gesamten Workflow visualisieren. Dies ermöglicht es ihnen, Geschäftsprozesse zu überwachen und die Effektivität jeder einzelnen Phase zu messen.
Kosteneffizienz 💰
Das Ziel der Optimierung von Geschäftsprozessen ist es, Engpässe und Ineffizienzen zu beseitigen. Da unnötige Ausgaben identifiziert und reduziert werden, sinken die Gesamtkosten automatisch.
Gesteigerte Produktivität
Um Prozesse effizient zu gestalten, werden durch BPI alle sich wiederholenden und unnötigen Aufgaben aus dem Workflow entfernt. Dadurch wird die Produktivität der Mitarbeiter erheblich gesteigert.
Compliance und Sicherheit
Die Implementierung von Geschäftsprozessoptimierungen führt zu einem ordnungsgemäß regulierten und verwalteten Arbeitsplatz. Dies stellt sicher, dass das Unternehmen die geltenden Vorschriften und notwendigen Sicherheitsmaßnahmen einhält.
Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit
Jeder optimierte Prozess schafft einen Mehrwert für den Kunden. Zufriedene Kunden sind die Grundlage für ein erfolgreiches Unternehmen. Gleichzeitig wird das Team effizienter und produktiver, da unnötige Aufgaben eliminiert werden.
Herausforderungen bei der Geschäftsprozessoptimierung
#1. Widerstand der Mitarbeiter
Die größte Herausforderung bei der BPI ist der Widerstand der Mitarbeiter. Die meisten Menschen stehen Veränderungen skeptisch gegenüber und bevorzugen es, in ihrer gewohnten Arbeitsweise fortzufahren. Daher müssen Unternehmen den Nutzen der Optimierung verständlich machen. Andernfalls wird die Initiative scheitern.
#2. Schwierigkeiten bei der Zielsetzung
Während dieses Prozesses sollte die Führung klare und spezifische Ziele definieren. Ohne klare Ziele kann kein umfassendes Verständnis für die Ausrichtung des Unternehmens entwickelt werden. Ziele geben vor, wo Zeit und Ressourcen investiert werden sollen. Ein Fehlen dieser führt zu Schwierigkeiten bei der Prozessoptimierung.
#3. Zeitmanagement ⏲️
Um Ergebnisse zu erzielen, braucht es Zeit. Viele Unternehmen glauben, dass eine Prozessoptimierung aufgrund des täglichen Arbeitsaufkommens nicht möglich sei. Es ist jedoch oft möglich, die Arbeitsabläufe zu optimieren und eine Person mit der Implementierung dieses Prozesses zu beauftragen. Alternativ können Unternehmen einen externen Experten mit der Analyse der Prozesse beauftragen.
#4. Einführung neuer Technologien
Die meisten Prozessoptimierungen erfordern die Ablösung alter Anwendungen durch neue Technologien. Viele Unternehmen empfinden dies als sehr schwierig. Abgesehen von den Kosten müssen auch die Mitarbeiter mit den neuen Technologien vertraut gemacht werden.
Lernmaterialien
Grundlagen der Geschäftsprozessoptimierung: Udemy
Dieser Kurs vermittelt Ihnen den Rahmen und die notwendigen Schritte für BPI. Zudem wird vermittelt, wie Geschäftsprozesse auf die Unternehmensziele ausgerichtet und praktische Verbesserungslösungen gefunden werden.
Darüber hinaus lernen Sie in diesem Kurs, verschiedene Werkzeuge einzusetzen, um neue Geschäftsprozesse zu entwickeln und Ihre Ziele zu messen.
Effektive Geschäftsprozessoptimierung: Udemy
Dieser Kurs vermittelt Ihnen, wie die Optimierung von Geschäftsprozessen durchgeführt wird, damit Sie Ihre Organisationsprozesse neu gestalten können.
Der Kurs behandelt die Entwicklung eines BPI-Modells, dessen Implementierung im Projekt und die Messung des Fortschritts. Er umfasst 2,5 Stunden On-Demand-Video und ein Zertifikat nach erfolgreichem Abschluss.
Geschäftsprozessoptimierung
Dieses Buch erklärt, wie Sie Techniken zur Qualitätsverbesserung im Dienstleistungssektor einsetzen können.
Es erklärt alles, was Sie wissen müssen, um BPI sofort zu starten. Sie erfahren auch, wie Sie BPI-Teams bilden und schulen, den Prozess vereinfachen, Zeit reduzieren und den Fortschritt verfolgen können.
Toolbox zur Geschäftsprozessoptimierung
Dieses Buch bietet einen praktischen und umfassenden Einblick in die Entwicklung eines kohärenten BPI-Systems.
Es untersucht das BPI-Modell anhand von Leistungskennzahlen und stellt Ihnen geeignete Tools vor. Zudem lernen Sie die Anwendung dieser Tools kennen und erhalten Vorlagen für die Umsetzung.
Abschließende Worte
Ohne Geschäftsprozessoptimierung ist es unmöglich, im Wettbewerb zu bestehen. BPI ermöglicht es Ihnen, Schwächen und Ineffizienzen zu erkennen, um neue Methoden zur Verbesserung einzuführen.
In diesem Artikel haben wir die Welt der Geschäftsprozessoptimierung und einige nützliche Kurse und Bücher vorgestellt, um mehr darüber zu erfahren. Sobald Sie über ausreichend Kenntnisse verfügen, können Sie die notwendigen Verbesserungen vornehmen, um Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu bringen.
Informieren Sie sich auch über Software für das Geschäftsprozessmanagement.