Ein Kanban-Board ist ein gängiges Werkzeug zum Anzeigen von Aufgaben. Sie kennen ihn vielleicht nicht beim Namen, aber Sie haben wahrscheinlich schon einmal einen benutzt und mit ziemlicher Sicherheit einen bei der Arbeit oder im Fernsehen gesehen. Schauen wir uns an, wie sie funktionieren.
Ein Kanban-Board wird verwendet, um den Aufgabenfluss von Anfang bis Ende zu visualisieren. Im einfachsten Fall enthält es drei Spalten namens „To-Do“, „Doing“ und „Done“. Legen Sie zunächst Ihre Aufgaben in die Spalte „To-Do“, verschieben Sie sie während der Bearbeitung in die Spalte „Doing“ und verschieben Sie sie schließlich in die Spalte „Done“, wenn Sie die Aufgabe erledigt haben .
Kanban-Boards bieten eine visuelle Darstellung des Prozessmanagements. Mit anderen Worten, sie zeigen Ihnen, wie Ihre Aufgaben voranschreiten.
Sie entstanden als Teil von Kanban, einer Art von schlanke Fertigung Prozess, der seit Jahrzehnten in der japanischen Fertigung verwendet wird, aber hauptsächlich in Nordamerika und Europa als Teil von Aufgabenverwaltungssoftware wie z Jira, Asana, Trello, und Planer. Wenn Sie schon einmal in oder um Softwareentwicklung gearbeitet haben, wird Ihnen diese Art von Board bekannt vorkommen.
Ursprünglich waren Kanban-Boards physisch, aber im Laufe der Zeit wurde viel Kanban-Software entwickelt. Im Gegensatz zu vielen Prozessen, die von physisch zu digital übergegangen sind – denken Sie an Musikaufnahmen, Projektplanung und Buchhaltung – sind physische Kanban-Boards immer noch sehr verbreitet, oft zusammen mit einer digitalen Kopie.
Wenn Sie durch ein Büro gegangen sind und Whiteboards und Wände gesehen haben, die mit in Spalten angeordneten Post-It-Notizen bedeckt sind, haben Sie wahrscheinlich auf ein Kanban-Board geschaut.
Irgendwo auf einem Server befindet sich normalerweise eine digitale Darstellung desselben mit Post-It gefüllten Kanban-Boards, was seltsam erscheinen mag. Warum sollten dieselben Daten an zwei Orten gespeichert werden, da sie nur die Arbeit ihrer Pflege duplizieren?
Der Grund ist ganz einfach: Ein Kanban-Board ist visuell und benutzerfreundlich gestaltet, sodass ein physisches Board es einem Team leicht macht, die Aufgaben zu sehen und sie auf dem Board zu verschieben. Aber ein physisches Board ist nicht gut für die Datenanalyse und das Reporting, und hier kommt die digitale Version ins Spiel.
Die digitale Version – ob in Jira, Trello, Asana, Planner oder einer anderen Software – kann auch von überall aus eingesehen werden, was sie für Remote-Teams oder interessierte Stakeholder nützlicher macht, die nicht mit dem Team und ihrem physischen Board zusammensitzen.
Die Verwendung eines Kanban-Boards könnte nicht viel einfacher sein. Sie fügen Aufgaben zur To-Do-Spalte hinzu und verschieben sie dann (wenn es sich um ein physisches Board handelt) oder ziehen sie per Drag & Drop (wenn es sich um ein digitales Board handelt) von einer Spalte in die nächste. Von Zeit zu Zeit entfernen Sie die Aufgaben aus der letzten Spalte „Erledigt“ und legen sie an einer beliebigen Stelle ab, sei es ein Archiv der erledigten Aufgaben oder einfach nur der Papierkorb.
Kanban-Boards können beliebig viele Spalten haben. In Softwareentwicklungsteams sind beispielsweise Spalten für Design, Entwicklung, Test und Dokumentation üblich. Oft sind esoterischere Spalten enthalten, die prozessspezifisch sind, wie z den Code in einen GitHub-Zweig) und „Pre-Prod“ (ein Stück Arbeit wurde auf den Vorproduktionsserver verschoben). Sie können jedoch beliebige Spalten in einem Kanban-Board für jede Art von Prozess verwenden.
Um etwas zu erledigen, sind oft mehrere Teams und/oder mehrere Arbeitsströme erforderlich. Kanban-Boards handhaben dies mit sogenannten „Swim Lanes“. Während die Spalten – To-Do, Doing, Done usw. – vertikal sind, sind Swimlanes horizontale Balken, in denen Aufgaben für ein einzelnes Team oder einen Workstream getrennt werden können.
In den meisten Kanban-Anwendungen können Sie Aufgaben auch farblich kennzeichnen. Auf diese Weise können Sie Ihr Board mit Schwimmbahnen für Teams und Farben für Arbeitsabläufe einrichten oder umgekehrt. Viele Teams synchronisieren die Farben ihrer Post-it-Notizen mit den Farben, die in ihren digitalen Boards verwendet werden, weshalb so viele Büros mit mehrfarbigen Post-it-Notizen statt einer einzigen Farbe geschmückt sind.
Kanban ist ein sehr flexibles System, das umfangreiche Anpassungen an jeden von Ihnen verwalteten Prozess ermöglicht. Es spielt keine Rolle, ob Sie einen Weltraumstart im Wert von mehreren Milliarden Dollar zusammenstellen JPL oder Verfolgen Sie die Aufgaben Ihrer Kinder, Kanban kann Ihnen helfen, Ihre Aufgaben zu sehen und den Überblick zu behalten.