Probleme werden in jedem Projekt auftauchen, egal welche Vorsichtsmaßnahmen Sie treffen und wie rationalisiert das System ist. Aber Sie haben eine leistungsstarke Methode, bekannt als Root Cause Analysis (RCA), die Ihnen dabei hilft, Probleme mühelos zu lokalisieren.
Erfahrene Projektmanager und Geschäftsleiter verwenden das RCA-Verfahren, um Probleme zu finden, die dem Unternehmen schaden. Das Identifizieren der Probleme hilft Ihnen auch, Lösungen zu entwickeln, um dieselben Probleme in Zukunft zu vermeiden.
Wenn Sie Geschäftsführer, Projektmanager, Betriebsleiter oder angehender Geschäftsführer sind, müssen Sie sich mit der RCA-Methode und unterstützenden Tools oder Vorlagen vertraut machen.
Lesen Sie den Artikel weiter, um einige grundlegende und erweiterte Informationen zu RCA zu erhalten. Sie finden auch einige benutzerfreundliche Vorlagen für Ursachenanalysen, die Ihnen während Ihrer Karriere im Projektmanagement helfen werden.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Ursachenanalyse?
RCA ist das Verfahren, um die Grundursachen von Problemen und Engpässen zu finden, um geeignete Lösungen zu entwickeln. Der Prozess hält es für wirklich effektiv, die genauen Probleme systematisch zu verhindern und zu lösen, anstatt nur einzelne Symptome zu behandeln.
Ihr Team kann das RCA-Verfahren anhand einer Reihe von Prinzipien, Methoden und Techniken durchführen. Sie müssen den Prozess so formulieren, dass das Team die Ressourcen von RCA nutzen kann, um die problemverursachenden Elemente für alle Geschäftstrends, Projekte oder Ereignisse zu identifizieren.
Ein Ursachenanalysesystem hilft Ihnen, die Ursache eines Fehlers oder Stillstands eines organisierten Prozesses zu identifizieren. Beispielsweise werden die Bearbeitung von Kundendiensttickets, die Herstellung von Waren usw. immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Ihre Waffe, um solche neuartigen Probleme zu bekämpfen, ist ein RCA und seine Dokumentation.
Nahezu alle Branchen oder kommerziellen Aktivitäten verwenden dieses Tool, um das tiefere Problem zu erkennen, das den Betriebs- oder Serviceprozessen zugrunde liegt. Es ist wirtschaftlich nicht vertretbar, jedes Mal das gleiche Problem zu lösen. Daher müssen Sie die tatsächliche Ursache identifizieren und sie dann ein für alle Mal mit der RCA-Technik ausmerzen.
Warum ist die Ursachenanalyse wichtig?
#1. Kosten senken
Wenn die Nichtwartung der Fabrikmaschinen zum Bruch beweglicher Teile führt, können Sie sich an den Hersteller wenden, um diese Teile zu ersetzen. Wenn es häufig vorkommt, erhöht es die Produktionskosten. Stattdessen können Sie eine RCA durchführen, um die Hauptursache für die Instrumentenwartung zu ermitteln, was Zeit und Geld spart.
#2. Entdeckung von Fehlern und Hauptursachen
Wenn Ihr Unternehmen mit Produkten, Dienstleistungen, Prozessen, Technologien und Systemen zu tun hat, hilft Ihnen die Durchführung einer RCA vor der Markteinführung des Produkts, zugrunde liegende Designfehler zu identifizieren. Sobald Sie diese beheben und Produkte oder Dienstleistungen liefern, gewinnen Sie das Vertrauen der Kunden.
#3. Entwickeln Sie einen optimierten Prozess-Troubleshooter
RCA-Dokumente ermöglichen es jedem, der mit dem Prozess verbunden ist, zukünftige Probleme im Anschluss an einen Hilfeartikel zu lösen. So müssen Sie nicht jedes Mal einen Experten verschonen oder Dritte bezahlen, wenn ein altes Problem auftaucht.
#4. Arbeitsplätze sicherer machen
Die meisten Arbeitsplätze, die unternehmenskritische und gefährliche Aufgaben übernehmen, führen eine RCA durch, um Sicherheitsprobleme am Arbeitsplatz aufzudecken. Es hilft der Organisation, die lokalen oder internationalen Sicherheitsanforderungen am Arbeitsplatz einzuhalten.
