Menschen übernehmen oft die Rollen von Ressourcenmanagern (RM) und Projektmanagern (PM) oder interpretieren sie falsch, aber ihre Rollen und Verantwortlichkeiten unterscheiden sich erheblich innerhalb der Organisation.
PM und RM spielen eine entscheidende Rolle bei der Erreichung dieses Ziels, wenn ein Unternehmen ein Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets abliefern möchte. Beide Funktionen sind für die erfolgreiche Durchführung des Engagements unerlässlich.
Der PM arbeitet an bestimmten Projekten, während der RM auf der Ebene der Geschäftseinheit tätig ist. Der Projektmanager stellt die Projektabwicklung innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens und innerhalb des Budgets sicher, während RM sicherstellt, dass den Projekten die richtigen Ressourcen zugewiesen werden.
Die Arbeit des RM beginnt, nachdem die Organisation den Vertrag gewonnen hat. RM stellt sicher, dass die richtigen Ressourcen an Bord genommen werden, und sobald die Ressourcen abgeschlossen sind, gehen sie zu einem anderen Projekt über.
Die Aufgabe des PM besteht darin, diese Ressourcen zu verwalten und das Projekt innerhalb des Umfangs und des SLA (Service Level Agreement) zu liefern.
Ein wichtiger Punkt, der hier zu beachten ist, ist, dass das Projekt ohne die richtigen Ressourcen nicht startet, und daher gehen die Rollen von RM und PM in jedem Geschäftsbereich Hand in Hand.
Inhaltsverzeichnis
Rolle des Projektmanagers (PM)
Der PM ist für die End-to-End-Projektabwicklung und die Bearbeitung eines oder mehrerer Projekte verantwortlich. Die Hauptaufgabe des PM besteht darin, Projektmeilensteine innerhalb des definierten SLA (Service Level Agreement) und vor allem innerhalb des Budgets zu erreichen.
Die PM-Rolle ist projektspezifisch und konzentriert sich auf die Projektumsetzung im Rahmen und Zeitplan mit Hilfe des Projektteams. Kurz gesagt, die Projektmanager sind die Besitzer von Projekten, und ihre Aufgabe ist es, sicherzustellen, dass das Projekt zufriedenstellend und im Einklang mit den Zielen des Unternehmens und den Erwartungen der Kunden geliefert wird.
Verantwortlichkeiten des Projektmanagers
- Planung, Überwachung und Entwicklung von Projektmanagementplänen und Kommunikation zwischen Stakeholdern und Management.
- Budgetierung und Sicherstellung einer kosteneffizienten Projektausführung ohne Kompromisse bei Standards.
- Überwachung von SLA (Service Level Agreement), um die Leistung des Projekts zu verfolgen.
- Lieferung des Projekts innerhalb des Budgets und des Umfangs.
- Risikomanagement – Identifizieren Sie Risiken und erstellen Sie einen Risikominderungsplan.
- Arbeit an CSI (Continuous Improvement of Services) für Soft- und Hard-Dollar-Services.
- Verantwortlich für SOP (Standard Operating Procedure), Laufbücher und andere Dokumentation.
- Verantwortlich für CSAT (Customer Satisfaction Assessment) – Nachverfolgung, Verbesserung und Abschluss.
- Verantwortlich für die Projektbewertung und den Qualitätsprozess nach Six Sigma.
- Personalmanagement – Teammotivation, Beurteilungen, Beförderung, Strukturierung des Karrierewegs usw.
Rolle des Ressourcenmanagers (RM)
Die Hauptaufgabe von RM besteht darin, sicherzustellen, dass Projektmanager über ausreichende Ressourcen verfügen, um das Projekt durchzuführen. Der PM arbeitet auf Projektebene und der RM auf der Ebene der Geschäftseinheit (BU), um sicherzustellen, dass die BU über ausreichende Ressourcen verfügt, um die Verpflichtungen einzuhalten.
RM ist nicht mit bestimmten Projekten verbunden, aber ihre Rolle ist tatsächlich temporär für das jeweilige Projekt, und sobald die Ressourcen erfüllt sind, wechseln sie zu einem anderen Projekt.
Verantwortlichkeiten des Ressourcenmanagers
- Das Projektbudget verstehen und dem Projekt die richtige Ressource zuweisen
- Verfügbarkeitsplan: RM muss sicherstellen, dass die Bank immer mit den richtigen Ressourcen besetzt ist, und sollte sich über Projekte in der Pipeline im Klaren sein.
- Scannen und filtern Sie Ressourcen nach Erfahrung, Fähigkeiten und Verfügbarkeit
- Abstimmung mit PM zur Lokalisierung von Über- und Unterauslastung von Mitarbeitern und richtigen Fachkräften werden auf Projekte ausgerichtet.
