Die Projektkostenschätzung ist keine einfache Mathematik, sondern ein komplexer Prozess.
Für ein erfolgreiches Projektmanagement ist eine gute Kostenschätzung erforderlich. Während des gesamten Projektlebenszyklus treten viele Kosten auf, aber die genaue Schätzungsmethode macht den Unterschied zwischen einem gescheiterten und einem erfolgreichen Plan aus.
Es beinhaltet direkte Kundeneingaben und ermöglicht es dem Projektmanager und dem Team, ihre Köpfe zusammenzusetzen, um den Geschäftswert, die Funktionsprioritäten, Nice-to-haves-Listen usw. perfekt zu verstehen.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit diesen Risiken und verwandten Problemen umgehen, indem Sie die Kostenschätzung verstehen, ihre Bedeutung, wie Sie damit beginnen, ihre Techniken und andere wichtige Dinge.
Lass uns anfangen!
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Kostenschätzung für ein Projekt?
Bei der Kostenschätzung werden direkte Kosten, indirekte Kosten und viele andere Faktoren berücksichtigt, um ein Projektbudget zu berechnen, das Ihren finanziellen Verpflichtungen entspricht. Dies ist in der Tat ein wichtiger Schritt für ein erfolgreiches Projekt.
Vom Bau einer Straße bis zur Entwicklung einer Anwendung können Techniken zur Projektkostenschätzung in jedem Bereich angewendet werden. Im Lebenszyklus des Projektmanagements ist die Kostenschätzung die Addition von Einzelkosten unter Verwendung von Schätzmethoden und validen Daten. Dies wird verwendet, um die zukünftigen Kosten eines Projekts basierend auf den heutigen Erfahrungen abzuschätzen.
Dazu müssen Sie einige einfache Schritte befolgen:
- Klare Zuordnung der Aufgaben
- Mitwirkung bei der Erstellung von Kostenvoranschlägen
- Verfügbarkeit der richtigen Daten
- Standardisierte Strukturen für Kostenschätzungen
- Rückstellungen für zukünftige Ungewissheiten
- Ausgeschlossene Kosten
- Unabhängige Schätzungen Bewertungen
- Überarbeitung von Schätzungen
Vereinfacht ausgedrückt bedeutet die Kostenschätzung, die Finanzen und Ressourcen, die Sie benötigen, um ein Projekt mit einem definierten Umfang abzuschließen, im Voraus anzugeben. Ein Projektmanager und das Team müssen direkte und indirekte Kosten berücksichtigen, um mit einer Schätzung fortzufahren.
Einige typische Elemente, die Sie berücksichtigen müssen, sind Arbeit, Einrichtungen, Ressourcen, Materialien, Ausrüstung, Anbieter, Risiken und Zeit.
Warum ist eine Kostenschätzung wichtig?
Die Schätzung der Projektkosten ist durch die Verwendung von Kostenschätzungstechniken und einem Projektstrukturplan (PSP) möglich. Dies wird verwendet, um den Umfang Ihres Projekts zu visualisieren und jeder Projektaufgabe Kosten zuzuweisen.
Durch die Projektkostenschätzung kann ein Kunde beurteilen, wie ein Projektmanager das Projekt handhaben und die Ziele und Ziele des Projekts erreichen kann. Auf diese Weise prognostizieren Projektbeteiligte und Führungskräfte die Qualität, die sie nach Abschluss erhalten werden.
Für einen erfolgreichen Projektabschluss müssen die Stakeholder ein Budget planen, das von den Stakeholdern weiter akzeptiert wird, um die Qualitätserwartungen zu erfüllen. Eine fundierte Projektschätzung ist notwendig, um den tatsächlichen Aufwand sicherzustellen. Dies hilft Ihnen, den Überblick und den Zeitplan einzuhalten.
Wann ist eine Kostenschätzung durchzuführen?
Nun, die Kostenschätzung wird verwendet, um die Kosten, den Preis und die Menge der Ressourcen zu prognostizieren, die zum Abschließen eines Projekts erforderlich sind. Die Genauigkeit der Projektkostenschätzung hängt von den Ebenen des Projekts, dem Projekt, dem Design und den Bedingungen des Projekts und den geschätzten Werten der von Ihnen benötigten Ressourcen ab.
Wenn Sie über Ressourcen, Ausrüstung, Arbeitskräfte und mehr verfügen, können Sie mit der Schätzung der Gesamtkosten des Projekts beginnen, indem Sie den Umfang und die Qualität des Projekts angeben. Daher sind Techniken, Dauer, Aufgaben und mehr erforderlich, um die Gesamtkosten vorherzusagen.
Wie kann man die Kosten genau schätzen?