#5. Produkte schneller auf den Markt bringen
Wenn Sie vor Beginn des Herstellungsprozesses sorgfältig eine RCA durchführen, können Sie Konstruktionsfehler beheben, die normalerweise auftreten, wenn Endbenutzer das Produkt verwenden. So bringen Sie Qualitätsprodukte schneller auf den Markt als Ihre Mitbewerber.
#7. Reagieren Sie sofort auf ein Problem
RCAs helfen Unternehmen bei der Entwicklung von Standardarbeitsanweisungen (SOP) für Sicherheitsprobleme, Softwareausfallzeiten, Prozessausfälle, Naturkatastrophen usw. Daher kann Ihr Team einfach die SOP befolgen und schneller auf neue und alte Probleme reagieren.
Unverzichtbare Komponenten einer Vorlage zur Ursachenanalyse
Wenn Sie eine RCA-Vorlage erstellen oder eine vorhandene anpassen, denken Sie daran, dass Sie die folgenden Elemente in das RCA-Dokument aufnehmen müssen:
#1. Beschreibung des Ereignisses
Sie müssen eine detaillierte SOP für die Ereignisbeschreibung in einem RCA erstellen. Außerdem sollte es ein unternehmensweit akzeptiertes Format geben, in das Mitarbeiter oder Führungskräfte Details eingeben. Die Beschreibungsdaten sollten Datum, Uhrzeit, Ereignisdefinition, Zeugen, Opfer usw. enthalten.
#2. Zeitleiste der Ereignisse oder Trends
Der Zeitachsenabschnitt sollte eine gründliche Beschreibung aller Vorfälle vor, während und nach dem Unfall oder Problem enthalten. Es wird helfen, die zugrunde liegenden Ursachen des Ereignisses zu entdecken. Sie können Daten wie Uhrzeit, Datum, beteiligte Personen, beschädigte Maschinen, behinderte Daten usw. in die Zeitleiste aufnehmen.
#3. Die Methode und das Team für die Untersuchung
Der Erfolg des gesamten RCA-Prozesses hängt von seiner Methodik und dem Team ab, das das Verfahren durchführt. Die Methode des RCA sollte den Standardprinzipien, -instrumenten und -vorlagen folgen. Je nach Produktionsprozess oder Servicebereitstellungssystem müssen Sie jedoch bestimmte Parameter anpassen.
Sobald Sie das RCA-Verfahren abgeschlossen haben, entwerfen Sie ein RCA-Dokument und senden Sie es zur Überprüfung und Rückmeldung an alle Abteilungen. Analysieren Sie das Feedback und die Kommentare, um die endgültige Vorlage für die Ursachenanalyse zu entwerfen, der die Abteilung oder das Unternehmen folgen wird.
Sammeln Sie jetzt erfahrene Personen aus dem Prozess und erklären Sie ihnen das RCA-Verfahren. Dies ist das Team, das dafür verantwortlich ist, die vom Unternehmen vorgeschlagene RCA-Methode gewissenhaft zu befolgen.
#4. Ursachen/Untersuchungsergebnisse
Sobald Sie die RCA haben, müssen Sie die Probleme so detailliert wie möglich untersuchen. Auch für diese Aufgabe muss es ein eigenes Team geben. Abhängig von Ihrem Unternehmen können Sie Betriebsleiter, Prozessmitarbeiter, Ingenieure, Datenspezialisten usw. einbeziehen.
Der Untersuchungsprozess erfordert auch vorab genehmigte Datenaufzeichnungs-, Analyse- und Berichtsverfahren.
#5. Aktionsplan zur Korrektur des Prozesses/Produktes
Sobald Ermittler Lösungen für die Probleme des RCA gefunden haben, müssen Sie diese Vorschläge dokumentieren. Entwerfen Sie jetzt eine weitere SOP, um die betroffenen Mitarbeiter darin zu schulen, wie sie solche Vorfälle in Zukunft angehen können.
Manchmal müssen Unternehmen solche SOPs von Technikern, Qualitätskontroll- und Werksleitern genehmigen lassen, damit alle auf dem Laufenden bleiben.
Einige beliebte Tools zur Ursachenanalyse
#1. Pareto-Diagramm
Dieses RCA-Tool ist auch für die 80-20-Regel bekannt. Sie können es verwenden, um die Häufigkeit von Vorfällen und ihre kumulierten Auswirkungen zu visualisieren. Der Autor des Pareto-Diagramms, Vilfredo Pareto, sagte, dass 20 % der potenziellen Fehler 80 % der Fehler in einem Prozess verursachen würden.
