Software und E-Mail sind ein starkes Duo, das die Betriebsabläufe von Unternehmen revolutioniert und sie zu stärker integrierten, effizienteren und optimierten Prozessen gedrängt hat.
Die Leistungsfähigkeit eines einfachen, aber effizienten E-Mail-Posteingangs ist unglaublich und entscheidet über die Qualität Ihres Kundensupports. Wenn jedoch derselbe Posteingang von mehreren Personen zum Lesen, Verwalten, Beantworten und Löschen von Kundengesprächen verwendet wird, können die Dinge leicht außer Kontrolle geraten.
Daher sind Team-E-Mail-Management-Tools zu einer entscheidenden Voraussetzung für den Erfolg des E-Mail-Kundendienstes geworden.
In diesem Artikel werden einige der am besten geteilten Posteingangstools vorgestellt, mit denen Sie die Posteingänge Ihres Teams optimal nutzen und übersichtlich halten können.
Lassen Sie uns mit einer kurzen Diskussion über gemeinsame Posteingänge beginnen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein gemeinsamer Posteingang und wie funktioniert er?
Mehrere Benutzer verwenden einen gemeinsamen E-Mail-Posteingang, um eingehende E-Mails zu prüfen und zu beantworten und Kundengespräche zu verwalten. Sie können sie für einen gemeinsamen Kalender verwenden, sodass Ihre Teams Arbeitsschichten oder Urlaub und Kundensupport planen und anzeigen können.
Im Gegensatz zu herkömmlichen geschäftlichen E-Mails hat ein gemeinsam genutzter Posteingang keine Benutzer-ID und kein Kennwort. Sie können sich also nicht direkt bei ihnen anmelden und benötigen eine vom Administrator erteilte Zugriffsberechtigung. Diese Berechtigung variiert, z. B. „Vollzugriff“ oder „Senden als“. Sobald Sie Zugriff haben, können Sie sich bei Ihrem privaten Posteingang anmelden und auf den Team-Posteingang zugreifen. Der Zugriff kann auch zwischen den verschiedenen Softwareanbietern variieren.
Die drei gängigen Arten von Zugriffsberechtigungen sind:
- Vollständiger Zugriff – Sie können sich beim gemeinsamen Posteingang anmelden und als dessen Eigentümer agieren.
- Senden als – Sie können sich als Posteingang ausgeben und E-Mails senden.
- Im Auftrag senden – Sie können eine E-Mail im Namen des freigegebenen Posteingangs senden.
Warum brauchen Sie Software für den gemeinsamen Posteingang?
Wenn Sie ein kleines Team haben, ist die Anzahl der Personen, die auf Ihre Support-Posteingänge zugreifen, gering, und es gibt keine Verwirrung. Die Weiterleitungswarteschlangen sind nicht überwältigend und die Wahrscheinlichkeit, dass eine E-Mail tagelang unbemerkt bleibt, ist vernachlässigbar.
Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst, nehmen Missverständnisse zu und Menschen neigen dazu, die E-Mails zu übersehen, von denen sie glauben, dass sie von anderen bearbeitet werden können. Vergessene Gespräche, verlegte E-Mails und doppelte Antworten sind einige der größten Schmerzpunkte in solchen Fällen. Supportagenten werden auch arbeitsscheu, weil sie denken, dass sie andere auf diese bestimmte Nachricht antworten lassen oder warten können, bis andere aufholen.
Einige andere Probleme sind:
- Rollen und Verantwortlichkeiten: Keine Regeln dafür, „wer“ an „welchen“ E-Mails arbeitet
- Diffuse Eigentümerschaft: Jeder denkt, dass jemand anderes antworten wird
- Keine Einsicht in die Dinge: Fehlen relevanter Daten über jeden Support-Mitarbeiter und seine Leistung
Daher die Shared-Inbox-Software!
Softwarefunktionen für den gemeinsamen Posteingang
Hier sind die bemerkenswerten Funktionen der Verwendung eines gemeinsamen Posteingangs, die Ihnen helfen, eine bessere Entscheidung zu treffen:
Team-E-Mail-Management
Shared-Inbox-Software bietet eine mühelose Verwaltung von Support-E-Mail-Adressen, wie z [email protected], [email protected], [email protected]usw. Dies verbessert auch die Transparenz, da Sie nicht zwischen Bildschirmen wechseln oder sich bei mehreren Konten anmelden müssen, um auf E-Mails zu antworten.
Darüber hinaus haben Sie einen zentralen Überblick über alle wichtigen Posteingänge, sodass Sie schnell und effizient auf Anfragen reagieren können. Sie können auch Rollen zuweisen, verlassene E-Mails vermeiden und keine doppelten Antworten senden.
