Smartsheet ist eine moderne Projektmanagement-Software mit erweiterten Funktionen, die Teams aller Größen und Formen nutzen und ihre Projekte gut verwalten können.
Heutzutage leben Arbeitsplätze von Synergie und Zusammenarbeit. Sie erfordern auch, dass verschiedene Teams auf derselben Seite sind, damit die Arbeit schneller und mit besseren Erfolgsquoten erledigt werden kann.
Dies erfordert leistungsstarke Kollaborations- und Workflow-Funktionen, nach denen jeder in Projektmanagement-Software sucht.
Inhaltsverzeichnis
Einführung
Smartsheet ist eine leistungsstarke Projektmanagementplattform mit robusten Funktionen. Da im Internet so viele Tools verfügbar sind, wird es schwierig, das beste für Ihr Team auszuwählen.
Angesichts des Potenzials von Smartsheet wird es zu einer guten Option.
Und damit Sie herausfinden können, ob es die beste Wahl für Ihr Team ist, finden Sie hier unseren Smartsheet-Test mit einer detaillierten Erläuterung aller Funktionen, Funktionen und Preise.
Wie kann Smartsheet helfen?
Mehr als 90 % der Fortune-100-Unternehmen vertrauen auf Smartsheet, das Ihnen dabei helfen kann, Prozesse zu automatisieren, Projekte zu verwalten und auf Portfolios und Programme der Enterprise-Klasse zu skalieren. Es bietet kundenspezifische Lösungen für Ihren Workflow in jeder Größenordnung.
Smartsheet bietet leistungsstarke Funktionen, die es jedem in Ihrem Team ermöglichen, schnell Lösungen zu erstellen. Sie können eine umfangreiche Suite von Funktionen wie Ansichten, Berichte, Dashboards und Workflows verwenden, um Ihre Pläne, Zeitpläne und Ressourcen zu verfolgen und zu erfassen. Es kann an geschäftliche Anforderungen angepasst werden, ob Projekte oder facettenreiche Initiativen.
Unternehmen unterschiedlicher Formen und Größen können problemlos skalieren und gleichzeitig mit den wachsenden Geschäftsanforderungen einen Mehrwert liefern.
Es kann auch mit vielen Tools und Technologien integriert werden, um Ihnen das Leben zu erleichtern. Es kümmert sich auch um die Datensicherheit, um die Umgebung für Ihr Unternehmen sicher zu machen. Sie können alles steuern und die Plattform nutzen, wie Sie möchten.
Merkmale und Fähigkeiten
Hier sind die Funktionen und Möglichkeiten von Smartsheet:
Gruppenarbeit
Mit Smartsheet können Sie alle in Ihrem Team verbinden und die Zusammenarbeit fördern. Ganz gleich, ob Sie kleine Projekte, umfangreiche Prozesse oder große Portfolios handhaben, es hilft Ihnen, diese mit größerer Sicherheit und Flexibilität zu verwalten.
Es ermöglicht Benutzern in Ihrem Team, Arbeit zu planen, zu automatisieren, zu melden und zu verfolgen. Sie können die Arbeit ganz einfach so visualisieren und nachverfolgen, wie Sie es möchten, indem Sie zwischen den Ansichten wechseln – Gantt, Kalender, Karte und Raster. Es wird Ihr Team in die Lage versetzen, seine Aufgaben zuverlässig und schnell auszuführen.
Formulare zur Datenerhebung
Sie können fehlerfreie und konsistente Daten von externen und internen Stakeholdern verbinden und verwenden, indem Sie benutzerdefinierte Formulare mit dem Logo, den Bildern und den Farben Ihrer Marke verwenden.
Aufgabenautomatisierung
Mit automatisierten Workflows können Sie innerhalb von Minuten leistungsstarke und einfache Workflows implementieren. Es spart Ihnen viel Zeit und Mühe und Sie können mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen.
Automatisieren Sie sich wiederholende, langwierige Prozesse mithilfe von Warnungen, Sperren von Zeilen gemäß voreingestellten Zeiten und Blattänderungen und Anfordern von Genehmigungen und Aktualisierungen.
Sie können verschiedene bedingte Pfade und Aktionen über einen visuellen Editor kombinieren. Sie können auch wiederkehrende Workflows wie tägliche Erinnerungen und wöchentliche Statusabfragen einrichten.
