Eine der herausfordernden Aufgaben eines jeden Geschäftsprojektinhabers oder -managers besteht darin, einen umsetzbaren PSP für das Projektmanagement zu erstellen. Es ist eines der wichtigsten Tools für die Verwaltung von kommerziellen Projekten. Daher sind PSP-Tools wirklich hilfreich für Projektmanager.
Wenn Sie die Erstellung einer PSP-Vorlage für das anstehende Projekt als Herausforderung empfinden, sind Sie hier genau richtig! Wir erklären den PSP im Projektmanagement in einfacher Sprache. Wir stellen Ihnen auch einige hochaktuelle und beliebte Tools vor, die Top-Projektmanager verwenden, um PSP-Blätter bei der Arbeit zu erstellen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Projektstrukturplan (PSP)?
Ein Projektstrukturplan (PSP) ist eine Tabelle, die Projektkomponenten und Liefergegenstände identifiziert und auflistet. Ein WBS im Projektmanagement ist ein Werkzeug, das Projektmanagern einen klaren Überblick darüber gibt, welche Inhalte/Produkte/Dienstleistungen das Projekt dem Kunden liefern muss.
Im Wesentlichen sollten Sie die PSP-Vorlage als Hierarchie von Komponenten erstellen, die das Projekt hervorbringen soll. Diese Struktur hilft Projektmanagern auch, die Aufgaben und Pflichten eines Projektteams in kleine Portionen von Zielen zu organisieren.
Die meisten PSP-Tools für Geschäftsprojekte sind mehr als 3 Ebenen tiefer. Sie können jedoch auch eine bis zu 2 bis 4 Ebenen tiefe Hierarchie von Liefergegenständen und Komponenten in einem PSP-Blatt eines kleinen Projekts finden.
Was sind die Arten von WBS?
#1. Ergebnisbasierter PSP
Wie der Name schon sagt, konzentriert sich dieser PSP-Blatt hauptsächlich auf die Projektergebnisse. Dabei kann es sich um ein physisches Produkt, digitale Inhalte oder einen Onlinedienst (Website/mobile App) handeln. Es verbindet den Umfang des Projekts ganz einfach mit jeder Leistung. Projektmanager verwenden diese PSP-Vorlage häufig, um Projektbudgets, Ressourcenschätzungen usw. zu erstellen.
Ein echtes Beispiel wäre ein PSP-Blatt für die Automobilherstellung. Interieur, Karosserie und Elektronik bilden die ersten Positionen der Hierarchie. Dann können Sie die entsprechenden Komponenten verknüpfen, die Sie für jeden dieser Köpfe herstellen müssen.
#2. Prozessbasierter PSP
Ein solches WBS-Tool definiert Ihr Projekt in Bezug auf Arbeitsphasen, Funktionen und Schritte. Sie können ganz einfach verschiedene Schritte verschiedenen Fähigkeiten und Disziplinen zuweisen. Es hilft zu ermitteln, welche Art von Werkzeugen Sie benötigen, welche Fähigkeiten erforderlich sind usw.
Ein Beispiel dieser Art ist ein PSP-Entwurf für ein Entwicklungsprojekt für mobile Apps. Hier bilden Phasen der App-Entwicklung wie Konfiguration, Systemtests, Überprüfung kritischer Systeme und Benutzersysteme die Hierarchie der ersten Ebene. Sie können jetzt andere Phasen mit den entsprechenden Überschriften verknüpfen.
Was macht WBS zu einer Go-To-Lösung für Projektmanager?
#1. Es gibt auf höchster Ebene Klarheit über die verantwortlichen Ressourcen der Projektaufgaben. Daher können sich Projektmanager sofort an das richtige Teammitglied wenden, wenn sie Aufgabenstatus benötigen.
#2. Sie werden keine Projektschritte oder Ergebnisse verpassen, wenn Sie eine effektive PSP-Vorlage bereitstellen.
#3. Da das PSP-Blatt alle Ergebnisse und Phasen visuell hervorhebt, können Projektmanager die pünktliche Fertigstellung jedes Teils von Aufgaben/Lieferergebnissen sicherstellen.
#4. Das PSP-Tool hilft Ihnen auch, Bugs und Fehler in Ihrem Projekt zu beheben, die zu Beginn des Projekts nicht leicht erkennbar sind.