Interne Diskussion
Ein wichtiges Merkmal einer Shared-Inbox-Software ist das interne Diskussions- oder „Notizen“-System, mit dem Sie wichtige Informationen zu einer E-Mail in Form von Notizen oder Kommentaren teilen können. Es ermöglicht die Personalisierung von E-Mails in einem gemeinsamen Posteingang, spart Zeit bei der Kontextsuche und steigert die Effizienz.
So können alle Benutzer über interne Notizen miteinander sprechen, ohne E-Mails hin und her leiten zu müssen.
Vermeiden Sie Agentenkollisionen und Verwirrung im Posteingang
Eine Agentenkollision tritt auf, wenn zwei Teammitglieder auf dieselbe Kundenanfrage antworten und eine unterschiedliche Lösung anbieten. Dies wirkt sich auf die Glaubwürdigkeit Ihres Unterstützungssystems aus. Mit der gemeinsamen E-Mail-Verwaltungssoftware können Sie diese Verwirrung vermeiden, indem Sie eingehende E-Mails automatisch in Support-Tickets umwandeln, die über Routing-Regeln verschiedenen Agenten zugewiesen werden. Diese Zuordnung kann auch manuell erfolgen.
Automatisierte Antworten und Vorlagen
Die meisten Tools für den gemeinsamen Posteingang bieten vorgefertigte Antworten und Vorlagen. Sie können sie verwenden, um schnelle Antworten zu geben und ähnliche Anfragen zu bearbeiten. Diese automatisierten Antworten und vorgefertigten Antworten erhöhen die Konsistenz und ermöglichen es Ihren Teammitgliedern, häufig auftretende Kundenprobleme sofort zu lösen.
Nachfolgend finden Sie eine Liste der am besten geteilten Posteingangstools, die hervorragende Funktionen zur Verwaltung von Gruppen-E-Mails bieten.
Lassen Sie uns sie schnell erkunden. 😎
ProProfs-Helpdesk
ProProfs-Helpdesk ist eine intelligente und effiziente Cloud-basierte Software mit einer leistungsstarken Funktion zum gemeinsamen Posteingang, mit der Sie Ihre Supportanforderungen mühelos verwalten können. Es bietet einen gemeinsamen Bereich für alle Support-Posteingänge, wie z [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]und [email protected]etc.
Es verfügt über eine einfache Gmail-ähnliche Benutzeroberfläche, mit der Sie die Anzahl der einem Agenten zugewiesenen Tickets verfolgen, ihre Leistung über einen bestimmten Zeitraum überwachen und 24×7-Support von jedem Gerät aus anbieten können.
Merkmale
- Zusammenarbeit im Team für eine schnellere Lösung von Tickets
- Einfache und benutzerfreundliche Benutzeroberfläche
- Agentenverfolgung und -überwachung
- 24X7, jederzeit und überall Zugriff
Freshdesk
Freshdesk ist eine der besten Team-E-Mail-Management-Software, die viele hervorragende Funktionen bietet, wie z. B. die automatische Umwandlung eingehender E-Mails in Tickets, die priorisiert, markiert und speziell zugewiesen werden können. Interne Zusammenarbeit ist vorhanden, und Sie können auch die Anzahl der von Ihren Agenten gesendeten Antworten minimieren, indem Sie die Funktionen optimieren.
Freshdesk bietet auch Agentenkollisionserkennung und App-Integrationen zur Erweiterung der Funktionen Ihrer gemeinsamen Posteingänge und Helpdesk-Systeme.
Merkmale
- Relevanzfilter
- Gruppentickets mit Tags
- Automatisieren Sie alltägliche und sich wiederholende Antworten
- Echtzeitansicht von Tickets und eingehenden E-Mails
DragApp
DragApp ist eine weitere Team-E-Mail-Verwaltungssoftware, die sich in Ihrem privaten Gmail-Posteingang befindet und es Ihnen ermöglicht, die eingehenden freigegebenen E-Mails zu empfangen, zu verwalten, zuzuweisen und darauf zu antworten. Sie können Gruppen-E-Mails wie „[email protected]“, „[email protected]“, etc. und automatisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe mit Regeln.
Es ermöglicht die Organisation eingehender E-Mails in visuellen Boards und erleichtert die interne Zusammenarbeit über interne Chats, Notizen und gemeinsame Entwürfe. Sie können ganz einfach E-Mails zuweisen und überwachen, welcher Agent an welcher Konversation arbeitet. Darüber hinaus bietet es eine fantastische Berichterstellungsfunktion für detaillierte Einblicke in Kunden- und Mitarbeiterdaten.