- RM kann auch mit PMs zusammenarbeiten, um Ressourcen neu zuzuweisen, Anforderungen anzupassen und kritische Ressourcenanforderungen für die externe Rekrutierung zu markieren.
- Von Zeit zu Zeit verbindet sich RM mit PMs, um sich über bevorstehende Projekte zu informieren und den Ressourcenbedarf zu verstehen.
- In einigen Fällen kann sich RM an die zuständige Abteilung wenden, um Mitarbeiterleistung, Schulung, Ressourcenentwicklung usw. zu besprechen.
- Arbeiten Sie mit dem Geschäftsentwicklungsteam zusammen, um den Ressourcenbedarf abzuschätzen
- RM muss sich mit externen Anbietern verbinden, um Ressourcen bei dringendem Bedarf vorübergehend aufzufüllen.
- Immer auf dem neuesten Stand der Arbeitsgesetze, Dokumentation von Prozessen, Führung von Aufzeichnungen usw.
Unterschied zwischen einem Projektmanager (PM) und einem Ressourcenmanager (RM)
Die Rollen von PM und RM unterscheiden sich voneinander, aber dann müssen beide zusammenarbeiten, um das Projekt erfolgreich abzuliefern.
Ziele
Das Ziel des Projektmanagers ist es, Projekte ohne Verletzung von SLA (Service Level Agreement) innerhalb des Umfangs und des Budgets zu liefern. Sie wenden Best Practices wie ITIL, Six Sigma usw. an und liefern Projekte mit Hilfe von Teamressourcen. Sie zielen darauf ab, Gewinne zu erwirtschaften und Kundenzufriedenheit zu erreichen.
Der RM führt ein effektives Ressourcenmanagement durch. Ihr Ziel ist es, die richtigen Ressourcen für das Projekt bereitzustellen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiterzufriedenheit hoch bleibt und ihre Karriereziele erreicht werden.
Art der Lieferung
Sobald das Unternehmen den Auftrag erhält, skizziert der PM den Projektumfang und stellt dem Ressourcenmanager eine Ressourcenschätzung zur Verfügung. Der RM beginnt mit dem Onboarding von Ressourcen aus internen Kanälen wie Bench, Ressourcen, die aus anderen Projekten freigesetzt werden usw. In einigen Szenarien können sie angeben, Ressourcen von externen Ressourcen wie Rekrutierung oder Vertragsbasis einzustellen.
Ausführung
Der RM verfolgt die Ressourcennutzung mit Tools wie PeopleSoft oder anderen Tools. Sie prüfen ständig Überauslastung, Unterauslastung, abrechenbar, nicht abrechenbar usw. und stimmen den Plan entsprechend ab und besprechen ihn mit PM.
Wenn RM Ressourcen nicht rechtzeitig bereitstellen kann, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit einer Eskalation, Strafe und in einigen Fällen sogar des Verlusts von Projekten.
Der PM analysiert das Projekt auf Risiken, und wenn er ein Risiko vorhersieht, erstellt er einen Risikominderungsplan. Gleichzeitig bewerten sie regelmäßig die Projektleistung. Um dies zu erreichen, nutzen sie Meilensteine. Der PM stellt sicher, dass das Projekt innerhalb der Zeitpläne und des Budgets ohne Ausfälle, Eskalation und SLA-Verletzung abgeschlossen wird.
Das für PM und RM erforderliche Skillset
Da ein Projektmanager vielfältige Aufgaben hat, sollte er über einige grundlegende Fähigkeiten verfügen, darunter:
- Anpassungsfähigkeit
- Projektmanagement
- Rechenschaftspflicht
- Exzellente Kommunikations Fähigkeiten
- Fähigkeit, um die Ecke zu denken
- Know-how und wann zu delegieren
- Prognose
- Führung
- Probleme lösen
- Strategisches Denken
Ein Ressourcenmanager benötigt die folgenden spezifischen Fähigkeiten, um seine Rolle erfolgreich zu erfüllen.
- Exzellente Kommunikations Fähigkeiten
- Bewusstsein für Technologien
- Hervorragendes Verhandlungsgeschick
- Flexibilität
- Schnelle Entscheidungsfindung
- Verpflichtung
- Analyse und Prognose
- Präsentationsfähigkeiten
Vom Projektmanager (PM) und Ressourcenmanager (RM) verwendete Tools
Der Projektmanager hat eine vielseitige Rolle, die sich mit einem Team, Zeitplänen, Management, Kostenrechnung, Berichterstattung und Umfang befasst. Es ist eine Herausforderung, all diese Aktivitäten manuell mit präziser Genauigkeit zu erledigen, daher stehen spezielle Tools und Software zur Verfügung, um Managern zu helfen.
