Viele Unternehmen verwenden Zeit- und Abrechnungssoftware, um die finanziellen und geschäftsbezogenen Daten ihrer Organisation zu kontrollieren.
Als Teammanager wissen Sie wahrscheinlich, wie wichtig Zeiterfassung und -abrechnung sind. Sie werden sicherstellen wollen, dass Ihre Teammitglieder effizient arbeiten und dass Ihr Abrechnungsprozess einen optimierten Ablauf hat.
Es ist jedoch einfach nicht möglich, diese Besorgungen effizient manuell auszuführen. Hier ist die beste Zeit- und Abrechnungssoftware zum Erfassen der Zeit des Teams, um die Zeiterfassung zu vereinfachen.
In diesem Artikel geht es um Zeit- und Abrechnungssoftware, von deren Bedeutung bis hin zu den Vorteilen der Integration einer und einiger hervorragender Software, mit der Sie die Effizienz Ihres Arbeitsablaufs steigern können.
Aber vorher wollen wir verstehen,
Inhaltsverzeichnis
Wie werden abrechenbare Stunden definiert?
Abrechenbare Stunden sind definiert als die Anzahl der Stunden, die ein Unternehmen der Arbeit für einen Kunden gewidmet hat. Es kann auf Projektbasis berechnet werden oder es kann sich um eine allgemeine Berechnung handeln.
Um abrechenbare Stunden zu berechnen, müssen Sie zunächst die Anzahl der Stunden erfassen, die Mitarbeiter an jedem Projekt arbeiten. Dazu können Sie eine Zeiterfassungssoftware verwenden oder die Mitarbeiter manuell Stundenzettel einreichen lassen (was jedoch ziemlich mühsam ist).
Sobald die Stunden erfasst wurden, können Sie die Stunden ermitteln, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Die Gebühren hängen von der Art des Projekts, dem Vertrag, den das Unternehmen mit dem Kunden hat, und den Richtlinien des Unternehmens ab.
Was sind die Ineffizienzen bei der manuellen Messung?
Das Messen von Abrechnungsstunden und -zeiten kann überwältigend werden, wenn Sie versuchen, dies manuell zu tun. Es werden mehrere Ineffizienzen erwartet:
- Es kann schwierig sein, die für ein Projekt geleisteten Stunden genau zu verfolgen, insbesondere für jeden Mitarbeiter. Dies kann dazu führen, dass Kunden zu viel oder zu wenig abgerechnet werden.
- Die manuelle Erfassung abrechenbarer Stunden ist zeitaufwändig und stressig. Es erfordert großen Aufwand und kann von der Arbeit an Projekten ablenken.
- Es enthält eine Papierspur, deren Verwaltung entmutigend werden kann und die Gefahr besteht, dass sie verloren geht oder verlegt wird.
- Sie fühlen sich möglicherweise gestresst, während Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter ihre geleisteten Arbeitsstunden genau melden.
- Die Bestimmung der Rentabilität eines Projekts kann ebenfalls eine kleine Herausforderung darstellen. Wenn Sie viel auf dem Tisch haben, kann die Berechnung des Abrechnungssatzes für jedes Projekt zu Ungenauigkeiten bei der Rechnungsstellung führen.
Was sind die Hauptvorteile von Zeit- und Abrechnungssoftware?
Es gibt eine Handvoll Vergünstigungen und Abrechnungssoftware, die Sie nicht missen möchten. Es enthält:
Verbesserte Verantwortlichkeit
Indem Sie Ihre abrechenbaren Stunden im Auge behalten, können Sie Ihren Kunden genaue Rechnungen stellen und sicherstellen, dass Sie für Ihre gesamte Arbeit bezahlt werden. Die Software kann Ihnen helfen, Ausgaben zu verfolgen. Diese Informationen können Ihr Budget auf Kurs halten und sicherstellen, dass Sie nicht mehr ausgeben, als Sie sich leisten können.
Darüber hinaus können Sie problemlos mehrere Projekte gleichzeitig verwalten. Es kann helfen, die Projekte auf Kurs zu halten und eine rechtzeitige Lieferung sicherzustellen.