Wenn Sie die Kosten eines Projekts schätzen, müssen Sie das Projekt in einzelne Aufgaben aufteilen und herausfinden, welches Team was tun wird. Sobald ein Projekt fertig ist, besteht das Hauptziel darin, sicherzustellen, dass Sie das Budget nicht überschreiten.
Die Durchführung einer Kostenschätzung umfasst einige einfache Schritte. Lassen Sie uns sie einzeln besprechen.
Erstellen Sie eine Liste der erforderlichen Aufgaben und Ressourcen
Der erste Schritt des Kostenschätzungsprozesses besteht darin, herauszufinden, welche Ressourcen und Aufgaben Sie benötigen. Dazu können Sie das gesamte Projekt in kleine Teile zerlegen. Es umfasst Recherche, Design, Front-End- oder Back-End-Entwicklung, Texterstellung, Tests oder Fehlerbehebungen, Einführung und mehr.
Die Aufgabenliste variiert je nach Projekt, die Schritte bleiben jedoch gleich. Wenn Sie die Arbeit gemäß dem Stundensatz auf verschiedene Teammitglieder aufteilen, können Sie die Arbeitskosten und den Zeitaufwand für die Einreichung des Projekts leichter berechnen.
Ressourcen identifizieren und zuweisen
Sie müssen sicherstellen, dass Sie genügend Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten haben, die für das Projekt erforderlich sind, um Ressourcen zuzuweisen. Sie müssen die verfügbaren Mitglieder auflisten und Aufgaben entsprechend ihrer Expertise zuweisen. Daraus resultiert eine adäquate Ressourcenplanung, die zum erfolgreichen Abschluss des Projektes führt.
Schätzen Sie die Aufgabenlänge
Hier müssen Sie die Länge der Aufgabe abschätzen, um Ihren Projektplan mit etwas Puffer zu erstellen. Da Sie die Zukunft einer Person nicht vorhersagen können, ist es wahrscheinlicher, dass Ihr Team einen zusätzlichen Puffer einlegt, damit das Projekt stressfrei zum richtigen Zeitpunkt abgeschlossen werden kann.
Mit der Zeiterfassungsmethode können Sie die Projektdauer genau aufzeichnen. Sie können von Ihrem Team keine 100-prozentige Auslastung erwarten. Das führt natürlich zu Erschöpfung. Die ideale Auslastung für jedes Team liegt also bei 80 %, sodass Ihrem Team etwas Freizeit bleibt.
Berechnen Sie die Projektkosten
Oft gibt es ähnliche Aufzeichnungen, die Sie in Ihrer Datenbank finden werden. Sie können frühere Aufzeichnungen verwenden, um zu analysieren, wie lange jede Aufgabe gedauert hat und wie hoch die Kosten waren.
Wenn Sie keine haben, müssen Sie sie von Grund auf neu berechnen. Zunächst müssen Sie eine grobe Schätzung erstellen, damit sich Ihr Team treffen und den genauen Zeit- und Kostenaufwand festlegen kann.
Verwenden Sie Kostenschätzungstools
Es ist wichtig, alles im Auge zu behalten. Um ein Entgleisen zu vermeiden, müssen Sie sich auf die Änderungen konzentrieren und sie entsprechend aktualisieren. Mit Management-Tools können Sie die Aufgaben Ihres Teams täglich problemlos verwalten, was zu einem erfolgreichen Projektabschluss führt.
Auf diese Weise können Sie auch das Budget verfolgen. Gemäß der Protokollstunde jedes Mitglieds prognostiziert das Tool den Projektstatus. So können Sie verfolgen, wie viel Projekt noch abgeschlossen werden muss und wie viel Zeit noch verbleibt.
Schätzung vs. Angebot: Unterschied
Schätzungen und Angebote dienen ähnlichen Zwecken, die Begriffe sind jedoch nicht austauschbar. Beide sind unterschiedlich, wenn es darum geht, was Sie in der Liste präsentieren. Die Verwendung des richtigen Begriffs zur richtigen Zeit stellt sicher, dass Ihr Kunde die richtigen Informationen hat, die er für eine Entscheidung benötigt.
Schätzen
Eine Schätzung ist eine fundierte oder grobe Schätzung, wie viel ein bestimmter Job kosten wird. Sie basiert auf den damals verfügbaren Informationen. Die Schätzung kann geändert werden, sobald Sie aktualisierte Informationen erhalten.
Angenommen, Sie übernehmen den Vertrag für den Umbau eines Hauses und der Kunde muss die Kosten kennen. Zuerst müssen Sie die Größe des Hauses und der Zimmer überprüfen, wie viel Arbeit getan werden muss und was hinzugefügt und abgezogen werden muss. In diesem Fall können Sie eine Schätzung basierend auf dem Bedarf abgeben, sagen wir 30.000 $.
