Unternehmen und Handelsunternehmen betrachten Arbeitsaufträge als Quelle der Wahrheit für alles, was mit einem Geldbudget und zu erledigenden Aufgaben zu tun hat.
Dokumentation ist eine untrennbare Funktion eines jeden Unternehmens, ob online oder offline. Während des Lebenszyklus eines Unternehmens werden Sie auf viele kommerzielle Dokumente wie Rechnungen, Standardarbeitsanweisungen (SOP), Lieferscheine usw. stoßen.
Ein hoch angesehenes Dokument ist ein Serviceticket, und nach der Ausstellung beginnt Ihre Geschäftsmaschinerie mit der Lieferung der Produkte/Dienstleistungen und erwirtschaftet nach Abschluss der Bestellung Einnahmen.
Interne oder externe Arbeitsaufträge können sehr verwirrend sein, wenn Sie keine Erfahrung mit der Erstellung und Verwaltung solcher Dokumente haben. Aber keine Sorge, denn dieser Artikel wird Ihnen dabei helfen, ausreichende Kenntnisse über diese Geschäftskomponente zu erlangen. Lesen Sie es ohne weiteres durch.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Arbeitsauftrag?
Wenn Sie einen Arbeitsauftrag von einem Kunden erhalten, ist dies eine formelle Aufforderung zur Wartung, Produktlieferung, Bereitstellung von Dienstleistungen usw. Arbeitsscheine sind im formellen Geschäft unverzichtbar, unabhängig davon, ob die Aufgabe hochkomplex ist, wie der Bau eines Kraftwerks, oder hübsch einfach, wie die Lieferung von Computerzubehör.
Solche amtlichen Dokumente sind von Branche zu Branche unterschiedlich. Die Standardinformationen, die sie enthalten, sind jedoch die primären Liefergegenstände, Startdatum, Enddatum, meldende Person, ausführende Person und die bestellende Person.
Außerdem beginnt eine geschäftliche Papierspur mit einem Arbeitsauftrag. Wenn die Aufgabe fortschreitet und das Dokument von einer Hand zur anderen geht, fungiert es als formelles Kommunikationsmedium zwischen den beteiligten Parteien.
Und schließlich, wenn die Arbeit erledigt ist, verwenden Buchhalter dieses Dokument, um Forderungen oder Verbindlichkeiten zu begleichen. Darüber hinaus gehen externe oder interne Prüfer bei der Prüfung eines Unternehmens zuerst auf Arbeitsaufträge.
Andere Ausdrücke, die Geschäftsleute anstelle von Arbeitsaufträgen verwenden könnten, sind:
- Serviceticket
- Arbeitsauftrag
- Arbeitsschein
- Jobticket
Der Zweck der Bestellung von Werken
Der einzige Zweck eines solchen Dokuments besteht darin, alle Arbeitsgenehmigungen, Angaben zum Dienstleister, die Kosten und die Zeit bis zur Fertigstellung der Arbeiten aufzuzeichnen. Externe Kunden wie Verbraucher und interne Kunden wie Mitarbeiter können ein Serviceticket erstellen.
Dann geht das Papier an das richtige Team, je nachdem, ob es sich um einen externen oder internen Arbeitsauftrag handelt. Unternehmen verwenden häufig Computersoftware, um Gutscheine zu erstellen, die über viele digitale oder physische Schreibtische laufen.
Hier finden Sie auf einen Blick eine Auflistung der Ziele des Arbeitsauftrags:
- Erklären Sie die Ausgabe, Reparatur und Installation/Lieferung von Waren
- Bereitstellung von Ressourcen und Geräten, die für die Arbeiten oder Wartungsarbeiten benötigt werden
- Bieten Sie Technikern ausführliche Anweisungen für die Arbeit/Aufgabe/Wartung an
- Offizielle Erfassung der für die Fertigstellung der Arbeit verbrauchten Materialien, Arbeitskräfte und Ressourcen
- Verfolgen Sie alle Reparatur- und Wartungsarbeiten, die für jede Autorisierung durchgeführt wurden
- Enthält monetäre Daten wie Kosten, Steuern, Abgaben, Abgaben usw.
Bedingungen für das Arbeitsauftragsmanagement
Arbeitsgenehmiger
Ein Administrator oder jemand aus diesem Team kümmert sich um die Zuweisung und Genehmigung von Wartungsanforderungen für das Gerätemanagement. Manchmal kann auch der Frontdesk-Support der Kundenbeziehungen und das zuständige Lager die Genehmigerrolle übernehmen.
