Microsoft Outlook speichert Ihre E-Mails, Aufgaben und Termine entweder als PST- oder OST-Dateien. Diese beiden machen die gleiche grundlegende Arbeit. Es gibt jedoch einige wichtige Unterschiede, je nachdem, ob Sie Ihre Daten sichern, wiederherstellen oder verschieben möchten.
Um den Unterschied zwischen PST- und OST-Dateien zu erklären, müssen wir ein wenig Technikgeschichte erklären – insbesondere den Unterschied zwischen den E-Mail-Protokollen POP und IMAP. Hier ist ein kurzer Überblick.
Inhaltsverzeichnis
Was ist POP?
Das traditionelle E-Mail-Protokoll, das zu Einwahlzeiten verwendet wurde, war das Post Office Protocol (POP). Die aktuelle Version von POP ist Version 3 (POP3).
POP hat alle Ihre E-Mails auf den Client heruntergeladen und sie dann standardmäßig vom E-Mail-Server gelöscht. Dies bedeutete, dass sich nur eine Kopie Ihrer E-Mails auf Ihrem Computer befand. Sie können POP so konfigurieren, dass keine E-Mails vom Server gelöscht werden.
Allerdings überprüften die Leute damals ihre E-Mails normalerweise nur von einem Computer aus, sodass es nicht wirklich notwendig war, eine zweite Kopie auf dem Server zu speichern.
Wenn Sie POP verwenden, werden alle Änderungen, die Sie in Ihrem E-Mail-Client vornehmen, nicht auf dem E-Mail-Server wiedergegeben. Wenn Sie eine E-Mail im E-Mail-Client löschen, passiert nichts auf dem E-Mail-Server und umgekehrt.
Was ist IMAP?
Internet Messaging Access Protocol (IMAP) ist ein moderneres Protokoll, das eine Kopie Ihrer E-Mail vom Server auf den Client auf Ihrem Computer herunterlädt. Alle Änderungen, die Sie in Ihrem E-Mail-Client vornehmen, werden mit dem Server synchronisiert. Wenn Sie eine E-Mail auf Ihrem Computer löschen, wird sie auch auf dem E-Mail-Server gelöscht und umgekehrt.
IMAP ist viel besser für die moderne Welt geeignet. Wir greifen jetzt auf mehreren Geräten auf dasselbe E-Mail-Konto zu, und die meisten Menschen haben „always-on“ Breitband- oder Glasfaserverbindungen und mobile Daten. Alles, was Sie mit Ihrer E-Mail tun, wird synchronisiert, wenn Sie IMAP verwenden.
Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail von Ihrem Telefon aus senden, können Sie im Ordner „Gesendet“ auf Ihrem Tablet nachsehen, und die von Ihnen gesendete E-Mail wird dort ebenfalls angezeigt. Aus diesem Grund empfehlen wir die Verwendung von IMAP, es sei denn, Sie haben einen bestimmten Grund, POP3 zu verwenden.
Es ist auch wichtig zu beachten, dass Microsoft für seine E-Mail-Konten die Messaging-API (MAPI) anstelle von IMAP verwendet. Obwohl sie sich unterscheiden, synchronisieren sowohl MAPI als auch IMAP Ihre E-Mails zwischen dem Client und dem E-Mail-Server.
POP-, IMAP-, PST- und OST-Dateien
Wenn Sie ein POP-Konto haben, speichert Outlook alle Ihre E-Mails und Termine in einer PST-Datei (Personal Storage Table). Eine PST-Datei kann in Outlook importiert werden. Dies macht es ideal, um Ihre E-Mails auf einen neuen Computer zu verschieben oder ein Backup zu erstellen, das Sie speichern können, falls Ihr Computer abstürzt oder nicht mehr funktioniert.
Bis Microsoft Outlook 2013 wurden PST-Dateien auch für IMAP- oder MAPI-Konten verwendet. Ab Outlook 2016 speichert der Client jedoch alle Ihre E-Mails und Termine von IMAP- und MAPI-Konten in einer Offlinespeichertabellendatei (.ost).
OST-Dateien werden automatisch mit dem E-Mail-Server synchronisiert, solange Sie eine Internetverbindung haben. Im Gegensatz zu PST-Dateien können Sie eine OST-Datei jedoch nicht in Outlook importieren, da Sie dies nicht müssen.
Wenn Sie Outlook auf einem neuen Computer einrichten und sich über IMAP oder MAPI mit Ihrem E-Mail-Konto verbinden, befinden sich alle Ihre E-Mails auf dem Server und werden automatisch heruntergeladen.
Der entscheidende Unterschied zwischen PST- und OST-Dateien besteht darin, dass der Inhalt einer PST-Datei nur in dieser Datei verfügbar ist. Der Inhalt einer OST ist jedoch auch auf dem E-Mail-Server und jedem anderen Gerät verfügbar, mit dem Sie auf Ihr E-Mail-Konto zugreifen.
Wann brauchen Sie sie?
Meistens müssen Sie sich keine Gedanken über PST- und OST-Dateien machen. Es ist unwahrscheinlich, dass Sie beides sehen oder direkt darauf zugreifen, es sei denn, Sie suchen danach.
Sie sind wirklich nur wichtig, wenn Sie Daten auf einen neuen Computer verschieben oder Ihre E-Mails archivieren möchten. Wenn Sie ein POP3-E-Mail-Konto verwenden, müssen Sie die PST-Datei auf Ihren neuen Computer kopieren und dann in Outlook importieren, oder Sie verlieren alle Ihre E-Mails.
Wenn Sie IMAP oder MAPI verwenden, müssen Sie nur die Größe Ihres Postfachs auf dem E-Mail-Server beachten. Wenn Sie jemals die maximale Größe erreichen und alle Ihre E-Mails behalten möchten, müssen Sie einen Teil davon in eine PST-Datei exportieren und sie dann vom E-Mail-Server löschen.
Sie können diese E-Mails dann immer noch anzeigen, wenn Sie die PST-Datei in Outlook importieren, aber sie befinden sich nicht mehr auf dem E-Mail-Server.