Wenn Sie mit der Arbeit beginnen, sehen Sie plötzlich, dass der Preis der Farbe aufgrund der vom Kunden geforderten Qualität der Farbe leicht ansteigt. Zu diesem Zeitpunkt wird Ihre Schätzung entsprechend leicht aktualisiert.
Zitieren
Andererseits ist ein Angebot eine feste Aussage über den Auftrag innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Es ist rechtsverbindlich und kann nicht geändert werden, es sei denn, Ihr Kunde fragt nach Arbeiten außerhalb des Aufgabenbereichs. Wenn sich der Umfang ändert, müssen Sie den Änderungsauftrag entsprechend aktualisieren und eine endgültige Vereinbarung treffen.
Nehmen wir dasselbe Beispiel. Wenn der Kunde zu Beginn der Arbeit einen Kostenvoranschlag anstelle eines Kostenvoranschlags verlangt, müssen Sie den Preis für Arbeit, Material, Zeit usw. sorgfältig studieren, um Ihrem Kunden einen endgültigen Kostenvoranschlag zu unterbreiten, der nicht geändert werden kann später, es sei denn, der Kunde wünscht zusätzliche Arbeiten, die nicht in der Angebotsliste aufgeführt sind.
Eine Schätzung ist jedoch die beste Vorgehensweise, wenn Sie sich über den Materialpreis und die Erwartungen des Kunden nicht sicher sind. Wenn Sie jedoch regelmäßig Service leisten, den Preis Ihrer Dienstleistungen und Materialien sehr genau kennen und sich vor Mehrarbeit schützen möchten, kann ein Angebot die bessere Wahl sein.
Außerdem sind Kostenvoranschläge verhandelbar, während Kostenvoranschläge exakt und rechtsverbindlich sind.
Häufig praktizierte Kostenschätzungstechniken
Je nach Größe und Art des Projekts, den Erwartungen von Führungskräften und Stakeholdern, der Abrechnungsmethode und anderen Faktoren können verschiedene Tools und Techniken angewendet werden, um eine Projektkostenschätzung durchzuführen. Sie sind wie folgt:
- Analoge Schätzung: Diese Technik zeigt Präzedenzfälle, die Ihnen helfen, die zukünftigen Kosten in den frühen Phasen Ihres Projekts anhand historischer Daten zu definieren.
- Bottom-up-Schätzung: Die Bottom-up-Technik ist ein granularerer Ansatz, bei dem einzelne Aufgaben geschätzt und dann summiert werden, um die Gesamtkosten eines Projekts zu ermitteln. Diese Methode wird in komplexen Projekten verwendet, in denen Variablen noch mehr sind, wie z. B. Bauprojekte, Softwareentwicklung usw.
- Top-down-Schätzung: Die Top-down-Schätzungstechnik ist eine einfache Technik, um den Arbeitsumfang zu bestimmen, nachdem die Gesamtprojektkosten ermittelt wurden. Diese Methode wird üblicherweise verwendet, um verschiedene Elemente zu einem anfänglich vom Kunden festgelegten Festpreis zu schätzen.
- Parametrische Schätzung: Die parametrische Schätzung ist ein statistischer Modellierungsansatz, der historische Daten einiger wichtiger Kostentreiber verwendet, um die neuen Aufgabenkosten zu berechnen.
- Drei-Punkte-Schätzung: Diese Technik umfasst drei verschiedene Szenarien, darunter höchstwahrscheinlich, optimistisch und pessimistisch. Diese werden in die Gleichung eingesetzt, um die endgültige Schätzung zu erhalten.
- Reserveanalyse: Diese Technik gibt an, wie viel Notfallreserve zugewiesen werden muss. Diese Methode versucht Unsicherheiten zu vermeiden.
- Qualitätskosten: Dieser Ansatz verwendet Geld, das für oder während des Projekts ausgegeben wird, um Fehler zu überspringen. Dabei werden auch Gelder verwendet, die nach dem erfolgreichen Projekt aufgebracht werden, um Misserfolge zu beheben.
Kostenschätzungsparameter
Sie müssen Ihren Kunden mit Ihren Schätzungen zufriedenstellen, damit Ihr Kunde die Projektqualität prognostizieren kann. Viele Projekte scheitern jedoch an einer schlechten Kostenschätzung.
Lassen Sie uns die Parameter besprechen, die Sie bei der Schätzung Ihrer Projektkosten berücksichtigen müssen.
Zeit
Zeit ist ein wichtiger Faktor bei der Schätzung der Projektkosten. Die Zeit ist direkt proportional zum Aufwand. Die Summe aller für das Projekt aufgewendeten Zeit ist die Gesamtleistung des Teams, um das Projekt abzuschließen. Die Zeit, die benötigt wird, um einzelne Aufgaben zu erledigen, ist zusammen mit der Pufferzeit ein notwendiger Schritt, um eine angemessene Kostenschätzung vorzulegen.
