Ob für Geschäftsreisen oder Steuern, vielleicht müssen Sie irgendwann ein Spesenformular ausfüllen. Wenn Sie kein Unternehmen oder keinen Berater haben, der Ihnen eine Vorlage zur Verfügung stellt, können Sie eine Vorlage mit einer von Word bereitgestellten Vorlage erstellen.
Einrichten eines Spesenformulars
Die Einreichung einer Spesenabrechnung ist ein notwendiger Bestandteil jeder Geschäftsreise. Obwohl jedes Unternehmen seine eigenen Regeln für die Erstattung hat, bleibt die allgemeine Struktur des Formulars (und der darin enthaltenen Elemente) unabhängig von Ihrem Standort ziemlich einheitlich.
Wenn Sie ein Spesenformular für Ihr Unternehmen ausfüllen, finden Sie zunächst heraus, ob es Richtlinien gibt, die Sie befolgen sollten, oder ob Sie eine Vorlage verwenden sollten.
Wenn Sie Ihr eigenes Spesenformular erstellen müssen, bietet Word eine hübsche Vorlage für den Anfang. Auch wenn es möglicherweise nicht genau Ihren Anforderungen entspricht, ist es ein guter Ausgangspunkt.
Öffnen Sie zunächst Word. Klicken Sie auf der linken Seite des Splash-Felds auf „Neu“.
Suchen Sie in der Suchleiste nach „Kosten“.
Drücken Sie „Enter“, um die verfügbare Vorlage anzuzeigen, und klicken Sie dann auf das Ergebnis.
Ein neues Fenster wird angezeigt, in dem Sie den Namen und die Beschreibung der Vorlage sowie eine Vorschau der Vorlage anzeigen. Klicken Sie auf „Erstellen“.
Ihre neue Spesenformularvorlage wird angezeigt. Schauen Sie es sich an und bearbeiten Sie die erforderlichen Teile. Stellen Sie sicher, dass die Farben und die Typografie den visuellen Richtlinien Ihres Unternehmens entsprechen.
Nachdem Sie die entsprechenden Änderungen vorgenommen haben, können Sie die Vorlage speichern, bis Sie bereit sind, Ihre Ausgaben zu verfolgen. Es ist wahrscheinlich eine gute Idee, alles während der Fahrt aufzuzeichnen, anstatt zu warten, bis die Reise vorbei ist, und alles auf einmal zu tun, da Sie leicht etwas vergessen können, das Sie vor einigen Tagen gekauft haben.
Hier sind die häufigsten Ausgabenposten, die normalerweise verfolgt werden:
Hotel
Transport (Dazu gehören Flugpreise, öffentliche Verkehrsmittel, Mietgebühren und manchmal Kilometer)
Treibstoff
Mahlzeiten
Telefon (Viele Unternehmen verlangen, dass Sie eine SIM-Karte für die lokale Kommunikation kaufen, während andere möglicherweise mit der Zahlung von Roaming-Gebühren einverstanden sind)
Unterhaltung (Dies fällt in die Kategorie „angemessene Kostenerstattung“. Es ist wahrscheinlich eine gute Idee, eine Vorabgenehmigung einzuholen, bevor Sie Ihre Kunden für eine gute Zeit mitnehmen. Wenn dies nicht der Fall ist, stellen Sie sicher, dass Sie es nicht übertreiben Probleme mit Ihrem Unternehmen darstellen.)
Sonstig
Als bewährte Regel gilt, dass es immer am besten ist, vor der Reise eine Vorabgenehmigung der Ausgaben einzuholen, um Konflikte bei der Erstattung zu vermeiden, nachdem Sie das Geld bereits ausgegeben haben. Beachten Sie auch das Ausgabenlimit des Unternehmens basierend auf verschiedenen Standorten. Die meisten Unternehmen bieten erhöhte Ausgabenlimits, wenn Sie an einen Ort reisen, an dem die Dinge teurer sind.
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihre Belege im Blick haben, dokumentieren Sie alle Ihre Ausgaben, füllen Sie die Spesenabrechnung aus und Sie können loslegen!