Inhaltsverwaltung
Mit Smartsheet können Sie die Inhaltserstellung einfach planen, überprüfen, verwalten und Ihre Assets schneller fertigstellen. Sie können Ihre Inhalte auch auf Brandfolder veröffentlichen, dem führenden Asset-Management-Tool.
Smartsheet hilft Ihnen mit Hilfe eines prägnanten Projektblatts, Ihren Inhaltsproduktionsprozess zu überblicken. Sie können automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen verwenden, um sicherzustellen, dass Ihre Designer gemäß dem Zeitplan arbeiten. Darüber hinaus können Sie Aufgaben in Dashboards und Berichte aufnehmen, um die Sichtbarkeit zu verbessern.
Ermöglichen Sie Ihren Kunden, Lieferanten und Kollegen, Ihre Inhalte ohne Blattzugriff zu überprüfen. Es ist auch einfach, detailliertes Feedback durch angeheftete Anmerkungen, Genehmigungen und Unterhaltungen zu geben.
Vermeiden Sie Engpässe in Ihren Prozessen durch simultane Reviewer. Das Tool wird auch dazu beitragen, Verwirrung bei Inhaltsversionen zu vermeiden, da Sie automatisches Sperren und einfache Updates genießen werden.
Smartsheet-Kontrollzentrum
Mit Smartsheet Control Center können Sie Ihre Projekte und Prozesse einfach automatisieren und Ihre Projekte konsistent in großem Maßstab bereitstellen. Es hilft Ihnen, die Projekterstellung zu automatisieren, Portfolioanalysen zu sammeln und Änderungen zu verwalten.
Es rationalisiert Ihr Teammanagement, sodass Sie Ihr gesamtes Portfolio ausführen können, indem Sie die richtigen Erfahrungen nutzen.
Sie können auch den Genehmigungsprozess für Ihre anstehenden Projektanfragen zentralisieren und steuern. Darüber hinaus können Sie Blaupausen verwenden, um die Konsistenz bei der Berichterstellung und Ausführung zu fördern und Ihre Projektpläne und Arbeitsabläufe automatisch zu replizieren.
Smartsheet bietet eine zentrale Konsole zum Erstellen Ihrer genehmigten Projekte. Es hilft bei der automatischen Bereitstellung von Änderungen von der zentralen Konsole an bestehenden und neuen Projekten. Sie können auch Ihre Ressourcenpläne verknüpfen und das richtige Team zusammenstellen, um den Job abzuschließen und Einstellungsprognosen zu erstellen.
Darüber hinaus können Sie den Zustand Ihres Portfolios durch Portfolioanalysen überwachen, um die Ergebnisse zu maximieren. Darüber hinaus können Sie historische Projekte speichern, einfrieren und Berichte erstellen, um die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und Trendanalysen durchzuführen.
Sichtbarkeit von Führungskräften
Zentralisieren Sie alle Ihre Ressourcen und Informationen, die das Team benötigt, und statten Sie die Beteiligten mithilfe von Visualisierungen und KPIs mit einer robusten Echtzeitansicht des Projektstatus aus.
Smartsheet bietet Dynamic View, um Geschäftsinhabern dabei zu helfen, Daten mit den richtigen Personen zu teilen, wenn sie zum Bearbeiten und Anzeigen benötigt werden. Sie können Ihre kritischen Prozesse auch mit Ihren Lieferanten, externen und internen Teams und unternehmensübergreifend verwalten.
So steuern Sie Ihre Prozesse sicher. Sie können eine granulare Kontrolle nutzen und die Zusammenarbeit basierend auf den Anforderungen verbessern. Ganz gleich, wie komplex die Aufgabe ist, Sie können sie mit Smartsheet vereinfachen und gleichzeitig einen besseren Einblick in Ihre Ausführungsstatus bieten.
Darüber hinaus können Sie ein vorgefertigtes Formular verwenden, um Anfragen zu filtern, zu sammeln und anzuzeigen. Sie können sogar den Datenfluss von der Zuweisung bis zur Überprüfung, Genehmigung und zum Abschluss automatisieren.
Mit Smartsheet können Sie auch die Datensicherheit und den Datenschutz Ihrer Drittanbieter verwalten und ihr Vertrauen gewinnen.