Postfluss
Postfluss ist ein All-in-One-Posteingang für Teams, der flexible Arbeitsbereiche bietet. Das Tool ermöglicht eine einfache E-Mail-Freigabe ohne Anforderungen an die E-Mail-Weiterleitung oder CC an Benutzer. Die Benutzer können sich für interne Diskussionen entscheiden, ohne interne Threads an Clients zu senden.
Die E-Mails der Kunden werden direkt mit dem Team synchronisiert, was die Anpassung für jedes einzelne Team, wie Support, Einstellung, Vertrieb, Projektmanager und Entwickler, vereinfacht.
Merkmale
- Einfache Zusammenarbeit im Team
- E-Mail-Manager
- Einfache Nachverfolgung und E-Mail-Überwachung
HubSpot
Hubspot ist eines der führenden Tools für den gemeinsamen Posteingang, mit dem Sie alle E-Mail-Adressen Ihres Teams mit einem zentralen oder universellen Posteingang verbinden können, um effizient zu arbeiten und intelligent zusammenzuarbeiten. Sie können auch die freigegebenen E-Mail-Adressen mit der verbinden Hubspot Conversations Inbox, um eine universelle Ansicht der E-Mails in allen Abteilungen zu haben und zu vermeiden, dass auch nur eine einzige E-Mail verpasst wird.
Es enthält Weiterleitungsregeln und Produktivitätstools, die eine effiziente Ticketzuweisung gewährleisten und eine nahtlose Nachverfolgung erleichtern.
Merkmale
- Branding
- Universelles Postfach für ganzheitliche E-Mail-Sicht über die Abteilungen hinweg
- Chatbots für automatisierte Antworten
- Live-Chat und Social-Media-Messaging.
Kajak
Kajak bietet ein leistungsstarkes Tool zur effizienten und mühelosen Verwaltung Ihrer freigegebenen E-Mails. Es bietet benutzerdefinierte Ansichten aller Ihrer Konversationen und ermöglicht es Ihnen, sie für zukünftige Referenzen und schnelle Handhabung zu markieren. Sie können die komplexen Anfragen automatisch an kompetente Supportmitarbeiter weiterleiten und die Reaktionszeit für dringende Anfragen minimieren.
Merkmale
- Makros und vorgefertigte Antworten
- Analytics für Einblicke in Antwortmetriken
- Multichannel-Gesprächsmanagement
- Mehrere Integrationen von Drittanbietern
Private Notizen ermöglichen Ihren Agenten die interne Zusammenarbeit, wodurch Kollisionen bei Antworten und Verwirrung im Posteingang vermieden werden. Sie können sich auch einen universellen Überblick über alle Kundenaktivitäten verschaffen.
Pfadfinder helfen
Das Pfadfinder helfen ermöglicht es Ihnen, gemeinsam genutzte E-Mails effizient zu empfangen, aufzulösen, zu verwalten und zuzuweisen und gleichzeitig Verwirrung zu vermeiden. Sie können alle Supportanfragen in einer einzigen Warteschlange organisieren oder separate Postfächer für verschiedene Marken, Abteilungen und gemeinsame E-Mail-Adressen erstellen. Es erleichtert die mühelose interne Zusammenarbeit über private Notizen, Tags und gespeicherte Antworten. Sie können schnell zwischen Chat-Gesprächen und E-Mail wechseln, um alle neu eingehenden Anfragen in Echtzeit zu sehen.
Weitere Funktionen sind erweiterte Suche, Schnellansichten, Benachrichtigungen und Zufriedenheitsbewertungen, Echtzeitindikatoren für die Kollisionserkennung, benutzerdefinierte Ordner, Massenantworten, Workflow-Automatisierung usw.
Glücklicher Fuchs
Glücklicher Fuchs ermöglicht es Ihnen, Ihre gemeinsamen Posteingänge jederzeit übersichtlich und organisiert zu halten, ohne an Effizienz und Übersicht über eingehende E-Mails zu verlieren. Es bietet eine schnelle Migration Ihrer Gruppenposteingänge, wie z. B. gemeinsame Posteingänge von Gmail und Outlook usw., in HappyFox Help Desk und ermöglicht es Ihnen, seine Funktionen für erweiterte Supportfunktionen zu nutzen.
Merkmale
- „Aufgaben“ und „Fälligkeitstermine“, um organisiert zu bleiben.
- Hinzufügen von Ticket-Abonnenten
- Kollisionswarnungen
- Intelligente Regeln und vorgefertigte Aktionen
Eine der Besonderheiten ist, dass es für alle Abteilungen funktioniert, wie zum Beispiel „[email protected]“, „[email protected]“, „[email protected]“, und „[email protected]“ usw. Sie können die Arbeitslast nach Belieben verteilen, indem Sie die Funktion „Kategorien“ verwenden und Warteschlangen Ihrer gemeinsamen Posteingangs-Threads erstellen, um sie geordnet aufzulösen.
