Das Arbeitsumfangsdokument hilft Ihnen, Vermutungen und Missverständnisse in einem Projekt zu vermeiden und es bei der Zusammenarbeit mit externen Kunden auf Kurs zu halten.
Heutige Unternehmen arbeiten mit mehreren Parteien zusammen, bevor sie ein Projekt abschließen. Für eine solche Zusammenarbeit benötigen Unternehmen ein professionelles Dokument. So können sie sich später darauf berufen, wenn die kooperierenden externen Parteien die Projektleistungen nicht gemäß den vereinbarten Spezifikationen liefern.
Ein solches Geschäftsdokument ist der Arbeitsumfang. Sie brauchen es immer dann, wenn Sie Projekte von anderen übernehmen oder mit Dritten zusammenarbeiten.
Lesen Sie weiter, um zu lernen, wie Sie ein Dokument zum Arbeitsumfang in einer klaren und leicht verständlichen Sprache schreiben. Sie werden auch einige Online-Ressourcen erkunden, die verschiedene Arten von Arbeitsumfangsvorlagen und formularbasierten Buildern anbieten.
Inhaltsverzeichnis
Einführung
Arbeitsumfang, auch SoW-Dokument genannt, ist ein Dokument, in dem detaillierte Informationen über die Grundlagen eines Projekts beschrieben werden. Viele Menschen betrachten es auch als einen schriftlichen Vertrag zwischen ihnen und anderen Beteiligten eines Projekts, einschließlich Vertretern, Dienstleistern und Subunternehmern.
Das Dokument erklärt normalerweise, wie jede Aufgabe oder Phase eines Projekts abgeschlossen wird, die Leistungen, erwarteten Ergebnisse, Zahlungspläne und den Prozess. Damit können Freelancer oder Teams klar und prägnant sagen, was die Stakeholder von einem Projekt erwarten können.
Im Falle eines Missverständnisses ist dies die erste Wahl für alle Parteien. Dadurch weiß jeder, was er tun muss, damit das Projekt für beide funktioniert. Das SoW-Dokument ist auch eine fantastische Möglichkeit der effektiven Kommunikation – deren Fehlen dazu führen kann, dass ein Projekt und eine Kunden-Stakeholder-Beziehung scheitern.
Wesentliche Bestandteile
Je nach Projekttyp und Branche variiert das Dokument. Dies sind jedoch die gemeinsamen Elemente, die Sie aus Gründen der Transparenz in fast alle SoW aufnehmen müssen.
Schlüsselinformation
In jedes SoW-Dokument müssen Sie die grundlegenden Details eines Projekts aufnehmen, damit die Leser sofort erkennen, worum es geht. Geben Sie den Projektnamen, den Namen des Autors, den Namen des Kunden, das Datum und andere wichtige Informationen an.
Projektziele
Eine kurze Projektbeschreibung im SoW hinzuzufügen hilft immer. Stellen Sie sicher, dass Sie den Projekthintergrund, die Ziele, die Problemstellung und die beteiligten Personen, aber prägnant, angeben.
Beschreibung der Waren & Dienstleistungen als Liste
Kommen Sie nun zum wichtigsten Teil dieses Dokuments – den Waren und Dienstleistungen, die Sie im Rahmen des Projekts liefern oder erbringen werden.
Es ist besser, die Ergebnisse in kleinere Teile aufzuteilen und sie als Aufgaben und Unteraufgaben aufzulisten. Ob Freelancer-Projekt oder Teamprojekt, stellen Sie die Aufgaben in einer Tabelle mit voraussichtlichen Fertigstellungsterminen und Ansprechpartnern dar.
Projektleistungen
Dies ist möglicherweise nicht für alle SoW-Dokumente erforderlich, aber es ist von Vorteil, zu erwähnen, was der Kunde nach Abschluss des Projekts erhält. So wissen sie, was sie von Ihnen und Ihrem Team erwarten können.
Projektzeit
Zeit spielt in allen Projekten eine entscheidende Rolle; Daher müssen Sie die Fertigstellungszeit angeben. Erwähnen Sie, wann Sie mit der Arbeit beginnen und wann Sie es beenden werden. Vergessen Sie auch nicht, Meilensteine oder Erfolge zu erwähnen, die Sie auf dem Weg erreichen möchten.