Schauen Sie sich diese ultimative Liste der wichtigsten Tools an, die Ihnen helfen, einen effektiven Projektstrukturplan zu erstellen:
Montag
Abgesehen davon, dass es sich um eine erstklassige Projektmanagement-Software handelt, montag.com stellt Ihnen auch eine PSP-Vorlage zur Verfügung. Mit seiner Hilfe können Projektmanager ihre Projekte lückenlos planen und steuern. Diese Vorlage ist nicht nur kostenlos, sondern auch sofort einsatzbereit, sodass Sie einen Muster-Aufschlüsselungsplan erhalten, um sofort loszulegen.
Benutzer können diese intuitive Vorlage herunterladen, um einen personalisierten Plan zu entwickeln, indem sie Aktionselemente hinzufügen und die Aufgaben basierend auf der Projektpriorisierungsmatrix neu organisieren. Mit dieser Vorlage wird die Ausführung des Plans zu einem mühelosen Prozess.
Alles, was Sie tun müssen, ist, jedes Aktionselement den Teammitgliedern zuzuweisen. Sie können den Fortschritt in jeder Phase anhand verschiedener Metriken verfolgen. Die Vorlage enthält auch Funktionen wie das Hinzufügen neuer Elemente mit einem Klick, das Suchen oder Filtern von Boards, das Teilen usw.
Lucidchart
Lucidchart ist eine intelligente Diagrammerstellungssoftware, mit der Sie Innovationen durch Diagrammerstellung und Zusammenarbeit vorantreiben können. Mit dem PSP-Ersteller können Benutzer in wenigen Minuten einen Projektstrukturplan für ihre Projekte erstellen. Das Tool verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche und einige robuste Funktionen zum Anpassen eines WBS an die Anforderungen Ihres Projekts.
Benutzer können mit dem Erstellen der Struktur beginnen, indem sie Formen auf die Leinwand ziehen und Aufgaben in einzelne Formen einfügen. Es ermöglicht Ihnen auch, die Aufgabenverantwortung zu definieren und durch seine umfangreichen Formatierungsfunktionen zwischen Aufgaben und Unteraufgaben zu unterscheiden.
Lucidchart bietet Echtzeit-Zusammenarbeit, In-Editor-Chat und Erwähnungskommentare für sofortige Aktualisierungen und Freigaben. Auf dieses Cloud-basierte Tool kann von überall und von jedem Gerät aus zugegriffen werden. Es hat auch eine bedingte Formatierung, die Ihnen hilft, die Aufgaben farblich zu codieren und Rollen und andere Elemente der Struktur zu organisieren.
Kreativ
Mit dem PSP-Tool von Kreativ, können Sie die Projektergebnisse besser verwalten. Mit der Projektstrukturplan-Software können Projektmanager den Umfang von Projekten visualisieren. Auf dieser benutzerfreundlichen visuellen Plattform können Benutzer ein Projekt für eine einfache Arbeitsverwaltung in überschaubarere Meilensteine aufteilen.
Mit Creately können Sie jedem PSP-Lieferergebnis detaillierte Dokumente, Links und Anhänge hinzufügen. Es unterstützt auch den Import von Daten aus Projektmanagement-Tools, damit Benutzer Lücken und Überschneidungen in den Projektanforderungen erkennen können.
Die PSP-Plattform enthält verschiedene integrierte Tools zum Erstellen von Dashboards, Präsentationen und Berichten für die Stakeholder. Darüber hinaus unterstützt es mehrere App-Integrationen zum Exportieren und Importieren von Projektdaten.
Dieses Tool wurde für echte Teamzusammenarbeit entwickelt. Jetzt können funktionsübergreifende Teams durch Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit aufeinander abgestimmt bleiben. Es enthält Funktionen wie die Zusammenarbeit mehrerer Benutzer, Erwähnungskommentare, Statusverfolgung auf Arbeitsbereichsebene, mehrere Zugriffsebenen und Rollen sowie intelligente Benachrichtigungen, um alle auf der ganzen Linie zu verbinden.
EdrawMax
Suchen Sie nach einer Projektstrukturplan-Software, bei der Sie kostenlose und einfach anpassbare Vorlagen erhalten? Gehen Sie für EdrawMax um Ihren gesamten Projektumfang zu visualisieren, indem Sie einen interaktiven PSP erstellen. Indem Sie die Struktur in diesem Tool erstellen, können Sie die Ziele auf einfache und vorhersehbare Weise organisieren.