Projektmanagement-Tools sind ein hervorragendes Hilfsmittel für Projektmanager, um ihre Projekte und Aufgaben effektiv zu organisieren und zu verwalten. Diese Werkzeuge können je nach Projektanforderungen an verschiedene Größen und für andere Zwecke angepasst werden.
Sehen wir uns die wichtigsten Tools an, die der Projektmanager zur Durchführung des Projekts verwendet
#1. Montag
Monday ist ein cloudbasiertes umfassendes Tool für das Projektmanagement. Die PMs können dieses Tool verwenden, um den Projektstatus zu planen, zu verfolgen und zu aktualisieren.
Es verfügt über mehr als 200 integrierte Vorlagen, die es einfach machen, Workflows zu erstellen und Teamaktivitäten zu verwalten.
Die optisch ansprechende Benutzeroberfläche ist ohne Schulung einfach zu bedienen, und die Drag-and-Drop-Funktion hilft, Elemente und Unterelemente anzupassen und Workflows in Echtzeit zu aktualisieren.
Seine einzigartige Datendarstellung ermöglicht es PM, den Projektablauf mithilfe von Gantt-Diagrammen darzustellen. Das Kanban-Framework ermöglicht es Teammitgliedern, den aktuellen Auftragsstatus jederzeit zu überwachen.
Die Software ist in drei Versionen erhältlich – Basic, Standard und Pro, und die Preise betragen jeweils 8, 10 und 16 US-Dollar pro Arbeitsplatz und Monat. Es gibt sogar eine Unternehmensversion, die benutzerdefinierte Funktionen und sehr komplexe Umgebungen unterstützt.
#2. Schreiben
Die Wrike-Software gewährleistet die reibungslose Durchführung von Projekten. Das Tool hilft Projektmanagern, Verzögerungen bei der Ausführung von Projektaktivitäten zu verwalten, zu verfolgen und zu verhindern.
Das Tool bietet vollständige Transparenz eines Projekts, um eine mühelose Verwaltung von Ressourcen und Aufgaben zu gewährleisten und hilft, den Zeitplan einzuhalten.
Seine Zeiterfassungssoftware, angepasste Kanban-Boards, Sicherheit auf Unternehmensniveau und Workflow-Automatisierung geben vollständige Kontrolle und Transparenz des Projekts.
Unabhängig von Ihrer Branche oder Geschäftseinheit erledigt dieses Tool unermüdlich die Arbeit eines Projektmanagers. Das Tool kann von verschiedenen Branchen wie IT, digitales Marketing, Produkt- und Projektmanagement, Beratungsprojekte, professionelle Dienstleistungen, Geschäftsbetrieb usw. verwendet werden.
Hier können Sie sich weitere Projektmanagement-Tools ansehen.
Von Resource Manager verwendete Tools
Die Ressourcenmanager verwenden Tools und Vorlagen, um die Arbeit effizient zu erledigen.
Abhängig von der Projektgröße oder dem Team- und Unternehmensprofil können Ressourcenmanager aus einer Vielzahl von Ressourcenmanagement-Tools auswählen, die derzeit auf dem Markt verfügbar sind.
Teamdeck
Teamdeck ist eine effiziente und vollständige Cloud-basierte Ressourcenmanagement-Software. Die Software profitiert in Bezug auf Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Verfügbarkeitsprüfung und Erstellung von kundenspezifischen Berichten.
Die flexible Ressourcenverwaltungskonsole bietet alle Details zu den Projekten zugewiesenen Ressourcen und einen Überblick über die aktuelle und zukünftige Arbeitsbelastung.
Ob festangestellt, befristet oder sogar freiberuflich, alle Ressourcen können nachverfolgt und ihre Stundenzettel gepflegt werden.
Eine der besten Anpassungsmöglichkeiten besteht darin, dass es eine API-Software-Integration mit anderen Tools wie Slack, Zapier usw. bietet. Für die Berichterstellung können integrierte Vorlagen verwendet werden, die weiter angepasst werden können.
Die Software kann sieben Tage lang kostenlos getestet werden, danach kostet sie 3,99 $/Teammitglied/Monat.
Einige weitere beliebte SaaS-basierte HR-Management-Tools werden hier erklärt.
Fazit 👩🏫
Projektmanager und Ressourcenmanager sind zwei wichtige Anlaufstellen für die erfolgreiche Durchführung von Aufträgen. Die Verwendung von Tools zur Erleichterung und Automatisierung ihrer Arbeit trägt wesentlich dazu bei, die täglichen Aufgaben zu beschleunigen, eine gut organisierte Kommunikation zu stärken und vor allem Budgets und Ausgaben im Auge zu behalten.
Die Auswahl spezifischer Tools erfolgt bedarfs-, projekt- und unternehmensbezogen. Ich schlage daher vor, zunächst eine Testphase des Tools durchzuführen, die Machbarkeit zu prüfen und dann eine endgültige Entscheidung zu treffen.
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