Inbox Zero ist ein fester Bestandteil der digitalen Produktivitätsberatung. „Achieving Inbox Zero“ ist für Wissensarbeiter das Äquivalent zu „Erleuchtung erreichen“. Inbox Zero bedeutet jedoch nicht, dass Sie einen leeren Posteingang haben – es geht nur darum, den E-Mail-Stress zu reduzieren.
Inhaltsverzeichnis
Warum Posteingang null wichtig ist
Lassen Sie uns zuerst den zweiten Teil der Frage behandeln: Warum sollte es Sie interessieren, was Inbox Zero ist?
Wenn Sie Interesse daran haben, Ihren Posteingang zu zähmen oder ganz allgemein effizient und produktiv zu sein, sollten Sie Inbox Zero kennen. Inbox Zero ist ein großes Ding, das es seit 2006 gibt. Es war Gegenstand vieler Präsentationen und sogar Bücher.
Die Suche nach Inbox Zero bringt 108 Millionen Suchergebnisse in Google zurück und wird noch sehr lange einer der kulturellen Prüfsteine für Produktivität sein – auch wenn sie immer mehr in Mode kommt. Wenn Sie sich für Produktivität interessieren, sollten Sie es wissen. Und hey, es könnte dir helfen!
Was ist Posteingang Null?
Inbox Zero ist eine Produktivitätsphilosophie über den Umgang mit einem konstanten, lebenslangen E-Mail-Strom. Es wurde zuerst von Merlin Mann auf seiner 43Folders-Site ausgedrückt, die derzeit (und hoffentlich vorübergehend) nicht verfügbar ist, aber es ist gespiegelt durch das Internetarchiv. Inbox Zero war so beliebt, dass eine separate Site – InboxZero.com – erstellt wurde, die Manns Inbox Zero-Artikel enthält. Diese Seite ist derzeit auch nicht verfügbar, aber es ist gespiegelt auch auf archive.org.
Es gibt zehn Artikel in die Inbox Zero-Serie, von denen sich die meisten mit Techniken zum effizienten Umgang mit E-Mails befassen. Sie sind interessant und nützlich, und wir empfehlen Ihnen, sie zu lesen, wenn Sie dies noch nicht getan haben.
Aber das Herzstück von Inbox Zero sind nicht diese praktischen Tipps. Es geht nicht einmal darum, trotz des Namens keine E-Mails in Ihrem Posteingang zu haben.
Bei Inbox Zero geht es nicht um einen leeren Posteingang
Wenn Sie davon ausgegangen sind, dass „Posteingang Null“ bedeutet, dass Sie keine E-Mails in Ihrem Posteingang haben, machen Sie sich keine Sorgen, denn Sie sind nicht allein. Wir haben im Internet nach „Was ist Inbox Zero?“ gesucht. und fand viele Websites, die sagen, dass es bei Inbox Zero nur darum geht, einen leeren Posteingang zu haben.
Sie sind alle falsch.
Der springende Punkt von Inbox Zero ist, dass E-Mails ein nie endender Strom sind. Ein leerer Posteingang ist immer nur temporär, daher ist es eine Dummheit, einen leeren Posteingang zu Ihrem Ziel zu machen. Du bist den anderen Leuten ausgeliefert, die dir Post schicken. Die einzige sichere Möglichkeit, einen leeren Posteingang zu haben, besteht darin, alle E-Mails zu blockieren, was funktionell dasselbe ist, als ob Sie überhaupt keinen Posteingang hätten.
Um Ihren Posteingang auf Null zu halten, müssen Sie ihn möglicherweise wie ein Falke beobachten und jede E-Mail sofort bearbeiten, wenn sie eintrifft.
Dies ist unrealistisch.
Stattdessen geht die Inbox Zero-Philosophie davon aus, dass Ihr Posteingang eine Quelle von Stress ist. Inbox Zero versucht, es weniger stressig zu machen und so wenig wie möglich von Ihrem Fokus zu nehmen. Deshalb geht es bei allen praktischen Tipps darum, den Umgang mit Ihren E-Mails zu erleichtern und Dinge zu automatisieren.
Hier ist die Inbox Zero-Website von Merlin Mann – jetzt leider offline, aber immer noch verfügbar in archiviertes Formular— sagte über Posteingang Null:
Es geht darum, wie Sie Ihre E-Mails, Ihre Aufmerksamkeit und Ihr Leben zurückgewinnen können. Dieses „Null?“ Es kommt nicht darauf an, wie viele Nachrichten sich in Ihrem Posteingang befinden, sondern wie viel von Ihrem eigenen Gehirn sich in diesem Posteingang befindet. Vor allem, wenn es nicht sein soll. Das ist es.
Auch hier geht es bei Inbox Zero nicht darum, wie viele Nachrichten sich in Ihrem Posteingang befinden. Dieses Zitat ist von Merlin Mann selbst, und mehr Autorität kann man nicht bekommen.
So erreichen Sie Inbox Zero
Letztendlich ist Inbox Zero, wie alle guten Philosophien, eher eine Einstellung und ein Geisteszustand als eine Reihe spezifischer Aktionen. Es gibt keine besonderen Schritte, um Inbox Zero zu erreichen, genauso wenig wie zum Erreichen der Erleuchtung.
Das soll nicht heißen, dass Sie, wenn Sie die praktischen Tipps von Mann für den Umgang mit Ihrer Post befolgen, nicht einen buchstäblich leeren Posteingang haben – ganz im Gegenteil! Für die meisten Menschen ist der Posteingang mit dem geringsten Stress ein leerer Posteingang und Sie haben mehr Macht, wenn Sie ihn verwaltet haben. Aber morgen ist wieder Post drin.
Mann schlägt praktische Maßnahmen vor, wie das Setzen von Filtern, die Verwendung vorgefertigter Antworten und das Verschieben von E-Mails in verschiedene Ordner als Teil einer Methode, um den Stress, den E-Mails verursachen können, zu verringern. Ein leerer Posteingang ist lediglich ein potenzieller Nebeneffekt dieser Methodik, nicht das Endziel.
Das ultimative Ziel ist, dass Ihr Posteingang keine Stressquelle darstellt.
Wenn Sie also jemals Leute sagen hören, dass Inbox Zero unrealistisch oder unerreichbar ist, können Sie sicher sein, dass sie es nicht verstanden haben. Es geht nicht darum, keine E-Mails zu haben. Es geht darum, keinen Stress durch E-Mails zu haben.
Aus diesem Grund empfehlen wir die Verwendung von OHIO (Only Handle It Once), um Ihre E-Mails zu sortieren. Anstatt sich auf ein nebulöses Ziel von „Inbox Zero“ zu konzentrieren – etwas, das oft falsch interpretiert wird – sparen Sie Zeit und Stress, wenn Sie E-Mails nur einmal bearbeiten. Die Konzentration auf OHIO bringt Ihnen die eigentliche Philosophie von Inbox Zero näher.