Sie können die bedingungsbasierte Zugriffskontrolle oder Identitätskontrolle für die Datenzugriffskontrolle nutzen. Außerdem führt eine kontextbezogene Anleitung, die aus verschiedenen Schritten mit Leitplanken und Anleitungen besteht, die Benutzer.
Optimierte Anwendungen
Sie können einfach durch alle Optionen mit Formularen, Blättern, Berichten, Dashboards und mehr navigieren. Dies rationalisiert die Arbeit und macht alles einfach, egal ob Sie zu Hause, im Büro, unterwegs oder auf Ihrer Baustelle sind, indem Sie nur eine dedizierte Anwendung verwenden, in der die gesamte Arbeit zusammengepackt ist.
Mit WorkApps wird es einfach, intuitive Mobil- und Webanwendungen ohne Programmierkenntnisse zu erstellen. Sie können dies innerhalb von Minuten über Smartsheet und externe Inhalte wie Google Docs oder Tableau-Dashboards tun.
Sie können beliebige WorkApps-Vorlagen auswählen oder ganz von vorne beginnen und die Anwendungen gemäß Ihren Geschäftsanforderungen kaufen.
WorkApp bietet auch eine maßgeschneiderte Erfahrung, die sicherstellt, dass die Beteiligten gut zusammenarbeiten und sich auf die relevanten Inhalte konzentrieren.
Sie können auch personalisiertes Branding verwenden, um Ihnen das Gefühl zu geben, dass die Anwendung ausschließlich für und von Ihrem Unternehmen erstellt wurde. In der einzelnen WorkApp können Sie komplette Projekte mit einem maßgeschneiderten Erlebnis ausführen.
Governance und Kontrolle
Smartsheet bietet umfassende Governance und Kontrolle mit Hilfe der Kernfunktionalität, vorgefertigten Lösungen und Premium-Add-Ons von Smartsheet. Es kann Ihre Arbeitsweise mit Tools wie Aktivitätsprotokollen, Admin Center, Admin-Tools und mehr verändern.
Admin Center: Damit können Sie das Smartsheet-Konto einfach von einem einzigen Standort aus konfigurieren und verwalten. Sie können Admin-Tools über eine zentrale Steuerkonsole einfach anzeigen und mit ihnen interagieren, um eine optimierte Navigation zwischen Nutzungsberichten, Gruppen- und Benutzerverwaltung und Unternehmenskonfigurationen zu erleben.
Das Admin Center hilft Ihnen dabei, die Lizenzen, Gruppen und Integrationen nachzuverfolgen, auf die Personen in Ihrer Organisation zugreifen können.
Es trägt auch dazu bei, die Sichtbarkeit der verfügbaren Konto- und Sicherheitseinstellungen zu verbessern, während die empfohlenen nächsten Schritte verwendet werden, um die Kontokonfiguration gemäß den Best Practices von Smartsheet zu optimieren.
Intelligente Arbeitsabläufe
Automatisieren Sie Ihre Prozesse auf Ihren Plattformen mit Bridge. Es ist eine No-Code-Schnittstelle, die Ihnen hilft, Ihre Daten über verschiedene Systeme hinweg zu verbinden und Ihre Routineaufgaben zu aktualisieren.
Dies erhöht die Effizienz und Genauigkeit und ermöglicht es dem Team, mehr Zeit für Innovationen aufzuwenden, ohne Zeit mit manuellen Schritten zu verschwenden oder sich auf mehrere Systeme zum Speichern von Daten und Ausführen von Arbeiten zu verlassen.
Das bedeutet, dass Sie viele Dateneingaben in Systemen wie CRM eliminieren und an wichtigen Dingen arbeiten können, ohne Daten systemübergreifend kopieren oder einfügen zu müssen.
Sie können auch Aufzeichnungssysteme mit den richtigen Prozessen verbinden und fundierte datengesteuerte Entscheidungen treffen. Darüber hinaus können Sie neue Konfigurationen zwischen Systemen einrichten und bestehende anpassen, um Ihre Anforderungen zu erfüllen.
Ressourcen und Digital Asset Management
Sie können das wahre Potenzial Ihrer Mitarbeiter und Teams freisetzen, um die Anlagenleistung zu verwalten, zu messen und zu verteilen. Abgesehen von Vermögenswerten hilft es Ihnen auch bei der Verwaltung Ihrer Ressourcen.
Sie können Ihr Team ganz einfach mobilisieren, um eine Aufgabe auszuführen, Tourbudgets und Zeitpläne zu verfolgen und Ihren Einstellungsbedarf zu prognostizieren.