Zahlungen rationalisieren
Anstatt Rechnungen und Zahlungen manuell nachverfolgen zu müssen, kann die Software alles für Sie erledigen. Es kann viel Zeit freisetzen, sodass Sie sich auf mehr Aspekte Ihres Unternehmens konzentrieren können.
Ein weiterer Vorteil ist die Vermeidung von Zahlungsverzug. Wenn Sie Zahlungen manuell nachverfolgen, besteht die Möglichkeit, dass eine Zahlung verpasst wird. Es kann den Ruf Ihres Unternehmens schädigen und es schwierig machen, sich finanziell über Wasser zu halten. Mit Zeit- und Rechnungsverfolgungssoftware können Sie Erinnerungen für fällige Zahlungen einrichten, damit Sie nie wieder eine Zahlung verpassen.
Erfasst Daten
Wenn Sie Ihre Zeit- und Abrechnungsdaten verfolgen, erstellen Sie eine historische Aufzeichnung Ihrer Arbeit.
Es kann für eine Vielzahl von Zwecken von Vorteil sein, wie zum Beispiel:
- Erkennen von Trends in Ihren Arbeitsmustern
- Analysieren Sie Ihren Arbeitsprozess, um Ineffizienzen zu finden
- Rekonstruktion Ihres Arbeitsverlaufs für Abrechnungs- oder andere Zwecke
Reduzieren Sie die Betriebskosten
Eine Zeit- und Abrechnungsverfolgungssoftware kann Ihnen helfen, die Betriebskosten zu senken, indem Sie den Verfolgungs- und Abrechnungsprozess Ihrer Dienstleistungen automatisieren. Sie können Zeit und Geld sparen, indem Sie die manuelle Dateneingabe und Rechnungsstellung reduzieren.
Bessere Teamproduktivität
Wenn Sie die Zeit verfolgen, die Ihre Mitarbeiter mit der Arbeit an verschiedenen Aufgaben verbringen, können Sie besser verstehen, wohin die Zeit Ihres Teams fließt. Diese Informationen können verwendet werden, um den Arbeitsablauf Ihres Teams anzupassen und sicherzustellen, dass es so produktiv wie möglich ist.
Unverzichtbare Funktionen in einer Zeit- und Abrechnungssoftware
Bei der Auswahl von Zeit- und Abrechnungssoftware sollten Sie auf einige wichtige Funktionen achten, um sicherzustellen, dass die Software gut zu Ihrem Unternehmen passt. Eine Zeit- und Abrechnungssoftware sollte idealerweise über folgende Eigenschaften verfügen:
Aufgabenzuweisung
Eine Zeit- und Abrechnungssoftware muss über eine Aufgabenzuweisungsfunktion verfügen, mit der Sie Ihren Teammitgliedern Aufgaben zuweisen und ihnen Zugriff gewähren können, um den Fortschritt zu überwachen. Die Software muss es Ihnen auch ermöglichen, die jedem Einzelnen zugewiesenen Aufgaben zu sehen und den Fortschritt jeder Aufgabe zu verfolgen.
Zeiterfassung – abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden
Jedes Unternehmen, das stündliche Dienstleistungen anbietet, benötigt Zeit- und Abrechnungssoftware, um die Anzahl der abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden zu verfolgen. Es ermöglicht uns, Kunden die erbrachten Dienstleistungen genau in Rechnung zu stellen, und hilft Unternehmen, Bereiche zu identifizieren, in denen Mitarbeiter Zeit verbringen.
Abrechnungsberichte
Abrechnungsberichte sind unerlässlich, damit Sie Einnahmen und Ausgaben nachverfolgen können. Ohne diese Funktion müssten Unternehmen Berichte manuell erstellen, was zeitaufwändig und fehleranfällig ist.
Die Abrechnungsberichtsfunktion hilft bei der Erstellung von Berichten für einen bestimmten Zeitraum und enthält alle relevanten Informationen wie Datum, Uhrzeit, Rechnungsbetrag und Zahlungsstatus.