Bemühung
Der Aufwand ist auch ein wichtiger Parameter bei der Projektkostenschätzung. Der Aufwand, der erforderlich ist, um ein Projekt abzuschließen, gibt Ihnen jedoch eine klare Vorstellung von den Kosten. Hier muss ein Projektmanager die Ressourcen berücksichtigen, die ein Team erhält, um das Projekt abzuschließen, und der Aufwand kann entsprechend den Ressourcen berechnet werden. Weniger Ressourcen führen zu mehr Aufwand und mehr Ressourcen zu weniger Aufwand.
Ressourcen
Wie weiter oben in diesem Artikel besprochen, werden bei der Schätzung der Kosten auch Ressourcen berücksichtigt. Ressourcenmanagement ist ein Prozess, bei dem die richtigen Faktoren zum Zeitpunkt des Bedarfs für eine bestimmte Aufgabe in einem Projekt zur Verfügung stehen. Bei begrenzten Ressourcen ist es schwierig, die Gesamtkosten eines Projekts zu berechnen.
Genauigkeit
Der Kostenvoranschlag eines Projekts kann nur akzeptiert werden, wenn er korrekt ist. Indem Sie die am besten geeignete Kostenschätzungstechnik verwenden, sich auf unerwartete Kosten vorbereiten und Projektschätzungen während des gesamten Projekts überarbeiten, können Sie Präzision erreichen.
Dokumentation
Während Sie mit Ihrem Team Ideen sammeln, ist es notwendig, alles zu dokumentieren, damit Sie zur richtigen Zeit die richtige Entscheidung treffen können. Sie müssen alle Annahmen aufzeichnen, um Missverständnisse zu vermeiden, während Sie dem Team ermöglichen, eine Begründung der Schätzung nachzuvollziehen.
Glaubwürdigkeit
Im Allgemeinen basiert die Schätzung der Projektkosten auf früheren Erfahrungen oder Fakten. Während Sie die Kosten berechnen, können Sie die Glaubwürdigkeit der Schätzung erhöhen, indem Sie historische Daten und Expertenmeinungen hinzufügen.
Überprüfung
Überprüfen Sie immer, bevor Sie mit der endgültigen Entscheidung fortfahren. Sie können die für die Projektkostenschätzung verwendeten mathematischen Operationen überprüfen und überprüfen, ob sie korrekt sind. Sie können sich auf die Dokumentation verlassen, um die Genauigkeit der Berechnungen sicherzustellen.
Risiko-Einschätzung
Sie können Risiken einplanen, während Sie die Schätzung vornehmen. Dies ist ein entscheidender Faktor, der berücksichtigt werden muss. Einige Risiken sind häufig, während andere zufällig sind. Sie müssen die Schätzung effektiv verwalten, indem Sie etwas Pufferzeit hinzufügen. Dies gewährleistet die ordnungsgemäße Fertigstellung des Projekts innerhalb der vorgegebenen Zeit und ausreichende Mittel zum Zeitpunkt des dringenden Bedarfs.
Einige Schritte zur Kostenschätzung
Für gültige und zuverlässige Kostenschätzungen müssen Sie einige einfache Schritte befolgen.
- Definieren Sie den Zweck des Projekts
- Entwickeln Sie einen groben Plan, indem Sie ein Treffen mit Ihren Teammitgliedern vereinbaren
- Definieren Sie die Merkmale des Systems, die Leistung und den Zweck
- Bestimmen Sie eine geeignete Kostenschätzungsmethode
- Identifizieren Sie Annahmen, regeln Sie und erhalten Sie Daten
- Punktschätzung entwickeln
- Führen Sie eine Sensitivitätsanalyse durch
- Führen Sie Unsicherheits- und Risikoanalysen durch
- Dokumentieren Sie die Schätzung
- Aktualisieren Sie die Schätzung rechtzeitig entsprechend dem Aufwand und den Ressourcen
Fazit
Die Kostenschätzung wird verwendet, um die Gesamtprojektkosten zusammen mit dem Preis und der Menge der im Rahmen eines Projekts benötigten Ressourcen vorherzusagen. Es wird getan, um effektive Investitionsentscheidungen zu treffen. Dazu müssen Sie das gesamte Projekt in kleinere Teile zerlegen, um die Ressourcen, den Arbeitsaufwand und die Zeit besser einschätzen zu können.
Allerdings ist eine Kostenschätzung leichter gesagt als getan. Daher hilft Ihnen die Bestimmung einer genauen Technik, einen erfolgreichen Kostenschätzungsplan für Ihren Kunden zu erstellen.
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