Planen und finden Sie effektiv Ihr bestes Projektteam, prognostizieren Sie Ihren Einstellungsbedarf und lösen Sie Personalkonflikte, um Ihre Ressourcenzuweisung zu vereinfachen.
Sehen Sie sich Ihre Projekte an, verfolgen Sie Ihre Teams und planen Sie Projekte gemäß der Kapazität des Teams. Mit vorab ausgefüllten Stundenzetteln können Sie den Teams ermöglichen, Stunden einzureichen, während sie sich auf ihre Arbeit konzentrieren können.
Sie können dynamische Berichte verwenden, um komplexe Daten zu visualisieren, Projekttrends zu erkennen, Wachstum zu planen und die Leistung in Ihrer gesamten Organisation zu verstehen.
Smartsheet mit der führenden Digital Asset Management-Plattform von Brandfolder hilft Ihrem Team, Ihre Inhalte zu verwalten, an nur einem Ort zu arbeiten und ein verbessertes Kundenerlebnis zu bieten. Es wird auch dazu beitragen, die Wirkung Ihrer Inhalte zu maximieren.
Infolgedessen kann die Asset-Verteilung um das Siebenfache schneller verbessert und für die Durchsuchbarkeit gekennzeichnet werden. Es wird auch Funktionen wie Analysen und Messungen, umfangreiche Dateimetadaten, Proofing, Smart CDN und mehr bieten.
Integration
Smartsheet kann in mehrere Tools und Systeme integriert werden, die moderne Unternehmen verwenden. Zu den integrierten Tools gehören Slack, Gmail, AWS, Teams, Salesforce, Dropbox, Okta, DocuSign, Facebook Ads, Google Ads und mehr.
Durch die Verbindung mit diesen Diensten können Sie also Informationen effizient austauschen, die Zusammenarbeit fördern und die Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen verbessern.
Andere Fähigkeiten:
- Abgesehen von den oben genannten bietet Smartsheet weitere Funktionen, darunter:
- API
- Dateianlagen
- Grundlinien
- Kalender und Karte
- Zellverknüpfung und Steckverbinder
- Vom Kunden verwaltete Verschlüsselungsschlüssel (CMEK)
- Inhaltliche Zusammenarbeit
- Benutzerdefinierte E-Mail-Domänen
- Kontrollen der Datenaufbewahrung
- Dokumentenerstellung und E-Signatur
- Mobile Anwendungen und Portale
Und mehr
Preismodelle
Smartsheet bietet viele Preispläne, mit denen Sie Ihre Geschäftsanforderungen anpassen und skalieren können. Es eignet sich für verschiedene Anwendungsfälle, unabhängig davon, ob Sie Ihre Projekte effektiv verwalten oder Best Practices in Ihrer Organisation skalieren und standardisieren möchten.
Hier sind die Preispläne:
- Kostenlos: Es ist kostenlos und gilt für 1 Benutzer und bis zu 2 Redakteure. Dieser Plan ist für Anfänger im Projekt- und Aufgabenmanagement. Es enthält Funktionen wie 2 Blätter, 100 Automatisierungen pro Monat, 500 MB Speicher für Anhänge und mehr.
- Pro: Es kostet $7/Monat und gilt für maximal 10 Benutzer und unbegrenzte Zuschauer. Es eignet sich für Teams und Personen, die Projekte verfolgen, verwalten und mit einer unbegrenzten Anzahl von Zuschauern teilen möchten. Es umfasst kostenlose Planfunktionen, unbegrenzte Blätter, Berichte, Formulare und Dashboards, 250 Automatisierungen pro Monat, 20 GB Speicher für Anhänge und mehr.
- Business: Es kostet $25/Monat und gilt für mindestens 3 Benutzer und unbegrenzte Editoren. Es ist für Unternehmen gedacht, die Ihre Programme und Projekte mit vielen Editoren verwalten möchten und mehr Funktionen benötigen. Es enthält alle Funktionen des Pro-Plans wie unbegrenzte Automatisierung, 1 TB Speicher für Anhänge und viele erweiterte Funktionen.