Arbeitsanforderer
Der Anforderer ist eine Einzelperson oder ein Team, das die Erledigung eines bestimmten Jobs verlangt. Verbraucher generieren Arbeitsaufträge durch Online- oder persönliche Einkäufe in der Dienstleistungs- und Warenbranche.
In Business-to-Business-Szenarien können Kunden auf kommerzieller Ebene Arbeit anfordern, oder sie kann auch von einem internen Team kommen, wie ein Kundendienst-Betriebsleiter eine Reparatur von Workstations anfordert.
Feldtechniker
In Wartungsauftragstickets sind Außendiensttechniker Ingenieure, Maschinenschlosser, Reparaturpersonal usw., die über die Fähigkeiten verfügen, die im Arbeitsauftragsdokument erwähnte Aufgabe auszuführen.
Die Bestandteile eines Arbeitsauftrags
Ein Unternehmen kann viele Artikel und zugehörige Daten mithilfe von Arbeitsauftragsdokumenten erfassen. Hier sind einige Beispielelemente, die Sie einschließen müssen.
Obligatorische Elemente
#1. Das Asset ist die Hauptkomponente eines jeden Jobtickets.
#2. Der Name des Arbeitsanforderers ist ebenfalls ein Muss.
#3. Der Arbeitsumfang ist ein weiterer wesentlicher Punkt, da er die Fähigkeiten, Werkzeuge und Standardarbeitsanweisungen (SOP) bestimmt.
#4. Der Arbeitsanforderer sollte auch ein Feld namens Beschreibung des Problems ausfüllen. Es hilft den Technikern oder Servicemitarbeitern, das Problem schnell zu verstehen.
#5. Der Austausch von Maschinenteilen oder spezielle Werkzeuganforderungen sollten ebenfalls im Dokument enthalten sein.
#6. Alle Unternehmen haben irgendeine Art von Gesundheitsgefahren. Es sollte im Arbeitsauftrag erwähnt werden.
#7. Daten und Uhrzeiten sind ebenfalls dringend erforderlich. Es könnte ein Startdatum, eine Startzeit, ein Enddatum (erwartet), eine Endzeit (erwartet), ein tatsächliches Enddatum/eine tatsächliche Endzeit usw. geben.
#8. Ein Serviceauftrag sollte auch Kontaktdaten des Anforderers, Auftragsmanagers, Technikers usw. enthalten. Sie können also Mobiltelefonnummern, Telefonnummern, FAX-IDs, E-Mail-Adressen, Websites, Büroadressen usw. angeben.
Freiwillige Komponenten
#9. Ein Jobticket kann mehrere Unterzeichnerfelder für den Kunden, Manager, Techniker, Buchhalter usw. enthalten.
#10. Arbeitsstunden sollten auch für eine angemessene Abrechnung und Abstimmung vorhanden sein.
#11. Es ist gut, eine Aufgabenliste in einem Serviceauftragsformular zu haben. Es ermöglicht dem Arbeitsauftragsmanager, dem Moderator und dem Kunden, über die geleistete Arbeit auf dem Laufenden zu bleiben.
#12. Moderne Service-Ticket-Formate verfügen außerdem über ein eigenes Feld für die Wichtigkeit der Bestellung. Beispielsweise planen Manager je nach Prioritätsstufe Serviceaufträge.
#13. Sie können auch eine Checkliste mit Werkzeugen, Computeranwendungen, Ersatzteilen, Verbrauchsmaterialien usw. hinzufügen, die ausgecheckt und wieder in den Bestand aufgenommen werden sollen.
#14. Sie könnten die geschätzten Kosten des gelieferten Auftrags für Aufträge mit offenen Kosten angeben. Bei Rahmenaufträgen mit vorher festgelegten Preisen geben einige Unternehmen die tatsächlichen Kosten an.
#fünfzehn. Abschließend sollte noch eine Auftrags-ID und eine Stellenbezeichnung stehen, denn das hilft Ihnen bei der Dokumentation des Jobtickets.
Arten von Arbeitsaufträgen
Vorbeugende Wartung
Die Fertigungs- oder Produktionseinheiten jedes Unternehmens stellen Jobtickets für die Gerätewartung aus. Es hilft, Maschinenausfälle und Produktionsausfälle zu vermeiden.
Allgemeiner Zweck
Unternehmen stellen Servicetickets aus, wenn sie einen Dritten benötigen, um eine einmalige Aufgabe wie das Entfernen nicht verwendeter Geräte, das Installieren von Antivirenprogrammen auf Laptops usw.