Rechnungserstellung
Mit einer Software, die Rechnungen automatisch erstellen kann, sparen Sie Zeit und Ärger. Mit dieser Funktion können Sie leichter sicherstellen, dass Sie Ihre Kunden korrekt abrechnen.
Erreichbarkeit über Handy
Zeit- und Abrechnungssoftware sollte mobil zugänglich sein, um es vielbeschäftigten Berufstätigen zu erleichtern, ihre Zeit und abrechenbaren Stunden zu verfolgen. Es kann ein Lebensretter für Menschen sein, die oft außerhalb des Büros arbeiten und nicht immer Zugang zu einem Computer haben.
Erschwingliche Preise
Gute Zeit- und Abrechnungssoftware zeichnet sich durch eine erschwingliche Preisstruktur und eine Reihe relevanter Funktionen aus. Die Preisgestaltung muss transparent und flexibel sein, ohne versteckte Gebühren oder langfristige Verträge.
Eine kostenlose Testversion sollte angeboten werden, um potenziellen Kunden zu helfen, es auszuprobieren, bevor der Kauf immer ausreicht!
Eine gute Kundenbetreuung
Die Qualität des Kundensupports spiegelt wider, wie engagiert sie sich um die Anliegen ihrer Kunden kümmern. Informieren Sie sich vor dem Kauf über den Kundensupport und lesen Sie die Bewertungen, um zu überprüfen, ob sie das Wort halten!
Hier ist die Liste der besten Zeit- und Abrechnungssoftware:-
Clockify Me
Suchen Sie nach einem All-in-One-Tool für Abrechnung und Nachverfolgung? Ihre Jagd endet hier! Clockify ist eine erstklassige Zeit- und Abrechnungssoftware, mit der Sie abrechenbare Stunden einfach nachverfolgen können und die Abrechnungsstunden nahtlos berechnen, während nicht abrechenbare Stunden ausgeschlossen werden.
Jede Funktion von Clockify ist darauf ausgelegt, Ihren Abrechnungsprozess zu vereinfachen. Sie können die Arbeitsbelastung optimieren, indem Sie Projekte einrichten, nachverfolgen und Rechnungen erstellen.
Egal, ob Sie ein Kleinunternehmer, ein Startup oder ein Unternehmen sind, dieses Tool wird Ihre Anforderungen garantiert erfüllen. Darüber hinaus erhalten Sie wertvolle Einblicke in die Rentabilität der Kunden.
Der beste Teil? Clockify ist für jedermann völlig kostenlos.
Zoho-Rechnung
Zoho Invoice ist eines der besten Zeit- und Abrechnungstools, mit dem Sie den Zeitaufwand jedes Einzelnen oder des gesamten Teams überwachen können. Dieses Tool kann Ihren Abrechnungs- und Tracking-Prozess drastisch optimieren.
Zoho Invoice hat sich zu einem beliebten Abrechnungstool für Rechnungen und Stundenzettel entwickelt. Mit dieser Software können Sie Ihrem Team Aufgaben zuweisen, Projekte verwalten und die Produktivität Ihres Teams steigern. Mithilfe der erweiterten Berichtsfunktion von Zoho können Sie einen strukturierten Workflow erstellen.
Zoho, die beste Abrechnungssoftware, wird hauptsächlich von kleinen Unternehmen verwendet und ist kostenlos.
Skoro
Scoro wurde entwickelt, um die Anforderungen eines Unternehmens zu erfüllen, um Zeit effektiv zu verwalten und Rechnungen zu rationalisieren. Es ist einfach zu bedienen und für alle im Team verständlich.
Es bietet Ihnen auch automatisch generierte Zeiterfassungsberichte für alle im Team, wöchentliche und monatliche Statistiken für Ihre Abrechnungsanforderungen und einen guten Überblick darüber, welche Projekte die meisten Ihrer Ressourcen verbrauchen.
Meine Stunden
Mit erschwinglichen Plänen, einer intuitiven Benutzeroberfläche und beeindruckenden Funktionen hat sich Myhours zu einem bekannten Tracking-Tool für die Gehaltsabrechnung entwickelt.