- Enterprise: Wenden Sie sich an das Team, um ein individuelles Angebot gemäß Ihren Anforderungen zu erhalten. Es eignet sich für Organisationen, die Prozesse in großem Maßstab mit Kontrollen auf Unternehmensebene ausführen. Es enthält alle Funktionen des Business-Plans, unbegrenzten Speicherplatz für Anhänge, mehr Integrationen, benutzerdefinierte E-Mail-Domänen und erweiterte Funktionen.
Smartsheet im Vergleich zu Montag
Smartsheet wird oft mit monday.com verglichen, da es sich bei beiden um Projektmanagement-Software mit ähnlichen Funktionen handelt. Diese funktionieren als Ressourcenverwaltungs-, Aufgabenverwaltungs- und Portfolioverwaltungssysteme. Beide sind über einen Webbrowser oder eine mobile Anwendung auf Android und iOS zugänglich.
Beide Plattformen haben jedoch Funktionen, die sie auszeichnen.
Wo Smartsheet am Montag punktet
Smartsheet ist einfach zu erlernen und zu verwenden. Es verfügt auch über eine starke Community-Unterstützung und Schulung, sodass Benutzer ihre Smartsheet-Fähigkeiten leicht verbessern und vom Anfänger zum Experten werden können. Es ist auch flexibel und hilft Ihnen, von der Aufgabenliste zu Kartenansichten und Zeitplänen zu wechseln.
Smartsheet bietet verschiedene Ansichten wie Gantt, Kalender und Kanban-Board sowie Erinnerungen, Aufgabenabhängigkeiten und eine Aufgabenhierarchie mit mehr als 4 Ebenen. Auf der anderen Seite bietet monday.com nur ein Kanban-Board an.
Wenn Sie zur Arbeitsverwaltung kommen, haben Sie Berichte, Formulare, Diagramme mit Echtzeitdaten, Dashboards, benutzerdefinierte Felder, mehrstufige Sortierung, über 50 Formelfunktionen und mehr. Aber monday.com bietet nur benutzerdefinierte Felder, Formulare und bedingte Formatierung, während die anderen Funktionen nur bei höheren Plänen nicht verfügbar sind.
Für die Zusammenarbeit sind sowohl Smartsheet als auch monday.com gut, aber einige Funktionen wie Änderungsverlauf, automatische Aktualisierungsanfragen, Korrekturen und Verzweigungsformulare sind nur in Smartsheet verfügbar.
Smartsheet ist auch in puncto Sicherheit mit Funktionen wie EPM, kundenverwalteten Verschlüsselungsschlüsseln (CMEK), SSO, Aktivitätsprotokollen und Berichten stärker.
Smartsheet eignet sich am besten für professionelle Serviceteams, da es sich um eine flexible Plattform mit erweiterten Funktionen sowie Sicherheits- und Datenschutzfunktionen handelt.
Wo monday.com über Smartsheet glänzt
monday.com ist sowohl für Anfänger als auch für Experten mühelos zu verwenden. Die Benutzeroberfläche ist schön und benutzerfreundlich. Es kann wie ein Traum mit Benutzer-E-Mails synchronisiert werden und sicherstellen, dass alle Updates und Nachrichten gut empfangen werden.
Es verfügt über eine Reihe guter Produktivitätsfunktionen, mit denen mehrere Personen gleichzeitig an demselben Projekt arbeiten und zusammenarbeiten können. Es bietet eine bessere Abhängigkeitsverfolgung, Aufgabenverwaltung und eine verbesserte visuelle Kalenderverwaltung. Es ist auch einfach mit anderen Tools zu integrieren.
Es hat auch einen kostenlosen Plan, damit die Leute schneller loslegen können. monday.com eignet sich am besten für Startups und Freiberufler, die ein Aufgabenverwaltungssystem verwenden möchten, um ihre Produktivität zu verbessern, ohne zu viel auszugeben.
Letzte Worte
Smartsheet ist ein robustes Tool mit vielen Funktionen und Möglichkeiten, um Ihr Aufgaben- oder Projektmanagement reibungslos zu gestalten.
Von Zusammenarbeit, Aufgabenverwaltung und Integration bis hin zu Sicherheit und Compliance bietet Smartsheet alles, was Sie sich jemals von einer Projektmanagement-Software wünschen. Da es einen kostenlosen Plan und eine kostenlose 30-Tage-Testversion gibt, können Sie damit feststellen, ob es für Ihr Team funktioniert.
Als nächstes können Sie überprüfen, was ein Arbeitsauftrag ist.