Inspektion von Maschinen
Unternehmen genehmigen einmalige Arbeitsaufträge zur Inspektion durch einen externen Experten, um Ausrüstung, Vermögenswerte oder Werkzeuge zu bewerten.
Elektrisch
Interne oder externe Kunden können über solche Dokumente Bedarf an Stromversorgung, Beleuchtung und Verkabelung anfordern.
Notfall
Solche Arbeitsaufträge sind meist ungeplant, um Unfälle zu bewältigen. Sie können solche Anordnungen erlassen, um das Leben von Mitarbeitern zu schützen oder kostspielige Geräte vor dauerhaften Schäden zu bewahren.
Spezial Projekte
Manchmal müssen Sie die Produktionseinheit aufrüsten, ohne vorhandene Maschinen zu ersetzen. Mit diesem Arbeitsticket fordern Sie speziell produktivitätssteigernde Geräte- oder Software-Upgrades an.
Die Vorteile der Verwendung von Arbeitsaufträgen
#1. Ihr Unternehmen dokumentiert alle Jobtickets mit den erforderlichen Aufzeichnungen. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft wird diese Aufzeichnungen bei jeder Prüfung zur Validierung der Leistung Ihres Unternehmens anfordern.
#2. Sie machen Ihr Geschäft transparenter, indem Sie Servicetickets für jede Serviceerbringung einbeziehen. Kunden arbeiten gerne mit Agenturen zusammen, denen die Arbeitsdokumentation und der Austausch der gesammelten Daten besonders wichtig sind.
#3. Bezahlen Sie schnell interne oder externe Techniker, indem Sie sich den Arbeitsauftrag ansehen und sie bei Laune halten.
#4. Helfen Sie dem Bestandsteam, alle Ersatzteile im Voraus zu beschaffen, damit die Maschinenwartung nicht auf Engpässe stößt.
#5. Analysieren Sie Auftragsnotizen und ergreifen Sie geeignete Maßnahmen, um künftige Maschinenausfälle zu vermeiden.
#6. Service- und produktorientierte Unternehmen können den Jahresumsatz vernünftig schätzen, indem sie die abgeschlossenen und abgerechneten Serviceauftragsdokumente überprüfen.
#7. Schließlich fungieren Arbeitsaufträge als Kommunikationsfaden zwischen mehreren Abteilungen. Somit können Ihre Geschäftsbereiche die nachteiligen Auswirkungen der Arbeit in Silos eliminieren.
Hier sind einige Plattformen, auf denen Sie fertige Vorlagen finden können:
Druckbare Arbeitsauftragsvorlagen: TemplateLab
TemplateLap ist eine der vertrauenswürdigsten Quellen für authentische Geschäftsdokumente. Außerdem finden Sie hier hochwertige Vorlagen, Formulare und Formate für Arbeits-/Auftragsaufträge. Der Inhalt ist einfach herunterzuladen.
Im Gegensatz zu einigen Wettbewerbern müssen Sie nicht viele Informationen über sich selbst oder das Unternehmen preisgeben, um einen Download-Link zu erhalten.
Suchen Sie einfach das für Ihre kommerzielle oder persönliche Arbeit relevante Formular und klicken Sie auf die Download-Schaltfläche, um die Datei herunterzuladen. Darüber hinaus können Sie die Vorlagendateien problemlos mit beliebigen Text- und Tabellenkalkulationsanwendungen wie Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs und Google Sheets öffnen.
Die Website zeigt eine breite Palette von Service-Ticket-Beispielen wie:
- Beispiele für Autoreparaturarbeiten
- Vorlagen für Wartungsarbeiten
- Formulare für IT-Arbeit
- Beispiele für Outsourcing-Arbeiten im Bereich Grafikdesign
Darüber hinaus enthalten diese Vorlagen eine weniger eingeschränkte Formatierung, sodass Sie die Tabellen und Spalten nach Ihren Wünschen personalisieren können.
Kostenlose Vorlagen für Arbeitsaufträge: Smartsheet
Smartsheet hilft Ihnen, Jobtickets in Ihr Projektmanagementsystem zu integrieren. Da es sich um einen proprietären Anbieter von Projektmanagement-Software handelt, investieren Sie kein Geld, wenn Sie seine kostenlos herunterladbaren Vorlagen verwenden und das Dokument in Smartsheet importieren, sondern automatisieren den gesamten Prozess des Erhaltens und Lösens von Service-Tickets.