Mit Myhours können Sie die Aktivitäten Ihres Teams verfolgen, ohne Stunden mit mehreren Tools zu verbringen. Mit diesem Tool können Sie Ihr gesamtes Team von einem Ort aus verwalten und erhalten einen klaren Überblick über seine Gesamtaktivitäten.
Mit diesem Abrechnungs- und Nachverfolgungstool können Sie Berichte über alle Projekte erstellen, an denen Sie für einzelne Kunden gearbeitet haben. Sie können auch einen kurzen Blick auf die Verfügbarkeit Ihrer Teammitglieder werfen, sodass Sie auf dem Laufenden bleiben, an wen Sie sich wenden können, wenn Sie nach einem Outsourcing suchen.
Mit diesem Tool können Sie die Verantwortlichkeit erhöhen, indem Sie automatisierte Berichte mit Ihren Kunden teilen und die Beziehungen zu ihnen pflegen.
Bill4time
Bill4time wurde entwickelt, um Ihnen mit vollständiger Transparenz in den gesamten Betrieb Ihres Workflows zu helfen. Mit einer sauberen Benutzeroberfläche ist es für Unternehmen mühelos, ihr Dashboard zu nutzen und erweiterte Analysen zu erhalten.
Bill4time ermöglicht Ihnen den Zugriff auf alle Daten mit nur einem Klick und macht Tools und Tabellenkalkulationen überflüssig. Es stattet Sie mit Echtzeit-Einblicken und erweiterten KPIs aus, um mit der Leistung Ihres Unternehmens Schritt zu halten. Dieses Tool wurde speziell für Agenturen entwickelt.
Passen Sie wiederkehrende Rechnungen an und erstellen Sie sie, erfassen Sie Ausgaben und organisieren Sie sie mit dieser Software. Bill4time bietet drei kostenpflichtige Tarife an: Time & Billing, Legal Pro und Legal Enterprise.
Umschalt
Toggl ist eine weitere kostengünstige Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware. Es wurde für Unternehmen entwickelt, die wiederkehrende Prozesse bewältigen, die in jede Aktivität investierte Zeit überwachen und eine organisierte Struktur Ihrer Arbeit schaffen möchten.
Diese Software reduziert Ihren Zeitaufwand für die alltäglichen Aktivitäten der Zeiterfassung und Abrechnung, bietet Ihren Teammitgliedern einen nahtlosen Workflow zur Protokollierung von Zeit und Abrechnung und ermöglicht es Ihnen, in einer intuitiven und benutzerfreundlichen Umgebung zu arbeiten.
Mit Toggl können Sie Zeit durch die erneute Eingabe von Stundenzetteln und Abrechnungen sparen, die Prüfungszeit reduzieren und die Effizienz verbessern. Sie haben einen kostenlosen Plan, einen Starterplan, einen Premiumplan und einen anpassbaren Plan.
Baldachin bekommen
Getcanopy ist eine großartige Abrechnungssoftware für dienstleistungsorientierte Branchen. Dieses fantastische Tool ist für Unternehmen gedacht, die keine Zeit mit Arbeitsabläufen verschwenden möchten und denen ein zentrales System fehlt, um ihre Zeit für ein Projekt zu verwalten.
Mit Getcanopy ist es einfach, die Zeit zu überprüfen, die jeder für jedes Projekt aufgewendet hat. Darüber hinaus erhalten Sie mit diesem Tool einen Überblick über den Fortschritt Ihres Teams und können sicherstellen, dass jeder seinen Teil dazu beiträgt.
Eine weitere großartige Funktion von Getcanopy sind die gebrauchsfertigen benutzerdefinierten Berichte und Abrechnungsvorlagen. Getcanopy hat viele kostenpflichtige Pläne und Add-Ons, die auf einigen erweiterten Funktionen basieren, sowie einen kostenlosen Plan.
Nusscafe
Nutcache ist eine Lösung mit mehreren Funktionen, die Unternehmen unterwegs bei der Projektbudgetierung, Ausgabenverwaltung und Zeiterfassung unterstützt.