Eine Out-of-Scope-Liste
Eine weitere optionale Komponente des SoW-Dokuments bringt es auf die nächste Stufe. Fügen Sie in diesem Abschnitt alles hinzu, was Sie nicht in Ihr Projekt aufnehmen werden, aber die Kunden dies möglicherweise von Ihnen erwarten. Dies wird die Dinge klarer machen und Ihnen helfen, Missverständnisse zu vermeiden.
Protokoll für Änderungen
Wenn Sie SoW erstellen, bevor Sie mit einem Projekt beginnen, kann es später notwendig werden, Änderungen am Projektumfang vorzunehmen, den Sie in diesem Dokument erwähnen. Aus diesem Grund müssen Sie ein Protokoll hinzufügen, über das Sie Änderungen daran vornehmen können.
Zahlungsbedingungen
Alle bezahlten Projekte sollten einen Abschnitt enthalten, in dem Sie die Projektausgaben und Zahlungsmodalitäten beschreiben müssen. Wenn Sie für das Projekt Geld für Waren, Arbeit, Infrastruktur oder andere Gemeinkosten investieren müssen, nehmen Sie es in diesen Abschnitt auf. Erwähnen Sie auch Zahlungspläne, Meilensteinzahlungen und andere Details in Ihrem SoW-Dokument.
Geschäftsbedingungen
Sie müssen alle Geschäftsbedingungen des Projekts in diesen Abschnitt aufnehmen. Hier können Sie auch die in der SoW verwendeten Begriffe und nicht zuvor geklärte Bedingungen erläutern.
Annahme
Fügen Sie schließlich diesen Abschnitt hinzu, der daraus einen rechtskräftigen Vertrag macht. Fügen Sie hier die Unterschrift des Auftraggebers ein und bieten Sie Platz für die Unterschriften anderer Beteiligter.
Anwendungsfälle
Jeder Projektvertrag zwischen einem Kunden und einer Outsourcing-Partei sollte über ein SoW-Dokument erfolgen. Nachfolgend finden Sie einige Anwendungsfälle aus der Praxis für den Umfang von Word-Dokumenten und deren Vorlagen:
#1. Gebäude architektonische Werke
Da architektonische Arbeiten für Geschäfts- und Privatgebäude mit vielen Kosten, Risiken und Zeitinvestitionen verbunden sind, müssen Sie ein Standard-SoW-Dokument verwenden, das die meisten Bauunternehmen verwenden.
Die folgende Vorlage ist ein standardisiertes SoW-Dokument, das alle wichtigen Komponenten wie Projektdefinition, Kunden- und Projektinformationen, Architektenauswahlverfahren, Zeitplan des Projekts, Genehmigungsanforderungen, allgemeines Ziel usw. enthält.
Download: Vorlage für architektonische Arbeiten kostenlos für MS Word/Google Docs
#2. Innen- und Außenrenovierung
Verschiedene Inneneinrichtungsagenturen und Auftragnehmer verwenden dieses SoW-Dokument, um Renovierungsverträge für Einzel- oder Geschäftsprojekte abzuschließen. Sie können eine Vorlage verwenden, wenn Sie in diesem Bereich neu einsteigen und keine Ahnung haben, wie man eine erstellt.
Die folgende SoW-Dokumentvorlage wurde gemäß den Bedürfnissen der US-Generalunternehmer für die Renovierung von Gewerbe- oder Wohngebäuden erstellt. Es enthält alle „in-scope“-Inhalte für Renovierungsarbeiten. Sie können jedoch je nach Projekt, an dem Sie arbeiten, weitere hinzufügen oder einige löschen.
Download: Vorlage für Renovierungsarbeiten kostenlos für MS Word/Google Docs
#3. Wohn- und Gewerbelandschaftsbauprojekte
Landschaftsbauprojekte beinhalten viele Nassarbeiten sowie professionelle Show-Offs. Das SoW-Dokument ist die Gelegenheit für Sie, Ihre Kreativität und Ihren Designgeschmack zu zeigen, damit die auftraggebende Partei einen weiteren soliden Punkt erhält, um Ihre Agentur zu beauftragen.
Diese SoW-Vorlage für Landschaftsbauarbeiten besteht aus Bildblöcken, in denen Sie ein Markenlogo, Markenfarbpaletten, Symbole und Arbeitsbeispiele platzieren können. Es gibt eine zusätzliche leere Seite, auf der Sie weitere Inhalte schreiben können. Für jede Seite können Sie das Landschaftsbildbeispiel ändern.