Hier können Sie aus mehreren Projektstrukturplan-Vorlagen wählen, die direkt verwendet werden können. Es hat auch eine reichhaltige Symbolbibliothek, aus der Sie nützliche Symbole hinzufügen können, indem Sie sie per Drag & Drop auf die Leinwand ziehen. Für diejenigen, die den Diagramminhalt ausarbeiten möchten, ermöglicht EdrawMax den Import und Export zusätzlicher Daten zur Anpassung.
Benutzer können die Struktur von diesem PSP-Tool in verschiedenen Formaten herunterladen, darunter PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG und PNG. Dann können sie diese Dateien auch teilen und auf verschiedene Plattformen hochladen. Es unterstützt auch das Einbetten des Diagramms in E-Mails, soziale Medien und Websites.
PlanHammer
PlanHammer ist eine Plattform zum einfachen Erstellen von Online-PSP-Diagrammen. Es ist eine leistungsstarke Software mit leistungsstarken Projektmanagementfunktionen. Die Software ermöglicht es den Benutzern, ihre Projekte aufzuschlüsseln, während sie ihren Teamkollegen Aufgaben zuweisen und gleichzeitig mit ihnen zusammenarbeiten.
Da Sie mit diesem PSP-Tool eine flexible Struktur erstellen können, können Sie Aufgabenbäume beliebig erweitern und reduzieren, um nur den Zweig anzuzeigen, an dem Sie gerade arbeiten. Durch Klicken auf die Info-Schaltfläche können Benutzer auch die Details zu jeder Aufgabe abrufen.
PlanHammer macht das Hinzufügen und Entfernen von Aufgaben und Teilaufgaben im PSP superleicht. Außerdem genießen Sie für jede übergeordnete Aufgabe die volle Freiheit, die Unteraufgaben im erweiterten oder Listenstil anzuzeigen.
Dieser interaktive WBS-Diagrammersteller erleichtert die Bildschirmfreigabe und Chromecast-basiertes Fernsehen für eine beeindruckende Präsentation. Außerdem können Sie es aus der PDF-Datei ausdrucken und die Hardcopy mit den Beteiligten teilen.
Praxis
Verwenden Praxiskönnen Sie sich im PSP-Projektmanagement auf zwei Arten auszeichnen. Sie können entweder die interaktive App verwenden, um einen WBS von Grund auf neu zu erstellen. Oder Sie können die PSP-Vorlage verwenden, um sie an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Um die Vorlage zu verwenden, müssen Benutzer sie überprüfen und die in Ihrem Projekt enthaltenen Aufgaben Schritt für Schritt betrachten. Dann müssen sie alle Teilaufgaben auflisten und die Tabelle mit Hilfe der erforderlichen Daten vervollständigen. Während die Arbeit fortschreitet, müssen die Teammitglieder es aktualisieren, damit der Projektmanager eine klare Vorstellung davon hat.
Jedes Team oder Unternehmen kann mit den Collaboration-Tools von Praxie beginnen, indem es Aufgaben definiert und Aktionselemente erstellt. Die Cloud-basierte Software umfasst auch Funktionen wie Fortschritts-Dashboards, Datenimport aus verschiedenen SaaS-Anwendungen oder Dokumenten und eine intuitive Benutzeroberfläche.
Offenes Projekt
Offenes Projekt bietet Ihnen eine Open-Source-Projektmanagement-Software, die gleichzeitig robust und sicher ist. Dieses Tool unterstützt Ihren End-to-End-Prozess zur Verwaltung eines Projekts mit dem Projektstrukturplan.
Im OpenProject-Tool können Sie mit Hilfe der Listenansicht das gesamte Projekt in überschaubare Ergebnisse und Aktivitäten aufschlüsseln. Darüber hinaus können Sie eine Aufgabe entweder schnell per Inline-Erstellung erstellen oder die Vollbildansicht für Aufgaben mit detaillierten Informationen verwenden. Es zeigt auch den Aufgabenfortschritt und die aufgewendete Zeit für eine bessere Analyse des Projekts an.