Mit Hilfe dieses Diagramms können Sie sich also auf 20 % der potenziellen Elemente Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung konzentrieren, die wahrscheinlich Produktfehler oder Serviceausfälle verursachen.
Das Pareto-Diagramm ist im Wesentlichen ein Balkendiagramm, das die Ursachen und Häufigkeit von Fehlern enthält. Wenn Sie das Diagramm genau erstellen können, wird es die Abweichung zwischen Fehlern und Ursachen klar visualisieren. Die meisten Prozessmanager finden es überraschend, dass kleine Faktoren die meisten Fehler verursachen.
#2. 5 Warum
Es ist das einfachste Verfahren zur Durchführung einer RCA. Sie müssen nur eine Vorlage für die Ursachenanalyse mit Warum-basierten Fragen erstellen. Normalerweise müssen Sie fünf Mal nach dem Grund für einen Vorfall fragen. Das sollte es Ihnen ermöglichen, die Grundursache jedes Prozess- oder Produktversagens aufzuschlüsseln.
Es gibt jedoch 5 Warum-basierte RCAs, die mehr als 5 Fragen enthalten könnten. Da der Prozess Ermittlungsfähigkeiten und Befragungen erfordert, sollten Sie einen unternehmensweiten Prozess für eine solche RCA befolgen. Andernfalls können Sie den Ergebnissen einer RCA, die zufällige Fragen verwendet, nicht vertrauen.
Die 5-Warum-Analyse umfasst hauptsächlich eine Problemstellung und dann 5 Fragen zum vorliegenden Problem. Warum hat beispielsweise ein Agent die Bearbeitung von Kundentickets eingestellt? Wenn die Antwort das Internet ist, warum ist das Internet dann gescheitert? Stellen Sie einfach so lange weitere Fragen, bis Sie die eigentliche Ursache erreicht haben.
#3. Fishbone-Diagramm
Das Ishikawa- oder Fischgrätendiagramm ist eine weitere beliebte visuelle Methode der RCA. Das letzte Diagramm sieht aus wie eine Fischgräte und daher der Name. Der Schöpfer des Tools ist Kaoru Ishikawa, der berühmte Qualitätsmanagement-Innovator aus Japan.
Der ganz rechte oder linke Teil des Diagramms ist der Fehler oder das Problem. Dann ziehen Sie eine gerade Linie und fügen Kategorien möglicher Ursachen wie Verfahren, Umgebung, Personen, Ausrüstung usw. hinzu. Innerhalb dieser Abschnitte müssen Sie nun die granularen Gründe platzieren.
Unternehmen verwenden dieses Tool meistens für ihre Vorlage zur Ursachenanalyse für ein Problem, das unbekannt ist oder noch nie zuvor aufgetreten ist. Darüber hinaus verwenden Experten das Fischgrätendiagramm auch, um komplexe Probleme zu analysieren, verschiedene Aspekte der Grundursache zu entdecken und Prozessengpässe zu entdecken.
#4. Streudiagramm
Es ist ein RCA-Tool, mit dem Sie eine Prozess-RCA-Vorlage für komplexe Probleme erstellen können. Wenn es mehr Grundursachen gibt als von der 80-20-Regel erwartet, müssen Sie die Beziehung zwischen Ursache und Wirkung visualisieren.
Streudiagramme sind ein weit verbreitetes Werkzeug, um Korrelationen zwischen quantifizierbaren Variablen zu finden. Hier müssen Sie ein Streudiagramm der Variablen von Ursache und Wirkung erstellen. Sie müssen die Wirkungen auf der X-Achse und die Ursachen auf der Y-Achse anordnen.
Wenn das resultierende Streudiagramm eine Kurve oder eine gerade Linie zeigt, dann sind die Komponenten korreliert. Wenn keine Korrelation besteht, ändern Sie die Werte der X-Achsen-Variablen weiter.
#5. FMEA
Die Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse oder FMEA ist ein sehr beliebtes Werkzeug für RCA bei Produktentwicklern und Designern. Es hilft dem Entwicklungsteam, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor die Produktmasse hergestellt wird. Normalerweise verwendet das Team ein oder zwei Produktprototypen, um Konstruktionsfehler und andere Probleme zu identifizieren.