Download: SoW-Vorlage für Landschaftsbau kostenlos für MS Word/Google Docs
#4. Social-Media-Marketing
Es ist lukrativ, Unternehmen bei ihren Social-Media-Anzeigen und Marketingkampagnen zu unterstützen. Verschiedene Freiberufler und Agenturen für digitales Marketing beschäftigen sich damit. Wenn Sie sich auch in diesem Bereich bewegen, dann kann Ihnen ein SoW-Dokument langfristig weiterhelfen.
Unten finden Sie eine organisierte, klare, professionelle Social-Media-Marketing-SoW-Vorlage, die Agenturen und Freiberufler kommerziell nutzen können. Es enthält die unverzichtbaren SoW-Dokumentkomponenten wie Kundendetails, Projektbeschreibungen, Kampagnendetails, wichtige Ergebnisse, Kampagnentabellen usw.
Download: SoW-Vorlage für Social Media Marketing kostenlos für MS Word/Google Docs
#5. Regierungsverträge
Ein SoW-Dokument ist für Auftragsarbeiten, die Sie möglicherweise von Bund, Ländern, Gemeinden und Landkreisen erhalten, dringend erforderlich. Außerdem werden Sie feststellen, dass der Umfang der Arbeitsdokumente für Regierungsverträge in Bezug auf Inhalt und Umfang am ausführlichsten ist.
Hier finden Sie ein Beispiel der SoW-Vorlage für staatliche Vertragsprojekte. Sie können Ihr Agenturlogo und andere SoW-Inhalte wie Organisationsname, Projektname, Autorendetails, Projekthintergrund und -ziele, Projektbeschreibung, Zeitplan, Kostenvorschlag des Anbieters usw. hinzufügen.
Je nach dem für Sie interessanten Regierungsvertragsprojekt müssen Sie möglicherweise Inhalte hinzufügen oder ausschließen. Gehen Sie die Projektanforderungen für ein SoW-Dokumentformat durch, bevor Sie den endgültigen Entwurf einreichen.
Download: SoW-Vorlage für Regierungsverträge kostenlos für MS Word/Google Docs
Dos zum Schreiben des SOW-Dokuments ✔
- Geben Sie explizite Details zu Job, Bezahlung, Ressourcen, Termin, Meilensteinen usw. an.
- Fügen Sie visuelle Elemente wie Bilder des Endprodukts oder der erwarteten Dienstleistung, Grafiken, Diagramme, Tabellen usw. hinzu.
- Wenn das Dokument Geschäftsjargon enthält, stellen Sie sicher, dass Sie und die unterzeichnende Partei diese definieren, bevor Sie das Projekt in Auftrag geben.
- Wenn es sich um ein langfristiges Projekt mit vielen komplexen Leistungen handelt, die von der Zeit abhängen, fügen Sie einen Plan zur Überprüfung der SoW in monatlichen oder vierteljährlichen Abständen hinzu.
- Das Dokument sollte auch Definitionen des Projekterfolgs enthalten. Wenn Sie das Projekt abgeschlossen haben, kann der Kunde die Erfolgsdefinitionen einfach überprüfen, und es gibt keinen Spielraum für unnötige Überprüfungen und Nacharbeiten.
- Halten Sie die SoW klar, prägnant und kurz. Verwenden Sie keine unnötigen Füller, um das Dokument zu verlängern.
- Sie müssen das Dokument erstellen, indem Sie mit externen und internen Stakeholdern zusammenarbeiten. Interne Stakeholder sind beispielsweise Ihr Projektteam, und externe Stakeholder sind der Kunde und Drittanbieter.
- Erwähnen Sie eng verwandte Dienstleistungen, die nicht mit dem Projekt verbunden sind, wie Hosting nach der Website-Entwicklung, App-Veröffentlichung nach der App-Entwicklung usw., es sei denn, der Kunde bezahlt die Dienstleistung.
Lassen Sie uns nun zu den Verboten springen, um ein Dokument zum Arbeitsumfang (SOW) zu schreiben.
Was Sie nicht tun sollten, um ein SOW-Dokument zu schreiben ❌
- Zögern Sie nicht, SoW-Dokumentvorlagen und Beispiele eines relevanten Projekts zu verwenden, wenn Sie Ihr eigenes erstellen. Es spart Zeit und Mühe.