Diese gut gestaltete Software kann Ihre Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Kontoabrechnung einfach konfigurieren, die tatsächlich für das Projekt Ihres Kunden aufgewendete Zeit anzeigen und genaue Rechnungen erstellen. Darüber hinaus können Sie mit diesem Tool Mahnungen für überfällige Rechnungen und Zahlungsverzögerungsdaten senden und Zahlungen akzeptieren.
Neben Zeiterfassungs- und Abrechnungsfunktionen bietet Nutcache auch viele Automatisierungsfunktionen und Tools zur Projektverfolgung. Abhängig von Ihren Anforderungen und der Unternehmensgröße können Sie einen der kostenlosen, Pro- und Enterprise-Pläne auswählen.
Bienenstock
Beebole ist bekannt für sein robustes Projektzeiterfassungstool, das Unternehmen jeder Größe dabei helfen soll, ihre Produktivität zu optimieren.
Richten Sie die Projekte auf Beebole ein und füllen Sie Ihre abrechenbaren Stunden jederzeit und von überall aus. Sie können sogar jetzt arbeiten und die Arbeitszeittabellen später mit ihren gespeicherten Berichten ausfüllen. Teammitglieder können ihre Zeitprotokolle und Teamzuweisungen anzeigen und aktualisieren.
Replikon
Replicon konzentriert sich darauf, die Stundenzettelabrechnung stressfreier zu gestalten. Es gibt Ihnen die gesamte Summe Ihrer abrechenbaren Stunden zur Hand und ermöglicht es Ihnen, den Projektfortschritt, das Budget und die Rentabilität an einem Ort zu verfolgen.
Replicon erspart Ihnen unnötige Kopfschmerzen und Zeit und ist eine erschwingliche, effiziente und skalierbare Lösung, die Ihnen alles bietet, was Sie von einem Zeiterfassungs- und Abrechnungstool benötigen.
Von Projektschätzungen über Ausgabenverfolgung bis hin zu detaillierten Berichten, die gemeinsam genutzt werden können, und auch einem Kundenportal hat Replicon die Erwartungen erfüllt. Sie haben drei kostenpflichtige Pläne, von einem Projektmanagement-Tool bis hin zu einer professionellen Service-Automatisierungs-Suite.
Zeitabrechnungsapp
Die Timebilling-App kann Ihre Arbeitsqualität verbessern, indem sie einen organisierten Arbeitsbereich schafft. Ihr Team kann Zeit und Abrechnung verfolgen, während es Benutzer anpingt, die geleistete Arbeitszeit in Echtzeit einzugeben. Mit intuitiven Dashboards bietet Ihnen Timebilling rollenbasierten Zugriff auf die Teammitglieder. Es ermöglicht auch jedem, jederzeit und von überall auf der Welt auf seinen Fortschritt zuzugreifen und ihn zu verfolgen.
Zeitprotokolle und Rechnungen werden automatisch generiert, wodurch keine Zeit mehr für die Abrechnung aufgewendet wird. Alle Zeitprotokolle werden in Ihrer privaten Cloud gespeichert, sodass es keinen Export- oder Backup-Albtraum gibt.
Fazit
Obwohl der Markt einen Überfluss an Zeit und Abrechnungssoftware hat, werden nur wenige für Ihr Unternehmen als geeignet erachtet. Zeiterfassungssoftware kann für eine Vielzahl von Zwecken verwendet werden. Sie können Aufgaben und abrechenbare Stunden nachverfolgen, die Mitarbeiterproduktivität überwachen und Gehaltsabrechnungen mit der besten Zeit- und Abrechnungssoftware erstellen.
Darüber hinaus erhalten Sie Berichte darüber, wie Ihr Team seine Zeit verbringt, sodass Sie die Effizienz optimieren können.
Aus der oben aufgeführten gut recherchierten Liste von 11 Tools können Sie dasjenige auswählen, das perfekt zu Ihrem Unternehmen passt. Vergessen Sie dabei nicht zu überprüfen, ob sie das Wort halten!
Sie können auch einige der besten Buchhaltungssoftware für kleine bis große Unternehmen erkunden.