MatchWare-MindView
MatchWare-MindView ist ein Mind-Mapping-Tool mit der Fähigkeit, einen Projektstrukturplan zu entwickeln. Diese effektive Konzeptentwicklungssoftware verfügt über 6 austauschbare Ansichten zum Erstellen eines WBS. Sie können die Struktur ganz einfach im Top-Down- oder Links-Rechts-Layout erstellen.
Bei Bedarf können die Daten in ein integriertes Gantt-Diagramm in Anwendungen wie MS Excel und MS Projects exportiert werden. MindView ist ein ideales Werkzeug zum Erstellen von PSP-Diagrammen, da Sie verschiedene Elemente im Handumdrehen eingeben und in einer Struktur organisieren können, die zu Ihrem jeweiligen Projekt passt. Außerdem kann die Struktur nahtlos bearbeitet werden, wenn Sie Änderungen daran vornehmen müssen.
JadeALM
JadeALM können Sie PSP-Diagramme für Ihre Projekte erstellen, um eine klare Projektstruktur zu erhalten. Das hierarchische Diagramm eignet sich perfekt, um den Fortschritt von oben nach unten aufzuschlüsseln. Sie können leicht sehen, wo jede Teilaufgabe und Aufgabe im Gesamtbild des Projekts hingehört.
Diese Struktur informiert Sie auch darüber, was wo passiert. Da Anwender das Projekt einfach und praktisch in kleinere Teilaufgaben aufteilen können, verlieren sie nie den Fokus auf den Kernwert und das Ziel. JadeALM hilft Ihnen auch bei der Reorganisation und Vorhersagbarkeit, indem Abhängigkeiten zwischen Personen, Aufgaben, Funktionen und Prozessen verwaltet werden.
Darüber hinaus ist dieses WBS-Tool sehr nützlich für die Verwaltung kleinerer Liefergegenstände. Die Echtzeit-Aktualisierung ermöglicht es Ihnen, Fortschritt, Ressourcen und Beauftragte von einem einzigen Tool aus mit vollständiger Konsistenz, Transparenz und Einheitlichkeit zu verfolgen.
Kakao
Kakao ist ein unverzichtbares Werkzeug für Teams, die eine organisierte und visuelle Aufschlüsselung der Aufgaben und Teilaufgaben durchführen möchten. Es bietet eine ausgefeilte PSP-Vorlage, die Benutzer an die Anforderungen einzelner Projekte anpassen können.
Neben der Verwendung für ein einzelnes Projekt, das mehrere Aufgaben enthält, die verschiedenen Personen zugewiesen werden, können Sie es auch für größere Projekte verwenden, die sich mit mehreren Teams befassen.
Selbst wenn Sie ein Anfänger sind, brauchen Sie nicht viel Zeit, um zu lernen, wie man dieses Tool ausführt. Es bietet eine große Auswahl an Tutorials, darunter spezielle und detaillierte Anleitungen und Videos. Sie können auch den Blog und die Wissensdatenbank durchsuchen, um mehr über die Funktionsweise dieses Tools zu erfahren.
Cacoo unterstützt die Integration mit verschiedenen Tools wie Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio und Zapier. Diese Funktion erleichtert Ihnen die Aufgabe des Projektmanagements.
Können Sie Gantt-Diagramme als WBS verwenden?
Ein PSP-Diagramm zeigt den Projektumfang und seine Meilensteine. Ein Gantt-Diagramm hilft bei der Visualisierung der Projektaktivitätszeitachse.
Ein Gantt-Diagramm wird oft als eine Art WBS für das Projektmanagement angesehen. Benutzer können ihren PSP als Gantt-Diagramm organisieren, das Verknüpfungen zwischen Aufgabenabhängigkeiten und Projektmeilensteinen enthält.
Die letzten Worte
Bisher haben Sie eine ausführliche Diskussion über die Grundlagen von WBS im Projektmanagement gefunden. Sie haben auch einige erstklassige Tools entdeckt, die Ihnen beim Entwerfen einer professionellen und fehlerfreien PSP-Vorlage helfen können.
In der beruflichen Laufbahn eines Projektmanagers unterscheidet ihn die Fähigkeit, ein WBS-Tool zu entwerfen, vom Anfänger. Wenn Sie die WBS-Vorlage übernehmen, reduzieren Sie in ähnlicher Weise Engpässe, steigern die Produktivität und erzielen schließlich mehr Umsatz als Amateurunternehmen, die dieses Tool nicht verwenden.
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