Einige bemerkenswerte Vorlagen, die Sie gut verwenden können, sind:
- Wartungsjob-Tickets
- Aufträge für Servicearbeiten
- Stoppen Sie die Arbeitsdiensttickets
- Arbeitskarte Landschaftsbau
- Alle Auftragsverfolgungsvorlagen
Die gehosteten Vorlagen sind in zwei Methoden zur Bereitstellung von Inhalten verfügbar. Zunächst können Sie die Beispieldatei im PDF-, Excel- oder Word-Format herunterladen und diese in einer Desktop-Anwendung anpassen, die diese Dateitypen unterstützt.
Alternativ können Sie die Vorlagen in Ihr Smartsheet-Projekt-Dashboard importieren. Die zweite Methode ist sehr praktisch für schnelllebige und komplexe Umgebungen, in denen Genehmiger und Manager von Servicetickets Hunderte von Arbeitsaufträgen verwalten müssen.
Arbeitsauftragsvorlagen: Jotform
Wenn Sie ein Freiberufler oder Kleinunternehmer sind, der große Geschäftskunden bedienen muss, die formelle Auftragsdokumente verlangen, können Sie Vorlagen von ausprobieren Jotform. Es hilft Ihnen, aus mehreren Gründen Geld zu sparen, wie zum Beispiel:
- Beauftragung professioneller Geschäfte von Schöpfern
- Kauf von Lizenzen für Arbeitsauftragsverwaltungssoftware
- Ernennung von Experten für Geschäftsdokumente, die solche Jobtickets für Sie erstellen können
Stattdessen verwenden Sie einfach die einfach anzupassenden Vorlagen und importieren sie in den proprietären Online-PDF-Editor von Jotform. Beide Dienste sind für die kommerzielle Nutzung kostenlos.
Bemerkenswerte Service-Ticket-Vorlagen, die Sie verwenden können, sind:
- Einrichtung des Kundenprodukts
- Fahrzeugservice
- Autoreparatur
- Wartung
- Website design
- Video Produktion
- Haustierpflege
- Freiberufliche Webentwicklung
Darüber hinaus müssen Sie nicht über umfangreiche technische Kenntnisse verfügen, um den Jotforms-Editor zu verwenden. Es ist ein einfaches Drag-and-Drop-PDF-Editor-Tool, das jeder verwenden kann, der weiß, wie man einen Webbrowser bedient.
Arbeitsauftragsvorlagen: Template.net
Vorlage.net ist ein weiteres beliebtes Ziel für Dokumente für den persönlichen und geschäftlichen Gebrauch. Es verfügt über eine relativ einfache Suchleiste, in der Sie Ihre Anforderungen wie Dokumente, Vorlagen, Grafikdesigns usw. eingeben können, und die Plattform ruft einige hochwertige Beispiele ab.
Im Business-Bereich können Sie auf einige außergewöhnliche Beispiele für Arbeitsaufträge zugreifen, die Sie direkt im Editor oder mit Textverarbeitungs-Apps anpassen können. Die kostenlose Nutzung ist jedoch etwas eingeschränkt.
Zunächst müssen Sie ein kostenloses oder kostenpflichtiges Konto abonnieren. Dann können Sie jeden Tag bis zu drei Vorlagen herunterladen, es ist ein kostenloses Konto. Alternativ können Sie den Editor verwenden. Wie auch immer, es wird ein Download-Limit geben.
Sie können jedoch Ihre Arbeitsaufträge in verschiedenen Dateiformaten wie Apple Pages, Apple Numbers, Google Sheets, Google Docs, Microsoft Word und Excel herunterladen.
Fazit
Bei Arbeitsaufträgen dreht sich alles um Papierspuren. Die digitale Transformation von Unternehmen in allen Branchen ist jetzt eine Spur von PDFs, Google Docs oder Microsoft Word-Dateien auf einem Tablet, Laptop oder Mobiltelefon.
Kurz gesagt, es beschreibt die zu erledigenden Arbeiten, bis wann, von wem und die Kosten der Aufgabe. Ihre Geschäftsmitarbeiter beginnen mit der Ausführung von Aufgaben, wenn ein Arbeitsauftrag generiert wurde, und die Belegschaft ruht, wenn die Einnahmen gemäß den Standardbuchhaltungsbedingungen in den Unternehmensbüchern verbucht werden.
Nachdem Sie sich nun ausführlich mit Servicetickets und einigen Vorlagenquellen befasst haben, sollten Sie in der Lage sein, leistungsstarke Kopien solcher Dokumente zu erstellen.
Ein erfolgreiches Unternehmen braucht mehr als nur einen Arbeitsauftrag. Sie müssen fundierte Entscheidungen darüber treffen, welche Aufgabe Sie annehmen oder bestehen, indem Sie Vorschläge von den besten Expertennetzwerken einholen.