Dann beginnt die Fehlermodusanalyse am Prototyp, um alle möglichen Fehler zu identifizieren. Skizzieren Sie jetzt einfach die Probleme in einer anderen Tabelle, suchen Sie nach Ursachen oder führen Sie eine Wirkungsanalyse durch.
Bisher haben Sie die Grundlagen der Ursachenanalyse und ihrer Werkzeuge kennengelernt. Nachfolgend finden Sie einige nützliche Vorlagen für die oben genannten Tools zur Ursachenanalyse (RCAT) aus den folgenden kostenlosen Ressourcen:
Smartsheet
Sie wissen es vielleicht schon Smartsheet als eines der führenden Business-Tools für digitale Arbeitsplätze, Remote-Zusammenarbeit und Workflow-Automatisierung. Sie werden erstaunt sein, dass Sie auch die Vorlagenbibliothek verwenden können, um RCA-Dokumente zu erstellen, die tatsächlich funktionieren.
Die Smarsheet-Bibliothek ist reich an verschiedenen Arten von Beispielen für Ursachenanalysen, die problemlos in viele Geschäftsprojekte oder Arbeitsplätze passen. So haben Sie beispielsweise einfachen Zugriff auf Folgendes:
- Einfache RCA-Vorlage
- Six Sigma DMAIC-Methode für RCA
- RCA-Vorlage basierend auf dem 5-Warum-Tool
- Ursachenkartierung im Gesundheitswesen
- RCA für ein Chemieunternehmen
Die oben genannten Vorlagen sind auch in verschiedenen Formaten wie Microsoft Word-Dateien, Microsoft Excel-Vorlagen und Adobe PDF-Dateien verfügbar. Sie können diese Formate ganz einfach herunterladen, ohne durch die Reifen zu springen.
Guru
Das Guru Vorlage für das RCA-Verfahren ist eine weitere zuverlässige Quelle für die Erstellung einer RCA-Dokumentation für Unternehmen. Es präsentiert Ihnen verschiedene kostenlose Beispiele und Tools der RCA-Methode, wie:
- Ein auf einem Pareto-Diagramm basierendes RCA-Dokument, das Sie dabei unterstützt, Probleme wie mangelnde Schulung, zu wenig Service-Center-Personal und schlechte Vorbereitung zu identifizieren, die Unternehmen in Schwierigkeiten bringen.
- Die 5-Warum-Technik, um herauszufinden, warum die Fluktuationsrate Ihres Unternehmens höher ist als der Marktdurchschnitt oder die der Konkurrenz.
- Ein Fischgrätendiagramm als RCA-Tool zur Identifizierung neuer oder unbekannter Ursachen.
- Six Sigma und DMAIC für RCA
- FMEA, um Probleme aufzuspüren, die während eines beliebigen Produktentwicklungslebenszyklus auftreten.
TemplateLab
TemplateLab ist eine weitere Anlaufstelle für verschiedene Vorlagen zu Kunst, Immobilien, Wirtschaft, Recht, Finanzen usw. Daher können Sie sich auch auf diese Ressource für hochwertige RCA-Inhalte wie Formulare, Beispiele und Vorlagen verlassen.
Die auf dieser Plattform verfügbaren Inhalte sind durch Downloads mit einem Klick leicht zugänglich. Sie finden RCA-Dokumente in verschiedenen Formaten wie Adobe PDF, Microsoft Excel und Microsoft Word.
Das RCA-Dokumentenrepository ist reich an Beispielen aus der Praxis wie RCA-Untersuchungsberichte, leere RCA-Datenerfassungsformulare, RCA-Dokumente für Anfänger, RCA über Fischgrätendiagramme und RCA für eine Geschäftsentwicklungsgruppe.
Sie können die Vorlagen einfacher bearbeiten, wenn Sie Word- oder Excel-Dateien herunterladen. Wenn Sie PDFs erhalten, müssen Sie einen PDF-Editor verwenden, um die Beispieldokumente zu personalisieren.
Letzte Worte
In diesem Artikel haben wir Sie durch eine ausführliche Diskussion über die Ursachenanalyse geführt. Der Artikel beschreibt auch einige der wichtigsten Werkzeuge und Vorlagen zur Ursachenanalyse, die Sie in realen Szenarien verwenden können.
Sie sollten sicherer und kompetenter werden, wenn Sie Probleme am Arbeitsplatz oder in Projekten durch Ursachenanalyse lösen.
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