Hiver
Hiver ist eine einzigartige Software für den gemeinsamen Posteingang, mit der Ihr Team innerhalb von Google Mail zusammenarbeiten und ein fantastisches Kundenerlebnis bieten kann. Das Dashboard für den gemeinsamen Posteingang befindet sich direkt in Ihrem persönlichen Google Mail und ermöglicht es Ihnen, eingehende Anfragen mit einem einzigen Klick zu delegieren. Sie können private Notizen schreiben und sie für eine nahtlose Zusammenarbeit sofort mit Ihrem Team teilen.
Merkmale
- E-Mail-Besitz und E-Mail-Status
- Sofortige interne Zusammenarbeit aus dem persönlichen Gmail-Posteingang heraus
- Automatisierte Workflows und Umfragen zur Kundenzufriedenheit
- Umsetzbare Einblicke in SLA-Verletzungen und Arbeitslastverteilung
Sie können auch wichtige Kennzahlen und die Leistung der Agenten von einem einzigen Dashboard aus verfolgen. Hiver bietet auch E-Mail-Vorlagen, um schnellere Antworten zu liefern. Sie können damit auch Ihr Gmail-Konto in einen Helpdesk umwandeln. Sie können für einen mühelosen Übergang auch zu Gmail powered by Hiver migrieren.
Rille
GrooveHQ ist eines der am besten geteilten Posteingangstools für Unternehmen, die derzeit skalieren und nach einem mühelosen Übergang suchen. Es hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und den gesamten gemeinsamen Posteingang zu verwalten. Die gesamte eingehende Kundenkommunikation wie E-Mails, Chats, Social-Media-Nachrichten, Telefongespräche usw. kommt an einem Ort.
Sie können Tickets bestimmten Teammitgliedern zuweisen, über private Notizen zusammenarbeiten, Teammitglieder über „@Erwähnungen“ in die Schleife einbeziehen und die Kollisionserkennung angehen. Seine erstaunlichen Berichts- und Verfolgungsfunktionen ermöglichen es Ihnen, das Beste aus Ihren Ressourcen zu machen.
SupportBee
SupportBee ist ein effektives E-Mail-Collaboration-Tool mit einer vertrauten E-Mail-Oberfläche und bietet einwandfreie Funktionen für die Zusammenarbeit. Sie können Tickets bestimmten Agenten oder bestimmten Teams zuweisen, sie kommentieren und bei Bedarf besprechen. Ihre Agenten können Antwortentwürfe teilen, um sie zu überprüfen, bevor sie sie an einen Kunden senden.
SupportBee bietet einen blitzschnellen Import eingehender E-Mails und verfügt über eine automatische Update-Funktion, die keine manuelle Aktualisierung erfordert. Es gibt drei Ticketkategorien – beantwortet, unbeantwortet und archiviert. Daher können Sie sofort die Tickets sehen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, und sie mit Priorität lösen.
SharedBox
SharedBox ist eine auf Slack basierende Helpdesk- und Shared-Inbox-Software, mit der Sie die Kundenkommunikation verwalten und direkt von Ihrem Slack-Dashboard aus Support anbieten können. Sie können Nachrichten, Tweets und E-Mails in Slack empfangen und auch an gemeinsam genutzten E-Mail- und Twitter-Konten zusammenarbeiten.
Jedes Konto verfügt über eine Support-Website, auf der Ihre Benutzer die Kundenkommunikation verwalten und darauf reagieren können. Sie können auch mehrere E-Mails hinzufügen.
Tools für den gemeinsamen Posteingang: Es ist an der Zeit, E-Mails kollaborativer zu gestalten
Die hier freigegebenen Tools für den gemeinsamen Posteingang leisten viel mehr als nur die Verwaltung von Support-Posteingängen. Sie sparen Zeit, erhöhen die Kundenzufriedenheit und verbessern die Produktivität Ihres Kundendienstteams. Darüber hinaus helfen sie Ihnen, eine transparente und verantwortungsbewusste Unternehmenskultur zu fördern und die Sichtbarkeit im gesamten System zu erleichtern.
Sie können Weiterleitungsregeln erstellen, Antworten für den Support speichern, Ihre Lead-Generierung auf Autopilot stellen, indem Sie einen Chatbot erstellen, und Ihren Gesprächen mehr Kontext verleihen.
Investieren Sie also in eines dieser Tools und verschaffen Sie Ihrem Unternehmen den richtigen Vorsprung!