- Nehmen Sie keine vagen und mehrdeutigen Inhalte in das Dokument auf, die Subunternehmer, Lieferanten und andere Dritte zu ihrem Vorteil nutzen und Ihnen finanzielle Schäden zufügen können.
- Überstürzen Sie den Entwurfsprozess eines Dokuments zum Arbeitsumfang nicht. Setzen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern zusammen und planen Sie das Dokument akribisch, indem Sie alle Definitionen, Meilensteine, Einschränkungen, Budgets usw.
- Vergessen Sie nicht, die Leistungen eines Projekts, die „außerhalb des Geltungsbereichs“ und „im Geltungsbereich“ liegen, klar zu umreißen.
- Wenn das Projekt bestimmte Weiterbildungszeiten erfordert, vergessen Sie nicht, dies zusammen mit den Kosten in das Dokument aufzunehmen.
- Einigen SoW-Dokumenten fehlt der Schritt-für-Schritt-Workflow, wie der Kunde die Leistungen prüfen sollte, damit er den Projektabschluss erklären kann. Stellen Sie sicher, dass Sie diesen Fehler nicht machen. Schließen Sie vorab genehmigte Schritte ein, die das Projekt gemäß den Inbetriebnahmebedingungen als abgeschlossen definieren.
- Langfristige Projekte können Umleitungen, Umfangsänderungen, Lieferänderungen usw. erfordern. Vergessen Sie nicht, solche Möglichkeiten im SoW-Dokument zu erwähnen.
Überprüfen Sie außerdem die kostenlosen Vorlagenressourcen für SOW-Dokumente.
Kostenlose Vorlagenressourcen
Smartsheet
Auf Smartsheet finden Benutzer eine Vielzahl kostenloser Arbeitsumfangsvorlagen für den persönlichen Gebrauch. Hier sind Vorlagen in Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs und Google Sheets verfügbar.
Digitales Marketing, gewerblicher Bau, Softwareentwicklung, Innenarchitektur, Webdesign und Umbau sind einige beliebte Branchen, in denen Sie diese Vorlagen dieser Plattform verwenden können.
Vorlagenarchiv
Vorlagenarchiv ist eine weitere Website, auf der Sie kostenlose Ressourcen zum Erstellen von Dokumenten zum Arbeitsumfang finden. Die Vorlagen haben verschiedene Designs und Formate, sodass Sie entsprechend Ihrer Marke oder Ihrem Projekt auswählen können. Darüber hinaus können Sie diese einfach herunterladen und bearbeiten, um ein einzigartiges SoW-Dokument zu erstellen.
FormSwift
Mit FormSwift können Sie auf zwei Arten ein Dokument zum Arbeitsumfang für Ihren nächsten Projektvorschlag erstellen. Laden Sie zunächst eine generische Vorlage in Microsoft Word oder Adobe PDF von der Website herunter. Dann können Sie die Lücken ausfüllen, um ein benutzerdefiniertes SoW-Dokument zu erstellen.
Zweitens können Sie einen geführten SoW-Builder durchlaufen, in dem Sie die relevanten Details eingeben, und der Builder erstellt das Dokument weiter. Es dauert ungefähr 20 Minuten, um das Dokument online auf dieser Plattform zu erstellen.
Letzte Worte
Jetzt kennen Sie also den Umfang des Arbeitsdokuments, seine Komponenten und die Gebote und Verbote für die Erstellung eines professionellen SoW-Dokuments, das Ihr Kunde lieben wird. Darüber hinaus haben Sie auch einige Anwendungsfälle entdeckt, in denen Sie SoW-Dokumente verwenden können.
Um Ihnen weiter zu helfen, hat der Artikel einige Online-Umfang von Arbeitsdokumenterstellern und Vorlagenbibliotheken skizziert. Sie können ein SoW-Dokument online über eine der oben genannten Plattformen erstellen, indem Sie entweder einer Schritt-für-Schritt-Anleitung folgen oder eine Vorlage herunterladen und anpassen.
Möglicherweise interessieren Sie sich auch für die wichtigsten Tools zum elektronischen Signieren von Dokumenten wie dem Arbeitsumfang oder Arbeitsaufträgen.